«Время, когда к документу относились, как к бумажке, прошло: сейчас документ – регулятор социальной жизни»

2952
Предлагаем вашему вниманию интервью с заместителем директора ВНИИДАД Валентиной Федоровной Янковой. Какие актуальные проблемы отечественного делопроизводства предстоит решать в России в ближайшие годы? Какие документы сейчас готовятся ВНИИДАД и каковы планы работы института на 2014 г.? Появятся ли в ближайшее время новые стандарты или переводы стандартов в области управления документами? Читайте интервью с истинным профессионалом своего дела и интереснейшим человеком

Предлагаем вашему вниманию интервью с заместителем директора Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела Валентиной Федоровной Янковой. Валентина Федоров­на обладает большим опытом и огромными знаниями в сфере докумен-тационного обеспечения управления и организации архивного хранения документов. Она является автором более 100 научных работ (статей и книг). Читайте интервью с истинным профессионалом своего дела и интереснейшим человеком.

Валентина Федоровна, Вы являе­тесь известнейшим специалистом и в сфере традиционного дело­производства. Каким Вы видите его развитие?

Наверное, я не сделаю открытия, если скажу, что делопроизводство - это деятельность, обслуживающая управлен­ческий процесс. Именно поэтому разви­тие делопроизводства будет зависеть прежде всего от того, как будет меняться управление, формы организации управ­ленческой деятельности, методы управ­ления. Вторым фактором, влияющим на делопроизводство, являются информаци­онные технологии. Влияние информаци­онных технологий на делопроизводство мы все наблюдаем в наше время. Авто­матизированные информационные систе­мы, используемые в управлении, - это системы, обеспечивающие управление документами как электронными, так и документами на бумажном или иных ма­териальных носителях.

Но автоматизированные информа­ционные системы, в том числе системы электронного документооборота, - это более совершенные инструменты по срав­нению с ранее применявшимися техно­логиями: они не меняют сущности дело­производства. Сами по себе изменения, которые они приносят в делопроизвод­ство, можно назвать революционными, но это изменения, еще раз повторюсь, технологического характера. Такого рода изменения в истории делопроизводства происходили уже не раз. Приведу только один пример: переход на карточную си­стему регистрации и учета документов, произошедший в самом конце XIX - на­чале XX в.

Переход на карточную систему ре­гистрации и учета документов позволил отказаться от огромного количества учетных журналов, которых было мно­жество и в которых фиксировалось каж­дое перемещение документа из одной инстанции в другую. Можно привести и другие примеры из более ранней исто­рии делопроизводства, например отказ от столбцовой формы документа и пе­реход к тетрадной, который произошел в начале XVIII в. Перейдя к тетрадной (листовой) форме документа, мы полу­чили возможность формировать доку­менты в дела практически так же, как мы это делаем сейчас.

Но изменения технологические не меняют сущностных характеристик дело­производства. По существу, делопроиз­водство может измениться в том случае, если произойдут серьезные изменения в организации управленческой деятельно­сти. Такого рода примеры в истории тоже есть, и они известны всем специалистам: это переход от приказного делопроизвод­ства к коллежскому (начало XVIII в.), а от коллежского - к исполнительному (министерскому) в начале XIX в. Приме­ты изменений, которые могут затронуть сущностные характеристики делопроиз­водства, как мне представляется, есть, и связаны они с изменениями в системе управления, которые уже происходят. Си­стема управления в том виде, в каком она существует сейчас - это в основном си­стема бюрократического типа, она, как это ни покажется странным, до недавне­го времени мало отличалась от системы управления XIX в., когда у нас оконча­тельно сформировалась бюрократическая система управления. Но если для того времени бюрократический принцип управления был вершиной управленче­ской мысли, то сегодня это уже тормоз для развития. Что характерно для бюро­кратической системы управления? Преж­де всего это жесткая иерархическая структура, жесткое делегирование пол­номочий, функций, прав и обязанностей. В бюрократической системе без указания начальника почти ничего не делается. Любое управленческое решение спуска­ется сверху вниз по иерархической лест­нице, пока не дойдет до исполнителя, так же как любая инициатива идет последо­вательно по ступеням снизу вверх. В наше время зачастую бессмысленность этой системы выражается в резолюциях. При­веду пример: руководитель при рассмот­рении документа написал: «Прошу рас­смотреть». Что это значит? И без такой резолюции понятно, что документ должен быть рассмотрен.

По сути, это означает, что документ вообще не должен был поступать на рассмотрение этому руководителю, раз ему нечего сказать по поводу этого до­кумента. Документ сразу должен посту­пать тому руководителю, который мо­жет вынести конкретную резолюцию, т. е. тому, в чью компетенцию входит рассмотрение данного вопроса.

У нас же достаточно широко распро­странен такой тип руководителя, который старается рассмотреть все документы, ко­торые поступают в организацию, нарушая даже те правила работы с документами, которые сложились в той же бюрократи­ческой системе управления и которые предусматривают проведение предвари­тельного рассмотрения документа. В сло­жившейся у нас системе управления и системе делопроизводства вообще трудно себе представить, как можно работать с документами без направления их руково­дителю, вынесения резолюции и т. д.

Я не раз убеждалась в том, что ра­ботники органов власти часто не пони­мают, какой смысл, например, в админи­стративных регламентах, которые у нас внедряются в управлении с 2004 г., когда после административной реформы орга­нов государственной власти были созда­ны федеральные министерства, службы и агентства с разными полномочиями. Именно с этого времени и стали разра­батываться и применяться администра­тивные регламенты. Фактически переход на управление в соответствии с админи­стративными регламентами означал пе­реход на процессное управление, или управление по процессам. Что это значит? Это означает, что, регламентировав ад­министративную процедуру отдельного процесса, определив четко, какие дейст­вия необходимо совершать, в какой по­следовательности, за какое время, как их документировать, определив исходную точку процесса и заключительную точку процесса, мы исключаем необходимость руководства вмешиваться в осуществле­ние процесса. В этом случае хозяином положения становится не начальник, а владелец процесса. Получается, что чем больше процессов мы регламентируем, тем меньше остается возможностей и необходимости регулировать деятель­ность через конкретные управленческие решения директивного типа, принимае­мые руководством. Даже в случае возник­новения проблем, требующих регулиро­вания, решение должно приниматься на уровне владельца процесса.

Руководство вмешивается в про­цесс только в случае, если необходимо изменить саму административную про­цедуру, например внести изменения в административный регламент или ут­вердить новый регламент.

У нас же, к сожалению, часто процес­сное управление накладывается на старые приемы бюрократической системы.

Процессный подход внедряется не только в органах власти, но и в государ­ственных и негосударственных организа­циях, но в этом случае разрабатываются уже не административные регламенты, а регламенты бизнес-процессов. Суть, как говорится, та же.

Не буду останавливаться на дета­лях, главное, что следует сказать, это то, что переход на управление по про­цессам - это не просто использование новых методов управления в рамках прежней системы; это означает переход на новые принципы управления, кото­рые должны изменить, как принято в таких случаях говорить, парадигму управления, в результате чего мы долж­ны получить вместо бюрократической системы управления систему процес­сного управления.

Но к чему я все это говорю? Дело в том, что делопроизводство в том виде, в каком оно сложилось сейчас, это делопро­изводство, обслуживающее бюрократиче­скую систему управления. Смена парадиг­мы управления, очевидно, повлечет или, точнее, потребует изменения и делопро­изводства. В каком направлении? Прежде всего, очевидно, изменятся некоторые принципы организации документооборо­та. Большая часть документов, поступив­ших в организацию, будет распределяться между владельцами процессов, которые должны быть наделены полномочиями по принятию решений по инициированию и завершению процесса. Должна усилиться роль регламентирующих документов -регламентов, административных регламен­тов, правил, положений и др. При этом должно сократиться, причем в разы, ко­личество распорядительных документов, содержащих конкретные поручения. То есть, как мне представляется, должны произойти серьезные изменения в соста­ве видов документов, в их роли и назна­чении в управленческой деятельности. Не исключено, что могут измениться и прин­ципы формирования дел, в основу кото­рых также будет положен процессный подход.

Вообще такого рода изменения не происходят быстро, возможно, это по­требует длительного времени. Главное, что работники управления должны пони­мать суть происходящих изменений: мы же очень часто в силу присущего многим из нас консерватизма не только не стре­мимся понять значение происходящих изменений, но и противимся им и счита­ем их ненужными и даже иногда бессмыс­ленными - бывает и такое.

Какие актуальные проблемы отечественного делопроизводства предстоит решать в России в ближайшие годы? Какие доку­менты необходимо принять, какие доработать?

Думаю, что в ближайшие годы нужно определить место электронных докумен­тов в управлении, создать прочную нор­мативную базу создания, обработки, хра­нения и использования электронных документов, решить вопросы межведом­ственного (межкорпоративного) электрон­ного взаимодействия. В настоящее время, на мой взгляд, это самые актуальные за­дачи. Главное, что предстоит сделать, это четко определить признаки юридической значимости электронного документа на всех этапах его жизненного цикла: в те­кущей деятельности, на стадии архивного хранения, на этапе использования. Элек­тронная подпись, даже если она приме­няется при создании документа, не реша­ет всех вопросов. Не решены вопросы обеспечения юридической значимости копий электронных документов, в том числе архивных. Думаю, что в ближайшее время будут приняты новые нормативные документы, в которых найдут решение эти и другие подобные вопросы, будут внесе­ны изменения в уже принятые документы. К сожалению, вопросы организации меж­ведомственного электронного взаимодей­ствия у нас решаются очень тяжело, с большим трудом в силу того, что в органах власти применяются различные системы электронного документооборота.

По данным Минкомсвязи России, в 74 федеральных органах исполнительной власти внедрено 57 продуктов СЭД де­вятнадцати типов. Конечно, это создает трудности, связанные с подключением ведомств к Системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО), Системе межведомственного электрон­ного документооборота (СМЭВ), другим государственным и ведомственным ин­формационным ресурсам, и требует со­здания дополнительных технических и технологических решений.

Какие документы сейчас готовят­ся ВНИИДАД? Что удалось сделать в 2012-м - первой поло­вине 2013 г.?

В начале этого года институтом за­вершена работа, начавшаяся еще в 2012 г., по подготовке новой редакции ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Этот стан­дарт после утверждения будет иметь дру­гой номер в связи с тем, что он войдет в Систему стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу -СИБИД. Это седьмая серия стандартов, поэтому номер стандарта будет начинать­ся с цифры 7. Название стандарта оста­нется тем же - «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Структура стандарта также осталась преж­ней, термины стандарта представлены в трех разделах - «Общие положения», «Делопроизводство», «Архивное дело», но содержание стандарта изменилось суще­ственно: в стандарт включен ряд новых понятий, у многих понятий уточнены оп­ределения. Сейчас стандарт находится в Росстандарте на утверждении; есть надеж­да, что до конца года он будет утвержден и выйдет его типографское издание.

Еще год назад институтом была за­вершена работа над словарем терминов «Управление документами», мы надеемся, что удастся издать словарь, поскольку вопросы понятийного аппарата и терми­нологии актуальны для всех, от ученых до специалистов-практиков.

В этом году тематика научных иссле­дований института в области документоведения определяется несколькими важ­ными темами. В основном это темы, так или иначе связанные с проблематикой электронных документов. Прежде всего это доработка рекомендаций по организа­ции хранения, комплектования, учета и использования электронных документов в архивах организаций и в государственных и муниципальных архивах. Проекты этих документов были подготовлены институ­том в прошлом году, в начале этого года проекты рекомендаций были размещены на сайте Росархива, прошли публичное обсуждение и сейчас дорабатываются по полученным замечаниям. К концу года эта работа будет завершена.

Еще одной интересной темой, кото­рой занимается сейчас институт, являет­ся разработка требований к системам электронного документооборота с точки зрения методологии делопроизводства и архивного дела.

Известно, что Минкомсвязи России своим приказом в 2011 г. утвердило тре­бования к системам электронного до­кументооборота, но в плане требований к функциональной части СЭД этот документ содержит фактически только общие требования. Мы надеемся, что нам удастся провести более глубокое исследование и сформулировать эти требования с позиций методологии де­лопроизводства и архивного дела.

В течение ряда лет институт по за­казу Росархива прорабатывает тему «Мо­ниторинг документооборота в федераль­ных органах исполнительной власти», с 2011 г. в рамках этой темы мы отслежи­ваем также, как осуществляется переход на безбумажный документооборот, то есть как выполняется распоряжение Пра­вительства Российской Федерации от 12.02.2011 № 176-р. За те годы, что мы ведем эту работу, у нас накопился доста­точно интересный материал.

В прошлом году мы начали работу над словарем видов документов, которая продолжается в этом году и займет еще весь 2014 г.

Кроме плановых тем и тем, выпол­няемых в рамках ФЦП «Культура России», институт выполняет работы прикладного характера по договорам с органами влас­ти и организациями. В основном это раз­работка ведомственных (отраслевых) пе­речней документов со сроками хранения, инструкций по делопроизводству, номен­клатур дел и других нормативных и ме­тодических документов.

По договору с Федеральной нало­говой службой и Госкорпорацией «Рос-атом» несколько лет назад были разра­ботаны перечни документов для этих организаций, в настоящее время ведет­ся работа над перечнем документов со сроками хранения для Минфина и под­ведомственных ему организаций, а по заказу Росархива разрабатывается пе­речень документов кредитных органи­заций.

Институт сотрудничает с другими организациями. В первую очередь это компании - разработчики программного обеспечения: ООО «АС Архив», ЗАО «ЭЛАР» и другие. В частности, с компа­нией «АС Архив» у нас есть совместные разработки, хотя формы сотрудничества могут быть самые разные.

Каковы планы работы ВНИИДАД в деле совершенствования ДОУ на вторую половину 2013-2014 гг.?

В 2013 г. мы должны завершить те темы, о которых я уже сказала, что же касается 2014 г., то пока говорить еще рано, поскольку план научно-исследова­тельской работы на следующий год еще не утвержден. Определенно можно гово­рить только о тех темах, которые явля­ются продолжающимися. В частности, это уже упоминавшаяся мной тема о разра­ботке словаря видов документов. Вообще нужно сказать, что актуальность этой темы очень высока. Специалисты по документационному обеспечению постоян­но обращаются с вопросами, где можно посмотреть определения видов докумен­тов, а на сегодняшний день такого сло­варя или справочника нет.

Если наши предложения включат в План национальной стандартизации, то на следующий год мы будем готовить на­циональный стандарт на базе стандарта ИСО 30300 - первый стандарт из серии стандартов ИСО на системы управления документами.

Планируется ли издание какого-либо нормативного документа, регламентирующего порядок организации и ведения делопро­изводства по единым правилам в рамках всей страны, в том числе для коммерческих органи­заций (типа ГСДОУ, ЕГСД и т. д.)?

Потребность в такого рода докумен­тах есть всегда. Но нужно учитывать, что и система государственного управления, и система делопроизводства в тот пери­од времени, когда разрабатывались и применялись названные вами документы (ЕГСД - 1973-й, ГСДОУ - 1988-й), были иными. Во-первых, все организации в стране были государственными, поэтому государство и думало обо всех организа­циях. Сейчас ситуация иная: у нас создан достаточно серьезный негосударственный сектор экономики, поэтому рассчитывать на то, что будут разрабатываться норма­тивные документы по делопроизводству, которые будут распространяться на все организации, не приходится. Кроме того, не следует забывать, что и ЕГСД, и ГСДОУ никогда не были нормативными документами: они по своему статусу были рекомендательными документами, в част­ности ЕГСД была одобрена несколькими ведомствами, в том числе Главархивом СССР, Государственным комитетом по науке и технике и др., ГСДОУ была одоб­рена коллегией Главархива СССР.

Сейчас у нас совершенно иная ситу­ация, потому что по крайней мере для органов власти есть нормативный доку­мент - Правила делопроизводства в фе­деральных органах исполнительной влас­ти, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477, на основе которых ор­ганы власти разрабатывают инструкции по делопроизводству.

Но в связи с вашим вопросом нужно признать, что проблема существует, и она заключается в том, что многие негосудар­ственные компании еще не осознали того, что им самим нужно думать о себе, в том числе самостоятельно решать вопросы организации делопроизводства, форми­рования и хранения архивных документов и др.

Несколько лет назад один из пред­ставителей сообщества страховщиков спросил, не может ли институт (имея в виду ВНИИДАД) разработать типовую инструкцию по делопроизводству для страховых организаций. На что я сказала, что институт это вполне может сделать, если вы готовы заключить договор и про­финансировать эту работу. Нужно ска­зать, что мой ответ вызвал некоторое удивление: видимо, человек полагал, что кто-то должен сделать это просто потому, что в этом есть потребность.

Что в этой ситуации делать негосу­дарственным организациям? Два вари­анта: 1) жить по правилам, разработан­ным для государственных организаций или брать их за основу и с учетом поло­жений этих документов разрабатывать локальные нормативные акты; 2) разра­батывать (самостоятельно или по дого­вору со специализированными органи­зациями) собственную нормативную базу, независимо от нормативной базы органов власти.

Появятся ли в ближайшее время новые стандарты или переводы стандартов в области управления документами? Что необходимо сделать в области стандартиза­ции управления документами?

Специалисты по делопроизводству знают, что стандарты, которые были из­даны в нашей стране в последние годы, это в основном стандарты Международ­ной организации стандартизации (ИСО) по управлению документами, которые приняты у нас как национальные. При­чем, как правило, при разработке наших национальных стандартов применяется так называемый метод обложки, означа­ющий, что текст национального стандар­та идентичен (это точный перевод) тексту международного стандарта: фактически меняется только обложка стандарта, ко­торая оформляется в соответствии с на­циональными требованиями. Такими стандартами являются: ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД. Управление до­кументами. Общие требования»; ГОСТ

Р ИСО 23081-1-2008 «СИБИД. Управле­ние документами. Процессы управления документами. Метаданные для докумен­тов»; ГОСТ Р ИСО 22310-2009 «СИБИД.

Информация и документация. Руковод­ство для разработчиков стандартов, уста­навливающих требования к управлению документами».

Но есть примеры разработки ориги­нальных стандартов: так, например, ком­панией ЗАО «Электронные Офисные Системы» был разработан ГОСТ Р 53898­2010 «Системы электронного докумен­тооборота. Взаимодействие систем уп­равления документами. Требования к электронному сообщению». Как я уже говорила, подготовлено новое издание терминологического стандарта.

В 2014 году мы планируем начать работу по подготовке национальных стандартов на базе стандартов ИСО се­рии 30300 «Системы управления доку­ментами», первым из которых будет стандарт на базе ИСО 30300:2011 «Ин­формация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь», вторым, как мы планируем, - стандарт на базе ИСО 30301:2011 «Информация и документа­ция. Системы управления документами. Требования». Стандарты ИСО серии 30300 «Системы управления докумен­тами» предназначены для формирова­ния стратегии управления документами в организациях и создания единой ме­тодологии применения систем управле­ния документами.

Какова ситуация с проектом нового Перечня документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указа­нием сроков хранения?

Перечень разрабатывается, и к концу года работа над ним будет завершена.

Будут ли учтены замечания коммерческих банков при подго­товке этого Перечня?

Конечно, все замечания будут оцени­ваться разработчиками, и, если эти заме­чания обоснованны, они будут учтены.

Какие реальные меры взыскания могут применяться в настоящее время к организациям за ненад­лежащее хранение документов, в т. ч. по личному составу? Планируется ли внесение соот­ветствующих изменений в зако­нодательную и нормативную базы страны, ужесточающих ответственность должностных лиц за сохранность подобных документов?

Думаю, всем известно, что ответст­венность за нарушения правил хранения документов установлена Кодексом об административных правонарушениях (КоАП), в частности, это ст. 13.20 и 13.25, касающаяся ряда организаций: акционер­ных обществ, паевых инвестиционных фондов и других организаций. Приведу статью 13.20:

«Статья 13.20. Нарушение правил хранения, комплектования, учета или ис­пользования архивных документов.

Нарушение правил хранения, ком­плектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных ст. 13.25 на­стоящего Кодекса, влечет предупрежде­ние или наложение административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц -от трехсот до пятисот рублей».

Как вы видите, ответственность не очень строгая, но и эту статью применить не очень просто. Мне пока неизвестно, будут ли вноситься какие-либо изменения в сторону ужесточения. Я вообще считаю, что главное, по крайней мере в работе с документами, - это повышение общей культуры работы с ними. Не только руко­водители организаций и работники орга­низаций должны понимать роль и значе­ние документа, но вообще все граждане страны. Австрийскому писателю Францу Кафке принадлежит высказывание о том, что оковы страдающего человечества со­зданы из канцелярской бумаги. И это действительно так. Особенно в наше время мы все это ощущаем на себе, потому что, к сожалению, часто бывает так, что, если ты сам не позаботишься о себе, никто дру­гой этого не сделает. Мы живем в такое время, когда каждый гражданин должен знать законы, по крайней мере должен уметь их читать, знать, где и как можно найти то, что тебе необходимо, должен знать, куда обратиться, если нарушены права, и т. д. А это все связано с докумен­тами. Время, когда мы к документу отно­сились как к бумажке, прошло: сейчас мы понимаем, что документ - регулятор со­циальной жизни, и детей со школьных лет нужно учить этому и вырабатывать у них понимание роли документа в жизни.

Недавно было опубликовано распоряжение Правительства РФ от 11.06.2013 № 953-р «Об ут­верждении плана мероприятий ("дорожной карты")...». Что Вы думаете по поводу последних шагов нашего правительства относительно активного приме­нения электронного документо­оборота?

Принятое Правительством РФ распо­ряжение предусматривает выполнение ряда мероприятий, направленных на «мас­совое внедрение электронного докумен­тооборота во всех сферах российской экономики». Конечно, нужно очень актив­но двигаться в этом направлении; главное, чтобы мы видели результаты практической реализации этих решений. Оценивая в целом содержание «дорожной карты», у меня сложилось впечатление, что главное направление всех решений - это повыше­ние контроля за бизнесом, совершенство­вание отчетности. Может быть, эти реше­ния и облегчают контроль за бизнесом со стороны государства, но даст ли это что-то самому бизнесу, кроме дополнительных издержек, - это вопрос спорный. Напом­ню, что еще года два назад были приняты решения о переходе к электронным сче­там-фактурам (были внесены изменения в Налоговый кодекс Российской Федерации и приняты другие подзаконные акты), тем не менее до сих пор мало кто приме­няет электронные счета-фактуры в своей деятельности. Основная наша беда, если говорить о государственном управлении, это бессистемность принимаемых реше­ний. Часто бывает так: принимается ре­шение, устанавливаются заранее невыпол­нимые сроки, потом в установленный срок решение либо не выполняется, либо вы­полняется формально. Примеров можно привести множество.

Например, по распоряжению Прави­тельства РФ от 12.02.2011 № 176-р модер­низацию систем электронного докумен­тооборота в федеральных органах исполнительной власти следовало прове­сти к июню 2011 г., а безбумажный доку­ментооборот в отношении документов, включенных в перечни документов, созда­ние, хранение и использование которых должно осуществляться в электронном виде, должен быть реализован к 1 января 2012 г. - к сожалению, эти поручения в полном объеме не выполнены.

Даже не это главное, а главное то, что все эти решения, связанные с элек­тронным документооборотом, должны разрабатываться системно, они могут реализовываться по частям, но только в том случае, если на государственном уровне определена политика управления документами, есть орган власти, ответ­ственный за реализацию этой политики, и т. д.

Будет ли ВНИИДАД принимать участие в каких-то из намечен­ных в Плане мероприятий?

В одном из поручений фигурирует в качестве исполнителей Росархив. Это пункт 2 Плана мероприятий, предусмат­ривающий внесение изменений в законо­дательство о возможности архивирования документов, обязательных для сохране­ния на длительный срок, в электронном виде (в том числе электронных образов документов, скрепленных электронной подписью). Сразу скажу, что в институт никаких конкретных поручений от Росар-хива пока не поступало, поэтому трудно сказать, будем ли мы и каким образом участвовать в исполнении этого поруче­ния. По поводу формулировки самого поручения возникают вопросы. Прежде всего термин «архивирование». Этот тер­мин, как правило, используется специа­листами в области информационных технологий: он обозначает хранение элек­тронных документов в системе или в электронном хранилище, которое может быть как частью системы, так и самосто­ятельным. Применительно к архивному хранению документов используются тер­мины «хранение документов в архиве» или «архивное хранение документов». Поскольку в поручении говорится о дли­тельном хранении, речь идет, видимо, именно об архивном хранении. Непонят­но, зачем нужно специально оговаривать возможность хранения электронных образов, скрепленных электронной под­писью. А иные документы в электронном виде не должны быть заверены электрон­ной подписью? Тогда это вообще не офи­циальные документы, потому что дейст­вующим у нас законодательством предусмотрен только один способ прида­ния юридической значимости электрон­ному документу - электронная подпись. Возникают и другие вопросы, но все ню­ансы нужно будет выяснять уже в том случае, если нам придется участвовать в выполнении этого поручения.

Может ли что-либо измениться в отношении к СЭД со стороны бизнеса? Ведь ни для кого не яв­ляется секретом, что СЭД в основном внедряют примерно по следующим причинам:

1. Хочу, т. к. это есть у моего друга.

2. Если говорят, что надо, купим, но подешевле.

Не нужно забывать, что применение системы электронного документооборота в организации не только улучшает работу с документами, но и позволяет сделать все процессы по выработке и принятию решений прозрачными. СЭД дает возмож­ность прослеживать процессы принятия решений, осуществлять контроль за до­кументами и деятельностью, повышать исполнительскую дисциплину. СЭД по­вышает ответственность не только спе­циалистов, но и ответственность руковод­ства. Можно сказать, что в условиях применения СЭД все документируемые процессы становятся прозрачными и контролируемыми. Мне кажется, что биз­нес не всегда заинтересован в этой про­зрачности. Не нужно сбрасывать со счетов и тот факт, что любая автоматизирован­ная система, используемая организацией, требует затрат на ее поддержание, а в особых случаях - на модернизацию. За­траты на поддержание системы могут составлять от 10 до 20% от ее стоимости.

Несмотря на важность финансовой составляющей, бизнес должен понимать, что документы - это информационный ресурс организации, составляющий часть ее интеллектуального капитала, а значит, это то, что входит в ее активы. Если будет понимание этого, то придет понимание, что документами нужно управлять си­стемно, осуществляя планирование этой деятельности и контроль. СЭД - наилуч­ший инструмент для этого.

Что происходит в сфере норма­тивного регулирования организа­ции работы с электронными документами в органах государ­ственной власти?

В настоящее время Минкомсвязи Рос­сии совместно с представителями других ведомств разрабатывает регламент обмена органов власти электронными документа­ми; по-видимому, в ближайшее время будет принято решение о формате архивного хранения электронных документов.

Вы много ездите по стране. Какова ситуация с использовани­ем электронных документов в российских регионах?

Нужно сказать, что во всех регионах, где я бывала, огромный интерес вызыва­ет все, что связано с системами электрон­ного документооборота и электронными документами. Можно даже сказать, что довольно часто люди приходят на семи­нар только затем, чтобы получить кон­кретную информацию о том, как и какую СЭД выбрать, что нужно учесть при ее внедрении и т. д. Не меньший интерес вызывают вопросы организации ДОУ, особенно место службы ДОУ в структуре организации, численность работников службы ДОУ, должностные обязанности и др. Работники коммерческих организа­ций часто жалуются на то, что руковод­ство недооценивает их деятельность и вообще обращает внимание на делопро­изводство в последнюю очередь. Это не­редко сказывается и на оплате труда ра­ботников служб ДОУ.

Вы проводите большое количест­во семинаров по всей стране, бываете в организациях и на предприятиях. С какими вопросами в области ДОУ к Вам обращаются чаще всего?

Вопросы самые разные, но меня всег­да удивляет то, что всегда бывает много вопросов, связанных с оформлением до­кументов, начиная с бланков документов. Казалось бы, вопросы оформления у нас детально разработаны, есть стандарт на оформление документов, тем не менее на практике возникают такие вопросы, ко­торые никаким стандартом не предусмот­рены. Много вопросов обычно связано со сроками хранения документов и приме­нением Перечня типовых управленческих документов со сроками хранения. Многих сейчас интересуют вопросы организации работы с документами, содержащими ин­формацию конфиденциального характера, вопросы организации архива и хранения архивных документов и другие.

Каково, на Ваш взгляд, место руководителя делопроизводст­венного подразделения в совре­менной организации?

На мой взгляд, статус руководителя этого подразделения должен быть доста­точно высоким. Конечно, многое зависит от типа организации, количества структур­ных подразделений, объема документо­оборота. В идеале руководитель службы ДОУ должен находиться в ведении заме­стителя руководителя, курирующего во­просы информации, документации, архива.

В октябре этого года ВНИИДАД традиционно проводит очередную международную научно-прак­тическую конференцию. Каким вопросам она будет посвящена?

Конференция, которая будет прово­диться в этом году, будет двадцатой по счету. Пусть это не юбилей, но цифра зна­чимая. Она говорит о том, что конферен­ция «Документация в информационном обществе» стала традиционным собрани­ем специалистов в области документации и с каждым годом конференция привле­кает все большее количество участников. В этом году конференция будет посвяще­на вопросам управления электронными документами, в то же время конференция будет своего рода подведением итогов многолетней деятельности и обсуждением перспектив на будущее. То, что темой кон­ференции стали вопросы управления элек­тронными документами, свидетельствует о том, что это наиболее актуальная на сегодняшний день тематика.

Вы очень позитивный и деятель­ный человек, постоянно находи­тесь в развитии, в поиске нового.

Расскажите немного о Ваших планах и проектах на будущее.

Вообще-то я не очень организован­ный человек. Конечно, жизнь заставляет что-то планировать, но я стараюсь пла­нирование ограничивать своей основной работой. Во всем остальном стараюсь жить, как живут птички Божий, - одним днем. Есть предложения - я работаю, нет - предаюсь лени, хотя это и бывает редко. В мае этого года авторским кол­лективом с моим участием был подго­товлен учебник «Документоведение» (под ред. М.В. Ларина) по специальности «Документоведение и архивоведение» для бакалавриата. Сейчас учебник уже в издательстве «Академия»; когда он вый­дет из печати, сказать, конечно, трудно, но я считаю, что большая часть работы все-таки уже сделана, теперь предстоит работа с редактором и издание. Кроме того, у нас договор на учебник «Органи­зация и технологии ДОУ», есть и другие планы.

Расскажите нашим читателям немного о себе: какие книги Вы читаете, какие фильмы смотрите, есть ли у Вас хобби?

Я люблю хорошую литературу: на­верное, сказывается филологическое об­разование. В русской литературе у меня на первом месте Пушкин, Есенин, из про­зы - Лесков и Гончаров. По поводу поэ­зии считаю, что никто не написал сти­хотворения лучше, чем пушкинское «Что в имени тебе моем...». Илья Ильич Об­ломов - мой любимый герой в русской литературе. Я несколько лет подряд, на­ходясь в отпуске, перечитывала одно­именное произведение и поняла наконец, в чем тайна русской души - в богатой внутренней жизни, ведь Обломов - это не бездельник, а человек, живущий очень интенсивной внутренней жизнью. Это человек, у которого, как, может быть, ни у кого другого, работает воображение, а работа воображения - это, по сути, мо­делирование действительности. Такой человек интереснее любого практика-пра­гматика. Вообще лень - это особое со­стояние души, когда душа активно рабо­тает, а это развивает личность.

К современной литературе отношусь по-разному. Каких-то писателей не читаю (достаточно было одного произведения) -Акунин, Устинова, уже не говоря о Дон­цовой (это вообще из области графома­нии). Люблю то, что называется «настоящей литературой». Люблю кино, наше, но не последних лет, американское, итальянское, французское. Как к американцам ни отно­сись, но кино они снимать умеют: есть фильмы, которые можно смотреть беско­нечное количество раз («Запах женщины» и «Правосудие для всех» с Аль Пачино, «Зеленая миля», «Побег из Шоушенка» и многие другие). У нас сейчас редко появ­ляются стоящие фильмы. Вообще я не люблю искусство как самовыражение: я в этом смысле - старомодный человек и считаю, что искусство - это поиск идеала, а иначе какой в нем смысл?

Хобби у меня тоже есть и не одно: во-первых, это дача - я люблю выращи­вать цветы, во-вторых, люблю живот­ных - у меня сибирский кот и кобель карело-финской лайки (оба на редкость умные, не представляю, что бы было, если бы их у меня не было). Есть еще одно хобби - люблю вышивать, правда, зани­маюсь этим в оставшееся от всего осталь­ного время.

Каковы Ваши пожелания читате­лям нашего журнала?

Пожелание короткое: умножайте зна­ния и берегите свою бессмертную душу.

Беседовала Екатерина Губернская,

главный редактор журнала

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль