Как осуществить дублирование электронного документооборота бумажным?

89

Вопрос

В нашей компании пока бумажный документооборот дублирует электронный, и наоборот. Надеемся, что вскоре мы уйдем от этой проблемы. А сейчас хотелось бы спросить, можно ли каким-то образом решить проблему неэффективного поиска корпоративных данных в нашей ситуации?

Ответ

Можно с уверенностью сказать, что у вас сложилась достаточно типичная ситуация, в которой ближайшей перспективой является уменьшение данного дублирования. Стоит отметить, что вряд ли существует возможность быстрого и полного перехода от бумажного к электронному документообороту, вероятнее всего, первоначально в вашей компании будет введен внутренний электронный документооборот и лишь после этого внешний. При этом следует учитывать тот факт, что некоторые документы, согласно закону, имеют юридическую силу только в том случае, если они оформлены на бумаге. К их числу можно отнести кадровые документы (заявления о приеме на работу, увольнение, отпуск и т.д.), однако и этой сферы уже коснулись изменения – удаленные сотрудники могут учитываться с помощью электронных документов.


О документообороте в 2017 году читайте подробнее по ссылке.


Также здесь на самом деле очень важен вопрос поиска данных. Достаточно часто при дублировании в электронном виде хранят и сканы (нераспознанные документы), которые нет возможности правильно индексировать, из-за чего отсутствует возможность работы с ними с помощью полнотекстового поиска. Для решения данной проблемы необходимо ввести в организации правило работы с документами при их регистрации, согласно которому все документы должны распознаваться при их регистрации. Для данной процедуры существует большое количество технологий распознавания, например, продукты отечественного разработчика ABBYY.

Более того, невозможно сделать дублирование стопроцентным: как правило, часть документов хранится в электронном виде, а часть – на бумаге. В этом случае подспорьем в поиске данных станет четкая регламентация хранения документов по их видам. К примеру, внутренняя переписка и входящая корреспонденция хранятся только в электронном виде, а остальная документация – на бумаге. В данном случае вы будете четко знать, с чего следует начинать поиск.


Читайте о внедрении системы электронного документооборота больше информации в статье по ссылке.


Есть и технологии, обеспечивающие сквозной поиск по разнообразным хранилищам электронных документов — файловым серверам, электронной почте, корпоративной СЭД, например Microsoft Search. Однако эти технологии недешевы и, как правило, требуют достаточно сложной настройки и регламентации — общей для всех таких хранилищ.

В вашей ситуации, скорее всего, стоит начинать с оцифровки документов при регистрации и с четкой регламентации: какие документы хранятся в электронном виде и в каких хранилищах. Это должно сильно повысить эффективность поиска.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль