text
Секретариат

Модернизация СЭД или внедрение новой: что выбирают компании

  • 10 февраля 2014
  • 1921

Как понять, что информационная система не соответствует изменившимся потребностям компании? Факторы, на которые обращают внимание при принятии решения в пользу или против заказной доработки СЭД. В каких случаях правильнее принимать решение в пользу выбора и внедрения новой СЭД? Что делать, если с помощью СЭД изначально было автоматизировано незначительное количество процессов управления документами?

Довольно часто на практике встречаются ситуации, когда в компании есть и используется система электронного документооборота, но вместе с тем существует явная неудовлетворенность от того, как происходит работа с документами в электронном виде. Предлагаем рассмотреть подробно причины этого, провести анализ ситуаций, возникающих на практике, и предложить пути выхода из них. Кроме того, в настоящей статье мы рассмотрим случаи, когда действитель­но необходимо внедрение нового программного продукта, и те, когда можно решить проблему путем настройки или модернизации имею­щейся информационной системы.

© Е.В. Романченко, 2014

канд. ист. наук, эксперт в сфере делопроизводства и электронного документооборота

Итак, причин неудовлетворенности от работы с доку­ментами в электронном виде может быть несколько, но наиболее часто на практике сталкиваются с двумя.

Причина 1. СЭД внедрялась достаточно давно и перестала удовлетворять потребностям компании по автоматизации бизнес-процессов на текущий момент

Компания, которая однажды внедрила СЭД, должна получить универсальный инструмент для решения вопросов оператив­ного поиска информации и документов, повышения исполни­тельской дисциплины, скорости принятия управленческих ре­шений и т. д. Однако на практике не все и не всегда бывает именно так.

Следует понимать, что после внедрения СЭД компания «не стоит на месте», продолжает развиваться, у нее появляются новые цели и задачи, при достижении которых происходит изменение, совершенствование процессов, появление новых документов, изменение маршрутов движения документов, уве­личение количества пользователей. В результате фактического изменения процессов обработки документов может появиться необходимость изменения настроек, которые ранее были вы­полнены в СЭД.

Например, с развитием организации может быть раз­работана типовая форма распорядительного документа, что может повлечь изменение маршрута согласования ряда до­кументов, оформленных в соответствии с новой типовой формой.

Или изменение линейки банковских продуктов может повлечь изменение перечня полномочий доверенных лиц, осуществляющих работу с клиентами, что, в свою очередь, приведет не только к обязательному изменению форм доверенностей, но и потребует изменения настроек в СЭД, если этот процесс был ранее автоматизирован. И так далее.

Как понять, что информационная система не соответствует изменившимся потребностям компании?

На какие факторы при принятии решения за или против заказной доработки СЭД необходимо обращать внимание?

В каких случаях правильнее принимать решение в пользу выбора и внедрения новой СЭД?

Ответы на эти и другие интересующие Вас вопросы получите в журнале "Современные технологии делопроизводства и документооборота" №2 2014.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.