Cекретарь cегодня - кто он?

90
Позиционирование секретаря сегодня. Обязанности традиционного секретаря и управляющего администратора. Основные качества и требования к современному секретарю. Отойдут ли в прошлое обязанности традиционного секретаря?

Международная ассоциация профессиональных администраторов существует давно. Она уже завоевала прочную репутацию эффективного защитника прав администраторов разных уровней, а также помощника в карьерных устремлениях. Наша ассоциация родилась недавно, и опыт зарубежных коллег представляется весьма ценным: мы также хотим стать для наших членов поддержкой и опорой в профессиональном совершенствовании и способствовать повышению статуса секретарей и офис-менеджеров.Здесь мы предлагаем материал нашего постоянного автора, члена Международной ассоциации профессиональных администраторов, в котором представлена история развития профессии секретарь: от отвечающего на телефонные звонки до полноценного помощника руководителя – сотрудника, управляющего администратора. В статье использованы результаты социологических опросов, проведенных Международной ассоциацией.

Профессия секретаря прошла в своем развитии довольно большой путь. Все начиналось с секретаря-машинистки, в чьи обязанности входила главным образом только подготовка документов. Затем секретарю доверили прием телефонных звонков и встречу посетителей. Сегодня на передовую выходят управляющие администраторы, ориентированные не на узкие единовременные задачи, а на корпоративные цели. Все чаще руководители работают вне офиса, все больше им требуется времени на глобальную стратегическую деятельность, все острее становится необходимость в помощниках, способных не только помогать им в повседневных делах, но и брать на себя часть их работы, достойно представлять руководителей в их отсутствие, быть профессиональными управляющими делами. Конечно, традиционные секретарские обязанности никто не отменял, но сравните вчерашний день с сегодяшним:

Традиционный секретарь Управляющий администратор
1 2
Отвечает на телефонные звонки Создает по телефону имидж компании и руководителя, самостоятельно принимает решения по переадресации и завершению звонков
Встречает посетителей Обеспечивает посетителям и клиентам прием и обслуживание, превосходящие их ожидания
Печатает письма Составляет деловые письма, ориентированные на конечный результат
Копирует материалы Собирает и обрабатывает информацию, составляет аналитические отчеты
Напоминает руководителю о назначенных встречах Организует и координирует встречи руководителя, планирует его рабочий день
Выполняет поручения руководителя Предвидит ожидания руководителя, идет на шаг впереди
Старается все успеть, лишнего не делает Планирует свою работу, самостоятельно определяя приоритеты
Действует строго в рамках должностной инструкции Постоянно занимается профессиональным совершенствованием, осваивая новые навыки и умения

Социологические опросы, проведенные в США, подтверждают, что имеется тенденция продвижения управляющих администраторов. По словам Джулии Хиксон, директора рекрутинговой фирмы Kforce Professional Staffing, “самая главная причина, по которой руководство компаний продвигает своих администраторов, – это простая экономика”. Подбирая административный персонал для руководителей, Джулия обычно задает следующий вопрос: “Кого вы скорее возьмете на работу: того, кто лишь отвечает на телефонные звонки и готовит документы, или того, кто делает все это и к тому же помогает вам вести ваш бизнес и действует как бизнес-партнер?”. Руководители выбирают второго.

Эта тенденция начинает проявляться и в России. Результаты опроса, проведенного среди руководителей крупных компаний, показали, что большинство из них хотят видеть в своем помощнике именно управляющего администратора. Главные компетенции “современного секретаря” Проактивность. Быть проактивным – значит быть на шаг впереди, делать больше, чем требуется, предвидеть развитие событий и быть готовым к ним, расширять свой круг влияния. Это возможно, если администратор ориентирован на корпоративные цели, а не на сиюминутные узкие задачи, если он воспринимает свою работу как неотъемлемую часть бизнеса компании.

Простой пример, как быть на шаг впереди: ваш руководитель возвращается из недельной командировки. Что вы можете сделать к его приходу, чтобы помочь быстрее включиться в работу? Вот лишь несколько советов:

  1. Подготовить краткий отчет о том, что произошло за неделю его отсутствия.
  2. Собрать уже обработанную входящую корреспонденцию с вашими комментариями.
  3. Подготовить отчет по поступившим телефонным звонкам.
  4. В первый рабочий день по возможности не назначать встреч для руководителя.
  5. Быть с утра на рабочем месте и не отлучаться из офиса.

Многофункциональность. Сегодняшние администраторы должны быть универсальными и гибкими. Это означает способность оперативно “переключать рычаги” и адаптироваться к быстро меняющимся условиям деловой среды. “Да, мы делали так на прошлой неделе, но это не означает, что так будет всегда”, – говорит Джулия Хиксон.Многофункциональность необходима еще по одной простой причине. В наше время часто происходят такие события, как слияние компаний и сокращение штатов. То и другое неизбежно влечет за собой перераспределение обязанностей. Те, кто обладает дополнительными знаниями и умениями, будут иметь гораздо больше шансов не только остаться в числе сотрудников компании, но и занять более высокую позицию. Лидерство и супервайзинг. Администраторам все больше и больше доверяют возглавлять рабочие группы и проекты, организовывать серьезные и многочисленные мероприятия, обучать вновь набранный административный персонал. Во всех этих видах деятельности от администратора требуется сила личного примера, умение убеждать, контролировать и направлять.

CУПЕРВАЙЗЕР – это организатор работ, тот, кто работает с людьми и с помощью людей, чтобы выполнить свою задачу качественно и в срок

Супервайзер оказывает влияние на людей не с позиции силы, а с позиции личности, побуждая их к действию по их желанию, а не потому, что так надо. Коммуникация. Управляющий администратор действует как мощный коммуникационный узел, в котором сходятся все информационные потоки, – от сотрудников, часто работающих вне офиса, и от сторонних организаций.Строгий деловой внешний вид: длина юбки - до или чуть выше колен, ничего обтягивающего, каблук - максимум 5 см, волосы убраны или аккуратно уложены, никаких декольте и сарафанов.

Эффективная коммуникация – это:

  • довольные клиенты;
  • хорошо организованная работа;
  • своевременно и правильно переданная и полученная информация;
  • точные и достоверные сведения;
  • оперативная обратная связь;
  • вовремя исправленные ошибки;
  • строгое соблюдение сроков и многое другое, что делает работу администратора жизненно важным звеном в компании.

Работа в команде и управление проектами. Эта компетенция идет рука об руку с лидерством и супервайзингом. Главное здесь – достижение согласия и сотрудничества. По словам Линды Смит, административного координатора компании Noble Drilling: “администратор должен уметь организовать себя и других, составлять план работы по проекту, распределять обязанности, устанавливать сроки и следовать им”. Если вам пока еще не доверили возглавить рабочий проект, не отчаивайтесь. Оцените свои способности, проявите инициативу и предложите свою помощь в интересном для вас мероприятии. Думаете, что с вашим руководителем этот номер не пройдет? Попробуйте, возможно, босс приятно удивит вас своим согласием.

Одни проекты будут успешными, другие – не очень, но лучше исправлять ошибки и двигаться вперед, чем оставаться на месте и не предпринимать ничего нового. Конечно, последнее комфортнее и безопаснее, но разве это то, что вам нужно? Самостоятельное решение проблем. Главная цель этой компетенции – обеспечение равноценной замены своему руководителю. Способ решения проблем – это делегирование, т. е. поручение помощнику части работы руководителя вместе с правом на принятие решений и ответственностью за результат. Руководителям сегодня нужны администраторы, которые могут не только выявить проблему, но и предложить ее решение, причем не одно.

Три правила на заметку.

  1. Старайтесь не идти к руководству с проблемой, если у вас нет решения.
  2. Действуйте по принципу “выбери три”, что означает наличие трех возможных решений: А – оптимального, В – резервного и С – на крайний случай.
  3. Не создавайте проблем сами.

Самостоятельно решая проблему, вы достигаете трех целей одновременно:

  • собственно решаете проблему;
  • обеспечиваете своему руководителю защиту его времени и уединения;
  • используете возможность продемонстрировать ваш профессионализм.

Принятие решений. Некоторые администраторы избегают самостоятельного принятия решений, как правило, по следующим причинам:

  • уже имеют неудачный опыт;
  • боятся совершить ошибку;
  • нет гарантии результата;
  • не знают, как решить проблему;
  • опасаются критики;
  • не обладают достаточными возможностями;
  • считают, что это дело руководства;
  • об этом ничего не сказано в должностной инструкции.

Какова бы ни была причина, без принятия решений нет движения вперед. Недостаток квалификации можно и нужно восполнять саморазвитием и самообучением, не дожидаясь инструкций. А что касается ошибок, то мы уже говорили о том, что исправление ошибок лучше, чем бездействие. Кто сказал, что каждое принятое вами решение должно быть безупречным? Администраторы могут и не осознавать того, что они уже априори наделены “встроенной” предпосылкой для принятия решений, а именно – доступом к информации. Компьютерные технологии. Их называют умениями будущего. Действительно, как управлять виртуальным офисом, не будучи с компьютером на “ты”? “До недавнего времени администраторы были чуть ли не единственными сотрудниками в офисе, кто знал, как работает офисная оргтехника и как правильно подготовить документ на компьютере, – говорит Патрисия Джан, административный помощник консалтинговой фирмы Carlson Dettman Associates. – Менеджеры генерировали идеи, а администраторы их осуществляли. Когда я добавляла графику к презентации, на меня смотрели, как на волшебницу”. Теперь многие менеджеры знают и используют прикладные программы, и только единицы просят своих помощников напечатать за них документ на компьютере. Это означает, что администраторы должны превосходить своих руководителей во владении компьютерной техникой. Кроме подготовки документов и презентаций администраторы должны уметь организовывать виртуальные конференции, создавать базы данных, работать с настольными издательскими системами и многое другое.

Означает ли все это, что обязанности традиционного секретаря скоро отойдут в прошлое?

Нет, конечно. Как бы стремительно ни развивались технологии, даже через десять лет у людей не исчезнет желание слышать живой голос, видеть улыбающееся приветливое лицо, принимать чашку кофе из человеческих рук. Обязанности традиционного секретаря останутся, но во многих случаях будут являться частью обязанностей управляющего администратора. Какие бы задачи ни были возложены на вас, главное – это отношение к своему делу: нет ни слишком больших, ни слишком маленьких задач. Тот, кто осознает это, будет иметь успех.


Настоящая универсальность оценивается руководителями как готовность делать все: от чашки кофе до принятия решений
Администратор связывает воедино все удаленные вовлеченные стороны. Коммуникация – это стержень любой организации
Администратор должен быть способен вести проект от начала до конца
Сбор необходимой информации и ее оценка являются первым шагом к принятию любого решения
Чем больше решений вы принимаете, тем больше приобретаете умения, опыта и уверенности, тем более надежную поддержку будет видеть в вас руководство


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль