Работа с документами на сервисе Яндекс.Диск

4596
Сегодня популярность электронного документооборота возрастает, и все больше организаций понимают, насколько удобно работать с документами в электронном виде. Но поскольку полноценная си­стема электронного документооборота - довольно дорогое и не всегда оправданное удовольствие, поиск решений, ее заменяющих, также не останавливается ни на минуту. Мы представим вам одно из них.

Сегодня популярность электронного документооборота возрастает, и все больше организаций понимают, насколько удобно работать с документами в электронном виде. Но поскольку полноценная си­стема электронного документооборота - довольно дорогое и не всегда оправданное удовольствие, поиск решений, ее заменяющих, также не останавливается ни на минуту. Мы представим вам одно из них. Как и любая альтернатива электронному документообороту, полноценную СЭД оно не заменит, но поможет справиться с проблемой совместного доступа к документу и редактирования его несколькими пользователями. Речь идет об от­носительно недавно появившемся сервисе под названием Яндекс.Диск.

Совместный доступ к документам нескольких пользователей систе­мы может упростить ряд процессов делопроизводства, среди которых:

• регистрация документов;

• согласование проектов документов;

• работа над проектами документов;

• отправка документов на исполнение;

• контроль исполнения документов;

• хранение электронных копий документов.

© Евгения Кожанова, 2014

специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Основные преимущества использования сервисов, подобных Яндекс.Диску

Во-первых, информация больше не привязана к одному устройству (компьютеру, флеш-карте). Однажды загрузив файл в систему, пользо­ватель получает возможность работать с ним с любого устройства и бук­вально отовсюду, где есть точка доступа в Интернет.

Во-вторых, пользователь - владелец файла может открыть доступ к файлам для редактирования другим пользователям. Одновременно система безопасности сервиса надежно защищает информацию от тех

пользователей и устройств, у которых нет соответствующих прав до­ступа.

В-третьих, доступ к файлам, хранящимся в сети, не зависит от исправ­ности техники. И если что-то случилось с одним компьютером, то работу можно продолжить с другого, равно как и с планшета или смартфона.

Что нужно знать, прежде чем начать пользоваться сервисом Яндекс.Диск

Сервис бесплатно предоставляет пользователям до 20 ГБ виртуаль­ного пространства для хранения файлов. Дополнительное место при­дется покупать. Пространство продается пакетами по 10 ГБ, 100 ГБ и 1 ТБ. Стоимость соответственно: 30 руб./мес. (300 руб./год), 150 руб./мес. (1500 руб./год), 900 руб./мес. (9000 руб./год)[1]. По нашему мнению, это вполне посильные затраты даже для малого бизнеса и однозначно не­сравнимые со стоимостью установки и обслуживания СЭД.

Яндекс.Диск доступен для установки на компьютерах с операцион­ными системами Windows, Mac OS X, Linux и на мобильных устройствах на платформах Android, iOS, Symbian, Windows Phone, Windows 8.

Помимо основных (хранение и настройка доступа к файлам) функций, сервис предоставляет пользователям и дополнительные. Среди них хочется выделить резервное копирование данных - очень полезная возможность при работе с корпоративными документами.

С полным перечнем дополнительных утилит для различных операционных систем можно ознакомиться на странице «Приложения с поддержкой Яндекс.Диска» (www.help.yandex.ru/disk/apps.xml).

И, наконец, для использования сервиса каждый его пользователь должен иметь постоянный и качественный доступ в Интернет.

Знакомство с Яндекс.Диском

Чтобы открыть страницу Яндекс.Диска, нужно перейти на главную страницу Яндекса и либо ввести запрос «Яндекс.Диск» в строке поиска, либо нажать на ссылку еще над этой строкой и выбрать в выпавшем меню команду Диск. Выполнив одно из этих действий, пользователь окажется на главной странице сервиса (рис. 1).

Здесь можно получить общую и более подробную информацию о сервисе Яндекс.Диск, ознакомиться с его функциями, почитать блог сервиса, пользовательское соглашение и т. п. После ознакомления на­жмите на кнопку Войти.

О создании учетных записей, установке Яндекс.Диска, сохранении и переносе файлов на Яндекс.Диск читайте в №1 журнала "Справочник секретаря и офис-менеджера".

Работа с документами на сервисе Яндекс.Диск

 

[1]Цены и предложения, действительные на сентябрь 2013 г.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль