Во многих организациях сейчас внедряют системы электронного документооборота (СЭД).

261

Вопрос

Во многих организациях сейчас внедряют системы электронного документооборота (СЭД). Мы тоже присматриваемся к рынку и выбираем подходящую систему. А что реально меняет СЭД, например, в одной из самых трудоемких, но совершенно необходимых работ в делопроизводстве - регистрации документов? Руководитель секретариата, г. Пермь

Ответ

Прежде всего, система электронного документооборота (СЭД) сохраняет принцип присвоения документам регистрационного номера. Для этого создается специальная программа (счетчик), которая "помнит" последний присвоенный номер и автоматически присваивает следующий. Заниматься регистрацией могут одновременно несколько человек. Они могут работать, не задумываясь, какой номер присвоить документу, - это будет сделано автоматически.

Счетчиков может быть сделано несколько в соответствии с порядком, принятым в организации: по видам документов, подразделениям, направлениям деятельности и другим признакам.


Мы рассказывали ранее о внедрении системы электронного документооборота в материале по ссылке.


Наиболее существенным вопросом при регистрации документов является состав реквизитов документов, которые переносятся в регистрационную форму. Обязательные регистрационные реквизиты перечислены в ГСДОУ. Дополнительные реквизиты определяются самой организацией. К обязательным реквизитам относятся:

  • наименование организации (автора или корреспондента);
  • наименование вида документа;
  • дата и регистрационный номер документа;
  • дата и индекс поступления;
  • заголовок к тексту (краткое содержание документа);
  • резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения, автор, дата);
  • отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Системы электронного документооборота для регистрации предлагают специальную регистрационную форму. Регистрационные формы немного отличаются для входящих, исходящих и внутренних документов, поэтому и вид "экранов" немного различается.

Дополнительными могут быть реквизиты:

  • гриф (отметка) ограничения доступа к документу;
  • внутренняя переадресация документов по исполнителям;
  • код по тематическому классификатору;
  • ключевые слова;
  • количество листов документа;
  • наличие приложений;
  • должностное лицо, поставившее документ на контроль;
  • промежуточные сроки исполнения;
  • перенос сроков исполнения;
  • срок хранения документа;
  • статус документа (проект, версия);
  • вид передачи документа (почта, факс и т. д.) и др.

Каждая организация самостоятельно определяет, какие регистрационные формы будут применяться в делопроизводстве.

Как отражается в СЭД наличие дополнительных реквизитов?

Типовая версия системы электронного документооборота обычно включает стандартный набор реквизитов. Если в организации используются дополнительные реквизиты, для переноса этой технологии работы в СЭД требуются ее доработки, учитывающие работу с дополнительными реквизитами.

СЭД значительно облегчает работу делопроизводителя. Так, ему не обязательно набирать реквизиты целиком: их можно выбирать из классификатора. Если по каким-либо причинам не удалось сразу внести все данные в карточку, ее можно сохранить как проект - и потом добавить, внести все необходимое. Если идет поток очень похожих документов, в СЭД можно создать шаблон регистрационной карточки. При регистрации нового документа необходимо будет внести только отличия этого документа от шаблона.

Регистрационные формы

В традиционном делопроизводстве основными регистрационными формами продолжают оставаться журнальная и карточная формы.

Журналы или книги регистрации, заполняемые от руки, удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, так как поиск информации по журналу довольно продолжителен по времени. При соблюдении правил индексации документов ведется одновременно несколько журналов регистрации: отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов (внутренние делятся еще и по видам документов). Кроме того, по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, так как они имеют разные сроки исполнения, поэтому возникает необходимость в систематизации их по срокам, в связи с чем требуется вторичная регистрация поставленных на контроль документов, формирование специальных контрольных файлов в компьютере.

Регистрационно-контрольные карточки (РКК), заполнявшиеся раньше на пишущих машинках, а в настоящее время изготавливаемые с помощью компьютера, позволяют более оперативно вести информационно-справочную работу и осуществлять контроль за исполнением документов без повторной регистрации.

РКК печатается в нескольких экземплярах, что позволяет создать несколько справочных картотек (по вопросам деятельности, по корреспондентам и т. п.) и контрольную картотеку. Один из экземпляров карточки можно передавать вместе с документом в структурное подразделение, где документ будет исполняться, что позволяет устранить его повторную регистрацию в подразделениях. Карточки удобны при наличии больших массивов документов разных видов.

Формы регистрационного журнала и регистрационно-контрольных карточек не регламентированы, т. е. состав и расположение реквизитов в этих формах определяются службой ДОУ организации. Регистрацию документов-ответов целесообразно вести на регистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер.

Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек определяется числом справочных и контрольных картотек в структурных подразделениях, где документ будет исполняться и контролироваться.

В зависимости от задач поиска информации в организациях чаще всего формируются картотеки по корреспондентам, по видам документов, по алфавиту авторов документов, по обращениям граждан и т. д.

Системы электронного документооборота позволяют совместить преимущества журнальной и регистрационно-контрольной картотек. Регистрационная форма СЭД - аналог регистрационно-контрольной карточки.

Например, данные, введенные в регистрационную форму, могут быть расположены в формате журнала регистрации: отсортированные в порядке возрастания регистрационных номеров.

При этом записи о документах в системе электронного документооборота можно расставить в любом нужном порядке: сортировка производится программой автоматически и занимает считанные секунды.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 11.37%
  • Делопроизводство 18.01%
  • Психологические аспекты работы секретаря 12.32%
  • Имидж секретаря 11.85%
  • Деловой этикет 12.8%
  • Карьерный рост 9%
  • Документооборот 19.91%
  • Электронный документооборот 17.54%
  • Архивное дело 81.04%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль