text
Секретариат

Новый рабочий год в службе ДОУ

  • 18 января 2016
  • 452

Конец и начало года – традиционно самое горячее время во всех отделах организации. Служба ДОУ здесь не исключение. В этой статье рассмотрим, что нужно сделать в январе и первых числах февраля. С выполнения каких обязательных действий следует начать новый рабочий год?

План работы

Начинать, как говорится, нужно с себя. Только определившись с собственными планами на ближайшее время и на весь год, служба ДОУ может начать действовать в масштабе всей организации. Из этого следует задача № 1: составить план работы на новый рабочий год.

Читайте также:
Организация делопроизводства - Формы документов

Шаблоны и примеры оформления документов, необходимых для организации документооборота и учета, регистрации и контроля исполнения документов.

План работы службы ДОУ может быть как официальным документом, утвержденным руководством, так и внутренним. Внутренний создается в отделе только для того, чтобы его сотрудники видели и понимали направление своей ежедневной деятельности. Все зависит от традиций организации.

Источником базовых мероприятий в сфере документационного обеспечения управления чаще всего являются локальные нормативные акты организации.

В первую очередь это Инструкция по делопроизводству. Реже, если учреждение попадает под действие типовых инструкций, принятых на федеральном уровне, предстоит действовать на их основе. В сфере архивного дела следует руководствоваться Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526), (далее - Правила).

Локальные нормативные акты (ЛНА) по делопроизводству в каждой организации не одинаковы, поэтому состав ежегодных мероприятий может различаться.

Мы приведем примерный список дел в сфере ДОУ, которые нужно выполнить в течение первых полутора месяцев года:

№ п/п

Сфера ДОУ

Мероприятие

Примечание

1

Документооборот

Закрытие журналов регистрации и учета документов

Январь

2

Подготовка справки-отчета об объеме документооборота

Январь

3

Подготовка справки-отчета об исполнении документов работниками в прошедшем году

Февраль

4

Архивное дело

Оформление итоговой записи к номенклатуре дел

Январь

Допустим, в организации принято передавать планы работы отделов на утверждение руководителю и есть специальные сотрудники, которые следят за выполнением этих планов. Тогда составленный на год перечень мероприятий оформляется по принятой в компании форме.

Прокомментируем те из необходимых действий, которые нужно выполнить в январе и начале февраля. Двигаться будем в хронологическом порядке.

Закрытие журналов регистрации и учета документов

В первых числах января закрываются журналы регистрации документов за прошедший год. «Закрытие» подразумевает составление итоговой записи к журналу. Независимо от того, в бумажном или электронном виде вели учетную форму, запись всегда имеет одинаковое содержание:

Итого в 2015 году зарегистрировано 22046 исходящих документов.

Возможно, делопроизводителям удобно указывать не только общее количество зарегистрированных документов, но и разбивать их по категориям:

Итого в 2015 году зарегистрировано:

Претензий: 254

Документов судебной переписки: 1461

Общее количество входящих документов: 25784

Итоговые записи к бумажным журналам заверяются подписью руководителя подразделения и печатью, если организация ее использует. Электронные журналы для этого не распечатываются: в них достаточно обычной записи. В компаниях, внедривших СЭД, регистрационная форма за год выгружается из системы. И обычный электронный журнал (например, формата .xlsx), и выгруженный из СЭД помещаются на электронные носители, чтобы в дальнейшем быть сохраненными как электронные документы.

Аналогичные записи должны быть составлены ко всем регистрационным формам, действовавшим в ушедшем году в организации, а не только в службе ДОУ. В структурных подразделениях сделать эти записи – обязанность работников, ответственных за делопроизводство. Если таковых нет, то придется озадачить руководителей отделов и, возможно, оформить эту задачу приказом по организации. Сотрудник службы ДОУ проверяет выполнение, руководствуясь номенклатурой дел подразделений – в ней перечислены все журналы, которые ведет отдел.

Более подробно о подготовке справки-отчета об объеме документооборота, о «закрытии» номенклатуры дел и итоговой записи, подготовке справки-отчета об исполнении документов работниками в прошедшем году читайте в №1 2016 журнала "Современные технологии документооборота и делопроизводства"

Мы рассмотрели те мероприятия, с которых начинается каждый рабочий год в службе ДОУ. Начинается и не заканчивается: с середины февраля уже можно задумываться об организации экспертизы ценности документов. Затем – об уничтожении дел с истекшими сроками хранения и о приеме-передаче дел в архив…

Но начало рабочего года в службе ДОУ, и с подачи этой службы во всей организации – подведение итогов прошлого года.

Е.Н Кожанова, эксперт в сфере делопроизводства и архивного дела

Новый рабочий год в службе ДОУ

"Современные технологии документооборота и делопроизводства"- журнал для руководителей служб ДОУ, начальников делопроизводственных подразделений, заведующих канцеляриями, общими отделами и архивами о практике управления документами в электронном и бумажном видах.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.