Виды документов в делопроизводстве. Протокол заседания

1285
Протокол – документ, содержащий последовательную запись обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных или совещательных органов. Протокол заседания отражает деятельность по совместной выработке и принятию управленческих решений. Протоколы могут вестись на деловых встречах, переговорах для фиксации достигнутых сторонами договоренностей.
  • Как составить протокол?
  • Из каких разделов состоит текст этого документа?
  • Какие реквизиты обязательны для оформления протокола?

Оформление протокола

Протоколы, как виды документов в делопроизводстве, составляются на основании рукописных или диктофонных записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

С точки зрения полноты отражения хода заседания, различаются полные и краткие протоколы. Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются: инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание).

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их рассмотрения, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).

Пункты раздела «СЛУШАЛИ» нумеруются в соответствии с повесткой дня.

В полном протоколе после раздела «СЛУШАЛИ» могут записываться вопросы, заданные докладчику, и его ответы по схеме:

ВОПРОСЫ:

Королев А.И. (вопрос):

Ответ:

Для удобства работы с протоколом фамилия лица, задавшего вопрос, и слово «Ответ» могут подчеркиваться.

В основной части протокола указывается номер и содержание вопроса в соответствии с повесткой дня, излагается выступление докладчика и записывается принятое решение (решения).

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте протокола делается отметка:

Текст выступления прилагается.

Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся результаты голосования:

За - …,

Против - …,

Воздержалось - ….

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Вводная часть оформляется по тем же правилам, что и в полном протоколе. В основной части краткого протокола опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

В органах власти протоколы оформляются на бланках, например:

Герб

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

(РОСАРХИВ)

ПРОТОКОЛ

заседания Научного совета

__________________                                                                                  № ____________

Москва

В других организациях протоколы оформляются на стандартных листах бумаги. Для оформления протоколов удобно использовать шаблоны бланков (унифицированные формы) протоколов.

При оформлении протоколов используются следующие реквизиты:

  • наименование организации – автора документа;
  •  вид документа – ПРОТОКОЛ – с указанием вида заседания, совещания (например: ПРОТОКОЛ совещания у руководителя Федерального архивного агентства);
  •  место проведения заседания, совещания;
  •  дата протокола;
  •  номер протокола.

Протокол подписывается председателем (председательствующим) на заседании и секретарем (сначала подпись председателя, затем – ниже – секретаря). Подписывается один экземпляр протокола.

Датой протокола является дата заседания.

Протоколы регистрируются, им присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний координационных, экспертных, методических и др. органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

В органах власти, действующих на основе коллегиальности, на основании протоколов издаются распорядительные документы: постановления (решения) (по каждому вопросу отдельно).

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде копий протоколов (выписок из протоколов), которые рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем (списком) рассылки. Копии протоколов (выписки из протоколов) заверяются печатью службы делопроизводства (протокольного отдела).

Правила оформления протоколов устанавливаются в инструкции по делопроизводству (ДОУ) организации.

В.Ф. Янковая, канд. ист. наук, доц., зам. директора ВНИИДАД

Виды документов в делопроизводстве. Протокол заседания

Журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера" – ведущий ежемесячный журнал по повышению квалификации для секретарей, помощников руководителей, референтов, делопроизводителей и офис-менеджеров.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль