Как оценить экономическую эффективность системы электронного документооборота

6008
Вопрос, вынесенный в заголовок данной статьи, на протяжении многих лет остается актуальным для большинства российских компаний, приступающих к внедрению СЭД. Более того, часто такой вопрос воз­никает уже непосредственно на этапе внедрения системы, когда проект сталкивается с различными проявлениями социально-психологических факторов, - естественным сопротивлением пользователей изменени­ям, связанным с переходом от бумажного документооборота к электрон­ному.

Команде проекта в этот момент, как никогда, требуются до­полнительные аргументы, способные убедить самых закоренелых скептиков. Наконец, потребность в оценке экономической эффектив­ности СЭД появляется, если организация планирует заменить одну, уже внедренную и работающую систему, на другую. В этом случае вопрос выбора правильного варианта (сохранение ранее сделанных инвестиций или начало нового инвестиционного проекта) приобретает особую актуальность. Оценка выгод от внедрения - сложная задача, требующая глубокого понимания тех изме­нений, которые происходят в организации при вне­дрении СЭД. В данной статье мы попробуем обсудить возможные способы решения этой задачи.

С одной стороны, на качественном уровне многим хорошо понятны и знакомы типичные проблемы организации коллективной работы и документационного управления в его «бумажном» во­площении: длительное время согласования документов (до нескольких недель и даже месяцев), затрудненные коммуника­ции между структурными подразделениями, нарушение сроков подготовки ответов на входящие документы, риски утраты важных документов, длительное время поиска документов в архивах. При таких симптомах на интуитивном и эмоциональ­ном уровне обычно очевидно, что в компании назрел переход к современным технологиям электронного документооборота. Однако внедрение СЭД является отнюдь не дешевым удоволь­ствием, и для принятия соответствующего решения менеджменту большую пользу принесут не только и не столько эмоции, сколько четкое экономическое обоснование проекта.

Компании, разрабатывающие СЭД, все как, один обещают повышение исполнительской дисциплины, сокращение сроков согласования документов и улучшение взаимодействия между подразделениями с помощью их продуктов. Но их предложения содержат в лучшем случае перечень только части тех затрат, которые должна будет понести организация, внедряющая СЭД, а вопросы: «Как и за счет чего инвестиции будут давать отдачу?», «Какие конкретные выгоды в денежном эквиваленте получит организация?», «Каков срок окупаемости проекта?» и подобные им зачастую остаются без ответа. Проблема усугубляется и тем, что специалисты в области документационного обеспечения управления далеко не всегда способны на равных, «на одном языке» обсуждать экономические вопросы с финансовыми службами организации.

Более того, пока вообще нет явных доказательств того, что информационные технологии всегда и однозначно положитель­но влияют на прибыль, получаемую организацией. Даже среди ИТ-специалистов существуют две различные точки зрения на оценку экономической эффективности не только СЭД, но и вообще любых корпоративных информационных систем.

Приверженцы первой утверждают, что оценивать эффек­тивность ИТ-решений можно и нужно. Сторонники второй придерживаются мнения, что это бессмысленно, поскольку дать однозначную оценку в деньгах полученным эффектам очень сложно, если вообще возможно. Однако оценить расходы на внедрение и последующее владение информационной системой могут и те и другие, и результаты таких расчетов будут весьма убедительны.

Такой подход называется «Оценка совокупной стоимо­сти владения», на английском - Total Cost of Ownership (TCO).

Каждая организация, внедряя информационную систему, желает изменить что-то в лучшую сторону в существующем положении дел: сделать более эффективными бизнес-процессы, получить новые возможности для развития бизнеса, решить какие-то проблемы, достичь нового качества. Любые изменения в сложном организме современной компании неизбежно при­водят к изменению экономических показателей этой компании.

Оценка расходной части бюджета инвестиционного проекта внедрения СЭД

Рассмотрим, какие инвестиции необходимы организации, при­ступающей к внедрению СЭД.

Как показывает практика, общая стоимость внедрения СЭД «под ключ» - от нескольких тысяч до десятков тысяч рублей на одно рабочее место, а годовая стоимость последу­ющего владения может достигать 20-30% от первоначальных инвестиций.

Прямые затраты

В целом проект внедрения СЭД в части инвестиций на этапе внедрения мало отличается от проекта внедрения любой другой ИТ-системы. Как и в любом другом проекте, требуется обо­рудование, на котором будет работать система (т. н. аппаратное обеспечение). Для работы СЭД необходим, по крайней мере, один сервер, но часто их требуется несколько, особенно при наличии территориально удаленных подразделений или фили­алов. Если при внедрении СЭД автоматизируется массовый перевод документов в электронный вид, будет очень полезен специальный сканер, поддерживающий режим потоковой обработки. Также может потребоваться дополнительное обору­дование - принтеры для печати наклеек со штрихкодами, планшеты для мобильных рабочих мест руководителей, обо­рудование для работы с ключами электронной подписи.

Конечно, вполне возможно, что все перечисленное уже имеется в организации (фактически, инвестиции были сделаны ранее) или же в компании могут использовать вычислительные мощности, арендуемые у внешних организаций, например, в т. н. облачной модели. Однако и в том и в другом случае мы имеем дело не с отменой, а лишь с перераспределением инвестиций на другие временные периоды.

Кстати, похожее перераспределение имеет место при внедрении СЭД на основе свободного программного обе­спечения.

Мнение эксперта:

М.М. Алхутова, начальник Отдела документационного обеспечения управления Управления обработки документов и клиентских данных Связного Банка (ЗАО)

В современных условиях развития биз­неса без экономической оценки любого нов­шества, которым может быть и система элек­тронного документооборота, не обойтись. СЭД, как и любой информационный продукт, имеет свою абсолютную стоимость, выра­женную в денежном эквиваленте. Но всегда ли именно экономическая оценка должна быть основой для внедрения каких-либо но­ваций? Возникают ситуации, когда в органи­зации интуитивно понимается необходи­мость изменения технологий, организации работы, управления, модернизации обору­дования, но при оценке чистой прибыли от реализации данных мероприятий зачастую получается совершенно обратный результат, ведь и доход порой невелик, и процессы уже налажены, а любое новшество - это определенный риск. Возможно, наиболее смелые или продвинутые специалисты, представив руководству подобный экономи­ческий расчет от внедрения СЭД, попытают­ся до него донести, что «не в деньгах сча­стье». Если руководство прислушивается к такой «народной мудрости», понимает необ­ходимость изменений и обладает пример­ным объемом запрашиваемых денежных средств, то будьте уверены, что проект будет реализован.

Но, к сожалению, не все компании имеют соответствующие экономические возможно­сти. Вот в таких случаях и нужно доказать, какие же плюсы будут иметь предложенные нововведения. Бесспорно, внедрение новой или модернизация существующей СЭД по­требует полноценной и всесторонней оцен­ки, основные аспекты которой были затро­нуты в представленной для обсуждения статье. Экономическую оценку в данном слу­чае следует рассматривать как одну из мно­гих других сторон, которые должны повли­ять как на принципиальное решение о необходимости нововведений, так и на вы­бор различных предложенных вариантов.

Как правило, любая организация имеет устоявшуюся управленческую и организаци­онную систему с соответствующими для нее бизнес-процессами и системой документо­оборота. Все новое должно опираться на действующие наработки, которые следует развивать и упрощать в эксплуатации. При внедрении СЭД постарайтесь учесть все ошибки и проблемы, которые существовали в старой схеме работы и которые оказывали отрицательное влияние на развитие бизнеса. Не гонитесь как за очень дорогими, так и за очень дешевыми программами. На пер­вые действительно может не оказаться средств, что может привести к обратному эффекту - в дальнейшем средства не выде­лят даже на недорогой проект.

Постарайтесь выбрать оптимальную для конкретной организации СЭД - с определен­ным набором функций, возможностью на­строек, учитывая объем документооборота и количество пользователей. Нецелесообраз­но «стрелять из пушки по воробьям», заку­пив дорогую неповоротливую систему толь­ко для одной функции.

Сделайте полноценный анализ всех су­ществующих или только специализирован­ных СЭД (например, по работе с обращени­ями граждан или по организации архивного хранения), если вы не нашли подходящих именно вашей компании «всеобъемлющих» разработок. Попробуйте доказать, что часть работ по внедрению может быть про­ведена своими силами без привлечения дополнительных денежных средств. Одна­ко не стоит экономить на техподдержке, если у вас в организации нет узких специ­алистов.

Предлагайте разные варианты снижения стоимости СЭД, но не за счет ее качества. Одним из вариантов снижения цены на про­грамму может быть рассрочка платежей или постепенное внедрение разных модулей си­стемы с оплатой по факту внедрения.

Если чистая экономическая прибыль не столь велика - делайте акцент на косвен­ных эффектах, например, на повышение ко­личества обрабатываемых документов или высвобождение времени для другого вида деятельности, ведь, как известно, «время -деньги». Обязательно обратите внимание руководства, что внедренная СЭД должна стать единым информационным простран­ством, в котором должны работать все со­трудники организации. А если возникнут психологические препоны со стороны пользователей, то будьте готовы к решению и этой проблемы.

Представьте на рассмотрение не только явную эффективность внедрения - обяза­тельно озвучьте проблемы и риски, связан­ные с проектом. Скорее всего, после выне­сения положительного решения будет трудно или затратно сворачивать проект из-за недостатка информации.

Самое главное, проявите искреннюю за­интересованность во внедрении проекта и, пользуясь аргументами, изложенными выше, попробуйте доказать руководству, что опи­санный вами вариант, так необходимый для повышения эффективности работы и разви­тия бизнеса, - самый подходящий именно для вашей организации.

Кроме аппаратного обеспечения, для внедрения СЭД тре­буется системное программное обеспечение платформенно­го уровня.

Мнение эксперта

Е.В. Романченко, эксперт в сфере делопроизводства и электронного документооборота

Нельзя не отметить актуальность про­блемы, рассматриваемой в публикации.

На современном этапе развития инфор­мационных систем все большее количество государственных и частных организаций ста­вят себе целью автоматизировать работу с документами, повысить эффективность управления, сделать процессы более про­зрачными и оптимальными.

Вместе с тем далеко не все на этапе по­становки такой цели понимают, сколько средств и ресурсов необходимо для реали­зации такого решения, каков будет реаль­ный эффект от внедрения.

Ценность материала, изложенного в ста­тье, на мой взгляд, состоит в том, что автор подробно, пошагово излагает всю информа­цию, связанную с затратами на проект авто­матизации документооборота, а также пред­лагает вариант расчета экономического эффекта от внедрения, приводит описание как косвенного, так и прямого эффекта от реализации проекта.

Хочется подчеркнуть, что такую работу должна проделывать сформированная для проекта команда еще на этапе планирова­ния проекта (определение зоны автомати­зации, количества пользователей и проч.) и выбора информационной системы, с по­мощью которой будет производиться ав­томатизация процессов управления доку­ментами.

Полная оценка эффективности проекта всегда представляет особый интерес для ру­ководителя организации или акционера, ко­торый инвестирует свои средства в развитие организации. Зачастую от того, насколько полно и правдоподобно сделан расчет эф­фекта от внедрения проекта, может зависеть решение о внедрении информационной системы. При этом в расчет стоимости внедрения может включаться информация о том, как произво­дился выбор СЭД (какие варианты рассма­тривались, по какой причине выбрали кон­кретную информационную систему, сравнение по стоимости внедрения разных информационных систем).

И, безусловно, общую информацию по оценке эффективности автоматизации доку­ментооборота желательно доводить до ру­ководителей и сотрудников подразделений, задействованных в проекте, что позволит снизить операционные риски, сделать про­ект привлекательным для всех потенциаль­ных пользователей системы.

При этом стоит отметить, что в статье приведены общие подходы к определению эффекта от внедрения программного про­дукта. Для каждой организации, с учетом ее структуры, количества пользователей, обла­сти автоматизации, эффект будет разным.

Например, это может быть ECM-система, на основе ко­торой строится СЭД (IBM Domino, EMC Documentum, MS SharePoint) или СУБД (MS SQL, Oracle...).

Обычно программное обеспечение данного класса имеет множество самых разнообразных моделей лицензирования, мно­гие из которых являются достаточно сложными для понимания.

Например, в формулы для расчета стоимости лицензий может входить число используемых для работы системы серверов и показатели их производительности, число заре­гистрированных в системе пользователей, число одновре­менных подключений к системе, количество документов, обрабатываемых за определенный период.

Более того, стоимость лицензий может сильно зависеть от наличия пакетных соглашений между организацией и постав­щиком ПО, а также от вида деятельности организации.

Например, для государственных и учебных организаций многие поставщики предлагают ПО с большими скидками.

Но для задачи расчета экономической эффективности СЭД ситуация существенно упрощается, поскольку все эти сложные и трудоемкие расчеты обычно берут на себя поставщики СЭД, приводя все необходимые цифры в своих технико-коммерческих предложениях.

Очевидно, что закупкой аппаратного обеспечения и плат­форменного ПО дело не ограничивается. Организации, внед­ряющей СЭД, придется оплачивать лицензии самой СЭД и многочисленные работы по внедрению: консалтинг, установ­ка и настройка, кастомизация (модификация системы под специ­фические требования заказчика), обучение пользователей и технических специалистов. После запуска системы в эксплуа­тацию нужно ежегодно оплачивать обновления ПО. Очевидно также, что организации приходится нести постоянные расходы на администрирование системы и техническую поддержку пользователей.

О косвенных затратах и оценке доходной части бюджета проекта внедрения СЭД читайте в №1 журнала "Современные технологии делопроизводства и документооборота"

Д.А. Романов, директор по развитию технологий информационного менеджмента, «Логика Бизнеса 2.0»

Как оценить экономическую эффективность системы электронного документооборота

"Современные технологии документооборота и делопроизводства"- журнал для руководителей служб ДОУ, начальников делопроизводственных подразделений, заведующих канцеляриями, общими отделами и архивами о практике управления документами в электронном и бумажном видах.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль