Активировать демодоступ

Секретариат

Рынок труда секретарей: как найти работу мечты

24 октября 2019
265
Средний балл: 0 из 5

Расскажем о требованиях рынка труда и ожиданиях работодателей. Объясним, как выгодно презентовать себя и получить работу мечты.

Материалы по теме:

Должностная инструкция секретаряПосмотрите, с какими обязанностями нужно будет справляться
Оценочный лист компетенций секретаряИзучите, что будет оценивать рекрутер
План самопрезентации для интервьюПодготовьтесь к собеседованию

Какие требования сегодня предъявляют руководители к секретарям и помощникам

Профессия секретаря — одна из самых востребованных на рынке труда. С каждым годом она насыщается новым содержанием. Появляются новые виды должностей: секретарь-референт, бизнес-ассистент, офис-менеджер, помощник руководителя. Часто должность секретаря рассматривают как стартовую позицию. Девушки с высшим образованием, хорошим знанием иностранного языка начинают свою карьеру с работы секретаря в компании для того, чтобы в дальнейшем подняться по карьерной лестнице.

Какие помощники и секретари сегодня нужны руководителям

«Человек нужен „с огоньком“ и горящими глазами, готовый развивать и развиваться. Крайне важны стремительность и быстрая моторика. Важны кругозор и умение общаться и делать это вежливо, но настойчиво — когда необходимо», — это основные требования к персональному ассистенту одной медийной персоны весной 2018 года. По опыту анализа других требований работодателей понятно, что они типичны для секретарей и помощников руководителей.

Самое ценное качество в помощнике для руководителя — абсолютная преданность, затем — исполнительность и интеллект. Сами же секретари распределяют качества в ТОП-3 по-другому: интеллект, коммуникабельность и инициативность.

Необходимые качества секретарей руководителей: два взгляда

Рынок труда секретарей: как найти работу мечты

Посмотреть топ-10 навыков, которые руководители ценят в секретарях

Руководители ждут, что секретарь будет:

  • знать все события, которые происходят в подразделении, организации, данном направлении деятельности;
  • вести делопроизводство, фильтровать и сортировать документы и звонки;
  • тонко чувствовать настроение своего шефа и оказывать ему психологическую поддержку;
  • вкладывать личное обаяние и незаурядные навыки общения для установления нужных контактов и создания привлекательного имиджа и руководителя, и дела, которым он занимается;
  • постоянно развиваться профессионально, чтобы генерировать идеи и реализовывать их;
  • оставаться в тени, соблюдать сдержанность и дистанцию во взаимоотношениях с руководителем.

Что не любят руководители

Руководители не любят, когда тратят деньги излишне, когда секретарь или помощник не ценит эти деньги, идет ли речь о билетах, бронировании гостиниц, сервисах, услугах, продуктах. Не любят управленцы и секретарей, которые слишком привлекают к себе внимание. Яркая одежда отвлекает от работы, обращает на себя внимание не только руководителя, но и всех, кто попадает в круг делового общения. Начальника раздражает, когда секретарь не умеет слушать и делает, как сам считает нужным.

Какие профессиональные навыки нужны секретарю

Сегодня руководители ждут от секретарей кроссфункциональности. Управленцам в помощниках важны: навыки менеджера, психолога, организатора, кадровика и HR-специалиста, копирайтера и PR-щика, маркетолога, финансиста. Важен и уровень владения программами и сервисами. Происходит дальнейшая автоматизация работы, и как следствие – уменьшается время на одну операцию. Поэтому на собеседовании конкурентоспособность помощников и секретарей обеспечивают soft skills (умение выстраивать коммуникации, работать в команде, управлять временем, проводить презентации) и digital skills (цифровые навыки).

Стандартные требования к кандидату на позицию секретарь руководителя

Рынок труда секретарей: как найти работу мечты

Плюсы в работе секретаря руководителя

Качества, без которых не построить карьеру

Самое важное качество для секретаря — преданность руководителю и компании. Руководители выясняют, свой ли вы человек, можно ли вам доверять, совпадаете ли вы по мировоззрению, характеру, энергетике, жизненным ценностям. Потому что только со своим человеком можно работать в тандеме.

Второе важное качество — эмпатия и эмоциональный интеллект. Необходимо понимать чувства, эмоции и состояние руководителя, сопереживать ему, правильно вести себя в определенных обстоятельствах. Это означает, что помощник хорошо изучил руководителя, не будет задавать лишних вопросов, чтобы понять, что от него требуется. Хороший помощник по тону голоса, по звуку шагов и другим приметам мгновенно определит, в каком настроении его руководитель.

Третье — важно быть профессионалом. Общие для всех качества: компьютерная грамотность, работа в определенных программах, знание делопроизводства, иностранных языков — одного или двух, умение работать с информацией.

Четвертое качество — предвидеть и действовать на опережение. Предвидеть — одно из главных условий, чтобы действовать на опережение. Помощник должен знать корпоративные цели организации, видеть и обеспечивать связь между своей работой и деятельностью компании. Если не видеть горизонта, можно замкнуться на сиюминутных задачах. Помощник должен также быть в курсе приоритетов руководителя, например: что для него важнее — конечный результат или детали процесса; что ему не нравится — опоздания, анонимные жалобы, беспорядок. Если будете предвидеть ожидания руководителя, сможете их опережать, действовать самостоятельно и заранее, не дожидаясь инструкций.

Зачем руководителю нужен умный секретарь? Чему и как учиться на вашей должности

Пятое качество — проактивность. Влиять на обстоятельства, которые вы можете изменить, — это и есть проактивность. И наоборот: когда вы делаете выбор в пользу зависимости от обстоятельств, становитесь реактивными. Действительно, казалось бы — проще подчиниться обстоятельствам, так спокойнее и безопаснее. Но, принимая такое решение, прикрываясь лозунгом «инициатива наказуема» по любому поводу, мы лишаем себя потенциала для развития.

➤ Будьте в тренде: прокачайте навыки проактивного помощника!

Шестое качество — принимать решения. Некоторые секретари считают, что принимать решения должны только руководители. Но если присмотреться к работе помощника внимательно, мы увидим, что ваш рабочий день складывается из решений по множеству прикладных задач. Первый шаг на пути к любому решению — собрать и оценить информацию. Помощник, который умеет быстро и качественно работать с информацией, может найти что угодно и решить любую задачу.

Седьмое качество — коммуникабельность. Руководитель и его помощник — это мини-организация, которая основана на коммуникации. Качество взаимодействия определяет качество взаимоотношений «руководитель — помощник» и качество совместной работы. Эффективное взаимодействие не означает безоговорочного согласия. Оно означает взаимопонимание.

Как представить себя на собеседовании в лучшем свете

Успех на собеседовании зависит не только от набора личностных и профессиональных качеств, но и от того, как вы их представите. Поэтому важно владеть еще одним важным навыком — самопрезентации. Он пригодится не только для интервью, но и для дальнейшей работы: секретарь и помощник должен уметь рассказать о себе и своей компании.

Продумайте самопрезентацию заранее. Не нужно перечислять сухие факты: где вы родились, где учились, что знаете. Рекрутер вряд ли запомнит вас, если вы сольетесь с толпой соискателей. Расскажите о реальных рабочих ситуациях, с которыми справлялись, о том, почему выбрали эту работу, что можете предложить работодателю. Если у вас нет опыта работы, объясните рекрутеру, чем будете полезны на должности. Например, вы хорошо владеете двумя иностранными языками.

Пример алгоритма самопрезентации на интервью:

  1. Улыбнитесь и назовите свое имя.
  2. Вкратце расскажите о деталях образования.
  3. Отметьте важные для вакансии компетенции и практические навыки.
  4. Расскажите, почему вы хотите работать в этой компании.
  5. При необходимости, скажите пару слов о семье.
  6. Коротко расскажите о хобби и увлечениях.
  7. Отметьте ваши полезные личные качества.
  8. Укажите на свои главные преимущества.
  9. Поблагодарите интервьюера за внимание.

В идеале, самопрезентация должна занимать не больше 2 минут.

Зарплата секретаря и помощника руководителя

Уровень зарплат секретарей находится в пределах 30–70 тыс. руб., помощников руководителей — от 45 до 300 тыс. руб. Колебания в размере заработных плат происходят внутри конкретных вакансий и должностей, которые предполагают различные функционал, профессиональный опыт соискателя, масштабы и специфику компании.

Связь зарплата-опыт-функционал на примере административных вакансий в московских компаниях

Рынок труда секретарей: как найти работу мечты

Итог

Интерес к профессиям секретаря и помощника руководителя не падает. Из года в год вакансий становится все больше. Меняется только функционал, поэтому кандидату на должность важно владеть кросс-навыками, повышать уровень владения программами и сервисами, учить иностранные языки.

logo
×
Простите, что прерываем Вас

Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.