"вокруг меня огромный мир, в котором масса интересного"

65
Предлагаем вашему вниманию интервью с Еленой Ударцевой, личным помощником генерального директора и руководителем секретариата известной телекоммуникационной компании Zebra Telecom. Елена начинала свою карьеру в Государственной Думе РФ, прошла через многие должности и от каждой смогла почерпнуть необходимые в работе знания. Сегодня Елена рассказывает о своей работе, увлечениях и планах на будущее. Елена считает, что главное для человека – правильно направлять свою жизнь, иметь цель и стремиться к ней. Интервью опубликовано в № 8 "Справочника секретаря и офис-менеджера" за 2009 год.

Предлагаем вашему вниманию интервью с Еленой Ударцевой, личным помощником генерального директора и руководителем секретариата известной телекоммуникационной компании Zebra Telecom. Елена начинала свою карьеру в Государственной Думе РФ, прошла через многие должности и от каждой смогла почерпнуть необходимые в работе знания. Сегодня Елена рассказывает о своей работе, увлечениях и планах на будущее. Елена считает, что главное для человека – правильно направлять свою жизнь, иметь цель и стремиться к ней.

Расскажите, с чего начиналась Ваша карьера?

Моим первым местом работы стала Государственная Дума Российской Федерации. Считаю, что с этим мне очень повезло. Я работала в Управлении кадров. Вообще специфика больших организаций в том, что там каждый сотрудник занимается узким кругом поставленных задач.

Моя функция заключалась в оформлении командировочных удостоверений депутатам и их помощникам. Я попала в период смены созывов, когда увольняли второй созыв депутатов и принимали третий. Заполняла трудовые книжки и, в частности, лично оформила увольнение Владимира Жириновского. Это происходило в декабре 1998 года: шли выборы третьего созыва, народных избранников принимали на работу спустя месяц, в январе 1999. Была проделана солидная работа, потому что госорганам давался всего месяц на увольнение, прием депутатов и передачу дел в архив.

Огромное спасибо этой работе, там я научилась обращаться с документами.

После Госдумы я некоторое время работала в компании, которая занималась организацией обучения за рубежом. Оформляла визы. Я постоянно пропадала в посольстве Великобритании, знала там всех охранников и интервьюеров – ведь я постоянно относила туда документы и сопровождала тех, кто ходил на интервью. Мы оформляли визы не только в Великобританию, но и во все страны шенгенского соглашения, а также в Канаду, Мальту, США, поэтому теперь я хорошо разбираюсь в тонкостях оформления виз.

Следующим этапом моей трудовой жизни стал журнал “Другой”. Это было первое место работы, на котором в моей трудовой книжке появилась запись “секретарь”.

Какие обязанности на Вас возлагались?

Фактически я была секретарем редакции журнала. Я принимала все входящие звонки, распределяла их. Плюс к этому на мне была входящая и исходящая документация, оформление виз и, естественно, прием гостей. Это добавило еще одну грань к моему опыту, потому что люди в редакцию приходили самые разные: и Гордон, и Лукьяненко, и другие известные сейчас творческие личности, и бизнесмены. В частности, один из учредителей журнала был человек с большим опытом руководящей работы. Он очень трепетно относился к налитому в чашку кофе: он должен был налит строго на сантиметр от края чашки, пенка должна быть именно такой, как ему нравится. С тех пор я запоминаю, кто какие напитки пьет.

Прошло шесть лет, а я до сих пор помню, что главный редактор “Другого” пьет чай из огромной кружки: два пакетика чая, обязательно ломтик лимона и шесть ложек сахара.
Арт-директор – из обычной кружки, простой черный чай, можно половину ломтика лимона и две ложки сахара. Вообще в жизни мне очень везет с людьми. Получилось так, что я пришла в журнал “Другой” всего через месяц после его создания, а ушла в самом конце его существования. Ушла к одному из наших рекламодателей, меня “передали по наследству”, как хорошего секретаря, и я оказалась в компании с совершенно другим менталитетом. В редакции работали люди творческие, у которых день начинался где-то в районе полудня, и время до 18.00 считалось началом рабочего дня, а его конец никак не регламентировался. На новом месте рабочий день подчинялся строгому расписанию, компания была выстроена по американскому образцу. У нас был замечательный руководитель, но ряд вопросов решался очень жестко. Опоздания штрафовались. На работе была только электронная почта, Интернета на рабочих местах не было. У всех сотрудников были стационарные компьютеры, объединенные в локальную сеть. Если кому-то был нужен выход в Интернет и связь с внешним миром, можно было воспользоваться одним из двух на всю компанию компьютеров, подключенных к глобальной сети. Разговоры по мобильному телефону в рабочее время, даже на рабочие темы, были запрещены. Никакого чая на рабочем месте, потому что существовала отдельная комната отдыха и определенное время обеда и кофе-брейков. Везде стояли видеокамеры. На этом месте работы у меня выработалось четкое понимание того, что работодатель платит нам деньги за восемь часов работы, поэтому будь добр работать все восемь часов. В принципе, это правильно. Россия – это страна творческих людей. Поэтому наших соотечественников постоянно нужно как-то мотивировать, подталкивать.

Однако в этой работе был все-таки явный минус. Работодатель в управлении активно использовал метод кнута и пряника. Кнута было больше, а пряников мы почти не видели. Они иногда появлялись в виде вкусных тортиков с ягодами, но общая демотивация коллектива была намного значительнее.

Дальше у меня был “замечательный” период, когда я попала в компанию, которая занималась организацией выставок товаров для элиты: дорогие ювелирные изделия, автомобили и т. д. Там мне было очень сложно работать, потому что руководитель предпочитал, чтобы персонал компании состоял исключительно из высоких голубоглазых блондинов. Я не подхожу ни под одну из этих категорий, потому что я женщина, глаза у меня серые, блондинкой никогда не была, а высокой буду, только если встану на ходули. Поэтому я продержалась там всего три месяца, потратив кучу сил и нервов. В дополнение ко всему мне пришлось обращаться в трудовую инспекцию с жалобой на невыплату зарплаты. Получила опыт в отстаивании своих прав и убедилась, что трудовая инспекция действительно работает и помогает людям.

Следующее место моей работы, и последнее на данный момент, Zebra Telecom. Этой работе я отдала четыре года своей жизни. Наша компания предоставляет услуги IP-телефонии и интернет-коммуникаций для трех типов потребителей: универсальные карты связи для розничных клиентов, услуги корпоративным клиентам (малому, среднему бизнесу, подключая бизнес-центры) и партнерство с другими операторами связи. В компании работает около ста человек. Этого вполне достаточно для рынка услуг, ведь у нас нет собственного производства и розничной сети.

Какую должность Вы занимаете и какие обязанности Вы выполняете?

Фактически я совмещаю три должности. Самая важная часть моей работы – функции личного помощника генерального директора. Смею надеяться, что я не самый плохой помощник: все-таки четыре года совместной работы говорят о многом. Как офис-менеджер я слежу за общим комфортом в офисе: за состоянием помещений, за наличием чая и кофе, за организацией рабочих мест – за всем, что позволяет сделать офис уютнее, а работу сотрудников комфортнее. Кроме этого, на мне лежит руководство секретариатом: у меня в подчинении три секретаря. В мои обязанности входит их подбор, проведение собеседований, наем на работу, предварительное обучение, организация работы отдела, документооборот компании, ведение архива, написание необходимых инструкций и положений, отслеживание качества работы и т. д.

Какие качества характера Вам помогают совершенствоваться и расти?

Терпение, терпение и терпение. Ведь ситуации бывают очень разные, иногда приходится про себя считать до десяти. Или до ста. Потом обратно. И только после этого принимать какое-то решение и действовать дальше.

Например, на работе бывают цейтноты, когда одновременно к генеральному директору приходят семеро гостей, каждому нужен чай, кофе. При этом одна из барышень-секретарей на ресепшен заболела, а у другой проблемы с голосом, поэтому она может заниматься только документами, а не отвечать на шквал телефонных звонков. В этот же момент привозят канцелярские товары и их нужно принять. Это все нужно упорядочить и решить. Самое время спокойно сесть, сосчитать до десяти, расставить приоритеты в задачах и взяться за их выполнение.
Нужно уметь остановиться, посмотреть, куда ты двигаешься. Это важно не только в работе, но и в жизни вообще. Чтобы развиваться дальше, у человека должна быть внутренняя цель. Без цели ты не будешь знать, в каком направлении двигаться, поэтому не сможешь добиться результата.

А какая у Вас внутренняя цель?

Я очень многому учусь, в т. ч. и у нашего генерального директора. В будущем я хочу открыть собственную компанию. Сейчас я не буду углубляться в этот вопрос, скажу лишь, что желание такое есть.

Расскажите, где Вы учились, продолжаете ли обучение сейчас?

У меня пока нет диплома о высшем образовании, но за плечами много курсов, последние из них – курсы повышения квалификации в РГГУ. Также я проходила курсы повышения квалификации в сфере кадрового делопроизводства, участвовала в ряде конференций, проводимых ВНИИДАД и Росархивом. На таких конференциях затрагиваются вопросы делопроизводства в рамках отдела и компании в целом, и эти знания действительно можно применить на практике. В мои руки попадают интересные материалы и идеи, это позволяет развиваться, совершенствовать работу отдела и компании.

Я регулярно читаю журнал “Справочник секретаря и офис-менеджера” – кстати, в последние три года я выписываю только ваш журнал. До этого я выписывала пару-тройку разных изданий, но в итоге остановилась на этом, потому что поняла, что он дает всю необходимую мне информацию.

Что для Вас важно в общении с людьми?

Любое общение – это, по сути, обмен информацией, другой вопрос, какая это информация. Это и аналитическая сводка, и график продаж. Это могут быть слова “Я тебя люблю”, “Я по тебе соскучилась” – передающие отношения. Но есть информация, которая никому не нужна.

Людей, которые отвлекают тебя от дел, переливают из пустого в порожнее, Андрэ Моруа называл убийцами времени. В своих “Письмах незнакомке” он писал про людей, которые подавляют ненужной информацией. Они не нужны тебе, но, что самое главное, самим себе они тоже не нужны. Он просил вести себя с такими людьми максимально невежливо.Были ли на Вашем карьерном пути этапы, о которых Вы сожалеете?

Пожалуй, нет таких этапов в моей работе, о которых я жалею. Каждая должность меня чему-то учила. Все, что было на моем карьерном пути, сделало меня профессионалом, и этот процесс продолжается.

В чем, с Вашей точки зрения, заключается секрет успеха человека, компании, помощника руководителя?

Секрет в грамотном управлении. Для человека важно правильно направлять свою жизнь, иметь цель. Множество молодых мальчиков и девочек, закончив университет, не имеют четкой цели, поэтому, например, выбирают работу поближе к дому или по другой, не менее странной причине. Таких людей очень много. Важно управлять своей жизнью, выстраивать и планировать ее вплоть до организации рабочего дня. Управление – это не сама работа, не функционирование, а постановка задач и правильная мотивация. Я сейчас много работаю над правильным планированием рабочего дня, потому что загрузка большая. Как я уже говорила, я совмещаю три должности, и по каждой из них у меня сейчас появилась большая стратегическая цель. Если бы такая цель была только одна, мой рабочий день был бы менее насыщенным и более грамотно спланированным, а так количество неотложных дел увеличивается в разы… При этом никто не отменял текущие рутинные задачи.

Вы являетесь одновременно и подчиненной, и руководителем. Как Вам удается это сочетать?

Как я уже говорила, мне очень везет с людьми. Мой руководитель прекрасно понимает объем стоящих передо мной задач. Ведь я подбираю, обучаю секретарей. Я слушаю, как они разговаривают по телефону, как они работают с документами, помогаю в чем-то. Шеф очень внимательно к этому относится и понимает, что хорошо обученные кадры решают все. Он человек самостоятельный, поэтому часть своего рабочего дня планирует сам, хотя обязательно сообщает мне о предстоящих важных встречах, а я о них ему напоминаю. Наши отношения уже перешли тот этап, когда я была просто подчиненной. Личный секретарь руководителя на определенном этапе становится товарищем, соратником. В первый год работы я не могла, например, подойти к нему и сказать: "Виктор Иванович, через два часа вам нужно ехать на встречу с директором нашей головной компании, может быть, стоит перевязать галстук?". Сейчас это воспринимается совершенно нормально, потому что самому руководителю не нужно думать о таких мелочах, он знает, что об этом позаботится помощник.

По сути, моя работа заключается в том, чтобы заботиться о шефе, чтобы у него было замечательное настроение. Я создаю для него комфорт. Хорошее настроение – это не только чай-кофе, свежая рубашка и правильно завязанный галстук, но и вовремя выполненные поручения. Поэтому я напоминаю руководителям подразделений о том, что необходимо к определенному числу и времени выполнить поставленную задачу, чтобы мой руководитель не думал об этом, а вовремя получил результат. Он получает обратную связь и знает, что компания функционирует. Как следствие, он может больше времени уделить стратегии, не сосредотачиваясь на рутине, а это и есть основная цель генеральных директоров: определение цели развития компании, разложение ее на детали и распределение задач между подразделениями. Как эти задачи будут выполняться – забота руководителей департаментов. Мне очень помогает то, что мы с моим руководителем уже давно работаем вместе. Так что я могу сделать вывод, что моей работой довольны и я действительно полезна как специалист.

Позвольте задать такой щекотливый вопрос. По одну сторону от Вас – генеральный директор, а по другую – остальные 99 сотрудников компании со своими целями, нуждами и интригами, которые через Вас могут пытаться повлиять на генерального директора или извлечь нужную информацию. Как Вы с этим справляетесь, как держите дистанцию, не вступая в конфронтацию?

Очень просто. Да, я могу выслушать какую-то просьбу, но я сразу говорю человеку, что не могу передать эту информацию. Я пользуюсь правом сказать “нет”.

Когда я учу секретарей, которых принимаю на работу, я им говорю, что секретарь – это регулятор информации. Основная цель секретаря – получить информацию от сотрудника, посетителя, из газеты, из телефонного звонка и полностью, ничего не растеряв, донести ее до конечного получателя. Секретарь должен проводить посетителя к человеку, к которому он пришел, передать документ сотруднику или клиенту. В описанной ситуации я выполняю важную функцию, являясь своего рода фильтром. Я прикрываю собой шефа от внешней шелухи. В этой ситуации я играю на стороне шефа – я ведь его личный помощник, а не остальных 99 сотрудников.

Ко мне часто подходят и говорят: “У нас возник внутренний конфликт, нужно прийти к шефу, чтобы он разобрался”. Очень часто этот конфликт оказывается либо глупостью, либо его может разрешить не первое лицо компании.Бывает ли такое, что люди общаются с Вами не потому, что Вы им интересны, а потому, что Вы являетесь личным помощником директора?

Естественно, у нас не такая большая компания, чтобы этого не замечать. Я приведу один пример.

Если вы позвоните секретарям первых лиц любой компании, вы услышите, как они разговаривают. Они говорят приказным тоном, четко, конкретно, быстро – и все, точка, повесили трубку. Это делается для того, чтобы не загромождать свой мозг чужой информацией и проблемами. Это защитная реакция секретарей первых лиц. Нам приходится в какой-то момент жестко говорить “нет” и получать информацию только по делу, по существу вопроса.Чем Вам приходится жертвовать ради работы?

Когда я научусь грамотно планировать свой рабочий день, я смогу ответить: “Ничем”. Пока что мне приходится жертвовать своим временем. Из-за этого мне не удается часто встречаться с друзьями, лишний раз сходить в кино.

Чем Вы увлекаетесь помимо работы?

Я занимаюсь фламенко. Не на профессиональном уровне, но достаточно серьезно. В последнее время увлеклась написанием сценариев для кино, хожу на мастер-классы при Гильдии сценаристов кино и телевидения. Пока мои сценарии еще очень “сырые”, но у меня есть идеи, и я учусь их воплощать. В будущем я планирую пойти на Высшие курсы сценаристов и режиссеров. Для меня это определенный этап саморазвития, не связанный с основной профессией.

Почему из всего разнообразия танцев Вас привлекло именно фламенко?

Изначально к моему темпераменту очень подходит танго, но для него, как и для многих других танцев, нужна пара. Поскольку в нашей стране мужчины из всех видов спорта предпочитают просмотр телевизора на диване, а из всех видов танцев, пожалуй, “Танцы на льду”, с парой для танцев возникают сложности. Фламенко близко мне по темпераменту, это прекрасный женский танец. Происходит переключение с умственной деятельности на физическую, в организме возникает необходимый баланс, происходит выброс энергии.

Какие книги, газеты Вы любите читать? Какие фильмы смотрите, в какие театры ходите?

Сейчас у меня в сумке несколько книг. Глеб Архангельский “Формула времени” – о тайм-менеджменте. Материалы с тренинга Алекса Левитаса по личностной эффективности руководителя. Шодерло де Лакло “Опасные связи”. Периодически читаю деловую прессу. Кино я смотрю в большом количестве, потому что учусь писать сценарии, а для этого необходимо смотреть и анализировать классические фильмы. Этим я убиваю двух зайцев: смотрю хорошее кино и одновременно учусь. Очень нравится фильм Кустурицы “Жизнь как чудо”, Трюффо “Четыреста ударов”. “Две женщины”, в котором дебютировала Софи Лорен – очень сильный фильм. Конечно же, “Розенкранц и Гильденстерн мертвы” с Гари Олдменом и Тимом Ротом.

Периодически я хожу в театры, обычно на каких-то определенных актеров. Например, на Данилу Козловского из питерского Малого драматического театра Льва Додина. Я специально бронировала билеты и ездила в Питер. Было очень обидно, когда театр Льва Додина приезжал в Москву с гастролями, а билеты купить было невозможно, только с рук у спекулянтов – оказывается, такое явление до сих пор существует и процветает. Еще я ходила на Владимира Жеребцова в Московский драматический театр им. Пушкина, скоро пойду на “Ромео и Джульетту” с его участием. Также смотрела Игоря Лагутина в Московском академическом театре сатиры.

Где Вы предпочитаете проводить отпуск?

Я не слишком люблю организованный туристический отдых, скорее выберу что-то более свободное, разгильдяйское. Видимо, это компенсирует малоподвижную офисную работу.

Например, приехать в Черногорию и излазить полстраны. Побывать здесь, съездить туда, на эту гору забраться, с этого дерева что-то сорвать и съесть, потом мучиться, потом чуть не сорваться со скалы, в море едва не утонуть, но зато какие впечатления! Это же приключение, без этого никак нельзя! Идет огромная компенсация, колоссальный заряд энергии. Мозг захватывает много новой информации из-за резкой смены сферы деятельности.

Какой стиль в одежде предпочитаете?

В нашей компании строгий дресс-код, поэтому я ношу классические юбки либо брюки со стрелками, рубашки, которые могут оттеняться галстуками или бусами – небольшой интригой, всплеском характера. У меня нет приверженности к определенным маркам, но обувь я стараюсь выбирать хорошую. Люди очень любят клише – в частности, что положение в обществе определяется маркой часов и качеством обуви. У мужчин к этому короткому списку добавляется галстук.

Я – секретарь первого лица компании, я встречаю гостей. Поэтому они в первую очередь смотрят: на обувь, на руки, на прическу. Это пункты, по которым люди бизнеса оценивают друг друга, по этим параметрам нужно соответствовать уровню гостей. В представлении клиентов секретарь – это проекция всей компании, личный помощник – проекция всей компании и отдельного человека. Ты являешься лицом компании, и это обязывает.

Как Вы думаете, есть ли у должности личного помощника будущее в России?

Определенно, есть. Я часто общаюсь с владельцами собственного бизнеса. Они жалуются на неквалифицированный персонал, на то, как сложно найти подходящего именно тебе персонального помощника, который знает все нюансы профессии и при этом не воспринимает свою работу как временное пристанище. Рынок вакансий личных помощников открыт, на таких специалистов есть спрос, и перспективы профессии, на мой взгляд, велики.

Какое значение имеет карьера в жизни женщины?

Это сложный вопрос. Нельзя карьерой забивать всю свою жизнь. Одной моей знакомой всего восемнадцать лет. Она попробовала зарабатывать деньги, у нее это получилось, и сейчас она всю свою жизнь хочет посвятить именно зарабатыванию денег. Это страшно. Количество женщин, которые считают, что они должны в первую очередь делать карьеру, развивается в геометрической прогрессии. Нельзя только строить карьеру, нужно думать о себе, о личной жизни, о хобби.

Считаете ли Вы себя состоявшимся человеком?

Еще нет. Если считать себя состоявшимся человеком, то закроешь для себя все пути развития: “я состоялся, значит, мне больше нечего делать в этой жизни”. Лично я так не считаю. Вокруг меня огромный мир, в котором масса интересного: люди, места, в которых я еще не была, интересные события.

Что бы Вы хотели пожелать помощникам и секретарям всех уровней?

Терпения. Все остальное приложится. Если девушка пошла на эту работу и считает ее своим призванием, если ей нравится заботиться о других, быть нужной, то ей определенно захочется развиваться внутри этой профессии. Нужно только терпение, потому что может возникнуть момент, когда навалится рутина и человек решит, что он не хочет развиваться, что на это нет времени. Это все глупости. Главное – желание и терпение на этом долгом пути.

С Еленой Ударцевой беседовала
журналист Мария Мальцева

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль