Психологические особенности руководителя

82
Умение эффективно взаимодействовать с руководителем – пожалуй, один из основных моментов в деятельности секретаря. Давайте попытаемся разобраться в том,  как учитывать  психологические особенности руководителя и на что при этом необходимо обращать внимание

Умение эффективно взаимодействовать с руководителем – пожалуй, один из основных моментов в деятельности секретаря. Все начинается с умения понять руководителя, правильно отреагировать на его действия. На первый взгляд – ничего сложного: есть рабочее задание, которое нужно выполнять. Но это только на первый взгляд. Дело в том, что все руководители разные – у всех разные требования, разные характеры, разные рабочие режимы и т. д. И тот, кто подолгу работал с одним руководителем, знает, как сложно приспособиться к новому начальнику, особенно если он радикально отличается от предыдущего. Давайте попытаемся разобраться в том, как быть эффективными во взаимоотношениях с руководителем, как учитывать его психологические особенности и на что при этом необходимо обращать внимание.

Любой процесс взаимодействия с людьми всегда строится по принципу двух встречных векторов: один – тот, который создаем мы сами, второй – тот, который создают окружающие по отношению к нам. Совершенно логично, что в этой схеме мы можем изменить только один вектор – свой, так как второй нам попросту не принадлежит, и мы можем лишь предпринять попытку к его изменению. В нашей ситуации (руководитель – секретарь), когда один человек по должности зависим от другого, остается еще меньше возможностей для преобразования “чужого” вектора, поэтому все, что будет сказано ниже, относится именно к вашим собственным действиям, к тому, какими они должны быть для установления взаимопонимания.

Основные принципы построения рабочих отношений

Вариантов построения рабочих отношений достаточно много, но все они сводятся к двум основным принципам: принципу подобия и принципу полярности. При этом важно оценить, какие качества и психологические свойства у вас с руководителем противоположны, т. е. “полярны”, а в чем вы совпадаете. От этого зависит, какую стратегию во взаимодействии с руководителем вам необходимо будет избрать и придется ли вам подстраиваться под него. И тот, и другой принцип необходимо применять к конкретной ситуации, поэтому для начала выполните простое задание.

Возьмите лист бумаги, разделите его вертикальной чертой на две части.
В левой колонке напишите те качества вашего руководителя, которые могут являться его характеристиками: яркие, отличающие его от остальных людей. Чем больше, тем лучше. Минимально – двенадцать. Пусть это будут качества, описывающие его как лидера, как профессионала, как человека – в общении, в работе, на отдыхе и т. д. Можно использовать метафоры, если они отражают суть личности вашего руководителя. Это задание лучше выполнять постепенно, в течение всего рабочего дня: вспомнили что-то, записали, продолжили работу, опять что-то записали. Это позволит охватить различные особенности вашей совместной деятельности. Пусть в списке будут не только положительные, но и отрицательные черты вашего руководителя. Но их соотношение между собой (чего больше, а чего меньше) определяете вы сами.
После того, как это задание будет выполнено, вы работаете во второй колонке. Здесь вам нужно будет охарактеризовать себя. Подумайте, какими качествами из первого столбца вы обладаете или стремитесь к ним. Если ваш руководитель “очень организован, каждая минута у него на счету” и вы тоже грамотно организуете свою деятельность, то напротив подобных совпадений поставьте “плюс”. Если, наоборот, вы считаете, что являетесь антиподом данного качества, поставьте “минус”.
Например, ваш начальник “беспощаден к ошибкам других”, а вы мягки по своей натуре и все всегда прощаете – значит, ставим “минус”.

Теперь разберемся с сутью принципов и с тем, как и когда их правильно применить.

Принцип подобия

Принцип подобия заключается в том, что эффективность вашей совместной деятельности будет расти благодаря сходству целого ряда характеристик: темпов и способов работы, особенностей взаимоотношений, оценки происходящих событий и людей, морально-этических принципов. Другими словами, вы должны быть людьми, схожими во всем – в способе принятия решений, во взглядах на жизнь, в предпочтениях, устремлениях, особенностях общения, ведения дел и т. д.
Предполагается, что такие люди будут понимать друг друга “с полуслова”, легко прогнозировать поведение другого, а значит, экономить время и усилия на “притирки” друг к другу, на попытки обосновать непонятные действия и поступки, приспособиться к стилю общения и др. Такие люди часто “с ходу” устанавливают контакт, потому что человек, который понятен, не вызывает безотчетной тревожности и напряжения.

Похожие люди знают, как себя вести, чтобы их поняли – для этого им нужно просто быть самими собой: не нужно “догонять” слишком “быстрого” руководителя или, наоборот, “тормозить” себя, если руководитель слишком медлителен; не нужно гадать, в каком настроении или состоянии он будет сегодня и как себя поведет. Любой человек, который субъективно (или бессознательно) оценивается как “свой”, как человек “своего круга”, нам всегда более симпатичен, нежели тот, кого мы отнесем к “не нашим, чужим, неизвестным”. В общем, как правило, союзу “своих” людей гарантировано спокойное существование и взаимопонимание.
Помимо человеческих качеств, которыми обладает руководитель, нам в не меньшей степени интересны и его деловые, профессиональные качества. Но и здесь принцип подобия продолжает действовать.

Допустим, руководитель, с которым вы работаете, очень ответственный и требовательный человек, контролирующий все процессы в рамках своей компетенции, порой даже в ущерб отношениям с людьми. Конечно, от вас он будет ждать такой же сверхответственности. Для такого человека более важно полное выверение всех действий, документов, решений и т. д., чем, например, общение. В этой ситуации с вашей стороны будет уместно стремление к принципу подобия – то есть развития у себя до такого же уровня требуемых качеств: ответственности, скрупулезности, методичности, самоконтроля и контроля за другими людьми и процессами. Не пытайтесь (особенно в первые моменты совместной работы) изменить чужой вектор, доказывая руководителю, что, например, “такое отношение к делу губительно для здоровья; невозможно контролировать всех и всегда; нужно проще относиться к ошибкам своим и чужим”. Даже если в ваших словах будет разумное зерно, ваш начальник этого не услышит, а скорее, наоборот, задумается об уровне вашего профессионализма.

Принцип полярности

Согласно принципу полярности руководитель и подчиненный, наоборот, должны обладать разными (полярными) качествами и особенностями. По сути, это – принцип взаимодополнения, ведь решая одни и те же задачи, такие люди могут взглянуть на них с разных сторон, увидеть то, что не увидел другой именно в силу своей непохожести, полярности. Конечно, такой подход иногда не обходится без конфликтов. Но именно он позволяет решать задачи максимально эффективно.

Взаимное дополнение может быть в любых сферах, например, ваш руководитель – творческая личность, но при этом постоянно упускает из виду важные формальности: сроки, отчеты, переговоры. В этом случае ваша организованность поможет быть ему эффективным и повысит вашу ценность в его глазах. Ваша дополняющая черта на время работы станет и его чертой тоже.

На какие особенности руководителя нужно обратить внимание в первую очередь?

Вернемся к заполненному вами листу. Все характеристики, которые вы описали и по которым оценили руководителя и себя, можно разбить на три большие группы, в каждой из групп можно применить тот или иной принцип.
1. Обратите внимание на все пункты, касающиеся взаимоотношений руководителя с окружающими (если в записях таких пунктов нет, добавьте), особенно на его властность: действительно ли он властный, авторитарный человек или просто представитель управленческой должности?

Властный человек не потерпит рядом с собой подобного. И если ваш руководитель – как раз такой человек, который требует беспрекословного подчинения от своих сотрудников, всегда единолично принимает решения (такая особенность формируется на высоких постах, в определенных сферах деятельности, например, у военных), то с ним вам необходимо стремиться к принципу полярности, то есть подчиняться. Два человека, претендующие на власть, будут постоянно делить ее, то есть конфликтовать, даже если оба хорошо понимают, кто главный. Поэтому старайтесь выработать у себя исполнительность, терпимость, способность к пониманию, внешние признаки покладистости характера.
Однако вполне может статься, что в отношениях с другими людьми вам понадобятся не полярные качества, а именно подобные тем, которыми обладает руководитель. Подобная властность и безаппеляционность (вы же транслируете решение руководства, которое обсуждению не подлежит!) в отношениях с другими принесет вам расположение начальника, который начнет причислять вас к “своим людям”.
Невластный руководитель, наоборот, хорошо будет чувствовать себя с человеком уверенным, надежным, с хорошими лидерскими качествами. Поэтому здесь также применим принцип полярности. Для вас это неплохая возможность стать “серым кардиналом” в компании. Но помните, что все хорошо в меру и действовать нужно исключительно в рамках субординации.
2. Выделите пункты вашего списка, связанные со стилем работы руководителя. Рабочее поведение руководителя, которое попадает под определение “эталона, образца”, чаще требует от вас действий по принципу подобия. Все то, что выбивается из этого определения (например, недостаточно развитое какое-то профессиональное качество руководителя), будет требовать от вас применения принципа взаимодополнения.

Например, желаемыми качествами в работе считаются общительность, грамотная речь, хороший вкус и стиль, чувство юмора, способность устанавливать контакты и развивать их. Если все эти качества есть у вашего руководителя, то у вас они тоже должны быть, иначе с его стороны это будет расценено как ваш непрофессионализм (даже если это не имеет прямого отношения к работе).
Но если начальник не обладает каким-то действительно важным профессиональным качеством, вам обязательно нужно у себя его развивать, действуя по принципу полярности.
3. Пункты списка, связанные с ценностями, которые разделяет ваш руководитель, в высшей степени должны соответствовать принципу подобия. Безусловно, менять свои собственные представления о жизни, людях, вычеркивать из жизни ценности, которыми вы до сих пор руководствовались, от вас никто не требует. Но знать ценности и убеждения, которыми живет ваш начальник (и иногда иметь по ним “плюсы”), было бы неплохо. Вам будет проще прогнозировать его поведение и реакцию на какие-то события или поступки других людей, если вы сами живете по тем же принципам. В любом случае полярность в этом моменте не приветствуется. Она – источник дополнительного напряжения и непонимания.

Применение принципов подобия и полярности

Принцип подобия используется, если:
• руководитель обладает сильным деловым качеством, тогда развивайте у себя то же качество;
• руководитель обладает сильным личным качеством, важным для работы, тогда развивайте у себя то же сильное качество;
• жизненные ценности руководителя и способы их воплощения вам близки, тогда продолжайте их придерживаться, применяйте их, демонстрируйте поддержку;
• руководитель близок к эталону поведения в данной компании, тогда действуйте схожим с руководителем образом.

Принцип полярности используется, если:
• руководитель обладает слабым деловым качеством, тогда развивайте у себя необходимое сильное (полярное) качество;
• руководитель обладает слабым личным качеством, важным для работы, тогда развивайте у себя необходимое сильное (полярное) качество;
• у руководителя есть неэффективные привычки, сказывающиеся на работе или отношениях с людьми, тогда действуйте так, чтобы нейтрализовать их, сделать их незаметными для работы и окружающих;
• руководитель очень авторитарен, тогда демонстрируйте принятие его власти.

Выясняем ожидания руководителя

Разобравшись с данными принципами, попробуем заглянуть еще глубже и посмотреть, как влияют ваши действия на окружающих. Дело в том, что мы не только производим определенные действия, но и ожидаем каких-либо действий от других, что накладывает отпечаток на всю нашу деятельность.
Если то, что мы ожидаем от людей, подтверждается (в хорошем смысле), то эти люди и отношения с ними нам всегда будут приятны и интересны. Справедливо и обратное утверждение – когда мы удовлетворяем ожидания наших партнеров по общению, мы всегда будем для них ценны, интересны, близки.
Поэтому ваши действия должны быть направлены именно на гармонизацию этих ожиданий. Другими словами, сначала выясните то, что ожидают от вас (во взаимоотношениях, в стиле работы, в профессиональных качествах и т. д.), а затем постарайтесь соответствовать этим ожиданиям.
Вернитесь к заданию в начале статьи и перечитайте каждую характеристику. Соотносите те качества, которыми вы уже обладаете, с ожиданиями вашего руководителя. Как только натолкнетесь на то качество, в котором его ожидания не совпадают с вашими действиями, поставьте восклицательный знак. Он станет вам подсказкой, за счет чего вы можете улучшить ваши взаимоотношения, приспособившись именно к ожиданиям руководителя, не используя напрямую принцип полярности или подобия. Это более тонкий, глубокий подход, применить который вам поможет интуиция и наблюдательность.

Например, руководитель, строящий подчеркнуто формальные взаимоотношения, может ожидать от других как ответной сдержанности и дистанции в общении (принцип подобия), так и надеяться на то, что кто-то предложит ему более простые, теплые, ненатянутые отношения (принцип полярности). Сам он может считать, что как бы не имеет права “навязывать” подчиненным свое общество, злоупотреблять их вниманием, а может быть, он просто не умеет устанавливать подобные контакты. Поэтому, изменив свое поведение, применяя принцип полярности, вы можете сформировать очень хорошие рабочие отношения с вашим начальником, основанные на доверии и понимании. Вряд ли кто-то станет спорить, что это удобнее и проще, чем сухая официальность. Конечно, чисто формальное отношение к сотрудникам может быть и выражением пренебрежения к ним, особенно если с людьми, равными себе и выше по статусу, руководитель доброжелателен и общителен. Неумение и нежелание – две разные вещи, и в данном случае пытаться стать “своим” не стоит (если, конечно, вы не сможете ему предложить какие-либо статусные преимущества, например, связи с влиятельными людьми).
Если у вас возникают трудности с выяснением ожиданий, задайте вопросы вашему руководителю: “Вы хотели бы, чтобы было так или иначе?”, “Я должна делать так или нет?”. Возможно, вы удивитесь тому, что высказанные руководителем ожидания будут далеки от ваших собственных представлений о них.
В заключение добавим, что когда вы будете строить свое поведение исходя из особенностей поведения руководителя, применяйте оба принципа (подобия и полярности) – в зависимости от ситуации и ожиданий руководителя. Это позволит вам стать в глазах начальника действительно надежным и профессиональным помощником. Однако вышесказанное не означает, что нужно всегда и во всем “подстраиваться” под руководителя. В каждом конкретном случае нужно просто понимать, к чему вас приведет то или иное действие, и если результат для вас важен, вы всегда выберете именно тот принцип, который поможет вам достичь успеха в любой ситуации.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль