text
Секретариат

Организационные документы по делопроизводству: облегчаем восприятие и продвигаем в массы

  • 21 ноября 2014
  • 5753

Как решить проблему того, что громоздкие регламенты далеко не всегда бывают прочитаны работниками организации, несмотря на то что они расписались в листе ознакомления? Как сделать регламент по делопроизводству рабочим документом, к которому сотрудники будут обращаться ежедневно?

«Хотели как лучше, а получилось… даже ничего не получилось, а осталось, как было…», – такой вывод с грустью делают сотрудники канцелярии после того, как вновь изданные правила работы с документами оказываются очередным недейственным инструментом. И не потому, что неправильно составлены, а потому, что остальные работники ими попросту не пользуются. Как решить проблему того, что громоздкие регламенты далеко не всегда бывают прочитаны работниками организации, несмотря на то что они расписались в листе ознакомления? Как сделать регламент по делопроизводству рабочим документом, к которому сотрудники будут обращаться ежедневно? Вместе с вами попробуем разобраться в этом вопросе и дать полезные рекомендации.

Регламентами часто называют не только отдельный вид организационно-правовых документов, но и всю совокупность распорядительных документов и локальных нормативных актов по делопроизводству. Далее в тексте статьи будем придерживаться этого значения слова «регламент».

Регламентирование процессов делопроизводства в организации

Организация растет, развивается, и однажды в ее жизни наступает момент, когда требуется упорядочить систему работы с документами. Вновь разработанные правила закрепляются в организационных документах по делопроизводству.

К организационным документам по делопроизводству относятся:

  • инструкции, например, Инструкция по делопроизводству;
  • положения, например, Положение о ведении делопроизводства по жалобам и претензиям физических лиц;
  • правила, например, Правила подготовки и отправки корреспонденции;
  • регламенты, например, Регламент бизнес-процесса «Контроль исполнения документов»,
  • Табель и Альбом форм документов и др.

Цель всех перечисленных документов – установить единый порядок выполнения действий по работе с документами и обязательные для всех работников организации правила работы с ними, а в случае с Альбомом форм – утвердить единообразие в оформлении документов.

Каковы требования к оформлению организационных документов?

В отличие от кадрового делопроизводства, в котором имеется перечень обязательных в компании организационно-распорядительных документов, общее делопроизводство не имеет столь жестких рамок и чаще всего все локально-нормативные акты в этой сфере появляются по мере необходимости.

Например, если на определенном этапе развития компания активно пользуется почтовыми услугами, вопрос о разработке единых правил подготовки, конвертирования и отправки корреспонденции встанет очень быстро. Тем или иным образом разработанные правила нужно возвести в ранг внутрикорпоративного закона: издать отдельным внутренним нормативным актом или ввести отдельной главой в уже действующий. Только тогда от работников организации можно требовать выполнения вновь созданных правил.

Естественно, коллеги вряд ли воспримут с энтузиазмом очередной громоздкий документ. Облегчить восприятие поможет представление порядка работы в более удобной графической форме.

Преодоление трудностей восприятия

Регламенты по делопроизводству организации, безусловно, нужны. Но создаются они не ради того, чтобы они существовали «для галочки», а для того, чтобы ими пользоваться. Тут-то и начинаются трудности. Подавляющее большинство правил и инструкций представляют собой объемные документы, написанные сухо и порой не совсем понятно, из-за чего обращаются к ним только в самых крайних случаях. То, что очевидно для делопроизводителя, представляется чем-то крайне запутанным для работника другого отдела. И хотя документ есть документ, и каким бы скучным он ни был, с ним приходится считаться, усложнять жизнь коллегам, тем не менее, тоже совсем ни к чему.

Мы предлагаем дополнить регламенты по делопроизводству в организации выполненными графически памятками для пользователей. Эти памятки ни в коем случае не заменят инструкцию и будут служить лишь приложением к ней. Зато они помогут гораздо быстрее «продвинуть в массы» сложный регламент и в сжатой форме представить принятые в компании основные правила работы с документами.

Управление по персоналу в одной из организаций, например, повесило на доску объявлений памятку «Вы едете в командировку», из которой было понятно, как и когда работник должен оформить выезд и получить суточные и – здесь же – перед кем и каким образом отчитаться по возвращении. В первые же дни памятку сфотографировали на телефоны почти все сотрудники, чья работа связана с частыми командировками. Работа над памяткой заняла несколько минут, а поток вопросов типа «К кому мне нужно подойти с чеками?» иссяк сразу же. Документ под названием «Порядок оформления служебных командировок» в этой организации, конечно, был и раньше, но о нем знали только в управлении по персоналу…

Нечто подобное предлагают регламенты бизнес-процессов – отдельный документ, к которому прилагается так называемая модель бизнес-процесса: графическое представление процесса с указанием точек «входа» и «выхода» для каждой из операций. Эти модели хороши, но готовят их обычно специально приглашенные представители консалтинговых компаний в рамках большого и затратного проекта по оптимизации бизнес-процессов.

Таким образом, рекомендуем работникам служб ДОУ не пожалеть времени и снабдить официальные локальные нормативные акты (инструкции, правила) графическими приложениями.

Как показывает практика, эти приложения сотрудники распечатывают, пересылают друг другу и в целом используют гораздо чаще, чем толстую папку с инструкцией.

С чего начать?

Начать можно с самых «больных» делопроизводственных процессов, которые вызывают больше всего вопросов и конфликтов. Любой секретарь или работник канцелярии назовет их без труда. Если же очевидных проблем в организации нет, но порядок в работе с документами все равно требуется навести, следует составить перечень действующих процессов делопроизводства. Как минимум, это будут:

  • создание документов;
  • регистрация и учет документов;
  • движение и контроль исполнения документов;
  • хранение и поиск документов;
  • унификация форм документов.

Возможно, графическая схема процессов приема и регистрации документов или контроля их исполнения не требуются работникам организации в первую очередь. Это, как правило, сфера ответственности самих делопроизводителей. А вот создание и согласование документов, выполнение задач и отправка (подготовка к отправке) – действия, которые гораздо чаще выполняются не канцелярией, а работниками других отделов. Этим процессам и стоит уделить особое внимание.

Более подробно о средствах и инструментах работы с документами читайте в №11 2014 журнала № 11 2014 журнала "Современные технологии документооборота и делопроизводства"

Евгения Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Организационные документы по делопроизводству: облегчаем восприятие и продвигаем в массы

"Современные технологии документооборота и делопроизводства"- журнал для руководителей служб ДОУ, начальников делопроизводственных подразделений, заведующих канцеляриями, общими отделами и архивами о практике управления документами в электронном и бумажном видах.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Вы — делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству;
  • участвовать в вебинарах;
  • задавать вопросы экспертам.

Оставайтесь с нами!
с заботой о вас, портал PRO-Делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.