Согласование проектов документов

1209
Создание документов юридического лица – важнейшая процедура, ведь ими порождаются права компании, обязанности, а также иные правовые последствия. Для юридической силы документации необходимо прохождение ряда стадий, одна из которых – система согласования документов.

Бумага, содержащая ту или иную информацию, только тогда становится документом, когда обладает определенной юридической силой, т.е. способна порождать последствия, права и обязанности.Согласование проектов документов

Для наделения его юридической силой необходимо прохождение ряда стадий:

  • его создание (если речь идет о бумажной документации, то его надо оформить и распечатать, если об электронном – то создать его на электронном носителе);
  • одобрение его условий (визы согласования документа);
  • подписание;
  • регистрация.

Таким образом, система согласования документов – одна из стадий придания бумаге юридической силы. Суть одобрения сводится к тому, что исполнитель ознакомился с проектом и отвечает за то, что он составлен правильно, без ошибок, что такой акт нужен и обоснован.

Виды согласования

На практике одобрение (визирование) подразделяют на два вида:

внутреннее

внешнее

Внутреннее визирование производится в рамках одного юридического лица, должностными лицами – работниками компании. Его цель – создание юридически грамотного обоснованного акта, распределение ответственности за последствия его издания между работниками организации.

Внешнее согласование документа предполагает получение одобрения от иной организации, стороннего юридического лица. Оно необходимо, когда такая процедура предусмотрена нормативными актами, инструкциями. Чаще такой вид применяется в бюджетных структурах. Порядок внешнего согласования документов на практике прописан в законах и подзаконных актах.

Еще визирование подразделяют на обычное и электронное. Система согласования документов на бумажном носителе будет рассмотрена ниже, а электронное применяется в организациях, где в практику введен электронный документооборот. Такая система предполагает использование специального программного обеспечения, где каждый исполнитель или должностное лицо получает доступ к проекту акта, а затем имеет возможность внести в него свои замечания или правки, а также поставить отметку, используя аналог собственноручной подписи. Это один из видов визирования документации.

Процедуры согласования

Итак, каким образом на деле осуществляется процесс получения одобрения должностных лиц? Порядок согласования документов зависит от того, внутреннее оно или внешнее.

Справка

Внутренне согласование

Внутреннее осуществляется путем получения виз должностных лиц, ответственных за форму или содержание проекта. Порядок согласования и утверждения документов, как правило, прописывается в локальном нормативном акте компании – инструкции по делопроизводству, порядке документооборота, положении о визировании документации, правилах делопроизводства. Наименование локального акта может быть различным, здесь жестких требований законодательство не предъявляет. Ряд компаний вообще обходятся без такого локального акта и действуют по обычаям и традициям компании.

На вопрос, кто из должностных лиц должен одобрить проект, каждое юридическое лицо отвечает самостоятельно, исходя из собственных задач и требований. Как правило, юридическая служба согласовывает акты, формы которых не утверждены в организации, финансовая служба ставит визы на документации, касающейся расходования и получения денежных средств, специалисты по отдельным направлениям одобряют те бумаги, содержание которых их касается непосредственно. Чаще всего ставится и виза исполнителя – того, то непосредственно готовит проект. Не стоит перегружать процесс одобрения лишними звеньями – получить визы необходимо только у тех сотрудников, которые отвечают за форму и содержание проекта, за его юридическую силу. Здесь не стоит забывать о цели данной процедуры. Совершенно не нужно визирование бумаги теми сотрудниками, которыми впоследствии данный акт будет исполняться, если они не имеют отношения к процессу его создания.

Читайте также:

В какой форме проставлять визы – определяет сама организация. Это может быть:

отдельный лист согласования;

специальный штамп с именем и фамилией согласующего лица и его резолюцией;

 проставление собственноручной подписи на проекте.

Отдельный лист, прилагаемый к хозяйственному договору, например, может выглядеть так:

Лист согласования

к договору услуг (ремонт копировальной техники)

№ 13 от 13.07.2016 с ООО «Ромашка»

Наименование должности

Фамилия

Наличие или отсутствие замечаний

подпись

юрисконсульт

Фролова Н.В.

Замечаний нет

Фролова

Инженер информационно-технического отдела

Лопухов Н.И.

Замечаний нет

Лопухов

Бухгалтер

Семенихина Н.Л.

Замечаний нет

Семенихина

В данном случае непосредственным исполнителем является инженер ИТО, поэтому подпись его не дублируется.

Обычное визирование с проставлением подписи включает в себя указание должности, ФИО, собственноручную подпись, дату. На практике можно встретить документы, где в качестве визы стоят лишь подписи сотрудников. В небольших компаниях это также допустимо, когда руководитель знает подписи своих подчиненных. В такой ситуации цели визирования достигаются – руководитель видит, кто отвечает за содержание, форму и целесообразность каждого конкретного акта.

Внешнее согласование документа, как правило, происходит по-другому. Для этого издается отдельный акт согласующей организации. Здесь используется ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», где предусмотрено проставление специального грифа – СОГЛАСОВАНО. Гриф содержит также ФИО согласующего лица, его должность, подпись и дату визирования. Если порядок внешнего согласования документов предполагает издание отдельного акта, то делается ссылка на него. Например,

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Правления ОАО «Росгосстрах»

от 05.06.2015 № 10.

На практике у делопроизводителей часто возникает вопрос, на всех ли экземплярах документа следует проставлять визы, если порядок согласования документов предполагает визирование без составления отдельного листа согласования? Здесь необходимо вспомнить, для каких целей данная процедура используется. Если бумага предназначена для передачи третьим лицам и второй экземпляр ее остается в организации, то визы сотрудников необязательны для экземпляра третьей стороны. Визы, скорее, нужны в стенах самой компании, чтобы осталась информация, кто из сотрудников видел данный документ, провел его экспертизу, отвечает за его юридическую грамотность и целесообразность. Такая информация сторонним организациям не нужна. Поэтому визирование целесообразно проставлять на экземплярах, которые остаются внутри организации.

После окончания процедуры одобрения идут этапы подписания документации и ее регистрации. Таким образом, после всех указанных шагов документ приобретает свою юридическую силу. Организация заинтересована, чтобы наладить порядок согласования и утверждения документов наиболее четко и слаженно.

Читайте также:

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

      Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
      • участвовать в вебинарах
      • задавать вопросы экспертам

      Оставайтесь с нами!
      с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль