Как эффективно спланировать свой день

2984
Вы считаете, что вопросы тайм-менеджмента обойдут вас стороной? Даже если вы все успеваете, жизнь вам все равно будет устраивать проверки, заставляя пересматривать планы и переоценивать ценности. Несколько несложных правил тайм-менеджмента для работы и жизни. Научитесь говорить слово «нет», планируйте все заранее, но не перегружайте себя, спрашивайте у руководителя о его планах и т. д. А главное – любите свою работу и делайте все с удовольствием!

Если вы умеете правильно организовывать свое рабочее время, а также рабочее время вашего руководителя, вам будет гораздо легче справляться со своими обязанностями. К тому же вы станете испытывать приятное чувство удовлетворения от отсутствия невы­полненных дел из-за нехватки времени. О том, как эффективно рас­планировать свой день, о несложных и полезных приемах тайм-менеджмента из своего личного опыта вам расскажет автор этой статьи.

© А. Цымбал,

помощник вице-прези­дента по операционным вопросам ОАО «МТС»

Мне, как человеку собранному, любителю раскладывать все по по­лочкам и планировать жизнь на много лет вперед, казалось, что вопросы тайм-менеджмента меня не касаются. Я и так все знаю и все успеваю. Зачем мне это?

Но каждого уверенного в себе человека жизнь, как правило, прове­ряет и заставляет пересматривать планы, останавливаться, смотреть на себя со стороны, делать переоценку ценностей, от чего-то отказываться, на что-то обращать внимание - одним словом, заботиться о себе. Вот и я задумалась, как применить правила тайм-менеджмента в своей ра­боте, чтобы распоряжаться временем более эффективно с целью повы­шения качества своей работы.

Рассуждая о тайм-менеджменте в работе, невольно наталкиваешься на мысль о том, что управлять временем невозможно. Время дискретно, оно течет мимо нас, нас не замечает, не мы управляем им - это время управля­ет нами. И как бы нам ни хотелось его остановить, как бы мы ни старались, чтобы желаемый момент наступил как можно скорее - все это не в нашей власти. Время идет, мы меняемся, достигаем поставленных целей и не за­мечаем порой, как время проходит. Я не призываю вас сейчас задуматься над философским вопросом «Как дальше жить?», а хочу дать несколько советов о том, как эффективно использовать отведенное на работу время.

Часто я слышу от своих коллег, да и за собой иногда замечаю, что, уходя на работу утром, успеваю только пожелать своему ребенку хорошего дня, а возвращаясь вечером, даже не всегда говорю «Спокойной ночи!». Или бывают такие ситуации, что с работы уходишь вовремя, но выкладываешься так, что кроме дивана и телевизора уже ни на что сил не остается: книжку почитать, сходить в бассейн, в тренажерный зал, на танцы. И заставить себя это сделать практически невозможно.

Итак, переходим от лирики к практике и начинаем новый рабочий день. Начните его с улыбки. Зарядите себя на целый день хорошим на­строением. Настройтесь на позитивную волну. Сегодня у вас будет за­мечательный и плодотворный день: вы все успеете, начальник будет к вам благосклонен, вопросы решатся сами собой, рабочий день пройдет легко, а вечер вы проведете в приятной обстановке.

Дела действительно будут решаться сами собой - нужно только при­выкнуть к этому и в это поверить.

Например, когда мой руководитель просит что-то у кого-то узнать, в скором времени этот кто-то сам мне звонит по любому другому вопросу, а я уже заодно узнаю то, что мне нужно. Каждый сталкивался с такой ситуацией хотя бы на бытовом уровне.

Тем не менее не стоит во всем полагаться на удачу. Существует не­сколько несложных правил, придерживаясь которых можно легко сэко­номить несколько часов в день.

Записывать нужно буквально все

Чтобы важная информация не потерялась и не забылась, ее нужно фиксировать на бумаге. Записывать необходимо буквально все: поруче­ния руководителя, даты, телефоны, адреса, фамилии, e-mail, должности. И записывать не хаотично в одной большой тетради, где потом вы ни­чего не найдете, а так, чтобы в любой момент нужная информация ока­залась под рукой.

Однажды мне позвонили на мобильный телефон и спросили, являюсь ли я помощником Ивана Ивановича, и, получив положительный ответ, попросили передать номер, который определился на моем телефоне, моему руководителю, объяснив, что мой собеседник - его школьный товарищ Петр Петров, с которым они много лет не виделись. Я передала информацию своему руководителю, и он попросил отправить ему смс с этим номером. Если честно, я всегда записываю все контакты, которые встречаются мне по рабочим вопросам, но телефон школьного товарища не записала. Прошло полтора года. Мне позвонил мой руководитель и сказал: «Срочно найдите Петра Петрова. Помните, он звонил мне давно, когда мы только начинали с вами работать. Он мне очень нужен!». Я знала только имя и фамилию этого человека. Я не знала, ни в каком городе он живет, ни какую должность он занимает, ни в какой компании он работает. Естественно, что за полтора года то самое смс уже кануло в Лету, и найти каким-то образом этот контакт не представлялось возможным. Однако репутация помощника, который может все, не позволяла мне сказать своему руководителю, что у меня что-то не получилось. Но в 22:00 мне нужно было соединить господина Петрова с моим руководителем, и я знала, что он ищет его не по личному вопросу, а по очень важной и срочной бизнес-проблеме.

Мое удивление было беспредельным, когда в 21:50, ответив на звонок, я услышала мужской голос: «Александра, здравствуйте, меня зовут Петр Петров. Вы меня искали».

А вот если бы я сразу записала номер его телефона, мне не пришлось бы сидеть на работе в пятницу до позднего вечера и, грубо говоря, рыть землю, чтобы его найти.

Информацию нужно не только записывать, но и всегда иметь при себе. Даже в выходные дни руководитель может обратиться к помощни­ку с просьбой соединить его с кем-нибудь по делу, что невозможно будет сделать, если корпоративный справочник находится на работе. Я реши­ла эту проблему с помощью мобильного телефона, в котором очень удобно хранить необходимую справочную информацию.

Важно также иметь под рукой информацию о датах рождения детей, родителей, супругов руководства, коллег и партнеров.

Всегда нужно систематизированно записывать все поручения руко­водителя.

В нашей компании есть специальная электронная база «Поручения». Достаточно один раз внести то или иное поручение в свой рабочий график, и система будет четко отслеживать дату исполнения поручения и при необходимости напоминать об этом.

Умейте говорить «Нет!»

Безусловно, в адрес вашего руководителя слова «Нет!» в вашем лексиконе быть не должно (конечно, вопрос спорный, но это мой опыт и мое мнение). Но во многих других случаях это очень хороший способ экономии времени на делах, которые для вас вовсе не важны.

Поскольку я работаю в компании не первый год и мои отношения с коллегами и подчиненными руководителя складываются наилучшим образом, практически все в коллективе знают, что мне никто не откажет в просьбе. Многие сотрудники этим пользуются.

Например, у нас в офисе мало переговорных, и ко мне иногда приходят сотрудники из соседних отделов с просьбой предоставить для встречи нашу переговорную. Я вежливо отвечаю, что она занята. Далее часто следует просьба: «А помогите найти какую-нибудь другую». Я обычно отказываю в таких просьбах, потому что сотрудник самостоятельно может это сделать просто через меня это происходит быстрее. Но в мои обязанности поиск свободных переговорных не входит, и я предпочитаю не тратить на это время.

Если к вам часто приходят сотрудники с просьбой что-то срочно подписать, вам поможет опыт. Точно зная, что важно, а что нет, вы мо­жете положить какой-то документ на подпись выше, какой-то - ниже. Но не стоит позволять сотрудникам злоупотреблять этим, потому что когда каждый начнет обращаться с подобными просьбами - вы потеря­ете очень много времени и сил, перекладывая бумаги.

Что касается моей работы, то у моего руководителя всегда очень много встреч, и иногда бывает, что он не рассматривает документы в те­чение нескольких дней. Для меня это означает, что в приемной будут раздаваться постоянные звонки от коллег и партнеров с вопросом: «Ну когда же наш документ будет подписан?». Постоянно просить руково­дителя посмотреть документы нельзя, так как обеспечение его спокой­ствия - тоже моя задача. Я нашла выход - передаю документы с води­телем, когда шеф едет на работу или домой, на встречу или в аэропорт. Потом водитель мне привозит документы обратно. Руководителю, в свою очередь, не нужно тратить час времени, чтобы просмотреть документы в офисе: он делает это по дороге.

Также я составляю список необходимых звонков и по-максимуму соединяю своего руководителя с нужными ему людьми в дороге. Он по­зитивно воспринимает это, так как за разговорами не замечает пробок, которые ужасно его раздражают.

Спрашивайте у руководителя о его планах

Очень часто наши руководители считают, что мы читаем их мысли. Они полагают, что мы знаем, куда и когда они поедут отдыхать, когда у их родителей день рождения, какой подарок нужно купить жене или сыну и т. д.

Однажды мой руководитель попросил найти какой-нибудь лечебный курорт в Швейцарии или в Германии. Я редко задаю вопросы и стараюсь решать поставленную задачу без дополнительных пояснений, но здесь я не удержалась и задала нескромный вопрос: «Зачем?». Оказалось, что нужно отправить родителей шефа отдохнуть и подлечиться. Тогда я уточнила: «Подлечиться в связи с чем?», и получила в ответ целый список необходимых указаний. Каково было мое удивление, когда требуемые лечебные процедуры нашлись не в Швейцарии или Германии, а были доступны в Чехии. Несколько часов я занималась поиском нужного курорта. Вечером (параллельно занимаясь другими текущими рабочими делами), все выяснив и доложив руководителю о результатах, я была немало удивлена, услышав: «Хорошо. Купите путевку, билеты, посмотрите, какие еще можно предложить экскурсии, и упакуйте в красивую коробочку. Я вечером лечу в г. Х, сделаю родителям подарок». Оказалось, что кроме всего прочего, еще и в город Х мне нужно было купить билеты. И как я должна была об этом догадаться? Естественно, вопрос о том, чтобы вовремя уйти с работы, сам собой отпал.

Нужно всегда стараться быть проактивными и не бояться задавать дополнительные вопросы руководителю при получении поручений от него, ведь он тоже понимает, что чем четче перед вами будет поставлена задача, тем быстрее и правильнее вы ее выполните.

Иногда работа настолько нас поглощает, что мы, удовлетворяя по­требности руководителя, забываем о себе и начинаем жить его интере­сами или интересами своей работы.

Где он? С кем сейчас встречается? Пообедал ли? Подписал ли документы? Встретился ли с тем или с этим? Что ему может быть нужно сегодня? Завтра? На следующей неделе?

В нашей работе это важно и даже необходимо, но, пожалуйста, не за­бывайте и о себе. Ваш руководитель вряд ли оценит, если вы вдруг за­болеете, ведь он без вас как без рук. Вы нужны ему здоровой, красивой и в хорошем настроении, поэтому обязательно находите в своем плотном графике время для обеда. Находите время для небольших перерывов, желательно не для перекуров, а для того, чтобы отвлечься от компьюте­ра, подышать свежим воздухом, немного размяться. Если человек все время чем-то занят, ему некогда переключиться, отвлечься, его работо­способность снижается на 30% к обеду и на 67% к концу рабочего дня.

Не занимайтесь одним и тем же делом больше полутора часов подряд. Постоянно переключайте свое внимание - благо, наша работа это позво­ляет делать. Когда нужно подготовить отчет по поручениям или составить план длительной поездки, организовать какое-то мероприятие, этот про­цесс становится бесконечным, а ваша продуктивность снижается. Если что-то не получается - переключитесь, отдохните. Приведу пример.

Я перешла на новую должность помощника вице-президента компании после того, как была помощником директора департамента в той же компании. И мой бывший руководитель, которая сама меня и рекомендовала на новую должность, попросила помогать ей до тех пор, пока она не найдет себе нового помощника. Я не могла ей отказать. В результате мне пришлось несколько месяцев работать на обоих руководителей без всяких доплат. С 9:00 до 18:00 я работала у нового руководителя, а после 18:00 помогала бывшей начальнице. Более того, в обеденный перерыв я уходила со своего основного рабочего места и шла на свое бывшее рабочее место, чтобы выполнить указания бывшего руководителя.

Рекомендуем!

Умейте отвлекаться, учитесь отрывать голову от стола - и вы сэкономите очень много времени, которое сможете потратить на более важные для себя дела.

И вот однажды поздно вечером бывший руководитель мне сказала, что уезжает в отпуск на три недели. Моему счастью не было границ. Но задание организовать ей отпуск оказалось для меня практически непо­сильным. Она собиралась ехать в Индию к какому-то индийскому гуру в какое-то небольшое селение в компании своих друзей. Как добираться туда от г. Дели непонятно, на местные электрички купить билеты через Интернет было невозможно. Кроме того, потом нужно было ехать на перекладных, а значит, нанимать проводника и т. д., и т. п. Я была в ужа­се! Приходя домой уже в ночи, я включала ноутбук и пыталась разрабо­тать подходящие маршруты.

Нужно сказать, что все эти три дня мне звонила моя подруга и пред­лагала встретиться, я отвечала, что очень занята и никак не могу. Но подруга была настойчива, и в результате она просто приехала ко мне в офис, чтобы увидеться хотя бы на двадцать минут. Я отвлеклась на одну чашечку кофе. Говорить и думать ни о чем не хотелось, оставалось толь­ко слушать подругу, которая ни с того ни с сего начала разговор так: «Представляешь, ко мне дядя из Индии приехал...».

Оказалось, что дядя моей подруги - довольно высокопоставленная персона, и он уже долгое время работает в Индии, а на время его отсут­ствия в офисе остался помощник, которому, как оказалось, не составило никакого труда организовать поездку для семи человек. Единственное, что нужно было сделать мне - направить ему паспортные данные всех туристов. И все.

Подстраивайтесь под ситуацию, подстраивайте ситуацию

Бывают моменты, когда нам что-то нужно сделать, только «руки никак не доходят», а пока вы собираетесь, оказывается, что это делать уже не нужно. Я очень люблю такие ситуации, но только не нужно зло­употреблять этим. У меня несколько раз возникали случаи, когда руко­водитель просил организовать командировку, а потом отменял ее или переносил даты. Я уже и гостиницу забронировала, и билеты купила, и обо всех встречах договорилась, график составила - а мой шеф никуда не поехал. Приходится все отменять, оплачивать штрафы, извиняться перед партнерами, договариваться о встрече в другое время. Все эти несложные манипуляции занимают очень много времени, которое мож­но было бы потратить с большей эффективностью.

В подобных ситуациях вам помогут ваши связи. За годы работы у нас везде появляются «свои люди», которые придержат бронь, чтобы лишний раз не выписывать билет, узнают, на каком рейсе и сколько билетов осталось и т. д.

На заметку!

На руководящих постах внезапные командировки -дело обычное, а на оформление виз в США или Великобританию уходит не одна неделя, поэтому обязательно следите за тем, чтобы все нужные визы были в паспорте действительными и делайте их заранее.

С билетами на самолет и бронью в гостинице тоже нужно быть вни­мательными. Потому что нет ничего проще, чем оставить их оформление на последний день. Но когда, например, проводятся международные форумы, все места бронируются и выкупаются заранее, и в последний день вы можете не успеть. Нужно уметь искать «золотую середину», а это умение приходит с опытом.

Планируйте все заранее

Планируйте не только график своего руководителя, но и свой. За время работы вы, наверное, уже поняли, какими вопросами лучше за­ниматься, когда руководитель на месте, а какими - когда его нет в офисе.

Я, например, могу готовить отчеты только в тишине, а когда в офисе много посетителей, стараюсь заниматься вещами, не требующими предельного внимания и сосредоточения.

Если вы накануне вечером составите список дел на следующий день, то вам будет гораздо легче выполнить все необходимое в указанный срок. План на неделю тоже может работать эффективно, но на своей практике я убедилась в том, что оптимальнее составлять ежедневные планы. И со­ставлять их лучше именно вечером, потому что утром все задачи уже будут разложены по полочкам.

Советую планировать не более 60% рабочего времени, потому что практически всегда появляются срочные дела, которые не были запла­нированы, но их нельзя отложить на завтра. Если вы распишете заранее весь день, а потом не успеете сделать что-то важное, то придется пере­носить дела на следующий день: в результате к вечеру не будет чувства удовлетворения от того, что вы все успели. А если вы все-таки возьметесь за все запланированные дела, которые будут перемежаться с незаплани­рованными, вы устанете, испортится настроение и, в худшем случае, вы все равно не сделаете все, что запланировали.

Человек не робот, поэтому не нужно перегружать себя. Нужно за­ботиться и о себе, и о своей работе, тогда процесс будет максимально эффективным, как и результат. Любите свою работу и делайте все с удовольствием! А также не забывайте просматривать любимый «Справочник секретаря и офис-менеджера», в котором вы всегда найдете актуальные и полезные советы как по тайм-менеджменту[1], так и по другим важным для людей нашей профессии вопросам!

 

[1]Так, например, в этом номере рекомендуем ознакомиться со статьей Инны Иголкиной «При­емы экономии времени (Школа практической психологии)». С. 58-65.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Когда вы посещаете страницы сайта, мы обрабатываем ваши данные и можем передать сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль