Обязательно ли в деловых письмах использовать обращение к руководителю организации

1060

Вопрос

Обязательно ли в деловых письмах использовать обращение к руководителю организации «Уважаемый …!», если да, то как должно выглядеть это обращение?

Ответ

Обращение – апелляция к личности адресата. Это этикетная языковая формула, выражающая уважение должностному лицу – адресату делового письма. Но основная задача обращения – установить контакт с адресатом, привлечь его внимание к содержанию письма. При обращении к адресату учитываются его служебное положение, сфера деятельности и некоторые другие аспекты.


Читайте об образцах писем-поздравлений, чтобы не совершать ошибок.


У нас в стране традиция использования обращения в служебной переписке окончательно не сложилась, обращение можно использовать в деловой переписке, но оно не является обязательным элементом письма. Обращение целесообразно использовать в случае, если письмо адресуется конкретному должностному лицу, компетентному в разрешении изложенного в письме вопроса.
Есть общие закономерности использования обращения, но в большинстве ситуаций этот вопрос должен решаться индивидуально. Конечно, если вы пишете письмо-поздравление или письмо-приглашение, рекламное письмо или письмо с выражением соболезнования, то, безусловно, обращение к адресату необходимо.


У вас не останется вопросов о организационных документах после прочтения статьи по ссылке.


Если же вы составляете письмо в стандартной управленческой ситуации, вопрос об использовании обращения решается с учетом содержания письма. Если вопрос, по которому вы обращаетесь в организацию, достаточно серьезный, и документ пойдет на рассмотрение руководителя, то обращение уместно. Если же документ носит чисто информационный характер или письмо является типовым и рассылается широкому кругу организаций, то обращение не нужно. Не всегда обращение необходимо в сопроводительных письмах, но если сопроводительное письмо направляется в вышестоящую организацию и представляет на утверждение проекты каких-либо документов, допустимо использовать обращение.
Наиболее официальный характер носит формула обращения по должности, она используется при обращении к руководителям, занимающим высокое должностное положение (президент, член парламента, губернатор, посол, мэр и др.):

Уважаемый господин президент!
Уважаемый господин министр!
Уважаемый господин губернатор!
Уважаемый господин председатель!

Официальный характер носит и формула обращения по фамилии. Обращение по фамилии (без имени, отчества или инициалов) широко используется в служебной переписке:

Уважаемый господин Корнеев!
Уважаемая госпожа Листева!

Менее официальный характер носит обращение по имени и отчеству:

Уважаемый Алексей Петрович!
Уважаемая Ольга Николаевна!

Эта формула обращения свидетельствует о тесных деловых контактах между автором и адресатом письма, поэтому ее следует использовать в переписке между организациями, осуществляющими постоянные деловые контакты, а также в письмах-приглашениях, письмах-поздравлениях и т.п.
При обращении к группе работников или всему коллективу организации используется обращение:

Уважаемые господа!
Уважаемые коллеги!

В переписке по электронной почте между сотрудниками одной организации или сотрудниками различных фирм, но хорошо знающих друг друга и находящихся в постоянном общении может использоваться обращение по имени "Андрей!", "Ольга!", при этом желательно использовать полную форму имени, а не сокращенную или ласкательную.
В практике ведения переписки за рубежом обращение является обязательным элементом служебного письма, отсутствие обращения свидетельствует о нарушении норм делового этикета. Об этом следует помнить, адресуя письма зарубежным корреспондентам.
Не следует в служебной переписке использовать обращение “Дорогой …!” или “Дорогие …!”, например: Дорогие коллеги!, Дорогой Андрей Николаевич! и т.п. В русском языке слово “дорогой” означает – “такой, к которому испытывают привязанность, нежность, любовь, близкий сердцу, милый”. Это обращение можно использовать только по отношению к близким людям, любимым (друзьям, родственникам). В официальных отношениях, какими бы тесными они ни были, должна соблюдаться дистанция, поэтому слово “дорогой” здесь неуместно.
В конце вступительного обращения в русском языке принято ставить восклицательный знак.

В.Ф. Янковая,
канд. ист. наук,
зам. директора ВНИИДАД


Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль