Деловые письма в нестандартных ситуациях

184
Считается, и это действительно так, что для управленческой деятельности характерна повторяемость ситуаций, в связи с чем и возможна унификация документов. Однако в деятельности любой организации наряду с повторяющимися стандартными (типовыми) нередко возникают и нестандартные ситуации. Часто такие ситуации называют проблемными. Особенно это характерно для деловой переписки. Как писать деловые письма в таких случаях? Читайте в номере 10 2009 журнала "Справочник секретаря и офис-менеджера"

Считается, и это действительно так, что для управленческой деятельности характерна повторяемость ситуаций, в связи с чем и возможна унификация документов. Однако в деятельности любой организации наряду с повторяющимися стандартными (типовыми) нередко возникают и нестандартные ситуации. Часто такие ситуации называют проблемными. Особенно это характерно для деловой переписки. Как писать деловые письма в таких случаях?

Достаточно легко составлять письма в нестандартных ситуациях могут только опытные люди, имеющие большую практику ведения деловой переписки, поскольку опытный практик в таких случаях скорее прислушивается к своему “внутреннему гиду”, как говорил дон Хуан в произведениях Карлоса Кастанеды, нежели руководствуется правилами. И это правильно, потому что ситуации могут быть настолько индивидуальными, что правила в них или просто не работают или применять их нужно осторожно. Рассмотрим примеры таких ситуаций и поговорим о том, какие варианты писем в них будут более уместны.

Одна из московских компаний (назовем ее условно МК) занимается внедрением систем автоматизации производства. Одно из предприятий, находящееся в другом регионе Российской Федерации (далее – Предприятие), выразило желание приобрести такую систему. Поскольку системы автоматизации производства – это очень сложные и дорогие системы, Предприятие обратилось к МК с просьбой организовать для своих представителей заграничную командировку на одно из предприятий аналогичного профиля, где такая система уже внедрена и функционирует. Как говорилось в письме руководства Предприятия, направленного в адрес МК, после того, как специалисты Предприятия ознакомятся с работой системы, будет принято решение, приобретать данную систему или нет. МК любезно согласилась организовать командировку для специалистов Предприятия. Для этого МК направила письмо на предприятие аналогичного профиля, находящееся в одной из стран Латинской Америки (далее – предприятие ЛА), где уже в течение нескольких лет успешно функционирует система автоматизации производства. От предприятия ЛА пришел ответ, в котором говорилось, что предприятие готово принять делегацию из Российской Федерации, но при этом была высказана встречная просьба заранее согласовать время визита и количество специалистов в составе делегации.

До этого момента ничего нестандартного в данной ситуации не было. Но случилось так, что процесс согласования времени визита и состава делегации затянулся на полгода. Как рассказывали сотрудники МК, только они подготовят письмо на предприятие ЛА, приходит факс Предприятия, в котором просят заменить одного сотрудника на другого, или меняют количество сотрудников для загранкомандировки, или уточняют сроки и т. д. Когда же, наконец, все было согласовано, сотрудники МК поняли, что просто написать письмо и сообщить время визита и состав делегации не совсем этично. Нужно как-то объяснить полугодовое молчание, причем после любезного согласия принять делегацию. Но как это сделать? Было подготовлено несколько вариантов писем, все они начинались с извинений и объяснений причин задержки ответа, но ни один вариант авторам не нравился (письма начинались примерно так: “Приносим свои извинения за задержку ответа…”). Стали искать нестандартный вариант ответа.

Конечно, данная ситуация не просто нестандартная, она, можно сказать, еще и щекотливая, поскольку сторона, точнее МК, нарушила элементарные нормы делового этикета. Видя, что процесс согласования затягивается, МК нужно было направить письмо предприятию ЛА и предупредить их о том, что точное время визита и состав делегации будут сообщены позже. К сожалению, этого не было сделано.

Конечно, в деловом общении, в т. ч. и в переписке, принято приносить свои извинения, если нарушены какие-либо писаные или неписаные правила, и в таких ситуациях, действительно, самое лучшее начать письмо именно с извинения: “Просим извинить нас за…”, “Приносим свои извинения за…”, после чего объяснить причины нарушения. Но, оценивая сложившуюся ситуацию, давайте зададим себе вопрос, можно ли в данной ситуации найти какие-либо разумные доводы, чтобы объяснить полугодовое молчание? Мне кажется, что таких разумных доводов просто нет, и все попытки их найти будут выглядеть неубедительными, искусственными. Назвать вещи своими именами в этой ситуации тоже не лучший выход, это все равно, что сказать: “Мы неорганизованные и необязательные люди”. Единственным убедительным доводом, на мой взгляд, в такой ситуации были бы форс-мажорные обстоятельства (обстоятельства непреодолимой силы), к коим обычно относят землетрясения, наводнения, революции, войны и др., но ничего подобного в этот период, к счастью, не случилось.

После некоторых раздумий автор решил начать письмо с благодарности своим зарубежным коллегам, причем о причинах столь долгого молчания решил вообще ничего не говорить. Получилось примерно такое письмо (текст приводится с сокращениями):

Уважаемые господа!

Благодарим вас за согласие принять представителей российского Предприятия и ознакомить их с действующей у вас системой автоматизации производства.

Сотрудничая с вами, мы всегда отмечали ваше доброжелательное и внимательное отношение к коллегам. Еще раз благодарим вас!

Российской стороне было бы удобно посетить ваше предприятие в первых числах октября 2009 г. Планируемый срок визита – 5 дней. Российская сторона планирует три дня провести на вашем предприятии, два дня отводится на экскурсионную программу.

В состав делегации входит 6 человек: 5 работников Предприятия и один сотрудник нашей компании:

1. Максимов Валерий Николаевич – зам. генерального директора Предприятия по производству;

2. Павлова Мария Евгеньевна – руководитель отдела информационных технологий Предприятия;

...

Если вас устраивают предлагаемые сроки визита, просим сообщить нам по факсу. Также просим сообщить условия, выдвигаемые вашей стороной.

Благодарим вас за сотрудничество.

С уважением,

Генеральный директор Подпись И.О. Фамилия

Конечно, у принимающей стороны может возникнуть вопрос о причинах столь долгого молчания. Во время визита, если об этом пойдет речь, можно будет объяснить истинную причину задержки ответа, думаю, для этого можно найти удачное время и подходящую форму ответа, чтобы сгладить неприятное впечатление, если оно сложилось у руководства предприятия ЛА.

Продолжение статьи вы можете прочитать на сайте электронной версии журнала "Справочник секретаря и офис-менеджера".Читать статью полностью

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль