Модернизация СЭД или внедрение новой: что выбирают компании

1895
Как понять, что информационная система не соответствует изменившимся потребностям компании? Факторы, на которые обращают внимание при принятии решения в пользу или против заказной доработки СЭД. В каких случаях правильнее принимать решение в пользу выбора и внедрения новой СЭД? Что делать, если с помощью СЭД изначально было автоматизировано незначительное количество процессов управления документами?

Довольно часто на практике встречаются ситуации, когда в компании есть и используется система электронного документооборота, но вместе с тем существует явная неудовлетворенность от того, как происходит работа с документами в электронном виде. Предлагаем рассмотреть подробно причины этого, провести анализ ситуаций, возникающих на практике, и предложить пути выхода из них. Кроме того, в настоящей статье мы рассмотрим случаи, когда действитель­но необходимо внедрение нового программного продукта, и те, когда можно решить проблему путем настройки или модернизации имею­щейся информационной системы.

© Е.В. Романченко, 2014

канд. ист. наук, эксперт в сфере делопроизводства и электронного документооборота

Итак, причин неудовлетворенности от работы с доку­ментами в электронном виде может быть несколько, но наиболее часто на практике сталкиваются с двумя.

Причина 1. СЭД внедрялась достаточно давно и перестала удовлетворять потребностям компании по автоматизации бизнес-процессов на текущий момент

Компания, которая однажды внедрила СЭД, должна получить универсальный инструмент для решения вопросов оператив­ного поиска информации и документов, повышения исполни­тельской дисциплины, скорости принятия управленческих ре­шений и т. д. Однако на практике не все и не всегда бывает именно так.

Следует понимать, что после внедрения СЭД компания «не стоит на месте», продолжает развиваться, у нее появляются новые цели и задачи, при достижении которых происходит изменение, совершенствование процессов, появление новых документов, изменение маршрутов движения документов, уве­личение количества пользователей. В результате фактического изменения процессов обработки документов может появиться необходимость изменения настроек, которые ранее были вы­полнены в СЭД.

Например, с развитием организации может быть раз­работана типовая форма распорядительного документа, что может повлечь изменение маршрута согласования ряда до­кументов, оформленных в соответствии с новой типовой формой.

Или изменение линейки банковских продуктов может повлечь изменение перечня полномочий доверенных лиц, осуществляющих работу с клиентами, что, в свою очередь, приведет не только к обязательному изменению форм доверенностей, но и потребует изменения настроек в СЭД, если этот процесс был ранее автоматизирован. И так далее.

Как понять, что информационная система не соответствует изменившимся потребностям компании?

На какие факторы при принятии решения за или против заказной доработки СЭД необходимо обращать внимание?

В каких случаях правильнее принимать решение в пользу выбора и внедрения новой СЭД?

Ответы на эти и другие интересующие Вас вопросы получите в журнале "Современные технологии делопроизводства и документооборота" №2 2014.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль