В ситуации когда нужно проинформировать партнеров компании о каком-либо событии, я обычно составляю информационное письмо.

258

Вопрос

В ситуации когда нужно проинформировать партнеров компании о каком-либо событии, я обычно составляю информационное письмо. А в каких еще разновидностях писем можно проинформировать партнеров о предстоящем событии, мероприятии, нашем новом товаре и т. п.? Секретарь руководителя, Приморский край

Ответ

Правильнее всего направлять партнерам компании письма информационного характера - письма, основным назначением которых является информирование адресата. В зависимости от условий и целей информирования в этой группе выделяется несколько разновидностей писем.


Более подробно о информационно-справочных документах вы можете узнать в статье.


Информационное письмо - письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера. В информационных письмах могут разъясняться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых актов и даваться рекомендации по их применению. Информационные письма могут рассылаться широкому кругу адресатов. Например:

Информируем вас об условиях участия в выставке "Наш город", которая состоится в период с 10 октября по 10 ноября 2011 г. в помещении Фотоцентра Союза журналистов России.

Фотографии участников выставки будут размещаться на стендах, на ватмане. Минимальный размер изображения по короткой стороне – 20 см (например, отпечаток 20х30), максимальный по длинной стороне - 45см (например, отпечаток 30х45). Каждый участник выставки может разместить до 10работ (о количестве фотографий просим сообщить заранее). Каждая фотография должна иметь название и указание фамилии автора.

Просим вас подтвердить ваше согласие на участие в выставке до 1сентября 2011г. по электронному адресу: exhibition@mail.ru. Готовые работы должны быть представлены до 20 сентября 2011 г.

Письмо-сообщение - письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес; письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос. Например:

Сообщаем Вам, что по проекту постановления Правительства Российской Федерации "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота" замечаний и предложений не имеем.

Сопроводительное письмо - письмо, используемое для отправки документов, не имеющих адресной части. Например:

Представляем на рассмотрение и утверждение программу и учебный план семинара "Электронные документы в управлении и торговле".

Приложение: 1. Программа семинара на 2 л. в 1 экз.

2. Учебный план семинара на 5 л. в 1 экз.

Письмо-напоминание - письмо, цель которого побудить адресата выполнить взятые на себя обязательства или принятые договоренности. Например:

Напоминаем Вам, что в соответствии с договором подряда от 12 февраля 2010 г. №12/42 д ваша организация взяла на себя обязательства по монтажу пекарного оборудования в цехе №2 нашего предприятия, которые должны быть завершены к 1 сентября этого года.

Просим Вас принять меры по ускорению монтажных работ и завершению их в установленные сроки.

Письмо-извещение - письмо, информирующее о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т. п.); как правило, рассылается широкому кругу организаций с целью их привлечения к участию в проводимых мероприятиях. Письма-извещения могут не только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, но и приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию. Например:

18 апреля 2011 г. в 11.30 по московскому времени Администрация Пермского края проводит селекторное совещание о проведении противопаводковых мероприятий.

Совещание состоится в селекторном зале Администрации.

Письмо-уведомление - письмо, сообщающее официальную информацию о каком-либо мероприятии или действиях, имеющих отношение к адресату. Письмо-уведомление близко по назначению и содержанию к письму-сообщению, письму-извещению. Уведомления могут публиковаться в печатных изданиях в целях оповещения большого круга заинтересованных лиц.

Например:

Уведомляем акционеров открытого акционерного общества "Орловская промышленная компания" о размещении обыкновенных именных бездокументарных акций в количестве 500 000 штук по 1000 рублей каждая.

Акционеры имеют преимущественное право приобретения этих ценных бумаг в количестве, пропорциональном количеству принадлежащих им акций общества.

Рекламное письмо - письмо, предлагающие товары (услуги), стимулирующие интерес к товару и желание его приобрести. Например:

Уважаемые господа!

Наша компания предоставляет услуги по установке, настройке и обслуживанию серверов доступа в Интернет. Стоимость установки и конфигурации сервера составляет 10500руб. Срок гарантийного обслуживания – один год. Сервер доступа в Интернет, устанавливаемый специалистами компании РосТелеком, позволяет значительно сэкономить на расходах за доступ в сеть.

Получить подробную информацию и сделать заказ Вы можете по телефону 8-499-127-34-88. Специалисты компании РосТелеком готовы ответить на любые ваши вопросы.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль