text
Секретариат

"вокруг меня огромный мир, в котором масса интересного"

  • 22 июля 2009
  • 67

Предлагаем вашему вниманию интервью с Еленой Ударцевой, личным помощником генерального директора и руководителем секретариата известной телекоммуникационной компании Zebra Telecom. Елена начинала свою карьеру в Государственной Думе РФ, прошла через многие должности и от каждой смогла почерпнуть необходимые в работе знания. Сегодня Елена рассказывает о своей работе, увлечениях и планах на будущее. Елена считает, что главное для человека – правильно направлять свою жизнь, иметь цель и стремиться к ней. Интервью опубликовано в № 8 "Справочника секретаря и офис-менеджера" за 2009 год.

Предлагаем вашему вниманию интервью с Еленой Ударцевой, личным помощником генерального директора и руководителем секретариата известной телекоммуникационной компании Zebra Telecom. Елена начинала свою карьеру в Государственной Думе РФ, прошла через многие должности и от каждой смогла почерпнуть необходимые в работе знания. Сегодня Елена рассказывает о своей работе, увлечениях и планах на будущее. Елена считает, что главное для человека – правильно направлять свою жизнь, иметь цель и стремиться к ней.

Расскажите, с чего начиналась Ваша карьера?

Моим первым местом работы стала Государственная Дума Российской Федерации. Считаю, что с этим мне очень повезло. Я работала в Управлении кадров. Вообще специфика больших организаций в том, что там каждый сотрудник занимается узким кругом поставленных задач.

Моя функция заключалась в оформлении командировочных удостоверений депутатам и их помощникам. Я попала в период смены созывов, когда увольняли второй созыв депутатов и принимали третий. Заполняла трудовые книжки и, в частности, лично оформила увольнение Владимира Жириновского. Это происходило в декабре 1998 года: шли выборы третьего созыва, народных избранников принимали на работу спустя месяц, в январе 1999. Была проделана солидная работа, потому что госорганам давался всего месяц на увольнение, прием депутатов и передачу дел в архив.

Огромное спасибо этой работе, там я научилась обращаться с документами.

После Госдумы я некоторое время работала в компании, которая занималась организацией обучения за рубежом. Оформляла визы. Я постоянно пропадала в посольстве Великобритании, знала там всех охранников и интервьюеров – ведь я постоянно относила туда документы и сопровождала тех, кто ходил на интервью. Мы оформляли визы не только в Великобританию, но и во все страны шенгенского соглашения, а также в Канаду, Мальту, США, поэтому теперь я хорошо разбираюсь в тонкостях оформления виз.

Следующим этапом моей трудовой жизни стал журнал “Другой”. Это было первое место работы, на котором в моей трудовой книжке появилась запись “секретарь”.

Какие обязанности на Вас возлагались?

Фактически я была секретарем редакции журнала. Я принимала все входящие звонки, распределяла их. Плюс к этому на мне была входящая и исходящая документация, оформление виз и, естественно, прием гостей. Это добавило еще одну грань к моему опыту, потому что люди в редакцию приходили самые разные: и Гордон, и Лукьяненко, и другие известные сейчас творческие личности, и бизнесмены. В частности, один из учредителей журнала был человек с большим опытом руководящей работы. Он очень трепетно относился к налитому в чашку кофе: он должен был налит строго на сантиметр от края чашки, пенка должна быть именно такой, как ему нравится. С тех пор я запоминаю, кто какие напитки пьет.

Прошло шесть лет, а я до сих пор помню, что главный редактор “Другого” пьет чай из огромной кружки: два пакетика чая, обязательно ломтик лимона и шесть ложек сахара.
Арт-директор – из обычной кружки, простой черный чай, можно половину ломтика лимона и две ложки сахара. Вообще в жизни мне очень везет с людьми. Получилось так, что я пришла в журнал “Другой” всего через месяц после его создания, а ушла в самом конце его существования. Ушла к одному из наших рекламодателей, меня “передали по наследству”, как хорошего секретаря, и я оказалась в компании с совершенно другим менталитетом. В редакции работали люди творческие, у которых день начинался где-то в районе полудня, и время до 18.00 считалось началом рабочего дня, а его конец никак не регламентировался. На новом месте рабочий день подчинялся строгому расписанию, компания была выстроена по американскому образцу. У нас был замечательный руководитель, но ряд вопросов решался очень жестко. Опоздания штрафовались. На работе была только электронная почта, Интернета на рабочих местах не было. У всех сотрудников были стационарные компьютеры, объединенные в локальную сеть. Если кому-то был нужен выход в Интернет и связь с внешним миром, можно было воспользоваться одним из двух на всю компанию компьютеров, подключенных к глобальной сети. Разговоры по мобильному телефону в рабочее время, даже на рабочие темы, были запрещены. Никакого чая на рабочем месте, потому что существовала отдельная комната отдыха и определенное время обеда и кофе-брейков. Везде стояли видеокамеры. На этом месте работы у меня выработалось четкое понимание того, что работодатель платит нам деньги за восемь часов работы, поэтому будь добр работать все восемь часов. В принципе, это правильно. Россия – это страна творческих людей. Поэтому наших соотечественников постоянно нужно как-то мотивировать, подталкивать.

Однако в этой работе был все-таки явный минус. Работодатель в управлении активно использовал метод кнута и пряника. Кнута было больше, а пряников мы почти не видели. Они иногда появлялись в виде вкусных тортиков с ягодами, но общая демотивация коллектива была намного значительнее.

Дальше у меня был “замечательный” период, когда я попала в компанию, которая занималась организацией выставок товаров для элиты: дорогие ювелирные изделия, автомобили и т. д. Там мне было очень сложно работать, потому что руководитель предпочитал, чтобы персонал компании состоял исключительно из высоких голубоглазых блондинов. Я не подхожу ни под одну из этих категорий, потому что я женщина, глаза у меня серые, блондинкой никогда не была, а высокой буду, только если встану на ходули. Поэтому я продержалась там всего три месяца, потратив кучу сил и нервов. В дополнение ко всему мне пришлось обращаться в трудовую инспекцию с жалобой на невыплату зарплаты. Получила опыт в отстаивании своих прав и убедилась, что трудовая инспекция действительно работает и помогает людям.

Следующее место моей работы, и последнее на данный момент, Zebra Telecom. Этой работе я отдала четыре года своей жизни. Наша компания предоставляет услуги IP-телефонии и интернет-коммуникаций для трех типов потребителей: универсальные карты связи для розничных клиентов, услуги корпоративным клиентам (малому, среднему бизнесу, подключая бизнес-центры) и партнерство с другими операторами связи. В компании работает около ста человек. Этого вполне достаточно для рынка услуг, ведь у нас нет собственного производства и розничной сети.

Какую должность Вы занимаете и какие обязанности Вы выполняете?

Фактически я совмещаю три должности. Самая важная часть моей работы – функции личного помощника генерального директора. Смею надеяться, что я не самый плохой помощник: все-таки четыре года совместной работы говорят о многом. Как офис-менеджер я слежу за общим комфортом в офисе: за состоянием помещений, за наличием чая и кофе, за организацией рабочих мест – за всем, что позволяет сделать офис уютнее, а работу сотрудников комфортнее. Кроме этого, на мне лежит руководство секретариатом: у меня в подчинении три секретаря. В мои обязанности входит их подбор, проведение собеседований, наем на работу, предварительное обучение, организация работы отдела, документооборот компании, ведение архива, написание необходимых инструкций и положений, отслеживание качества работы и т. д.

Какие качества характера Вам помогают совершенствоваться и расти?

Терпение, терпение и терпение. Ведь ситуации бывают очень разные, иногда приходится про себя считать до десяти. Или до ста. Потом обратно. И только после этого принимать какое-то решение и действовать дальше.

Например, на работе бывают цейтноты, когда одновременно к генеральному директору приходят семеро гостей, каждому нужен чай, кофе. При этом одна из барышень-секретарей на ресепшен заболела, а у другой проблемы с голосом, поэтому она может заниматься только документами, а не отвечать на шквал телефонных звонков. В этот же момент привозят канцелярские товары и их нужно принять. Это все нужно упорядочить и решить. Самое время спокойно сесть, сосчитать до десяти, расставить приоритеты в задачах и взяться за их выполнение.
Нужно уметь остановиться, посмотреть, куда ты двигаешься. Это важно не только в работе, но и в жизни вообще. Чтобы развиваться дальше, у человека должна быть внутренняя цель. Без цели ты не будешь знать, в каком направлении двигаться, поэтому не сможешь добиться результата.

А какая у Вас внутренняя цель?

Я очень многому учусь, в т. ч. и у нашего генерального директора. В будущем я хочу открыть собственную компанию. Сейчас я не буду углубляться в этот вопрос, скажу лишь, что желание такое есть.

Расскажите, где Вы учились, продолжаете ли обучение сейчас?

У меня пока нет диплома о высшем образовании, но за плечами много курсов, последние из них – курсы повышения квалификации в РГГУ. Также я проходила курсы повышения квалификации в сфере кадрового делопроизводства, участвовала в ряде конференций, проводимых ВНИИДАД и Росархивом. На таких конференциях затрагиваются вопросы делопроизводства в рамках отдела и компании в целом, и эти знания действительно можно применить на практике. В мои руки попадают интересные материалы и идеи, это позволяет развиваться, совершенствовать работу отдела и компании.

Я регулярно читаю журнал “Справочник секретаря и офис-менеджера” – кстати, в последние три года я выписываю только ваш журнал. До этого я выписывала пару-тройку разных изданий, но в итоге остановилась на этом, потому что поняла, что он дает всю необходимую мне информацию.

Что для Вас важно в общении с людьми?

Любое общение – это, по сути, обмен информацией, другой вопрос, какая это информация. Это и аналитическая сводка, и график продаж. Это могут быть слова “Я тебя люблю”, “Я по тебе соскучилась” – передающие отношения. Но есть информация, которая никому не нужна.

Людей, которые отвлекают тебя от дел, переливают из пустого в порожнее, Андрэ Моруа называл убийцами времени. В своих “Письмах незнакомке” он писал про людей, которые подавляют ненужной информацией. Они не нужны тебе, но, что самое главное, самим себе они тоже не нужны. Он просил вести себя с такими людьми максимально невежливо.Были ли на Вашем карьерном пути этапы, о которых Вы сожалеете?

Пожалуй, нет таких этапов в моей работе, о которых я жалею. Каждая должность меня чему-то учила. Все, что было на моем карьерном пути, сделало меня профессионалом, и этот процесс продолжается.

В чем, с Вашей точки зрения, заключается секрет успеха человека, компании, помощника руководителя?

Секрет в грамотном управлении. Для человека важно правильно направлять свою жизнь, иметь цель. Множество молодых мальчиков и девочек, закончив университет, не имеют четкой цели, поэтому, например, выбирают работу поближе к дому или по другой, не менее странной причине. Таких людей очень много. Важно управлять своей жизнью, выстраивать и планировать ее вплоть до организации рабочего дня. Управление – это не сама работа, не функционирование, а постановка задач и правильная мотивация. Я сейчас много работаю над правильным планированием рабочего дня, потому что загрузка большая. Как я уже говорила, я совмещаю три должности, и по каждой из них у меня сейчас появилась большая стратегическая цель. Если бы такая цель была только одна, мой рабочий день был бы менее насыщенным и более грамотно спланированным, а так количество неотложных дел увеличивается в разы… При этом никто не отменял текущие рутинные задачи.

Вы являетесь одновременно и подчиненной, и руководителем. Как Вам удается это сочетать?

Как я уже говорила, мне очень везет с людьми. Мой руководитель прекрасно понимает объем стоящих передо мной задач. Ведь я подбираю, обучаю секретарей. Я слушаю, как они разговаривают по телефону, как они работают с документами, помогаю в чем-то. Шеф очень внимательно к этому относится и понимает, что хорошо обученные кадры решают все. Он человек самостоятельный, поэтому часть своего рабочего дня планирует сам, хотя обязательно сообщает мне о предстоящих важных встречах, а я о них ему напоминаю. Наши отношения уже перешли тот этап, когда я была просто подчиненной. Личный секретарь руководителя на определенном этапе становится товарищем, соратником. В первый год работы я не могла, например, подойти к нему и сказать: "Виктор Иванович, через два часа вам нужно ехать на встречу с директором нашей головной компании, может быть, стоит перевязать галстук?". Сейчас это воспринимается совершенно нормально, потому что самому руководителю не нужно думать о таких мелочах, он знает, что об этом позаботится помощник.

По сути, моя работа заключается в том, чтобы заботиться о шефе, чтобы у него было замечательное настроение. Я создаю для него комфорт. Хорошее настроение – это не только чай-кофе, свежая рубашка и правильно завязанный галстук, но и вовремя выполненные поручения. Поэтому я напоминаю руководителям подразделений о том, что необходимо к определенному числу и времени выполнить поставленную задачу, чтобы мой руководитель не думал об этом, а вовремя получил результат. Он получает обратную связь и знает, что компания функционирует. Как следствие, он может больше времени уделить стратегии, не сосредотачиваясь на рутине, а это и есть основная цель генеральных директоров: определение цели развития компании, разложение ее на детали и распределение задач между подразделениями. Как эти задачи будут выполняться – забота руководителей департаментов. Мне очень помогает то, что мы с моим руководителем уже давно работаем вместе. Так что я могу сделать вывод, что моей работой довольны и я действительно полезна как специалист.

Позвольте задать такой щекотливый вопрос. По одну сторону от Вас – генеральный директор, а по другую – остальные 99 сотрудников компании со своими целями, нуждами и интригами, которые через Вас могут пытаться повлиять на генерального директора или извлечь нужную информацию. Как Вы с этим справляетесь, как держите дистанцию, не вступая в конфронтацию?

Очень просто. Да, я могу выслушать какую-то просьбу, но я сразу говорю человеку, что не могу передать эту информацию. Я пользуюсь правом сказать “нет”.

Когда я учу секретарей, которых принимаю на работу, я им говорю, что секретарь – это регулятор информации. Основная цель секретаря – получить информацию от сотрудника, посетителя, из газеты, из телефонного звонка и полностью, ничего не растеряв, донести ее до конечного получателя. Секретарь должен проводить посетителя к человеку, к которому он пришел, передать документ сотруднику или клиенту. В описанной ситуации я выполняю важную функцию, являясь своего рода фильтром. Я прикрываю собой шефа от внешней шелухи. В этой ситуации я играю на стороне шефа – я ведь его личный помощник, а не остальных 99 сотрудников.

Ко мне часто подходят и говорят: “У нас возник внутренний конфликт, нужно прийти к шефу, чтобы он разобрался”. Очень часто этот конфликт оказывается либо глупостью, либо его может разрешить не первое лицо компании.Бывает ли такое, что люди общаются с Вами не потому, что Вы им интересны, а потому, что Вы являетесь личным помощником директора?

Естественно, у нас не такая большая компания, чтобы этого не замечать. Я приведу один пример.

Если вы позвоните секретарям первых лиц любой компании, вы услышите, как они разговаривают. Они говорят приказным тоном, четко, конкретно, быстро – и все, точка, повесили трубку. Это делается для того, чтобы не загромождать свой мозг чужой информацией и проблемами. Это защитная реакция секретарей первых лиц. Нам приходится в какой-то момент жестко говорить “нет” и получать информацию только по делу, по существу вопроса.Чем Вам приходится жертвовать ради работы?

Когда я научусь грамотно планировать свой рабочий день, я смогу ответить: “Ничем”. Пока что мне приходится жертвовать своим временем. Из-за этого мне не удается часто встречаться с друзьями, лишний раз сходить в кино.

Чем Вы увлекаетесь помимо работы?

Я занимаюсь фламенко. Не на профессиональном уровне, но достаточно серьезно. В последнее время увлеклась написанием сценариев для кино, хожу на мастер-классы при Гильдии сценаристов кино и телевидения. Пока мои сценарии еще очень “сырые”, но у меня есть идеи, и я учусь их воплощать. В будущем я планирую пойти на Высшие курсы сценаристов и режиссеров. Для меня это определенный этап саморазвития, не связанный с основной профессией.

Почему из всего разнообразия танцев Вас привлекло именно фламенко?

Изначально к моему темпераменту очень подходит танго, но для него, как и для многих других танцев, нужна пара. Поскольку в нашей стране мужчины из всех видов спорта предпочитают просмотр телевизора на диване, а из всех видов танцев, пожалуй, “Танцы на льду”, с парой для танцев возникают сложности. Фламенко близко мне по темпераменту, это прекрасный женский танец. Происходит переключение с умственной деятельности на физическую, в организме возникает необходимый баланс, происходит выброс энергии.

Какие книги, газеты Вы любите читать? Какие фильмы смотрите, в какие театры ходите?

Сейчас у меня в сумке несколько книг. Глеб Архангельский “Формула времени” – о тайм-менеджменте. Материалы с тренинга Алекса Левитаса по личностной эффективности руководителя. Шодерло де Лакло “Опасные связи”. Периодически читаю деловую прессу. Кино я смотрю в большом количестве, потому что учусь писать сценарии, а для этого необходимо смотреть и анализировать классические фильмы. Этим я убиваю двух зайцев: смотрю хорошее кино и одновременно учусь. Очень нравится фильм Кустурицы “Жизнь как чудо”, Трюффо “Четыреста ударов”. “Две женщины”, в котором дебютировала Софи Лорен – очень сильный фильм. Конечно же, “Розенкранц и Гильденстерн мертвы” с Гари Олдменом и Тимом Ротом.

Периодически я хожу в театры, обычно на каких-то определенных актеров. Например, на Данилу Козловского из питерского Малого драматического театра Льва Додина. Я специально бронировала билеты и ездила в Питер. Было очень обидно, когда театр Льва Додина приезжал в Москву с гастролями, а билеты купить было невозможно, только с рук у спекулянтов – оказывается, такое явление до сих пор существует и процветает. Еще я ходила на Владимира Жеребцова в Московский драматический театр им. Пушкина, скоро пойду на “Ромео и Джульетту” с его участием. Также смотрела Игоря Лагутина в Московском академическом театре сатиры.

Где Вы предпочитаете проводить отпуск?

Я не слишком люблю организованный туристический отдых, скорее выберу что-то более свободное, разгильдяйское. Видимо, это компенсирует малоподвижную офисную работу.

Например, приехать в Черногорию и излазить полстраны. Побывать здесь, съездить туда, на эту гору забраться, с этого дерева что-то сорвать и съесть, потом мучиться, потом чуть не сорваться со скалы, в море едва не утонуть, но зато какие впечатления! Это же приключение, без этого никак нельзя! Идет огромная компенсация, колоссальный заряд энергии. Мозг захватывает много новой информации из-за резкой смены сферы деятельности.

Какой стиль в одежде предпочитаете?

В нашей компании строгий дресс-код, поэтому я ношу классические юбки либо брюки со стрелками, рубашки, которые могут оттеняться галстуками или бусами – небольшой интригой, всплеском характера. У меня нет приверженности к определенным маркам, но обувь я стараюсь выбирать хорошую. Люди очень любят клише – в частности, что положение в обществе определяется маркой часов и качеством обуви. У мужчин к этому короткому списку добавляется галстук.

Я – секретарь первого лица компании, я встречаю гостей. Поэтому они в первую очередь смотрят: на обувь, на руки, на прическу. Это пункты, по которым люди бизнеса оценивают друг друга, по этим параметрам нужно соответствовать уровню гостей. В представлении клиентов секретарь – это проекция всей компании, личный помощник – проекция всей компании и отдельного человека. Ты являешься лицом компании, и это обязывает.

Как Вы думаете, есть ли у должности личного помощника будущее в России?

Определенно, есть. Я часто общаюсь с владельцами собственного бизнеса. Они жалуются на неквалифицированный персонал, на то, как сложно найти подходящего именно тебе персонального помощника, который знает все нюансы профессии и при этом не воспринимает свою работу как временное пристанище. Рынок вакансий личных помощников открыт, на таких специалистов есть спрос, и перспективы профессии, на мой взгляд, велики.

Какое значение имеет карьера в жизни женщины?

Это сложный вопрос. Нельзя карьерой забивать всю свою жизнь. Одной моей знакомой всего восемнадцать лет. Она попробовала зарабатывать деньги, у нее это получилось, и сейчас она всю свою жизнь хочет посвятить именно зарабатыванию денег. Это страшно. Количество женщин, которые считают, что они должны в первую очередь делать карьеру, развивается в геометрической прогрессии. Нельзя только строить карьеру, нужно думать о себе, о личной жизни, о хобби.

Считаете ли Вы себя состоявшимся человеком?

Еще нет. Если считать себя состоявшимся человеком, то закроешь для себя все пути развития: “я состоялся, значит, мне больше нечего делать в этой жизни”. Лично я так не считаю. Вокруг меня огромный мир, в котором масса интересного: люди, места, в которых я еще не была, интересные события.

Что бы Вы хотели пожелать помощникам и секретарям всех уровней?

Терпения. Все остальное приложится. Если девушка пошла на эту работу и считает ее своим призванием, если ей нравится заботиться о других, быть нужной, то ей определенно захочется развиваться внутри этой профессии. Нужно только терпение, потому что может возникнуть момент, когда навалится рутина и человек решит, что он не хочет развиваться, что на это нет времени. Это все глупости. Главное – желание и терпение на этом долгом пути.

С Еленой Ударцевой беседовала
журналист Мария Мальцева

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.