Что такое экспертиза ценности и для чего ее нужно проводить? Нужно ли ее проводить в коммерческой организации?

130

Вопрос

Что такое экспертиза ценности и для чего ее нужно проводить? Нужно ли ее проводить в коммерческой организации?

Ответ

ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение

Экспертиза проводится на основании критериев, которые определены в Основных правилах работы архивов организаций (далее – Правила). Резюмируя их, можно определить:

  • авторство документа;
  • его содержание;
  • внешние признаки.

Особую ценность представляют документы, авторство которых принадлежит:

  • Собранию акционеров;
  • Совету директоров и иным руководящим органам;
  • Ревизионной комиссии;
  • Коллегиальным органам, принимающим решения по основным видам деятельности организации.

Читайте подробнее о экспертизе ценности документов по этой ссылке.


Основным критерием при определении ценности документа является содержание. По критерию содержания особую ценность представляют документы:

  • утеря которых может иметь негативные финансовые последствия;
  • утеря которых может иметь негативные юридические (правовые) последствия;
  • имеющие статус правоустанавливающих и разрешительных (лицензии, свидетельства, патенты, разрешения и т. п.);
  • подтверждающие право собственности на движимое и недвижимое имущество организации;
  • сопровождающие сделки по особо крупным операциям;
  • касающиеся операций по уставному капиталу организации;
  • касающиеся разработки стратегии и долгосрочных планов развития;
  • относящиеся к истории организации (кино-, фото-, фонодокументы, адреса и поздравительные письма, автографы VIP, документы, относящиеся ко времени создания и др.).

По внешним признакам особую ценность представляют подлинники вышеозначенных документов. При отсутствии подлинника статус особо ценного документа приобретает его копия.

Данные положения должны быть основой при проведении экспертизы ценности документов. Несомненно, указанные критерии распространяется на документы, подлежащие передаче в ГАФ в случае ликвидации организации.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов, определения сроков хранения, отбора и подготовки к передаче на хранение документов, образующихся в деятельности организации, создается экспертная комиссия (ЭК).

ЭК создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек.

В состав ЭК организации в обязательном порядке включается руководитель архивной службы, сотрудник службы ДОУ. Также в состав ЭК рекомендуется включить представителя архивного учреждения, если организация является источником комплектования ГАФ. Председателем ЭК назначается один из руководителей организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива, секретарем, как правило, является сотрудник архивной службы.

Свою деятельность ЭК осуществляет на основании “Положения о постоянно действующей Экспертной комиссии”.

ЭК проводит заседания по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. На них рассматривается достаточно широкий спектр вопросов, касающихся организации документооборота и архивного дела на предприятии. При необходимости рекомендуется составлять план работы. Заседания ЭК протоколируются. Протоколы подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения ЭК вступают в силу после утверждения руководителем организации. Заседания следует проводить в конце года – для согласования номенклатуры дел организации, и/или в начале года – для рассмотрения и согласования актов на уничтожение дел с истекшими сроками хранения.

Порядок работы ЭК и проведения экспертизы ценности документов подробно описан в Правилах. Мы коснемся основных этапов и наиболее существенных моментов.

Первый этап. Первично экспертиза проводится на стадии текущего делопроизводства при разработке номенклатуры дел в структурных подразделениях под методическим руководством архивной службы.

Второй этап – экспертиза дел и документов в структурном подразделении и подготовка к передаче дел и документов в архив. Экспертиза в структурных подразделениях проводится ежегодно по трем направлениям:

– отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;

– выбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях;

– выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения.

Третий этап – архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение с целью выделения и подготовки к уничтожению дел с истекшими сроками хранения.

Все эти мероприятия осуществляются под методическим руководством архивной службы.

По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Результаты экспертизы (описи и акты) рассматриваются на заседании ЭК, согласовываются и утверждаются руководителем организации. Правилами установлено, что только после утверждения ЭПК (экспертно-проверочной комиссии) архивного учреждения описей дел постоянного хранения организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты. На архивные учреждения возложена обязанность проверки правильности отбора дел на постоянное хранение и уничтожение. К сожалению, на практике данные положения применяются не всегда. У архивных учреждений нет достаточных сил и возможностей осуществлять данные функции. Однако следовать данной процедуре имеет смысл, т. к. на практике архивные учреждения могут воспользоваться возложенными на них контрольными функциями.

Дела, подлежащие уничтожению, включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составляется акт. Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется на дела всей организации. Если отобраны к уничтожению однородные дела, то они могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием их количества.

“Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива”. (Основные правила работы архивов организаций, п. 2.4.7)

Данный порядок уничтожения распространяется на дела, прошедшие экспертизу и выделенные к уничтожению как в текущем делопроизводстве, так и с истекшими сроками хранения в архиве.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль