text
Секретариат

Делопроизводство: рекомендации специалистов

  • 4 сентября 2009
  • 97

Как организовать документооборот в компании? Все этапы работы с поступившими документами. Что нужно делать с конвертами с надписью «Лично»? Как распределить документы на регистрируемые и нерегистрируемые? Редакция журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера» подскажет, где искать ответы на эти и многие другие вопросы по делопроизводству… 04.09.2009

Рационально организованный документооборот способствует успеху деятельности аппарата управления в целом. Вместе с тем, когда говорят о технологии обработки документов, в основном имеют в виду регистрацию, исполнение документов, контроль за сроками их исполнения. Гораздо меньше уделяют внимание процедурам так называемой «экспедиционной» обработки входящей и исходящей документации. Однако в организации документооборота важны все этапы, и нарушения, допущенные при приеме или отправке документов, могут привести к достаточно серьезным последствиям. 

В статье Т.А. Быковой, канд. ист. наук, доц. РГГУ, «Технология обработки документов при их получении и отправке» вы найдете подробную информацию обо всех этапах работы с поступившими документами, о том, что нужно делать с конвертами с надписью «Лично» и о предварительном распределении документов на регистрируемые и нерегистрируемые.  

Предлагаем вашему вниманию отрывок из статьи:

На поступивших документах проставляется отметка в виде регистрационного штампа. В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 штамп проставляется на лицевой стороне первого листа поступившего документа в правом углу нижнего поля. Штамп содержит наименование организации, дату поступления, порядковый учетный номер документа (регистрационный номер). Обычно в штампе предусмотрено место для последующего проставления входящего регистрационного индекса (проставляется при регистрации документов). Организация вправе дополнить эти реквизиты и включить в штамп необходимые данные. Например, количество листов поступившего документа.

Если на документах есть пометки «Срочно» или «Вручить немедленно», в штампе может быть проставлено и время получения, например:

19.01.2009 10.20

Обратим внимание на дату поступления, которая проставляется в штампе. Практика показывает, что она зависит от времени передачи документов в организацию. 

Так, во многих организациях на всех документах, поступивших в подразделение приема и отправки корреспонденции, например до 14.00 текущего дня, проставляется штамп с указанием даты текущего дня (даты поступления). На корреспонденции, поступившей в подразделение после 14.00, проставляется штамп с указанием даты следующего рабочего дня. 

Время может быть иным, но порядок в организации должен быть единым и закрепляться в соответствующих организационных документах.

Очень важно учитывать следующее: с момента проставления отметки о поступлении (регистрационного штампа) организация-получатель несет ответственность за поступивший документ. Поэтому он должен ставиться только после проверки документов. Кроме того, отметка о поступлении позволяет учитывать поступившую в организацию документацию, а значит, ее нужно проставлять на всех документах. Если конверты не вскрываются, штамп проставляется на них»…

Всю статью читайте в № 9 2009 журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера».

Оформить подписку

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Вы — делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству;
  • участвовать в вебинарах;
  • задавать вопросы экспертам.

Оставайтесь с нами!
с заботой о вас, портал PRO-Делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.