Офис-менеджер и обеспечение офиса

1669
Мало где освящается тот факт, что офис-менеджер и обеспечение офиса являются двумя тесно связанными понятиями. Так, именно данный сотрудник должен обеспечивать офис всеми необходимыми товарами. О том, как это сделать, читайте далее.

Что такое обеспечение офиса

Известно, что для нормального функционирования любой компании ее сотрудники должны быть обеспечены всеми необходимыми принадлежностями и техникой. Это касается как канцелярии, так и оргтехники, питьевой воды, продуктов Офис-менеджерпитания и т.д. Причем очень важно, чтобы каждое рабочее место сотрудника было оборудовано в соответствии с необходимостью. Именно это и является одной из основных обязанностей офис-менеджера.

Обеспечение жизнедеятельности офиса является очень важным, хоть и не таким заметным процессом. До тех пор, пока сотрудникам хватает всех необходимых принадлежностей, никто не задается вопросом, откуда они берутся. Однако стоит только закончиться бумаге или ручкам, как рабочий процесс встает и появляется недовольство в коллективе. Именно поэтому мы рассмотрим, как правильно организовать обеспечение деятельности офиса.

Следует понимать, что данная обязанность не только включает в себя своевременную покупку необходимых товаров, но и подбор компаний, которые занимаются поставками всего необходимого. Конечно, если ваша компания представлена несколькими сотрудниками, то можно самостоятельно заняться всеми необходимыми приобретениями. Однако, когда речь заходит о крупном предприятии, состоящем из нескольких подразделений, рекомендуем подобрать ответственных поставщиков.

Организационная часть обеспечения офиса

Прежде чем приступить к подбору поставщиков, необходимо определить, в каких именно товарах вы нуждаетесь. Перечень в данном случае может быть очень разнообразен: канцтовары, фирменная символика, комплектующие для оргтехники, питьевая вода, продукты питания, офисная мебель и т.д. При таком разнообразии следует определиться, следует ли выбрать одну компанию, которая будет заниматься всеми поставками или работа будет осуществляться с разными фирмами.

Отметим, что, как правило, работа с одной компанией, предоставляющей комплексное обслуживание офиса, имеет ряд преимуществ. Так, основным преимуществом является минимальные затраты времени на заказ необходимых товаров, а также отсутствие большого количества бухгалтерских документов. При этом, следует учитывать, что крупные компании при обеспечении комплексного обслуживания охотно предоставляют своим клиентом скидки и бонусы. Однако и стоимость товаров и услуг у них может быть несколько выше, чем у компаний, имеющих более узкую специализацию.

При ограниченном бюджете рекомендуем доверить обеспечение вашей компании сразу нескольким поставщикам. Конечно, на общение с ними уйдет больше времени, а объем сопутствующей документации будет существенно выше, но и экономия при данном варианте будет существенней.

Для того, чтобы подобрать более выгодные варианты сотрудничества, рекомендуем провести анализ данной ниши. Необходимо анализировать не только стоимость самих товаров и услуг, но и наличие индивидуальных программ лояльности для постоянных клиентов, качество продукции, возможность и стоимость доставки. Вполне возможно, что компания, предоставляющая необходимую продукцию по самой низкой цене, находится на значительном отдалении от вашего офиса, что означает необходимость дополнительно оплачивать услуги доставки. В таком случае сотрудничество с более дорогим представителем данной продукции может оказаться более выгодным, если их офис расположен на соседней улице. При этом необходимо учитывать и тот факт, что срок доставки во втором случае будет значительно меньше.

Читайте также:

Виды обеспечения

Необходимо понимать, что обеспечение бывает различных видов, поэтому предлагаем с ними ознакомиться.

Справка

Обеспечение офиса можно разделить на следующие составляющие:

  1. Техническое обеспечение офиса;
  2. Хозяйственное обеспечение офиса;
  3. Продовольственное обеспечение офиса.

К техническому относится компьютерное оборудование, оргтехника, комплектующие для оргтехники, презентационное оборудование, системы кондиционирования, устройства для переговоров (телефон, селектор) и т.д.

Хозяйственное включает офисную мебель, канцелярию и бытовую продукцию.

При определении необходимого объема закупа канцелярской продукции, рекомендуем исходить из норм на одно рабочее место.

Справка

Выделенное рабочее место (рабочий стол и стул/кресло) должно быть оборудовано:

  1. органайзером (набор: ручки, карандаши, ножницы, линейка, скрепки, точилка, степлер и скобы к нему, блок бумаги для записей в боксе);
  2. 2–3 горизонтальными лотками для бумаг;
  3. 3 папками-регистраторами (400 и 700 мм);
  4. 3–5 папками-скоросшивателями (как с прозрачным листом, так и другими);
  5. файлами с перфорацией (карманы);
  6. калькулятором;
  7. необходимым ассортиментом в соответствии с корпоративным стилем компании (планингом, календарем и т. п.);
  8. телефонным аппаратом (внутренняя связь и выход на город);
  9. ПК в комплекте (если работа связана с использованием компьютера);
  10. стеллажами и полками для документов, если они относятся к выделенному рабочему месту.

Продовольственное обеспечение представлено продуктами питания, водой, алкогольной продукцией (при необходимости оборудовать мини-бар в кабинете руководителя). Также поставщики продукции питания занимаются и продажей сопутствующих товаров: одноразовой посуды, салфеток и т.д.

На заметку! Алкогольная продукция очень редко доставляется напрямую в офис, поэтому советуем заняться ее приобретением самостоятельно, исходя из вкусовых предпочтений руководителя. Кроме того, необходимо позаботиться и о наличии соков и вод в мини-баре, а также о закусочном ассортименте (сыры, фрукты, шоколад и т.д.).

Кроме того, следует учитывать и наличие у поставщиков дополнительных услуг, направленных на обслуживание сопутствующего оборудования. Рекомендуем отдавать предпочтение тем компаниям, которые занимаются обслуживанием установленного оборудования.

Для большего удобства перечень предоставляемых товаров и сопутствующих услуг, предлагаемых компаниями, представлен в виде таблицы. 

Вид обеспечения

Продукция

Сопутствующие услуги

Техническое

Оргтехника, компьютеры, средства связи, комплектующие, системы кондиционирования, охранно-пожарное оснащение

Обеспечение безопасности, настройка оборудования, ремонт, заправка картриджей, сервисное обслуживание, установка ПО и т.д.

Хозяйственное

Офисная мебель, канцтовары, бытовая продукция

Монтаж мебели, доставка канцтоваров, установка и обслуживание туалетных принадлежностей (диспенсеров, дозаторов и т.д.)

Продовольственное

Продукты питания, воды, соки.

Доставка, установка и обслуживание кулеров, организация фуршетов, выездного обслуживания, банкетов, готового питания в контейнерах.

Важно! При необходимости обеспечить питание для всей компании, рекомендуем обращаться к проверенным компаниям. Известны случаи, когда недобросовестное отношение к соблюдению необходимых норм при организации обедов приводило к массовым отравлениям.

Вывод

Не стоит забывать о том, что все процессы, относящиеся к обеспечению офиса, должны быть подтверждены необходимой документацией. Так, с каждым поставщиком товаров и услуг должен быть заключен договор. Кроме того, они обязаны предоставлять сопроводительную бухгалтерскую документацию и сертификаты, свидетельствующие о качестве продукции.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль