Активировать демодоступ

Секретариат

Тайм-менеджмент: как успевать все и даже больше

24 октября 2019
1185
Средний балл: 0 из 5

В статье расскажем, почему секретарю важно развивать навыки тайм-менеджмента. Поделимся лайфхаками, которые помогут ничего не забывать и быстро справляться даже с самыми сложными задачами без перегрузок.

Почему секретарю нужны навыки тайм-менеджмента

Руководители не любят секретарей и помощников, которые берут на себя больше, чем могут сделать. Если согласитесь на то, что не сможете выполнить, — рано или поздно выяснится, что вы не справились с заданием. Если не научитесь отказывать, станете жертвой своей нерешительности. Кроме того, решение большого количества задач чревато профессиональным выгоранием. Что делать? Научитесь говорить «нет» тогда, когда это действительно необходимо. Тогда ваш руководитель будет вас больше уважать, а у вас останется больше сил, чтобы заниматься действительно важными делами.

Пройдите тест ниже и узнайте, умеете ли вы говорить «Нет»

Тайм-менеджмент: как успевать все и даже больше

Пройти тест в журнале

Кроме умения говорить «нет», секретарю важно развивать навыки тайм-менеджмента. Как справляться с кучей дел в течение дня, расскажем далее. 

Как оптимизировать работу, чтобы все успевать

За день вам наверняка надо успеть решить не только личные, но и рабочие дела. Найти баланс между работой и личной жизнью сложно, но можно. Вот несколько полезных лайфхаков.

Как совмещать работу и личную жизнь

Лайфхак 1. Совмещайте списки рабочих и личных дел. Старайтесь найти промежутки в течение дня, когда можно сделать не привязанные ко времени рабочие или личные дела. Остальные распределяйте по приоритету и в зависимости от того, привязаны ли они ко времени. Например, забрать посылку с почты можно с 8.00 до 20.00, а встреча в офисе фиксирована по времени.

Пример списка дел с рабочими и личными задачами

Тайм-менеджмент: как успевать все и даже больше

Узнайте, как успеть выполнить все дела за день

Лайфхак 2. Адаптируйтесь под рабочие требования. Определите для себя, когда будете проверять почту и отвечать на письма. Например, с 8.00 до 20.00. Старайтесь договариваться с руководителем обо всех важных делах заранее. Так будете чувствовать себя увереннее и знать, что вас ждет на следующий день.

Лайфхак 3. Высыпайтесь. Банальный, но рабочий совет. Врачи рекомендуют спать не менее 6 часов в сутки. Каждому человеку требуется разное количество сна. Недостаток сна сказывается на продуктивности, скорости мышления и его критичности. «Высплюсь на выходных» — это миф.

➤ Планируем рабочее время: лайфхаки для себя, руководителя и коллег

Как найти скорость между точностью и скоростью выполнения задач

Установите четкую градацию задач: какие требуют повышенного внимания, а какие можно делать на автопилоте. Некоторые виды работ требуют высокого качества, а другие — количества. Поэтому ваша задача — разделить повседневные задачи по видам. Напишите список работ, которые вы выполняете регулярно. И напротив каждой строки поставьте пометку Т (точность) или С (скорость).

Точности требует любая работа с информацией. В первую очередь, это все, что связано с финансами и числами. Например, подготовка аналитических справок, учет представительских расходов, заказ билетов и др. Быстроты требуют стандартные рутинные задачи. Их выполняют практически на автопилоте. Выполнить такие задачи быстро помогут: скрипты телефонных разговоров, шаблоны писем, стандарты оформления внутренних отчетов или докладов, чек-листы. Один раз потратьте время, чтобы составить эти формы, и потом сможете их использовать несколько раз.

Таск-менеджеры, которые помогут вам справится с задачами

Эффективно решать ежедневные рабочие задачи, ставить цели, составлять списки дел, добавлять заметки и не забивать голову рутиной помогут четыре сервиса, которые контролируют задачи лучше, чем память и блокнот.

Тайм-менеджмент: как успевать все и даже больше

Wunderlist. Если вы привыкли составлять списки дел и вычеркивать те, которые выполнили, используйте Wunderlist. Это виртуальный блокнот с расширенными функциями. Он доступен в веб-версии, а также в виде приложений для Android и iOS.

Добавляйте к задачам примечания, комментарии, файлы: с телефона загружайте фотографии, с компьютера — файлы формата PDF. Чтобы добавить подзадачу, откройте задачу и нажмите «Добавить подзадачу». Если задача особенно важная, отметьте ее звездочкой — тогда она отобразится в списке «Отмеченные». Рекомендуем проверять этот список хотя бы один раз в день, чтобы убедиться, что все важные задачи на контроле.

Когда выполните задачу, отметьте ее галочкой — она отправится в архив. Чтобы просмотреть выполненные задачи, нажмите в конце списка «Завершенные задачи».

➤ Руководитель дал сложную задачу: как ее выполнить в срок и с нужным качеством

Trello. Это наглядное визуальное приложение подходит тем, кто любит обклеивать свой монитор стикерами. Trello работает по методу канбан — все задачи распределяет по доске с тремя колонками по стадиям выполнения. Сервис доступен в веб-версии и в виде приложений для Android и iOS.

Перемещайте задачи между колонками по мере выполнения. Сами колонки можно перемещать, копировать, удалять, отправлять в архив. Вы можете создать свои списки задач.

Evernote. Кроссплатформенное приложение Evernote подойдет вам, если вы часто работаете с заметками. У него есть веб-версия, а также приложения для Android и iOS.

Заметки можно отсортировать по дате, заголовку или размеру. Щелкните многоточие на главном экране и выберите «Сортировка». Нажмите «Настройки списка» в этом же меню, чтобы увидеть заметки только с изображениями или текстом. Вы также можете искать по всем заметкам.

XMind. Планировать мероприятия и проекты, ставить цели, конспектировать — все это можно сделать с помощью интеллект-карт. Создавать интеллект-карты поможет сервис XMind. Есть веб-версия, а также приложения для Android и iOS.

Сравнительная характеристика сервисов

Тайм-менеджмент: как успевать все и даже больше

Скачать полностью и выбрать таск-менеджер

Как спастись от перегрузок, если начальник заваливает делами

Лайфхак 1. «Съешь лягушку» прямо с утра. Если у вас есть небольшое по времени и трудозатратам дело, сделайте его с утра. Представьте, что вам предстоит сделать звонок неприятному человеку. Вы будете целый день ходить, напрягаться, постоянно возвращаться мыслями к тому, что раньше или позже вам придется переступить через себя и позвонить. А можете с утра настроиться, быстро сделать неприятное дело или несколько и легко работать дальше.

Лайфхак 2. Чередуйте приятные и неприятные дела. Напишите список из небольших житейских радостей, которыми вы можете себя побаловать. Если у вас есть приятное и неприятное дела, чередуйте их в следующем порядке – сначала неприятное, потом – приятное. Здесь особых волевых усилий не понадобится. Просто даете себе команду «Сейчас я буду делать это» и делаете. И только после этого получаете передышку в виде чего-то интересного и увлекательного.

➤ Как перестать откладывать поручения руководителя на потом

Лайфхак 3. Научитесь переключаться. Заведите маленький блокнот или пачку стикеров яркого цвета. Каждый раз, когда вы с одного дела переключаетесь на другое, одним-двумя словами записывайте, на чем вы остановились. Когда освободитесь, возьмите стикер или блокнот, вычеркните дело и вернитесь к его исполнению. Избегайте ситуации, когда весь ваш рабочий стол превращается в набор разноцветных стикеров — это говорит о том, что вы не столько работаете, сколько непрерывно отвлекаетесь.

Лайфхак 4. Перебросьте ответственность. Когда вы очень сильно заняты, а начальник срочно просит вас заняться «еще одним малюсеньким делом», можете использовать этот прием. Подойдите к руководителю со списком дел и спросите, что из того, что вы запланировали, самое срочное и важное. Прочитав список, руководитель либо ответит, либо поймет, что перегрузил вас. Этим приемом не стоит пользоваться слишком часто.

➤ Как бороться с профессиональным выгоранием

Лайфхак 5. Не бойтесь отдавать свои дела. Объясните руководителю, что есть пределы ваших возможностей. Распишите свои обязанности. Проведите хронометраж рабочего дня. Оцените то, что можно подсчитать или измерить. Например, в день вы подаете 10 чашек кофе/чая, отвечаете на 60 писем, принимаете 20 посетителей. Сделайте выводы — на что уходит значительная часть вашего времени и сил. Постарайтесь доказать начальнику, что, взяв второго помощника, он только выиграет. Иногда вопрос решается с помощью автоматизации работы, передачи части дел другим сотрудникам.

Узнать другие лайфхаки

Итог

Подойдите творчески к решению проблемы снижения своей нагрузки. «Съешьте лягушку» прямо с утра, а еще – научитесь переключаться и начните говорить «нет». Не бойтесь отдавать свои дела. На свободное место и время придут новые обязанности, более интересные и сложные. Используйте в работе таск-менеджеры: они помогут систематизировать задачи на день и держать все под контролем.

logo
×
Простите, что прерываем Вас

Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.