Романтикам профессии "секретарь" посвящается

79
Предлагаем вашему вниманию интервью с Анной Карповой, в недалеком прошлом секретарем-референтом, помощником руководителя, а ныне – консультантом по вопросам интеллектульной собственности.

Предлагаем вашему вниманию интервью с Анной Карповой, в недалеком прошлом секретарем-референтом, помощником руководителя, а ныне – консультантом по вопросам интеллектульной собственности.

Романтикам профессии секретарь посвящается

Ваша профессия – это ваш выбор. Чем она вас привлекла и привлекает до сих пор?

Профессия референта привлекла меня, в первую очередь, своей удивительной историей, как мне казалось, навеянной легким романтизмом. Ее представители – умнейшие люди, остававшиеся всегда в тени, были для меня загадочными, незаурядными фигурами, этакими "тайными агентами" слова и мысли руководителя. Этот род деятельности осуществляли журналисты, филологи, психолингвисты, литераторы и другие специалисты смежных профессий, которые писали речи своим руководителям для выступлений на конференциях и презентациях, составляли документы, лишь утверждаемые и подписываемые ими. Кроме того, внешний вид руководителя, его манера общения, глубокое знание сути какой-либо проблемы – оказывались результатом творчества референтского корпуса. В истории масса примеров тому, что заслуги одних людей приписывались совсем другим.
Сейчас на референтов – специалистов с высшим образованием – большой спрос. Факт существования таких помощников не скрывают – ими ныне гордятся (правда, негласно). Как многомиллионной сделкой, как выгодным приобретением, как прибыльностью своего бизнеса. Ведь референт направляет и ведет своего руководителя по бизнесу, политике или другой сфере деятельности. Этот человек эрудирован, всегда в курсе последних новостей и вообще представляет сам по себе ценнейший источник информации. Он подсказывает начальнику практически все решения и действия. Найти референта "высшего пилотажа" – это теперь одна из главных заслуг управленца.
Соизмерив свои возможности и потребности, а также спрос на референтские услуги и прогнозы на их востребованность в будущем, я пришла к выводу, что могла бы этим заняться.

С чего вы начали? Что для вас было наиболее важным?
Начала я с того, что поступила в один из коммерческих вузов Москвы на факультет Социально-культурного сервиса и туризма, выбрав, на мой взгляд, самую интересную специализацию – "Референтская деятельность". Сейчас я заканчиваю предпоследний 4-ый курс. Программа обучения включает разнообразные и полезные дисциплины, которые не охватывают кратковременные курсы для референтов.
Я изучала такие предметы как Культурология, История религий, Обычаи и традиции народов мира, Речевая коммуникация, Актерское мастерство, Эстетика, Психодиагностика, Профессиональная этика и этикет, Международный протокол, Коммерческая тайна, – это далеко не полный список моих предметов. Основной упор в моем вузе делается на языки – я изучаю английский и французский, - и знание компьютера. Неоценимые, по сути, знания останутся со мной навсегда.
Уже ко второму курсу обучения я работала секретарем в юридической фирме. Руководитель предоставил мне возможность учиться на дневном отделении, за что я ему безгранично благодарна, а также за то, что он всегда внимателен, снисходителен и во всех отношениях – положительный начальник. За год секретарской работы я много узнала, получила основные навыки.
Например, освоила такие функции, как: ведение делопроизводства, работа с документами (в т. ч. составление проектов приказов и распоряжений, переводы документации); прием, просмотр и обработка входящей корреспонденции; ведение телефонных переговоров, прием и распределение входящих звонков мини-АТС; встреча посетителей, работа с офисной техникой.
Особенное значение для меня имели взаимоотношения с сотрудниками и руководителем фирмы. Поэтому я всегда старалась соблюдать деловой этикет и протокол, на знании правил и норм которых и основывается, по-моему, профессия референта.
Кто, как не референт, подскажет руководителю, что можно или чего нельзя дарить деловому партнеру, как правильно одеться на прием, как грамотно провести переговоры, учитывая национальные особенности представителей другой стороны и многое другое.
Это помогло мне "прижиться" в фирме и стать "своей", несмотря на юный возраст. Одно из важнейших качеств, которые нужно у себя вырабатывать, – умение слушать собеседника. Не просто слышать, что он говорит, а применять навыки эффективного слушания. Очень полезно уметь читать язык "невербалики": жестов, мимики и телодвижений человека.
Эта работа оказалась замечательной стартовой площадкой. Проработав около года, я стала помощником генерального директора. С этой новой должностью появились и новые обязанности:
сбор, анализ, подготовка и редактирование информационных материалов по конкретной теме для руководителя, подготовка и администрирование его деловых поездок, ведение деловой переписки с партнерами и клиентами (в т. ч. иностранными), а также выполнение поручений начальника, контроль над исполнением его поручений сотрудникам.
Примерно в это время появилась востребованность в информации по вопросам этикета и протокола. Тщательное изучение их правил также стало моим призванием. Постепенно я начала консультировать по этим вопросам, приобретая бесценный опыт делового общения. Мысленно составила своеобразную "карту", на которую как путешественник-первооткрыватель постоянно наношу новые сведения: кому необходимо знание этикетных и протокольных норм, какие моменты их интересуют больше, каковы современные тенденции и изменения в этой области и т. п. На этой новой "земле" планирую основательно обосноваться.
Около года я работаю в ставшей родной юридической компании консультантом по вопросам интеллектуальной собственности в музыкальной сфере. Потребовались вся моя усидчивость, терпение и определенное упорство, поскольку юридического образования у меня нет (о нем я думаю как "о втором высшем") и разбираться в законах, конвенциях, Гражданском, Уголовном и других кодексах было не так просто. Спасает также мое дипломатическое начало и коммуникабельность, когда я общаюсь с композиторами и представителями шоу-бизнеса, среди которых встречаются и весьма заносчивые личности. Но несмотря ни на что, я люблю знакомиться с новыми людьми, интересными и неординарными, узнавать мнения, отличные от собственных.

С какими трудностями вы столкнулись, как их разрешили?
Недавно я отстаивала интересы нашей компании в сложных переговорах с представителями израильской фирмы. Ситуация могла показаться на первый взгляд безвыходной. Помогло знание обычаев и традиций страны, некоторых заповедей Торы, национальных особенностей ведения переговоров, вспомнилось кое-что из актерского мастерства, кое-что из психологии, включилась интуиция. В ходе переговоров мы пришли к компромиссу, как говориться, было принято "соломоново решение" и никто не остался в обиде!
Мелкие проблемы возникают постоянно: будь то типографская ошибка на заказанных вами бланках; в транспорте помяли так, что стыдно появиться в таком виде на деловой встрече; офисная техника вышла из строя, когда вам нужно срочно передать что-то клиенту или партнеру, и т. д.
Для меня трудности – это стимул. Преодолевая их, я становлюсь победителем в каждодневной игре "Ритм Большого Города", которая является причиной стрессов 10-миллионного населения Москвы. Я научилась жить в этом ритме, справляться с возникающими проблемами. Главное- не бояться попасть в сложную ситуацию, не складывать руки, а подключать все свои ресурсы (т. е. положительные деловые и личные качества, а если понадобится, то и денежные ресурсы) для ее разрешения. Надо верить в себя и свой успех!

Считаете ли вы себя состоявшимся человеком?

Думаю, да… Но это сложный вопрос: грань между состоявшимся и не состоявшимся человеком не видна. В жизни состоявшегося человека, на мой взгляд, должны присутствовать: полноценная семья, дети, любовь, обеспечивающая материальное благополучие удачная карьера, полноценный отдых, правильное отношение к людям и окружающему миру, высокий интеллект, широкий кругозор, крепкое здоровье и многое другое. А если что-то одно, например, отсутствует, может ли человек считать себя состоявшимся? Однозначного ответа здесь нет – у каждого он свой. Скорее всего, я состоялась как личность.

На ваш взгляд, нынешним секретарям – легче или труднее? Что вы сейчас думаете об этой профессии?

О профессии секретаря мое мнение коренным образом не изменилось. Я продолжаю считать ее лишь стартовой площадкой для успешной карьеры. Но я уважаю и тех, кто выбрал данную профессию в качестве основной или стремится к этому. Это смелые, решительные и сильные женщины, которым часто приходится сталкиваться с невежеством и предрассудками людей, все еще не воспринимающими их как серьезных работников. Действительно, кому-то из работодателей важна только эффектная внешность "секретарши", чтобы производить впечатление на партнеров, клиентов и друзей. Но поверьте мне, что для большинства руководителей сейчас важней ее деловые качества, профессиональные навыки, ум, стиль и обаяние.

Что вы думаете о карьере в жизни женщины?
Недавно в одной из молодежных программ по телевизору показали девушку, которая сказала, что мечтает быть домохозяйкой: заниматься шоппингом, ходить в салон красоты каждую неделю, "тусоваться" с друзьями и просто заниматься домашним хозяйством, пока муж зарабатывает для нее большие деньги. При всей своей лояльности к людям и уважении к их выбору, понимании того, что все мы разные, высказывание этой особы вызвало во мне сильное чувство протеста.
Я не считаю себя феминисткой. Мне приятно, когда мужчина открывает передо мной дверь и пропускает вперед, подает пальто, протягивает руку, чтобы помочь выйти из машины, отодвигает и придвигает мой стул, когда я сажусь за стол, – относится ко мне как к даме, даже поступаясь иногда деловым этикетом. Но желания стать домохозяйкой у меня никогда не возникало. Не смогу я быть зависимой от мужчины, ни в финансовом плане, ни в психологическом. Не хочу быть "придатком" стиральной машины, плиты и пылесоса. Это очень печально – жить исключительно жизнью другого человека, не развиваться как личность. В современном мире открыто столько перспектив для женщин, столько возможностей! На мой взгляд, не стоит их игнорировать ради домашнего образа жизни – пережитка прошлого, когда женщина была бесправна и только ухаживала за мужем, рожала детей, одна занималась хозяйством.
Современной женщине очень важно реализовать себя в чем-то еще, помимо семьи (хотя бы для того, чтобы не надоесть тому же мужу своей недалекостью, ординарностью и посредственностью).
Личная жизнь и карьера должны гармонично сочетаться друг с другом. Достичь этого можно, обладая такими качествами, как гибкость, умение идти на компромиссы и живое воображение, и, конечно же, решить вопрос расстановки приоритетов. Для меня успешная карьера очень важна, при условии, что она не будет в ущерб личной жизни, и наоборот. Но я уважаю женщин, всецело посвятивших себя работе и достигших определенных высот в политике, бизнесе, искусстве и пр.

Ваши советы и пожелания нашим читателям.

Дорогие коллеги! Не бойтесь трудностей и проблем – это лишь часть жизни, делающая нас сильнее. Развивайтесь, расширяйте свой кругозор, интересуйтесь новым и удивляйтесь ему – не останавливайтесь на достигнутом! Учите иностранные языки – это сейчас важно. Будьте счастливы, какой бы путь не выбрали. Верьте в себя – вы можете гораздо больше, чем думаете!

Штрихи к портрету:

Книги: Читаю в основном профессиональную литературу по этикету, протоколу, авторскому праву и коммерческой тайне. Настольная книга – "Современный этикет. Деловой и международный протокол" Соловьева Э.Я. Любимые книги: "Язык телодвижений" (Алан Пиз), "Деловой протокол: стратегия личного успеха" (Джен Ягер), "Моя жизнь, мои достижения" (Генри Форд), "Искусство управления государством" (Маргарет Тэтчер). Из российских писателей предпочитаю произведения Сергея Довлатова, Юрия Полякова, Владимира Набокова. Часто обращаюсь к подаренному коллегами на день рождения Большому российскому энциклопедическому словарю.Кулинария: В моем рационе постоянно присутствуют овощи, фрукты, молочные продукты (чаще всего – био), минеральная вода и фруктовые соки, хлебцы, а также мороженое и шоколад, от которых я не откажусь, несмотря ни на что. А все остальное – в зависимости от настроения и обстановки.Косметика: Предпочитаю косметику натуральных тонов, лишь подчеркивающую достоинства и скрывающую недостатки. Пользуюсь продукцией разных фирм: Chanel, Avon, Maybelline, Orly, Lumene, YR.Одежда: В рабочее время придерживаюсь делового стиля. В свободное время ношу удобную одежду и обувь спортивного стиля (или стиля свободного художника).Отдых: В свободное время люблю прогулки по Москве: с друзьями, наедине с собой, пешком, на машине и т. д. Посещаю выставки и вообще занимаюсь теми приятными делами, на которые обычно из-за работы не хватает времени. Отпуск чаще всего провожу за городом.Спорт: Увлечена бильярдом. Слежу за чемпионатами. В клубах и бильярдных пробую свои силы. Для поддержания физической формы посещаю тренажерный зал.

По материалам журнала "Справочник секретаря и офис-менеджера"Другие интервью с вашими коллегами-секретарями вы можете прочитать в разделе сайта "Работаем/ Секреты вашей профессии"

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль