О языке управленческих документов для секретаря

154
Деловой стиль как язык управленческих документов занимает особое положение, поскольку им пользуется каждый секретарь, занятый управленческой деятельностью в любой организации, учреждении, на предприятии.

Официально-деловой стиль – функциональная разновидность русского языка, используемая как средство общения в сфере управления. Официально-деловой стиль, как и язык в целом, существует в двух формах – устной и письменной. Письменная форма для официально-делового стиля является основной.

Любой стиль языка – сложное языковое явление, подразделяющееся на подстили – разновидности, имеющие специфические черты и отличающиеся друг от друга. В официально-деловом стиле выделяются: дипломатический подстиль, законодательный (юридический) и стиль управленческих документов, или деловой. Каждая разновидность официально-делового стиля может быть предметом собственного рассмотрения.
Понятно, что для секретаря судебного органа наибольший интерес представляет законодательная разновидность стиля, для лиц, деятельность которых связана с межгосударственным общением, – дипломатический подстиль. Однако деловой стиль как язык управленческих документов занимает особое положение, поскольку им пользуется каждый работник, занятый управленческой деятельностью в любой организации, учреждении, на предприятии.
Чем же определяется специфика делового стиля? Прежде всего, особыми свойствами управленческой информации. Для того чтобы система управления функционировала эффективно, информация, циркулирующая в ней, должна обладать определенными качествами Перечислим главные из них.

Характер информации  Выполняемые функции
Официальная  Подчеркивает деловую основу отношений, их неличный характер, свидетельствует об определенной дистанции, существующей между участниками делового общения
Адресная  Предназначена конкретному получателю – должностному лицу, организации, группе организаций
Актуальная  Документ должен содержать именно ту информацию, которая необходима в данный момент для принятия эффективного решения или иного использования в управленческой деятельности
Объективная и достоверная  Для эффективной управленческой деятельности необходима непредвзятая, беспристрастная оценка событий, фактов, явлений
Убедительная, аргументированная  Задача делового общения – побудить адресата совершить (или не совершать) определенные действия
Полная, достаточная для принятия обоснованного управленческого решения  Недостаточность информации может вызывать необходимость запрашивать дополнительные сведения, вступать в переписку, привести к неоправданным потерям времени и средств

Все перечисленное определило специфические черты делового стиля, его свойства и признаки. Остановимся подробнее на каждом из них.

Нейтральный тон изложения

Норма официального делового общения – нейтральный тон изложения. Это означает, что личный, субъективный момент в текстах документов должен быть сведен к минимуму. Управленческая информация по своему характеру является официальной, а участники делового общения действуют от имени учреждений, организаций, предприятий, фирм, т. е. от имени юридических, а не физических лиц.
Из языка документов исключаются слова, обладающие ярко выраженной эмоционально-экспрессивной окраской (слова с уменьшительными и ласкательными суффиксами, с суффиксами преувеличения и преуменьшения, междометия и др.). С этой особенностью связано то, что в деловой речи широко употребляются так называемые универсальные слова. Это слова со “стертым”, неопределенным значением. Именно эта “стертость” позволяет употреблять универсальное слово в различных контекстах вместо точных смысловых определений, например:До настоящего времени слабо ведутся подготовительные работы по реконструкции и ремонту инженерных сетей.
В этом примере “слабо” означает, что работы ведутся медленно, неритмично, неорганизованно, словом, – плохо.«Протокол слабо отражает позиции сторон в вопросе формирования парковой зоны на территории жилого района “Марьино”».
Слово “слабо” одновременно означает: неполно, неточно, я может быть, и предвзято.
Универсальный характер в деловой речи приобретают и такие слова, как меры (принять меры, обеспечить меры, разработать меры и т. д.), мероприятия, задачи, вопрос, работа и некоторые др.
Чем универсальнее значение слова, тем меньше эмоций оно несет. Универсальные слова позволяют дать самую общую оценку ситуации, события, явления – положительную или отрицательную, не привнося никаких эмоционально-экспрессивных оттенков.
Если для других стилей употребление таких слов – нежелательное явление, то в деловых текстах оно выступает нормой.

Констатирующе-предписывающий характер изложения

Существует несколько способов изложения содержания: повествование, описание, рассуждение.

Повествование рассказывает о событиях, фактах, явлениях в хронологической последовательности

Этот способ изложения характерен, прежде всего, для художественной литературы. В деловой речи он присутствует в таких документах, как протокол заседания, акт, отчет, автобиография и некоторых др.

Описание – способ изложения, в котором раскрывается суть явления, перечисляются его признаки, отличительные особенности

В описании, как правило, дается общая характеристика предмета или явления, рассматриваются его отдельные стороны. Описательное изложение присутствует во многих документах, содержащих изложение и анализ управленческих ситуаций. Этот способ наиболее характерен для деловой речи.

Рассуждение – это последовательный ряд определений, суждений, умозаключений, используемых для обоснования каких-либо положений и формулировки выводов и раскрывающих внутреннюю связь явлений
Способ изложения в виде рассуждения основывается на логической форме речи.
Рассуждение лежит в основе научной речи, что при любом способе широко используется в деловой речи.
В деловом стиле важно то, что при любом способе изложения речь должна иметь констатирующее-предписывающий характер. Если используют описание, то с целью констатации фактов, событий, явлений.В период с 15 по 21 октября 2001 г. была проведена проверка организации работы с конфиденциальной информацией в подразделениях акционерного общества…
Даже то, что в деловых текстах напоминает повествование благодаря использованию глаголов в настоящем времени, является той же констатацией, имеющей подтекст долженствования или обязательности действий.Комбинатом производится обработка, выделка, крашение шкур крупного рогатого скота.
Фирма предлагает продукцию ведущих европейских фирм.
Агентство проводит широкую рекламную кампанию.

В этих примерах настоящее время глагола выступает в форме настоящего предписывающего. То же значение приобретает и прошедшее время глагола:Комиссия провела проверку и установила...
Минюст России своим письмом от 16.08.01 № 07/8344-ЮД отказал в государственной регистрации постановлений Госстандарта России от 31.07.97 № 273 “О ...”.
Копии учредительных документов фирмы заверены в нотариальном порядке.
Именно значение долженствования, присущее глаголам в приведенных примерах, придает тексту констатирующе-предписывающий характер.Точность и ясность изложения
Текст документа должен быть точным, ясным, понятным. Точность изложения обеспечивает адекватность его восприятия, исключает всякого рода двусмысленности и недомолвки. Точность достигается употреблением терминологической лексики и номенклатурных названий, использованием устойчивых (шаблонных) языковых оборотов, отсутствием образных слов и выражений, ограниченной сочетаемостью слов, использованием уточнений, дополнений, оговорок в виде вводных слов и предложений, повторов и других языковых средств.
Ясность текста определяется, прежде всего, его композиционной структурой, логичностью изложения, продуманностью и четкостью формулировок.Лаконичность (краткость) текста
Лаконичность изложения достигается экономным использованием языковых средств, исключением речевой избыточности – слов и выражений, не несущих дополнительной информации, повторяющих уже сказанное ранее, содержащих ненужные подробности.
Соблюдение этого требования приводит к уменьшению объема текста, следовательно, сокращает время на составление документа, обработку и использование документной информации.Использование языковых формул
Широкое использование устойчивых (шаблонных) языковых оборотов, употребляемых в неизменном виде, иначе говоря, – языковых формул, – одна из особенностей деловой речи. Их присутствие в деловой речи – следствие регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограниченности деловой речи.ЯЗЫКОВЫЕ ФОРМУЛЫ – результат унификации языковых средств, используемых в повторяющихся ситуациях. Языковые формулы нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не получает достаточной юридической силы, или являются элементами, определяющими видовую принадлежность документа
Представляем Вам на рассмотрение и утверждение...Направляем (высылаем, возвращаем) Вам...
Сообщаем Вам, что в период с... по...
Установлено, что в период с... по...
Сообщаем Вам, что по состоянию на...
Акт составлен комиссией...
Проверкой установлено, что...
Считаем целесообразным...
В соответствии с договоренностью, достигнутой...
Во время переговоров стороны обсудили возможности...
Просим Вас рассмотреть вопрос о...
Просим Вас изыскать возможность...
Принимая во внимание..., просим... и др.
Гарантируем возврат кредита в сумме... до...
Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты...
Претензии по гарантии следует предъявлять...
...в противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции Владение деловым стилем – это в значительной степени знание и умение употреблять языковые формулы.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль