Подготовка инструкции по конфиденциальному делопроизводству

17976
Конфиденциальное делопроизводство имеет немало особенностей и отличий от общего делопроизводства. Все эти особенности и находят свое отражение в Инструкции по конфиденциальному делопроизводству. Из каких разделов состоит этот документ? Содержание каждого из разделов Инструкции. Алгоритм работы с документами с грифами конфиденциальности

Эффективность работы любой организации зависит от того, на­сколько рационально и четко в ней выстроены основные бизнес-про­цессы, в том числе в области документационного обеспечения. Но успех организации не может быть стабильным, если в ней отсутствует система защиты конфиденциальной информации.

Одним из основных элементов этой системы является конфиденциальное делопроизводство. Как и в общем делопроизводстве, все этапы работы с документами ограниченного доступа должны быть регламентированы и имеют свои особенности.

В данной статье речь пойдет об основном документе, в котором опре­делены требования, предъявляемые ко всем стадиям прохождения до­кумента с грифом конфиденциальности - от момента его создания до списания в дело или уничтожения. Этот документ - Инструкция по конфиденциальному делопроизводству. Качественная подготовка и внедрение Инструкции по конфиденциальному дело­производству способны максимально минимизировать риски разглашения и утраты конфиденциальной информации.

Несомненно, не менее важную роль при работе с до­кументами с грифами конфиденциальности играют и Положение о коммерческой тайне, и Перечень све­дений, составляющих коммерческую тайну, и иных конфиденциальных сведений. Но в данной статье мы будем отталкиваться от того, что информация уже отнесена к сведениям ограниченного доступа.

В целом Инструкция по конфиденциальному делопроиз­водству имеет разделы, аналогичные инструкции по общему делопроизводству, но в ней находят свое от­ражение особенности работы с конфиденциальными докумен­тами.

Обычно Инструкция по конфиденциальному делопроиз­водству состоит из следующих разделов:

I. Общие положения

II. Подготовка и оформление документов с грифами кон­фиденциальности

III. Учет и регистрация документов с грифами конфиден­циальности

IV. Передача и отправка документов с грифами конфиден­циальности

V. Копирование (тиражирование) документов с грифами конфиденциальности

VI. Группировка документов с грифами конфиденциаль­ности в дела

VII. Хранение документов с грифами конфиденциальности

VIII. Уничтожение документов с грифами конфиденциаль­ности

IX. Контроль за состоянием конфиденциального делопро­изводства

Отдельным разделом в Инструкцию по конфиденциально­му делопроизводству также может быть включен пункт о ра­боте с машинными носителями с грифами конфиденциальности, определяющий порядок их учета, записи, хранения, передачи и уничтожения.

Далее остановимся подробнее на содержании каждого из разделов Инструкции.

I. Общие положения

Раздел «Общие положения» включает в себя:

1) определение сферы действия инструкции (на какие до­кументы и бизнес-процессы распространяется), назначение инструкции (цель создания и утверждения документа);

2) наименование законодательных актов, локальных нор­мативных актов вышестоящей организации, непосредственно организации, на основании которых разработана данная ин­струкция;

3) ссылки на локальные нормативные акты, которыми опре­делено, какие документы имеют гриф конфиденциальности:

«В ООО "Луч" к документам с грифами конфиденциаль­ности относятся документы и машинные носители, содер­жащие информацию, включенную в Перечень сведений, со­ставляющих коммерческую тайну ООО "Луч", и иных конфиденциальных сведений (утвержден приказом ООО "Луч" от 02.03.2013 № 25)»;

4) термины и определения, используемые в инструкции;

5) определение перечня основных участников процесса работы с конфиденциальными документами, распределение зон ответственности:

  • кто осуществляет ведение конфиденциального делопро­изводства*;
  • кто осуществляет контроль ведения конфиденциально­го делопроизводства;

6) ответственность за нарушение установленных норм:

«Ответственность за соблюдение требований данной инструкции возлагается на руководство ООО "Луч", руко­водителей структурных подразделений и иных работников, допущенных к работе со сведениями, составляющими ком­мерческую тайну, и иными конфиденциальными сведения­ми».

II. Подготовка и оформление документов с грифами конфиденциальности

В данном разделе Инструкции детально прописываются все особенности оформления документа с грифами конфиденциаль­ности, с обязательным приведением примеров оформления и расположения специальных отметок, которые не проставляют­ся на документах общего делопроизводства.

Прежде всего, это оформление грифа конфиденциаль­ности.

Гриф конфиденциальности оформляется без кавычек в правом верхнем углу первой страницы документа (для исходя­щего письма - над реквизитом «адресат»).

Гриф может проставляться с помощью соответствующего штампа, машинописным или рукописным способом.

Оформление грифов конфиденциальности на документе производится следующим образом:

  • Гриф «Коммерческая тайна»: состоит из наименования грифа «Коммерческая тайна», полного наименования организации и ее местонахождения, номера экземпляра документа.

Коммерческая тайна

ООО «Луч»

ул. Правды, д. 51, Москва, 123456

Экз. №

* Ведение конфиденциального делопроизводства осуществляется централизован­но. Обязанность по ведению конфиденциального делопроизводства может быть возложена как на подразделение делопроизводства (назначение ответственно­го работника или нескольких работников отдела), так и на специальное подраз­деление в структуре службы безопасности организации. В обоих случаях при назначении ответственным за конфиденциальное делопроизводство отдельно­го работника/работников необходимо издание приказа, в котором указывается персонально, кто из работников отвечает за ведение конфиденциального дело­производства. Указанные функции должны быть четко прописаны в должност­ных инструкциях работников, как и ответственность за их неисполнение.

  • Гриф «Конфиденциально» состоит из наименования грифа «Конфиденциально», полного наименования ор­ганизации и ее местонахождения, номера экземпляра документа.

Конфиденциально

ООО «Луч»

ул. Правды, д. 51, Москва, 123456

Экз. №_

На оборотной стороне последнего листа каждого экзем­пляра документа в левом нижнем углу указывается учетный номер документа по журналу учета проектов документов с грифами конфиденциальности, количество отпечатанных эк­земпляров, количество листов в каждом экземпляре, адресатов каждого экземпляра, фамилия исполнителя, его номер теле­фона и дата подготовки документа.

Уч. №_

Отп. 2 экз. на 1 л. каждый

Экз. № 1 - в адрес

Экз. № 2 - в дело

А.Б. Сонин

(499) 123-23-23

07.06.2013

Если документ рассылается четырем и более адресатам, оформляется список рассылки документа, и в таком случае на обороте документа указывается:

Экз. № 1-10 - в адрес по списку рассылки

Экз. № 11 - в дело

Для многостраничных документов с грифами конфиден­циальности с целью их идентификации рекомендуется в нижнем левом углу каждой страницы документа проставлять учетный номер по журналу учета проектов документов с грифами кон­фиденциальности[1].

Также, если к конфиденциальному документу прилагаются другие документы с грифами конфиденциальности, отметка о наличии приложения должна содержать полное наименование документа, учетный номер по журналу учета проектов документов с грифами конфиденциальности, наименование грифов конфи­денциальности, номер экземпляра, количество листов, например:

Приложение: Бюджет движения денежных средств,

уч. № 123/КТ, коммерческая тайна,

экз. № 1, на 4 л.

При оформлении сопроводительного письма, которое по своему содержанию служит только для сопровождения конфи­денциального документа, на письме проставляется гриф конфи­денциальности, соответствующий высшему грифу приложения. Ниже грифа проставляется отметка «(Без приложения - некон­фиденциально)».

Коммерческая тайна

ООО «Луч»

ул. Правды, д. 51, Москва, 123456

Экз. №_

(Без приложения - неконфиденциально)

Подготовленный проект документа, содержащий конфи­денциальную информацию, подлежит учету в журнале учета проектов документов с грифами конфиденциальности.

Журнал учета проектов документов с грифом конфиденциальности

Подготовка инструкции по конфиденциальному делопроизводству

11/КТ, где 11 - порядковый номер по журналу, КТ -указание на гриф конфиденциальности «Коммерческая тайна».

Визирование документов с грифами конфиденциальности происходит под четким контролем исполнителя. Целесообразно на подобных документах получать визу подразделения, ответ­ственного за конфиденциальное делопроизводство (на предмет контроля соответствия содержания документа проставленному на нем грифу, а также соответствия оформления документа установленным в организации нормам), или нескольких подраз­делений в случае распределения этих функций по нескольким подразделениям (например, службы безопасности и отдела де­лопроизводства).

III. Учет и регистрация документов с грифами конфиденциальности

Учет документов с грифами конфиденциальности осуществляется в специальных журналах:

  • для входящего документа: 123-КТ или 453-К;
  • исходящего документа: 14-12-03/1526-КТ или 12-04-ШФ/12-К;
  • внутреннего документа: 123/СЗ-КТ или 14-12-52/56-СЗ-К.

В любом случае правила номерообразования для каждой группы документов необходимо прописать в Инструкции по конфиденциальному делопроизводству.

В регистрационной базе документов общего делопроиз­водства в этом случае делается отметка о регистрации доку­мента с грифом конфиденциальности, информация о докумен­те в базу не заносится.

Передача документов с грифами конфиденциальности по­сле их учета внутри организации производится только под роспись в журналах регистрации.

Журнал регистрации входящих документов с грифами конфиденциальности

Подготовка инструкции по конфиденциальному делопроизводству

Журнал регистрации исходящих документов с грифами конфиденциальности

Подготовка инструкции по конфиденциальному делопроизводству

Журнал регистрации внутренних документов с грифами конфиденциальности

Подготовка инструкции по конфиденциальному делопроизводству

IV. Передача и отправка документов с грифами конфиденциальности

Любое перемещение документов между структурными подраз­делениями необходимо производить через подразделение, от­ветственное за ведение конфиденциального делопроизводства, с внесением соответствующей информации в учетные формы.

Отправку конфиденциальных документов сторонним ор­ганизациям целесообразно осуществлять только с сопроводи­тельными письмами.

Отправка документов, содержащих конфиденциальную информацию, осуществляется заказными почтовыми уведом­лениями с описью вложения, экспресс-почтой или нарочно.

При отправке конфиденциальных документов применяют двойное пакетирование (вкладывание конверта в конверт): на внутреннем конверте указывается номер исходящего письма и соответствующий гриф конфиденциальности, на внешнем конверте указывается адрес получателя и номер исходящего пись­ма без грифа конфиденциальности.

При необходимости документы могут передаваться адре­сату лично под роспись на визовом экземпляре или на реестре передачи документов.

Подготовка инструкции по конфиденциальному делопроизводству

V. Копирование (тиражирование) документов с грифами конфиденциальности

Снятие копий с документов с грифами конфиденциальности должно производиться ответственным за ведение конфиден­циального делопроизводства только при наличии четкого пись­менного указания уполномоченного руководителя, например на основании резолюции на служебной записке заинтересован­ного подразделения.

Все дополнительно снятые копии должны быть обязатель­но учтены в журнале учета конфиденциальных документов, в который занесены учетные данные копируемого документа: указывается номер экземпля­ра копии размноженного документа, реквизиты документа, на основании которого изготовлена копия.

Номер экземпляра проставляется на каждом размноженном документе и обычно состоит из номера экземпляра документа, с которого снимается копия, и порядкового номера копии через косую черту, например: экз. № 1/2, где 1 - номер экземпляра документа, с которого снимается копия, а 2 - порядковый номер снятой копии.

На обороте последнего листа подлинника документа или экземпляра, с которого снималась копия, делается запись (или проставляется штамп) с указанием количества копий, их но­меров, рассылки по экземплярам, фамилии исполнителя и даты.

Дополнительно размножено_экземпляров.

Экз. № 1/1 - наименование организации, в которую будет направлена данная копия.

Экз. № 1/2 - наименование организации, в которую будет направлена данная копия.

Наименование должности Подпись И.О. Фамилия

Дата

На первом листе копий делается запись или проставляет­ся штамп «КОПИЯ».

Передача изготовленных копий осуществляется работникам только под роспись в журнале учета.

VI. Группировка документов с грифами конфиденциальности в дела

В номенклатуру дел организации в обязательном порядке вклю­чаются дела с грифами конфиденциальности и журналы учета конфиденциальных документов. В номенклатуре дел в графе «Номер дела» к соответствующему номеру дела до­бавляется отметка «КТ» («коммерческая тайна») или «К» («кон­фиденциально»).

Наименование грифов конфиденциальности выносится и на обложку дела.

После исполнения документы подшиваются в соответству­ющие дела. Документы с грифами конфиденциальности груп­пируются в дела отдельно от документов общего делопроизвод­ства.

Все дела с грифами конфиденциальности независимо от срока их хранения должны иметь внутреннюю опись, которая выполняет функцию учета документов внутри каж­дого дела и заполняется по мере подшивки в дело докумен­тов.

Подготовка инструкции по конфиденциальному делопроизводству

На заметку!

За сохранность конкретного документа с грифом кон­фиденциальности отвечает работник, получивший этот документ под роспись, и его руководитель.

Во внутренней описи переходящего дела после ежегодной проверки наличия документов работником, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства, делается ито­говая запись о количестве подшитых в дело листов по состо­янию на 31 декабря каждого года. Нумерация листов дела по­сле итоговой записи продолжается от номера последнего листа прошлого года.

По окончании календарного года дела с грифами конфи­денциальности просматриваются полистно Экспертной комис­сией и при необходимости принимается решение о перегруп­пировке документов дел.

Прием дел с грифом конфиденциальности в архив осу­ществляется по отдельному акту приема-передачи и отдельной описи (чаще всего составляются отдельные на дела с грифом «Коммерческая тайна» и на дела с грифом «Конфиденциально»).

VII. Хранение документов с грифами конфиденциальности

Документы с грифами конфиденциальности должны храниться в запираемых шкафах и/или сейфах отдельно от дел общего делопроизводства.

Вынос документов с грифами конфиденциальности запре­щается или осуществляется по специальному разрешению при уведомлении службы безопасности организации.

VIII. Уничтожение документов с грифами конфиденциальности

Проведение экспертизы ценности документов с грифами кон­фиденциальности, рассмотрение и утверждение ее результатов, выделение документов с грифами конфиденциальности к унич­тожению производится аналогично документам общего дело­производства (данный порядок обычно закреплен в Инструкции по делопроизводству в организации).

Непосредственно перед уничтожением необходимо произ­вести сверку записей в акте о выделении к уничтожению до­кументов с грифами конфиденциальности с их фактическим наличием.

Факт уничтожения подтверждается подписями членов Экс­пертной комиссии в акте о выделении к уничтожению доку­ментов с грифами конфиденциальности.

После уничтожения документов в соответствующих жур­налах регистрации делаются записи с указанием номера и даты акта об уничтожении документов (например: «Уничтожено. Акт от № »).

IX. Контроль за состоянием конфиденциального делопроизводства

Внутренние проверки состояния конфиденциального делопро­изводства проводятся в организации не реже одного раза в год.

При проведении проверки специально созданной приказом по организации комиссией осуществляются следующие действия:

  • проверяется выполнение требований Инструкции по конфиденциальному делопроизводству;
  • производится сверка наличия дел и документов с выборочным полистным просмотром документов;
  • контролируется правильность ведения учета доку­ментов с грифами конфиденциальности;
  • проверяется порядок хранения документов с грифа­ми конфиденциальности;
  • формируются предложения о снятии грифа конфи­денциальности (с последующим вынесением на рас­смотрение Экспертной комиссией организации).

Проверки осуществляются по имеющимся в организации учетным документам.

Результаты проверки оформляются актом, в котором подводят­ся итоги проверки конфиденциального делопроизводства, отмечают­ся выявленные недостатки и даются предложения по улучшению состояния дел по вопросам защиты конфиденциальной информации.

Важно знать!

Проверки наличия докумен­тов с грифами конфиденци­альности в обязательном порядке должны проводить­ся при смене руководителя структурного подразделения, руководителя организации.

По факту утраты документов с грифом конфиденциаль­ности издается приказ по организации о проведении служеб­ного расследования, результаты которого представляются ру­ководству организации.

На утраченные документы составляется акт, соответству­ющие записи вносятся в учетные формы.

Касательно машинных носителей с грифами конфиденци­альности, основные этапы работ аналогичны действиям, осу­ществляемым с документами на бумажных носителях. Форма журнала учета машинных носителей может быть следующей:

Подготовка инструкции по конфиденциальному делопроизводству

Подготовка инструкции по конфиденциальному делопроизводству

Журнал учета машинных носителей с грифами конфиденциальности

Подготовка инструкции по конфиденциальному делопроизводству

Таким образом, конфиденциальное делопроизводство име­ет немало особенностей и отличий от общего делопроизводства (как, например, учет проектов документов, поэкземплярный учет всех копий документов, документирование всех операций, производимых с документами, и т. д.). Все эти особенности и находят свое отражение в Инструкции по конфиденциальному делопроизводству.

Предложенный в данной статье алгоритм работы с доку­ментами с грифами конфиденциальности показал свою эффек­тивность при практическом применении, позволяет выстроить четкий механизм работы с конфиденциальными документами, избежать их утраты и несанкционированного доступа к ним.



[1]Учетный номер можно оформлять в колонтитуле на лицевой или оборотной стороне каждой страницы документа, шрифтом № 6 или 8, например: уч. №_.

О.А. Лепеха, начальник отдела документационного обеспечения ООО «Газпром инвестпроект»

Гипермаркет профессиональной информации

"Современные технологии документооборота и делопроизводства"- журнал для руководителей служб ДОУ, начальников делопроизводственных подразделений, заведующих канцеляриями, общими отделами и архивами о практике управления документами в электронном и бумажном видах.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль