В нашей фирме нет определенного порядка подписания документов у генерального директора.

59

Вопрос

В нашей фирме нет определенного порядка подписания документов у генерального директора. Любой, кому требуется подпись, приходит к секретарю и настаивает, что это срочно. Директор попросил избавить его от ежеминутной необходимости подписывать документы. Подскажите, пожалуйста, как мне это организовать? Секретарь, г. Курск

Ответ

Такую ситуацию нормальной не назовешь. В функции секретаря входит планирование рабочего дня руководителя. Конечно, эта работа выполняется совместно с руководителем, но в любом случае необходимо предусмотреть время: в начале рабочего дня - для рассмотрения поступивших документов и вынесения резолюций и, как правило, во второй половине дня - для рассмотрения и подписания документов, подготовленных в организации. Все документы передаются руководителю на подпись секретарем. Непосредственно руководители подразделений или специалисты подписывают документы у руководителя во время личного приема в исключительных случаях.

В общих чертах рабочий день секретаря строится следующим образом:

1. В начале рабочего дня: проверить состояние рабочего места руководителя, подобрать необходимые материалы, просмотреть план работы на предстоящий день.

2. Получить почту, зарегистрировать ее, ознакомиться с содержанием и выделить те вопросы, которые требуют первоочередного рассмотрения.

3. Передать руководителю поступившие документы.

4. Уточнить вместе с руководителем план мероприятий на текущий день.

5. Передать по телефону или лично указания руководителя исполнителям, напомнить исполнителям об истечении сроков исполнения документов.

6. Просмотреть журналы, газеты и т. п.

7. Организовать тиражирование документов по указанию руководителя.

8. Отвечать на телефонные звонки и обслуживать посетителей.

9. Подшить в дела документы предыдущего дня.

10. Согласовать время предстоящих встреч руководителя.

11. Обеспечить проведение совещания у руководителя и при необходимости принять в нем участие.

12. Передать руководителю документы на подпись.

13. Оформить и отправить исходящую корреспонденцию.

14. В конце рабочего дня: просмотреть свои записи, проинформировать соответствующие службы о предстоящих мероприятиях, согласовать с руководителем план работы на следующий день, привести в порядок свое рабочее место.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль