Офис-менеджер и обеспечение офиса

1333
Основные направления работы офис-менеджера и секретаря. Как провести анализ рынка предоставляемых товаров и услуг и выбрать выгодные условия? Формирование объема товарного ассортимента для офиса: канцелярские товары; оргтехника, расходные и комплектующие материалы; продукты питания, вода и т. д.

Основой деятельности офис-менеджера, а нередко и секретаря является административно-хозяйственная работа и организация оперативного обслуживания компании. Эти вопросы редко освещаются на страницах периодических изданий, хотя здесь существует довольно много нюансов, которые должны знать настоящие профессионалы.

Основные составляющие работы офис-менеджера

1. Организация обеспечения (снабжения) офиса:

  • анализ рынка предоставляемых товаров и услуг, выбор выгодных условий;
  • формирование товарного ассортимента (необходимый и достаточный ассортимент, создание запаса расходных материалов);
  • создание системы учета, хранения и выдачи товарно-материальных ценностей (ТМЦ).

2. Оперативное обслуживание руководителей и сотрудников компании:

  • организация командировок (заказ билетов, бронирование гостиниц, оформление документов, представительские расходы);
  • организация корпоративных мероприятий (КМ): календарь КМ, бюджет, смета, приобретение сувенирной продукции.

3. Организация работы служебного транспорта:

  • мониторинг компаний по вопросам приобретения, лизинга, страхования;
  • планирование поездок, выдача путевых листов, контроль расхода горюче-смазочных материалов, т. е. бензина.

4. Обеспечение функционирования производственных площадей/зданий:

  • соблюдение санитарных норм, норм охраны труда, правил техники безопасности и пожарной безопасности;
  • контроль систем кондиционирования и вентиляции;
  • ремонтные работы: выбор компаний, контроль их работы.

Круг обязанностей офис-менеджера может быть и шире, в зависимости от величины компании, наличия отдельных подразделений, занимающихся вопросами обеспечения жизнедеятельности компании и ее отдельных структур. В организационной структуре крупной компании могут быть такие отделы, как административно-хозяйственный (АХО), отдел логистики, служба главного инженера, которые максимально активно ведут работу по направлениям 3 и 4. Мы более подробно осветим деятельность офис-менеджера по первым двум направлениям.

Анализ рынка предоставляемых товаров и услуг.

Выбор выгодных условий

Рынок товаров и услуг для офиса сегодня достаточно широк. Мы можем выбрать ту компанию, которая предоставит максимум услуг на выгодных для нас условиях, таких, как: накопительные скидки, бонусы (например, за рекомендацию других клиентов), доставка небольшой партии товара с курьером в течение дня, скидки от объема товара и т. д.

При формировании объема закупок для нужд компании необходимо учитывать предоставление компанией-поставщиком необходимых документов, приемлемые варианты оплаты и т. п.

Читайте также:

Каналы доставки корреспонденции получателям

Письма бывают очень разными, и некоторые из них мало доставить – важно еще и получить документальное подтверждение о доставке.

Все компании-поставщики делятся на 2 группы: компании комплексного обслуживания и раздельного предоставления услуг.

Компании комплексного обслуживания обеспечивают своих клиентов канцелярскими товарами, деловыми сувенирами, товарами для офиса, мебелью, хозяйственным инвентарем, оргтехникой, частично продуктами питания. Обычно это сетевые компании, с центральным офисом в Москве и отделениями в крупных городах России.

Компании раздельного предоставления услуг специализируются на конкретных направлениях. Например:

  • канцелярские товары, аксессуары, деловые сувениры, офисное оборудование;
  • питьевая вода, одноразовая посуда и продукты (чай, кофе, сахар)
  • оргтехника, комплектующие, аксессуары;
  • стрейч-пленка, скотч, упаковочные материалы;
  • хозяйственные товары (средства для уборки, инвентарь);
  • офисная мебель, интерьерные решения;
  • полиграфия (визитки, календари, буклеты).

Формирование товарного ассортимента

Организационная работа по формированию необходимого ассортимента весьма разнообразна. Рассмотрим особенности работы по нескольким направлениям.

Канцелярские товары. Самый распространенный и объемный участок работы офис-менеджера. В перечень канцелярии входит множество мелочей, без которых не сможет нормально работать ни одна фирма. Бумага, ручки, органайзеры, лотки для документов, папки, калькуляторы, и т. д. – весь ассортимент перечислить невозможно, но можно показать вариант закупки канцелярских товаров на примере обеспечения одного стандартного рабочего места (например, для нового сотрудника).

Выделенное рабочее место (рабочий стол и стул/кресло) должно быть оборудовано:

  • органайзером (набор: ручки, карандаши, ножницы, линейка, скрепки, точилка, степлер и скобы к нему, блок бумаги для записей в боксе);
  • 2–3 горизонтальными лотками для бумаг;
  • 3 папками-регистраторами (400 и 700 мм);
  • 3–5 папками-скоросшивателями (как с прозрачным листом, так и другими);
  • файлами с перфорацией (карманы);
  • калькулятором;
  • необходимым ассортиментом в соответствии с корпоративным стилем компании (планингом, календарем и т. п.);
  • телефонным аппаратом (внутренняя связь и выход на город);
  • ПК в комплекте (если работа связана с использованием компьютера);
  • стеллажами и полками для документов, если они относятся к выделенному рабочему месту.

Этот список может быть меньше или больше, в зависимости от выполняемой сотрудником работы.

Объем и частота заказов канцелярских товаров зависят от бюджета вашей компании, ее величины, заказываемого ассортимента и других параметров.

Например, можно делать заказ 1 раз в месяц на всю компанию. Предварительно собирать заявки от подразделений, сводить их в общий список, далее при поставке – распределять по отделам в зависимости от заказа. Крупные компании иногда осуществляют заказы по подразделениям.

Компании, предоставляющие услуги по обеспечению канцелярскими товарами, имеют большое количество конкурентов, поэтому борьба идет за каждого клиента. Вам могут предложить скидки от общей суммы заказа и накопительные, бонусы, сезонные скидки на ассортимент, специальные цены на определенные виды товаров, приоритетные условия доставки и т. д.

Ценовая политика компаний-поставщиков сегодня может измеряться по стоимости офисной бумаги. Цена зависит от марки и сорта бумаги, от объема заказа (вашей потребности). Снижая стоимость заказа на офисную бумагу, поставщик может оставить высокими цены на остальной ассортимент товаров. Но если ваша компания делает большие заказы, то поставщику выгоднее снизить стоимость на весь ассортимент (дать большую скидку), поскольку объем заказа в суммарном выражении и так окажется значительным.

Продукты питания, вода. Этот спектр услуг, как правило, обеспечивается специализированными компаниями. Часто бывает, что поставка питьевой воды, чая, кофе, сливок, сахара, одноразовой посуды осуществляется одной фирмой. Бутилированная вода предоставляется компаниями в 5- и 19-литровых канистрах и бутылках по 0,5 и 0,33 л. Компания обычно предоставляет услуги не только по доставке воды, но и по обеспечению оборудования для ее подачи (кулеры и диспенсеры), а также проводит его установку и техническое обслуживание.

Вода по происхождению бывает 2-х видов: минеральная и питьевая. Минеральная – это первичная вода, добываемая из скважины и разливаемая в бутыли с минимальным процессом обработки. Питьевая вода проходит ряд процессов очистки. По солесодержанию вода также разделена на 2 группы – столовая и лечебная.

При выборе компании, осуществляющей доставку горячих обедов, обслуживание банкетов и фуршетов, необходимо, в первую очередь, выяснить ее репутацию на рынке, изучить поставщиков, сроки приготовления еды, сроки ее доставки в пределах города и др. При обращении компаний в фирмы, нарушающие технологию термообработки и хранения продуктов, фиксировались случаи массовых отравлений сотрудников. Компании по доставке горячих обедов могут предоставить полное обслуживание (доставка еды, обеспечение передвижной столовой и уборка), доставку еды в контейнерах (например, горячих обедов, по предварительному заказу накануне), а также обслуживание мероприятий (предварительная договоренность за 2–3 недели).

При заполнении мини-бара руководителя, закупке алкогольных напитков, различных закусок необходимо считаться с вкусами вашего руководителя и его важнейших партнеров.

Вариант ассортимента мини-бара может быть таким: водка 0,75 л., мартини 0,5 бут., коньяк 0,7 бут., виски 0,5 бут., вино п/сух красное и белое по 0,7 бут., могут присутcтвовать также текила, джин, абсент и др.

Из безалкогольных напитков: питьевая бутилированная вода газированная и негазированная 0,33–0,5 л. (объем – по количеству возможных гостей руководителя), тоник, соки.

Ассортимент как напитков, так и закусочный ограничен только бюджетом компании.

Необходимо учесть, что алкогольные напитки в основном надо закупать самостоятельно, т. к. не все фирмы занимаются их доставкой. Продажа может быть осуществлена только в розницу. Однако некоторые магазины могут осуществить доставку при заказе свыше определенной суммы (например, от 5000 руб.) и предоставят вам кассовый и товарный чеки.

Оргтехника, связь, расходные и комплектующие. С этим сегментом деятельности должны быть связаны в первую очередь IT-службы, но в небольших фирмах эту работу также выполняет офис-менеджер или секретарь. Закупать основные средства, такие, как принтер, ксерокс, сканер, факс (нередко это комбинированный аппарат – многофункциональное устройство), а также презентационное оборудования (проектор, ноутбук) необходимо исходя из активности деятельности фирмы и ближайших перспектив ее расширения. Чаще всего компании, производящие установку техники и аппаратуры, обеспечивают и ее сервисное обслуживание: поставку картриджей, текущий ремонт и технический осмотр. Компания также может порекомендовать наиболее подходящий сорт и марку бумаги.

Также в ведении офис-менеджера находится офисная связь (мини-АТС), мобильная связь. Необходимо иметь все координаты обслуживающей компании, договор на корпоративное обслуживание по мобильной связи. Менеджер поможет выбрать оптимальный тариф, исходя из численности сотрудников, региона, роуминга и других условий. Интернет-ресурсы должны быть также в ведении IT-служб. В обязанности офис-менеджера может входить подбор компаний, осуществляющих услуги по установке Интернета. Выбор всегда делает руководитель. Но если эта функция поручена офис-менеджеру, ему необходимо учесть такие параметры, как объем и скорость передаваемых данных, качество связи в регионе, ценовую политику компании – поставщика услуг, возможность предоставления дополнительных услуг (пакетная связь, GPRS) и т. д.

О формировании в деятельности офис-менеджера необходимого ассортимента хозяйственных товаров, планировании рабочих мест, наполнении офисной аптечки и т. д. – читайте в следующем номере журнала "Справочник секретаря и офис-менеджера".



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль