В нашей организации проводится множество совещаний.

32

Вопрос

В нашей организации проводится множество совещаний. Может ли какая-нибудь СЭД автоматизировать данную работу? Интересует создание протоколов и отслеживание выполнения поручений. Начальник службы ДОУ, Приморский край

Ответ

Действительно, автоматизация управленческих процессов в последнее время очень часто востребована - СЭД становится действенным инструментом управления организацией. Конечно, классические задачи СЭД, в частности согласование документов, по-прежнему актуальны. Однако все больше компаний хотят видеть в системе электронного документооборота не только канцелярию и делопроизводство. Что касается совещаний, то, бесспорно, они являются важным инструментом управления бизнесом, т. к. в них участвуют практически все подразделения организации. Поэтому от того, насколько хорошо будет отлажена организация совещаний и дальнейший контроль исполнения принятых на них решений, зависит эффективность многих бизнес-процессов в компании.


Читайте о деловых переговорах, чтобы не совершать ошибок.


Как правило, при автоматизации совещаний необходимо реализовать следующие функции:

• регистрация и ввод документов в систему;

• подготовка проектов документов для совещания;

• рассылка повестки и пакета документов;

• подготовка протокола;

• согласование и рассылка протокола всем заинтересованным лицам;

• контроль исполнения поручений по результатам встречи.

Все эти задачи могут быть автоматизированы при помощи СЭД. Многие платформы электронного документооборота, в частности DocsVision, обладают необходимым для этого функционалом. Подобное решение поможет обеспечить хранение протоколов и назначение заданий в соответствии с итогами встреч, и как плюс - система может быть интегрирована с электронной почтой и корпоративным порталом, что позволит руководителям и секретарям в режиме онлайн отслеживать выполнение поручений. Кроме того, появляется возможность создания отчетов по результатам предыдущих совещаний. Надо отметить, что использование СЭД обеспечит и необходимый уровень безопасности работы с конфиденциальными документами - это особенно важно для финансово-кредитных организаций, крупных международных компаний.

Опыт показывает, что подобная автоматизация помогает уменьшить время, затрачиваемое на организацию совещаний, снизить возможные потери информации. Заметно увеличивается оперативность выполнения поручений, а количество невыполненных задач, назначенных на совещаниях, снижается практически до нуля. Необходимо отметить и повышение уровня подготовки материалов и соответственно эффективности использования времени на самой встрече. Немаловажным результатом является снижение затрат на подготовку совещаний: распечатку и рассылку подготовительных материалов, протоколов, телефонные переговоры.

Если в компании есть корпоративный портал, то будет разумно интегрировать его с СЭД и автоматизировать совещания на его базе. В этом случае организатор встречи создает на портале раздел и формирует список участников. Рассылка приглашений осуществляется автоматически, при этом на портале отображается, подтвердил ли каждый из участников свое присутствие. В том же разделе ведется работа по подготовке к мероприятию: резервируется помещение, публикуются необходимые документы. После совещания на портале может быть сформирован протокол; все участники могут ознакомиться с поставленными задачами и ответственными за их реализацию, а руководители - с отчетом по контролю исполнительской дисциплины.

Олег Грешнев, директор департамента корпоративных систем, Digital Design



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 10.51%
  • Делопроизводство 15.58%
  • Психологические аспекты работы секретаря 9.78%
  • Имидж секретаря 9.78%
  • Деловой этикет 10.87%
  • Карьерный рост 7.25%
  • Документооборот 16.67%
  • Электронный документооборот 14.13%
  • Архивное дело 83.33%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль