Субординация и делегирование полномочий: психологический аспект

1255
Субординация — это принципы взаимоотношений между сотрудниками и руководителями, определяющие подчинение и общение в компании. Как правило, задача секретаря — следить за соблюдением субординации. И часто секретари испытывают трудности при переходе в новую компанию, с правилами, отличными от предыдущей. Так как в одних организациях отношение к субординации простое, а в других субординация может быть главенствующим правилом.

Из этой статьи вы узнаете:

  • на каких видах власти основывается субординация;
  • какие существуют виды субординации;
  • как адаптироваться в компании со строгими правилами субординации;
  • как относиться к делегированным задачам.

Виды власти

Субординация и делегированиеВласть — это основа субординации, потому что именно власть одного человека порождает послушание других. Власть -  это возможность воздействовать на других людей, подчинять своей воле, менять их поведение. Сущность власти разнообразна.

1. Власть, основанная на принуждении — зиждется на страхе перед наказанием, когда подчиненные знают или верят в то, что неисполнение обязанностей или поручений повлечет проблемы.

2. Власть, основанная на поощрении, — зависит от способности руководителя удовлетворить запросы и потребности подчиненных, которые выполняют работу в расчете на такое поощрение.

3. "Законная власть", или традиционная (основанная на традициях). Существует в коллективах, в которых отношения держатся на убеждении, что право давать распоряжения - неотъемлемое право руководителя, а задача сотрудников - выполнять его приказы. Это считается нормальным порядком вещей: "так было всегда". Распоряжения при этом обсуждению не подлежат и выполняются беспрекословно.

4. Эталонная власть, или "магия личных качеств" — рождается из авторитета руководителя, способного во всем быть примером для подчиненных, которые добровольно соглашаются на послушание и подражание,.

5. Экспертная власть — это власть компетентного руководителя, подчиненные которого признают его как обладателя больших, чем они, знаний.

Стиль управления каждого руководителя представляет собой сочетание в разных пропорциях всех этих видов власти. У каждого вида есть и преимущества, и недостатки.

Например, власть на принуждении может быть эффективна, когда нужно решать проблемы с производственной дисциплиной, или в коллективы часты случаи неисполнения поручений. Однако при таком подходе невозможно построить позитивные отношения с подчиненными. Сотрудники будут хорошо работать только пока за ними приглядывают. И руководитель рискует стать заложником такой ситуации каждый раз, когда ему придется оставит их без присмотра.

Власть, основанная на поощрениях является затратным способом управления. Если она подразумевает регулярные материальные вознаграждения, то для ее поддержания постоянно требуются значительные ресурсы. При этом есть большой риск избаловать сотрудников, которые уже не захотят исполнять даже основные обязанности без премий. Можно использовать моральные поощрения - похвалу, внимание, эмоциональный контакт с подчиненными, помощь в адаптации. Но тогда это скажется на занятости самого руководителя. Кроме того, такой вариант управления потребует от него высокого уровня коммуникативных навыков, мастерства общения, эрудированности. Ведь только при таких личностных данных руководитель способен одной только беседой внушать подчиненным свои идеи, удовлетворять их потребность в мотивации.

Схожая проблема и с властью примера и экспертной властью. Руководитель изначально должен быть непререкаемым авторитетом для своих подчиненных. Такую власть (а вернее - уважение) трудно заслужить, но легко потерять. Именно такой руководитель способен воспитать в подчиненных желание и способность самостоятельно работать, уметь действовать в команде, стремиться к обучению. Согласно опросам, большинство руководителей мечтают именно о такой власти, когда сотрудники слушаются их не из страха или выгоды, а потому что уважают и верят в их правоту.

Виды субординации

Итак, что такое субординация? Любой словарь нам подскажет, что это слово произошло от латинского Subordinatio — "подчинение", "послушание", "воинская дисциплина", и обозначает систему взаимоотношений между руководителями и подчиненными, иерархическую вертикальную связь между ними в процессе управления.

Правила субординации отличаются в разных компаниях и зависят от личности руководителя, количества работников и прочих обстоятельств.

Пример 1.

В маленьком туристическом агентстве работают 8 человек. Офис небольшой, всего две маленькие, уютные комнаты. Генеральный директор сидит в одной из них, вместе со всеми. Сотрудники называют друг друга по имени. Обязанности сотрудников подразумевает полную взаимозаменяемость, поэтому нет четкого разделения по функциям. Причем в случае болезни и отпуска одного из менеджеров, генеральный директор при необходимости легко присоединяется к работе с клиентами. Водитель  может выполнить работу курьеру и т.д.

Пример 2.

В крупном научном институте, включающем в себя факультеты, кафедры, деканаты и т. п., функционал всех сотрудников четко разделен.Все начальники сидят в отдельных кабинетах, и попасть на приме возможно только через секретаря. Никто не будет брать на себя чужие обязанности по множеству причин: из опасений не справиться, из-за вероятности выяснения отношений (из разряда: "а кто Вас просил делать мою работу?").

Очевидно, что в приведенных примерах субординация основана на разных правилах.

Пример с туристическим агентством - это пример компании с "плоской" структурой управления и простыми правилами общения подчиненных с руководителем. Отсутствие отдельных кабинетов, возможность непосредственного обращения к начальству и вхождения в кабинет (а чаще — отсутствие отдельного кабинета), обращение друг к другу на "ты" — характерны для такого вида субординации. В компаниях с такой структурой управления подчиненные следуют простым правилам субординации, она легко нарушается (контакт с руководителем "через голову") без последствий. В такой организации можно успешно работать.  Но это требует периода привыкания, если вы имеет опыт работы в более строгой структуре.

Но особенно проблематичен обратный переход — из простых отношений в четко выстроенные иерархические, где субординация — основополагающий принцип.

Как адаптироваться в компании со строгими правилами субординации

1. Проявляйте внимательность! Представьте себя ... шпионом. Ваша первоочередная задача — наблюдать, как ведут себя коллеги, и попытаться понять принятые в компании правила взаимодействия между сотрудниками и отделами: каков стиль общения, кто имеет право обращать к руководству и по какому вопросу, какие существуют запреты.

2. Следуйте этим правилам. Вряд ли вас взяли в эту организацию для того, чтобы вы меняли принятый стиль общения. Как правило, такая задача ставится перед руководителями высокого уровня, и секретарь или помощник вряд ли способен ее выполнить.

Таким образом, ваша задача — не совершить "революцию", а наоборот, приспособиться. Как? Учить имена, запоминать даты, следовать правилам.

3. Не бойтесь спрашивать. Во-первых, это лучший способ узнать нужную вам информацию, а во-вторых, — способ сблизиться с коллегами. Ведь просьба о совете или подсказке никого не может оставить равнодушным. Любому человеку всегда приятно, когда совета спрашивают именно у него. Поэтому задавайте вопросы при любом удобном случае. Придумайте несколько коротких вежливых формулировок для обращений, например: "Я здесь человек новый, но не хотелось бы попасть в неловкое положение, посоветуйте пожалуйста, как лучше...", "Я еще не знаю всех правил, подскажите, что сделать, чтобы..." и т.д.

5. Будьте снисходительны к себе. Примите тот факт, что новое место работы - это всегда стресс. В различных компаниях стили управления всегда отличаются, и привыкание к новым правилам — еще больший стресс. Не зацикливайтесь на ошибках, а старайтесь исправить ситуацию. Например, если вы каким-то образом нарушили субординацию, следует извиниться, выразить сожаление и узнать, как избегать ошибки в дальнейшем. Ваше промедление в такой ситуации или мнение, что нарушение не является ошибкой (, например, ели вы приведете в пример ваш прошлый опыт, когда вы общались с руководителем на "ты"), может сказаться негативно на вашем имидже. Вас примут за человека, способного "подсидеть", "прыгать через голову начальника", а значит — "опасного" и "непредсказуемого".

6. Помните, что именно ваша должность секретаря или помощника подразумевает быть на страже субординации. Именно строгая иерархическая структура придает вашему статусу важность и дополнительную ценность. Тем более не позволяйте, чтобы ваш имидж каким-либо образом сказывался на имидже вашего руководителя.

Делегирование: психологические аспекты

Делегирование — это ситуация, когда руководитель поручает подчиненному часть своей работы или конкретную задачу (проект). Как это может происходить, напрямую зависит от принятых в компании правил субординации.

Делегируя сотруднику какую-либо задачу, руководитель также передает ему полномочия для ее выполнения. Ведь круг полномочий как правило ограничен обязанностями, и новая задача может потребовать расширить возможности сотрудника на время выполнения им задания.

Таким образом, руководитель, передавая подчиненному часть своих обязанностей, передает ему и часть своих прав. А сотрудник, в свою очередь принимает на себя ответственность. И это прямо вытекает из определения слова "делегирование". Ответственность подразумевает обязательство выполнить задачу и отвечать за ход выполнения и качество результата.

Отметим, что начальник тем не менее по-прежнему несет ответственность за всю работу в целом. И за провал делегированных им задач отвечает перед лицом вышестоящих руководителей. Он не сможет  сказать: "Я поручил это Ивановой, а она не справилась". Так аргумент не может быть оправданием. Именно поэтому любой руководитель делегирует задачи только тем, в ком он может быть уверен.

Какой бывает первая реакция в ситуации, когда ваш руководитель говорит вам: "Сейчас у меня в работе очень сложный проект, и я хочу, чтобы именно вы взяли на себя часть работы по его реализации"? Чаще всего это либо страх ("А вдруг я не справлюсь?"), либо отторжение ("Ну вот, снова дополнительная работа за ту же зарплату!").

Действительно, многие воспринимают делегированные поручения исключительно как дополнительную нагрузку без компенсации. Вы можете и отказаться, аргументировать свое мнение начальнику, и скорее всего он не будет настаивать на том, чтобы делали эту работу. Но в то же время, если ваш руководитель нуждается в активных амбициозных сотрудниках, в команде, на которую он мог бы положиться, не исключено, что ваш отказ будет поводом для дальнейшего расставания с вами.

Поэтому предлагаем вам поработать над своими установками и начать рассматривать делегирование как опыт освоения новых знаний и навыков, получения новой информации, профессионального развития. По большому счет, нет другого пути для изучения особенностей работы руководителя или коллег, кроме совместной работы с ними над какой либо новой задачей. Если вы планируете дальнейшую карьеру, делегированные поручения - наилучшая возможность проявить себя и продвинуться. Такой подход одновременно позволяет бороться и со страхами перед неудачей: ведь он не настолько велик, чтобы отказываться от перспектив. Ваше внимательное отношение к полученному заданию, детализированный подход, умение продумать возможные сложности и усилия, которые вы прилагаете, чтобы их избежать, неизбежно оправдают доверие руководителя.

Мотивация не обязательно всегда должна быть материальной. Сам факт, что руководитель делегировал задачу именно вам, несмотря на то, что она не входит в круг ваших обязанностей, означает, что он верит в ваши способности и доверяет вам.

Успешное выполнение ряда делегированных задач может привести к желаемому результату: вас повысят. И тогда возможна ситуация, когда вы столкнетесь с обратной стороной делегирования: необходимость передать свои обязанности новому сотруднику.

Зачастую люди очень ревностно относятся к своей прежней работе. Вам все время будет казаться, что новичок все делает не так.

Пример

Татьяна работала секретарем в крупной компании и получила повышение - перешла а отдел персонала на должность менеджера. На ее место взяли новую сотрудницу Ирину, молодую, но уже с опытом работы. Татьяна очень тяжело расставалась с прежним местом и обязанностями. Она все время находила повод зайти в приемную, но преемницу так и не ввела в курс дела, а поручала ей рутинную неквалифицированную работу: мыть кофейные чашки, делать ксерокопии документов. Более того, Татьяна убедила директора, что новенькая не справится, и продолжала выполнять свои прежние обязанности. В итоге Ирина уволилась.

Эта история отнюдь не единична. Татьяна взвалила на себя двойную работу, а Ирина не смогла проявить достаточно инициативности и характера, чтобы потребовать передачи дел.

Что здесь можно посоветовать?

1. Если вы не уверены в силах нового коллеги, во-первых, подумайте несколько раз, насколько это действительно ваша проблема. Оставьте руководителю решать, с кем ему работать. Но вы можете помочь новичку и успокоите себя, если вместе с ним составите детальные описания и планы работы (например, на период испытательного срока).

2. Если вы испытываете ревность к тем разработкам и ноу-хау, что вы внедрили за время работы, ваши чувства понятны. Но они не должны мешать работе. В таком случае дайте время и себе, и новичку: вводите его в курс дел постепенно и обсуждайте каждое задание. Через какое-то время, когда напряженность исчезнет, вы можете организовать передачу ценных данных как торжественную церемонию.

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

      Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
      • участвовать в вебинарах
      • задавать вопросы экспертам

      Оставайтесь с нами!
      с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль