text
Секретариат

ГОСТ Р 6.30–2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов»: движение вперед

  • 12 ноября 2014
  • 4622

Разработка новой редакции стандарта диктуется рядом причин: срок действия стандарта уже превышает 10 лет – это тот срок, после которого стандарт должен перерабатываться или отменяться; за прошедшие годы произошли серьезные изменения в нормативной базе; мы наблюдаем изменения в технологиях, применяемых для документирования деятельности организаций.

Разработка новой редакции стандарта диктуется рядом причин: во-первых, срок действия стандарта уже превышает 10 лет (стандарт принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст) – это тот срок, после которого стандарт должен перерабатываться или отменяться; во-вторых, за прошедшие годы произошли серьезные изменения в нормативной базе; в третьих, мы наблюдаем изменения в технологиях, применяемых для документирования деятельности организаций.

Гораздо более широкое применение получили информационные системы электронного документооборота, в связи с чем организации постепенно переходят к использованию электронных документов, которые, в условиях безбумажного документооборота, становятся единственным экземпляром документа, то есть подлинником. Все это, безусловно, должно учитываться при разработке правил и требований, предъявляемых к документированию управленческой деятельности.

Читайте также:

Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003

В этом году Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела приступил к переработке данного стандарта, и в настоящее время ведется сбор и анализ материала, который позволит пересмотреть стандарт, уточнить ряд положений, какие-то положения, как уже сейчас полагают разработчики, нужно будет исключить из стандарта, но и, конечно, необходимо при этом добавить ряд новых положений, актуальных для современной практики документирования.

Требования к бланкам документов

Один из разделов стандарта – это раздел, устанавливающий требования к бланкам документов.

В действующей редакции стандарта в разделе «Требования к бланкам документов» были допущены ошибки при перечислении реквизитов общего бланка, бланка письма, бланка конкретного вида документов (раздел 4.7 стандарта), что вызывает немало вопросов у специалистов при разработке бланков документов.

Например, в бланк письма включены реквизиты «Место составления или издания документа»(реквизит 14), «Отметка о контроле» (реквизит 19), в то время как ни тот, ни другой в бланках писем не используются. К сожалению, эта ошибка не единственная.

Допущены ошибки и в схемах расположения реквизитов в приложении А к стандарту (рис. А1 и А2).

В частности, в соответствии с данными схемами реквизит 16 «Гриф утверждения документа» располагается не в рабочей зоне документа, а на верхнем поле документа, что совершенно исключено.

Читайте также:

О внесении изменений в стандарт оформления документов ГОСТ Р 6.30-2003

В каких случаях национальный стандарт подлежит обновлению? Что именно нужно обновить в ГОСТ Р 6.30-2003?

При пересмотре стандарта требуется решить и вопрос использования общего бланка. В настоящее время общие бланки используются исключительно в органах власти и применяются весьма ограничено. Общий бланк – это бланк, содержащий, фактически, только несколько реквизитов: наименование организации – автора документа, место составления (издания) документа и отметки для даты и регистрационного номера документа. По этой причине общий бланк может использоваться для подготовки различных документов (протоколов, актов и др.), при этом название вида документа впечатывается в общий бланк при оформлении документа. Поскольку общие бланки использовались для подготовки, главным образом, внутренних документов, организации в большинстве своем отказались от общих бланков в пользу компьютерных (электронных) шаблонов конкретных видов документов.

Использование электронных шаблонов бланков, исключающих необходимость изготовления бланков на бумажном носителе, – еще один вопрос, который также должен найти отражение в новой редакции стандарта.

При подготовке новой редакции стандарта также надо вернуться к вопросу о двуязычных бланках (и даже бланках на трех языках)[1] и дать более четкие и конкретные нормы в отношении таких бланков.

Об истории стандарта ГОСТ Р 6.30–2003, направлениях его совершенствования, требованиях к оформлению реквизитов документов вы можете узнать в №11 2014 журнала "Современные технологии документооборота и делопроизводства"

В.Ф. Янковая, зам. директора ВНИИДАД, канд. ист. наук



[1] Подобный прецедент возник в этом году в связи с вхождением Крыма в состав Российской Федерации. На территории Крыма используются три государственных языка: русский, украинский и крымско-татарский, и, соответственно, бланки документов изготавливаются на трех языках.

Гипермаркет профессиональной информации

"Современные технологии документооборота и делопроизводства"- журнал для руководителей служб ДОУ, начальников делопроизводственных подразделений, заведующих канцеляриями, общими отделами и архивами о практике управления документами в электронном и бумажном видах.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.