Что ждет рынок офисного персонала?

42
Легко ли найти специалиста на должность секретаря или офис-менеджера? Тенденции развития рынка труда офисных работников. Популярные сегодня вакансии. Новые должности на рынке труда. Какие навыки необходимы для всех представителей административных должностей? Уровень зарплат офисных работников

Еще несколько лет назад должность секретаря во многих компаниях предусматривала работу одного “универсального” сотрудника, который занимался: приемом звонков, подготовкой документов, подачей чая-кофе посетителям, составлением плана рабочего дня руководителя, организацией работы курьеров, уборщиц и т. д. Сегодня различные секретарские функции выделены в отдельные должности: ресепшионист, офис-менеджер, секретарь-референт, помощник руководителя, переводчик, заведующий канцелярией и др. При этом круг обязанностей на конкретной должности определяется в самой компании. В небольших организациях сохраняется совмещение обязанностей, один человек может выполнять функции ресепшиониста, офис-менеджера, секретаря-переводчика и помощника руководителя. Крупные компании имеют разветвленную административную службу, где каждый специалист занимается решением определенного круга задач.
Одна из основных тенденций, характерная для рынка административного персонала, – текучесть, которая остается высокой уже на протяжении нескольких лет. Объясняется это тем, что в секретариат идут люди, которые воспринимают эту должность как временную и, проработав в известной компании несколько месяцев, начинают рассылать резюме на должности более высокого уровня. У представителей данной категории работников готовность сменить место работы выше, чем у любых других специалистов, и часто решающую роль могут сыграть одна-две тысячи рублей разницы в зарплате.
По данным “Виват Персонал”, секретарь в российской компании работает на одном месте в среднем не более 9–13 месяцев. Затем он, как правило, переходит на другую должность внутри компании или к другому работодателю, предлагающему бо2льшую зарплату.

Популярные вакансии

Самыми дефицитными и популярными вакансиями на сегодняшний день являются: ресепшионист, секретарь, офис-менеджер и персональный ассистент. Рассмотрим подробнее, какие требования сегодня предъявляют работодатели к кандидатам на эти должности.
Требования к соискателям на должность ресепшиониста минимальны. В основном на нее претендуют студенты и те, кто желает подработать, так как многие работодатели готовы предложить неполную занятость (рабочий график “2 через 2” или несколько часов в день). Но часто после того, как образование получено или найдена более подходящая работа, ресепшионисты уходят.Ограничений по возрасту на эту должность работодатели практически не выдвигают, но большое внимание уделяют внешним данным кандидата. Иногда могут потребоваться базовые знания английского языка.
На позиции секретаря функциональные обязанности намного шире, чем распределение звонков и встреча посетителей. Поэтому в качестве обязательных условий работодатель выдвигает наличие опыта работы от одного года, профильное среднее образование или неполное высшее, знание английского языка (не ниже среднего уровня), необходимое для ведения деловой переписки и телефонных переговоров с клиентами.Персональный ассистент – элита административного персонала. Поэтому для претендентов на эту должность необходимы опыт работы от 3 лет у первых лиц, высшее образование, свободное владение английским языком и, как правило, знание второго иностранного языка хотя бы на среднем уровне.В список обязанностей персональных ассистентов входит: планирование рабочего времени руководителя, организация встреч, совещаний, бронирование билетов, гостиниц, визовая поддержка, переводы и текущий контроль выполнения поручений начальства.
Соискатель на должность персонального ассистента должен быть готов к ненормированному рабочему дню, командировкам и другим трудностям. И хотя эта должность достаточно “молодая”, она очень востребована, особенно в крупных компаниях, где обязанности персонального ассистента приближены к топ-менеджменту.

В число обязательных требований для соискателя на должность офис-менеджера входят высшее образование, знание английского языка и опыт работы на аналогичной должности. Идеальная кандидатура на эту должность сочетает в себе управленческие и хозяйственные навыки.
На этой должности высоко ценится опыт “конкретных действий”, например организации переезда в другой офис, курирования работы водителей и т. д. При этом некоторые работодатели готовы взять сотрудника и без опыта, но круг обязанностей таких специалистов обычно не очень широкий.
А вот спрос на секретарей-переводчиков снизился. Данная позиция пережила расцвет в начале 1990-х годов, когда по всей стране открывались совместные предприятия. Сегодня работодатели стремятся нанимать основной персонал со знанием иностранного языка, не создавая дополнительных штатных единиц.

Новые должности на рынке труда

Появилось несколько новых должностей. Например, должность “корпоративный секретарь”, которая становится все более востребованной в крупных корпорациях и акционерных обществах.Корпоративный секретарь – это сотрудник, поддерживающий общение между собственниками акционерного общества, его топ-менеджерами и советом директоров. Специфика выполняемых им обязанностей определяется особенностями конкретной компании (ее размерами, отраслевой и региональной структурами бизнеса и т. д.). Кратко его обязанности можно охарактеризовать так:• Подготовка и проведение заседаний совета директоров и комитетов совета директоров.
• Подготовка и проведение общих собраний акционеров.
• Ведение корпоративных протоколов, обеспечение их сохранности.
• Предоставление консультаций членам совета директоров, менеджерам и акционерам.
• Взаимодействие с регулирующими органами, аудиторами, кредиторами и другими заинтересованными сторонами.
• Контроль соблюдения компанией соответствующего законодательства.
Кандидат, претендующий на должность корпоративного секретаря, должен обладать опытом работы и высшим профессиональным (юридическим или экономическим) образованием. Он обязан знать обо всех внутрикорпоративных событиях, изменениях в законодательстве, которые способны повлиять на деятельность компании, о состоянии того сектора рынка, в котором работает компания. Успешный кандидат должен обладать организационными навыками и иметь опыт решения управленческих задач.
Еще одна новая вакансия, появившаяся несколько лет назад, – секретарь вечерней или ночной смены, или вечерний/ночной секретарь. Такие сотрудники требуются далеко не всем компаниям, а только тем, которые либо работают круглосуточно, либо имеют партнеров в другом часовом поясе.Вечерний секретарь отвечает на поступающие после официального окончания рабочего дня звонки, принимает и обрабатывает корреспонденцию. Считается, что эта должность связана с минимальным выполнением профессиональных обязанностей, поэтому и требования к кандидатам минимальны.

Навыки, необходимые для всех представителей административных должностей

Конечно, есть стандартный набор навыков, обязательных практически для всех специалистов административных должностей. Это, например, владение компьютерными программами (Word, Excel, иногда PowerPoint), знание английского языка, коммуникативные навыки. Часто высказываются пожелания в отношении возраста (от 19 до 40 лет) и пола (чаще всего женский). В последнее время работодатели скорректировали свои требования и в отношении личных качеств претендентов.Большинство компаний хотят видеть на административной должности зрелых, опытных людей с “умеренными амбициями”, т. е. ориентированных на продолжительную стабильную работу в компании.

Рынок труда офисных специалистов

В целом сегодняшний рынок офисных специалистов можно разделить на два четких сегмента: высококвалифицированные сотрудники, зарплаты которых вполне сравнимы с уровнем зарплат среднего менеджера, и кандидаты без опыта, готовые работать за минимальную оплату. Причем востребованность специалистов второй категории выше. Между тем работодатель, принимая на работу молодого специалиста, попадает в ловушку.
С одной стороны, ему необходим человек, знающий делопроизводство, хорошо владеющий офисным ПО (программным обеспечением), имеющий навыки делового этикета, с другой стороны – работодатель еще не готов много платить сотрудникам на секретарских позициях.
Как следствие – высокая текучесть кадров по этим позициям и сравнительно низкая квалификация офисного персонала.
В связи с таким подходом работодатели начинают снижать уровень требований, приближая их к среднерыночным. Этот подход кардинально отличается от ситуации 2001–2002 гг., когда везде требовался “свободный английский”, даже если он не был нужен. Сейчас отбор идет не столько по профессиональным критериям, сколько по личностным качествам. И на должности секретарей или ассистентов работодатели готовы взять специалистов, отличающихся точностью, аккуратностью и скрупулезностью, а вот излишняя амбициозность, наоборот, не приветствуется. Однако многие кандидаты (за исключением профессионалов с опытом работы более 5 лет) считают данные позиции промежуточным этапом в карьере.
 Кроме того, росту сектора офисного администрирования препятствует сохранившееся предвзятое отношение к секретарским позициям у молодых специалистов, которые, после окончания вуза, желают найти работу “менеджера”, не представляя при этом, чем конкретно они хотят заниматься. Кадровые агентства берут на себя просветительские функции, доказывая молодым специалистам преимущества работы в сфере офисного администрирования, ведь этот опыт дает им возможность получения элементарных профессиональных навыков и понимания сути работы в сфере бизнеса.Многие компании выходят из положения, привлекая иногородних специалистов, оценив их трудолюбие, работоспособность и активность.
Хотя зарплаты в административном секторе стабильно растут – за последний год в среднем выросли на 15% (причем рост зарплат в регионах идет интенсивнее, чем в столице) – дефицит квалифицированных кандидатов сохраняется. Платить больше готовы крупные зарубежные компании, они предлагают также соцпакет, поэтому им гораздо легче найти квалифицированных сотрудников.

Но в целом спрос на профессиональных администраторов превышает предложение. Сезонных колебаний в этом секторе нет, за исключением летних месяцев. Тогда превышение спроса над предложением низкоквалифицированных должностей (оператор call-центра, оператор ПК, секретарь на ресепшн) снижается за счет выхода на рынок студентов, желающих “подзаработать”.
Если же говорить о состоянии рынка соискателей, то можно отметить, что конкуренция в административном секторе невысокая. Во-первых, мужчины практически не участвуют в конкурентной борьбе, разве только в должности помощников или персональных ассистентов руководителя. Во-вторых, серьезная конкуренция существует только в среднем диапазоне зарплатной “вилки”, а наличие таких конкурентных преимуществ, как опыт, высшее образование, знание иностранного языка, делает реальным шанс претендовать на верхнюю границу диапазона.
Общественное мнение по отношению к административным должностям сегодня явно меняется – это уже не определение низкого профессионального статуса специалиста, а возможность сделать карьеру в выбранном секторе бизнеса. В крупной компании ассистент руководителя может вырасти до руководителя секретариата, исполнительного директора или заместителя директора по административным вопросам. Офис-менеджер также имеет шансы хорошего карьерного роста – например, до позиции административного директора. И у секретаря есть возможность вырасти – например, продолжая работать с документами в бухгалтерии, кадровом делопроизводстве, поддержке продаж. Профессионалом сегодня быть выгодно везде, и административная сфера отнюдь не является исключением.

Подробный обзор средних зарплат представителей административных должностей по городам России представлен в журнале "Справочник секретаря и офис-менеджера" (№4 2008)



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль