Электронный документооборот

Данная рубрика сайта «Справочник секретаря и офис-менеджера» посвящена электронному документообороту.

Электронные документы

Если речь заходит о тенденциях развития современного делопроизводства, разговор неминуемо коснется электронных документов. Бумажный документооборот постепенно изживает себя. Он требует неоправданно большого количества ресурсов: времени и денег. Всего одна ошибка в официальном документе может запустить весь цикл работы с самого начала. Бумаги теряются, их тяжело и затратно хранить, сложно систематизировать. Многие из этих проблем могут быть решены за счет использования электронных документов. В этой статье разберем суть понятия «электронные документы», рассмотрим их преимущества и недостатки и попробуем развенчать некоторые мифы, связаны с их использованием.547

Внедрение системы электронного документооборота

Внедрение системы электронного документооборота целесообразно почти на каждом предприятии, поскольку позволяет существенно повысить исполнительскую дисциплину и существенно сократить сроки обработки документов. Невысокие затраты и возможность адаптации к специфике деятельности предприятия, делают внедрение системы электронного документооборота оптимальным решением, позволяющим повысить производительность труда и эффективность управления.340

Документооборот между организациями

Документооборот в каждой организации имеет большое значение. От того насколько грамотно и удобно настроен документооборот в компании зависит насколько быстро и качественно она сможет взаимодействовать с другими организациями. Документооборот между организациями называют внешним документооборотом. Он является продолжением внутреннего и не может существовать без него.105

Электронные документы в делопроизводстве

Использование электронных документов в делопроизводстве стало привычной практикой для многих компаний. Они имеют ряд неоспоримых преимуществ, несмотря на то, что их повсеместному использованию все еще препятствуют законодательные и технологические барьеры. Электронный документооборот позволяет оптимизировать многие управленческие процессы, ускорить движение информационных потоков, повысить эффективность делопроизводства. В данном материале рассмотрим виды электронных документов и нормативную базу, регламентирующую их применение.405

Система электронного делопроизводства

В современных условиях развития бизнеса использование технологичных решений в сфере делопроизводства является очевидным конкурентным преимуществом. Системы электронного делопроизводства позволяют автоматизировать многие процессы документооборота и, как следствие, повысить эффективность управления. Как правило, автоматизация окупает себя за несколько месяцев, а эффект от нее становится долговременным. В этом материале рассмотрим виды современных СЭД, их преимущества и факторы, определяющие выбор системы.431

Внедрение системы электронного документооборота

Внедрение системы электронного документооборота целесообразно почти на каждом предприятии, поскольку позволяет существенно повысить исполнительскую дисциплину и существенно сократить сроки обработки документов. Невысокие затраты и возможность адаптации к специфике деятельности предприятия, делают внедрение системы электронного документооборота оптимальным решением, позволяющим повысить производительность труда и эффективность управления.340

Социальность СЭД и новое поколение пользователей

Поколение можно определить как группу сверстников, образующих возрастной слой населения со схожими ценностями. Основной костяк персонала большинства компаний составляют сотрудники в возрасте от 20 до 35 лет. Формирование ценностей этого поколения проходило в момент глобализации и бурного развития информационных технологий, интернета, мобильной связи и т. д. Люди этого поколения ценят свое время, предпочитают конкретные ответы, надеются больше на свои силы, рассчитывают на вознаграждение здесь и сейчас. Таких специалистов отличает мобильность, высокий уровень технической грамотности, высокий объем работы, выполняемой на дому, стремление быть всегда на связи.37

Виды документооборота

Существующие виды документооборота в организации позволяют не только обеспечить ее внутреннюю и внешнюю деятельность, но за счет автоматизации делопроизводства повысить эффективность этой деятельности. Автоматизированная обработка всех видов документов в документообороте предприятия обеспечивает высокую исполнительскую дисциплину, что положительным образом сказывается на производительности. О видах документооборота и о переводе их в электронный формат рассказывается в статье.397

Внедрение системы электронного документооборота

Внедрение системы электронного документооборота целесообразно почти на каждом предприятии, поскольку позволяет существенно повысить исполнительскую дисциплину и существенно сократить сроки обработки документов. Невысокие затраты и возможность адаптации к специфике деятельности предприятия, делают внедрение системы электронного документооборота оптимальным решением, позволяющим повысить производительность труда и эффективность управления.340

Социальность СЭД и новое поколение пользователей

Поколение можно определить как группу сверстников, образующих возрастной слой населения со схожими ценностями. Основной костяк персонала большинства компаний составляют сотрудники в возрасте от 20 до 35 лет. Формирование ценностей этого поколения проходило в момент глобализации и бурного развития информационных технологий, интернета, мобильной связи и т. д. Люди этого поколения ценят свое время, предпочитают конкретные ответы, надеются больше на свои силы, рассчитывают на вознаграждение здесь и сейчас. Таких специалистов отличает мобильность, высокий уровень технической грамотности, высокий объем работы, выполняемой на дому, стремление быть всегда на связи.37

Временная реализация аналога электронного документооборота до момента внедрения СЭД в организациях

На практике часто встречаются ситуации, когда в организации есть СЭД, которая по каким-то причинам эксплуатируется частично, либо вообще нет никакой системы, автоматизирующей работу с документами, или же инициативной группой совместно с руководителем заинтересованного подразделения пока еще только ведется проект по выбору и внедрению новой СЭД, результатом которого должна стать автоматизация документооборота.86

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 7.33%
  • Делопроизводство 14.67%
  • Психологические аспекты работы секретаря 11.33%
  • Имидж секретаря 11.33%
  • Деловой этикет 11.33%
  • Карьерный рост 10%
  • Документооборот 16%
  • Электронный документооборот 14%
  • Архивное дело 79.33%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль