text
Секретариат

Основные виды организационно-распорядительных документов. Инструкция

  • 12 ноября 2014
  • 5569

Инструкция – нормативный правовой акт организации, устанавливающий правила, регулирующие организационные, технические (технологические или иные специальные) стороны деятельности организации, ее структурных подразделений, работников.

Инструкция как вид документа

Инструкции разрабатываются по различным направлениям и участкам деятельности организации, но в практике управленческой деятельности инструкции принято делить на две группы: инструкции организационного типа и инструкции технического характера. Ко второй группе примыкают инструкции, в которых объясняются правила эксплуатации различных приборов. Такие инструкции являются руководствами по эксплуатации, или эксплуатационными инструкциями.

Необходимость разработки инструкции может быть предусмотрена иным нормативным или распорядительным документом, который выступает в качестве нормативной основы для разработки инструкции, например, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», п. 3) предусмотрено, что каждый федеральный орган исполнительной власти на основе указанных правил с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

Инструкция по охране труда организации разрабатывается на основании межотраслевой или отраслевой инструкции по охране труда или на основе межотраслевых или отраслевых правил по охране труда.

Читайте также:

Правила организации документооборота

От того насколько правильно и рационально поставлен документооборот зависит как быстро документы будут доходить до исполнителей, руководителей, заинтересованных должностных лиц.

Инструкции, в отличие от правил, положений, регламентов, устанавливают порядок выполнения конкретных видов работ, причем, выделяемые в инструкции отдельные операции должны быть связаны в рамках одного процесса или совокупности взаимосвязанных процессов. Инструкции, как правило, являются документами, используемыми работниками постоянно, ежедневно, поэтому они должны быть изложены четко, ясно, понятно, по возможности кратко, не допуская различных толкований. Правила, требования, устанавливаемые в инструкциях, являются обязательными. Контроль за выполнением инструкций ведется руководством структурного подразделения (службы) и руководством организации.

Поскольку инструкциями устанавливается порядок выполнения работ, работники при приеме на работу должны быть ознакомлены с инструкциями под роспись. Ознакомление с инструкциями проводится всякий раз после их переработки или утверждения новой инструкции взамен ранее действовавшей. Кроме того, инструкции – а их в организации может быть множество – должны быть доступны для работников. Для этого инструкции, как и другие нормативные документы, размещают на сайте организации в составе нормативной базы.

За разработку инструкции, как правило, отвечает подразделение (специалисты), в чьей зоне ответственности находится выполнение того вида работы, деятельности или процесса, порядок выполнения которых устанавливается инструкцией.

Например, ответственность за разработку инструкции по делопроизводству (ДОУ) несет служба ДОУ.

Применять инструкцию в работе может более широкий круг работников.

В процедуре разработки инструкции выделяется несколько этапов:

  • подготовка проекта инструкции;
  • согласование проекта инструкции с заинтересованными подразделениями и лицами;
  • в необходимых случаях - экспертиза проекта инструкции заинтересованными организациями или лицами;
  • утверждение инструкции руководителем организации;
  • ознакомление работников с инструкцией и внедрение ее в деятельность организации.

Текст инструкции вы можете найти в №4 2013 журнала "Справочник секретаря и офис-менеджера".

В.Ф. Янковая, канд. ист. наук, доц., зам. директора ВНИИДАД

Гипермаркет профессиональной информации

Журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера" – ведущий ежемесячный журнал по повышению квалификации для секретарей, помощников руководителей, референтов, делопроизводителей и офис-менеджеров.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.