Средства аналитики в современных СЭД

14

Вопрос

Имеются ли в современных СЭД средства аналитики и какие задачи они решают?

 

Ответ

Современные СЭД позволяют анализировать множество аспектов работы с заданиями, поручениями, распоряжениями, а также с другими документами. СЭД позволяет каждому сотруднику анализировать потоки задач, которые поступают к нему и которые он поручает своим коллегам или подчиненным. А это, в свою очередь, позволяет сотрудникам более эффективно распределять свое рабочее время и принимать взвешенное решение в каждом случае, так как задание может быть исполнено немедленно или отложено на другое время, а также делегировано или разбито на более мелкие подзадачи.

Это можно отнести к области постоянного и непрерывного анализа текущего состояния дел и принятия оперативных управленческих решений.

Руководители организации могут следить за исполнением задач или обработкой документов по всем субъектам документооборота, к которым относятся подразделения и отдельные специалисты. Для этого можно использовать отчеты, которые являются более гибким способом объединения данных. В отчетах можно получить информацию о состоянии дел в различных срезах, а также поставить перед системой более сложные вопросы и задачи.

Информацию можно представить в виде таблицы, а также графически в виде графиков и диаграмм. Чаше всего отчеты используются для анализа текущей ситуации по исполнительской дисциплине в компании.

Отчеты позволяют открыть конкретные документы и, тем самым, выяснить из них состояние вопроса, также они позволяют понять, в чем заключается причина задержки, позволяют выявить объективные или субъективные причины этой задержки.

Но СЭД содержат значительно больше полезной информации, которую можно использовать для  принятия управленческих решений, а также для анализа эффективности деятельности компании и оценки персонала.

Вот ряд вопросов, на которые есть ответы в системе, но которые достаточно трудно получить с помощью встроенных средств СЭД. К таким вопросам можно отнести вопросы о том, какова оптимальная нагрузка на субъект структуры организации, а именно на сотрудника или подразделение организации, какими были максимальные и минимальные значения нагрузки за определенный исторический период, какова текущая нагрузка по сравнению с оптимальной, кто или что является самым слабым звеном структуры. Если выявлены какие-либо проблемы, то возникает вопрос о том, каков ее характер  — перманентный, сезонный или случайный, необходимо ли  расширить штат сотрудников  для того чтобы задачи в организации решались более эффективно. Использование средств BI  позволяет вычислить плотность потока поступающих задач, динамику их исполнения, нагрузку за определенный период времени, динамику по выполненным и просроченным заданиям, исторические максимумы и минимумы, удельные показатели по подразделениям и отдельным специалистам и т. д.

Также к задачам, которые решаются с помощью BI-инструментария, можно отнести анализ эффективности процессов согласования, подготовки договоров, качества отработки обращений граждан.

Инструментарий BI предоставляет много интересных возможностей с точки зрения прогнозирования на основе данных СЭД и интеллектуального анализа данных.

Очень важны при использовании такой BI функциональности  стратегические карты показателей, которые помогают представить отслеживаемые показатели в виде карты с привязкой к стратегическим целям организации. Показатели карты должны быть связаны с соответствующими отчетами и другой информацией, которая уже позволяет провести дальнейший анализ.

СЭД и BI такие типы программных продуктов, которые могут эффективно дополнять друг друга. Системы документооборота компании являются средой, где фиксируется вся операционная деятельность компании, она является поставщиком данных для BI. Оптимизировать деятельность компании и получить дополнительные выгоды из  знаний и опыта, которые содержит в себе СЭД, позволяет извлечение дополнительной информации. Адаптивная система с обратной связью, которая дает возможность не только ставить задачу, отслеживать ее исполнение, а также находить причину отклонений и вносить постоянные коррективы, но и, что самое главное, она дает возможность прогнозировать последствия тех или иных действий, сокращать возможные риски. А это, в свою очередь, является показателем эффективной работы компании.

Словарь

BI (Business Intelligence — бизнес-анализ, бизнес-аналитика) — программное обеспечение, созданное для помощи менеджеру в анализе информации о своей компании и ее окружении.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль