Факсимиле: ключевые аспекты использования

2873
Процедуру подписания документов можно оптимизировать распределением полномочий и предоставлением права подписи заместителям руководителя, иным работникам в соответствии с их компетенцией или использованием факсимильного воспроизведения подписи руководителя (ей)/работников.

Время от времени в каждой организации возникают ситуации, когда срочно необходима подпись руководителя на документе, а он занят или отсутствует. Или напротив - руководитель с недоумением смотрит на стопку документов, которую должен подписать, и резонно интересуется – нельзя ли как-то оптимизировать этот процесс.

  • Каков порядок изготовления факсимиле?
  • Как учитывается факсимиле?
  • Каковы основные виды документов, в которых запрещено использование факсимиле?
  • Как хранить и уничтожать факсимиле?

Читайте также: Где можно использовать простую электронную подпись без проблем?

Определение факсимиле

В законодательстве понятие факсимиле не определено, и единственным документом, регламентирующим возможные случаи его применения, является Гражданский кодекс Российской Федерации (ГК РФ)*.

Обратившись к словарям, находим следующие определения факсимиле:

Факсимиле** (от лат. fac simile - сделай подобное) – 1) точное воспроизведение графического оригинала (документа, рукописи, подписи) фотографическим или печатным способом; 2) клише-печать, воспроизводящая собственноручную подпись.

Факсимиле*** - 1) точное воспроизведение рукописи, документа, подписи, изображения; клише, воспроизводящее такую подпись; 2) о рукописи, документе, подписи, изображении: точно воспроизведенный.

Однако после момента принятия руководителем решения о применении факсимиле до момента его фактического использования должно произойти важное событие – процесс работы с факсимиле необходимо регламентировать. Это может быть сделано с помощью издания локального нормативного акта – приказа об использовании факсимиле или отдельного положения/инструкции о факсимиле.

Издание отдельного положения/инструкции о факсимиле более предпочтительно в крупных компаниях с большим документопотоком, разнообразным видовым составом документов, наличием факсимиле не только у первого лица, но и у других работников. Эти факторы диктуют потребность наиболее детально прописать основные принципы работы с факсимиле, в частности:

  1. Порядок изготовления факсимиле.
  2. Порядок учета факсимиле.
  3. Порядок использования факсимиле (включая основные виды документов, на которых может проставляться факсимиле, и перечень лиц, ответственных за изготовление, проставление, хранение факсимиле).
  4. Порядок хранения факсимиле.
  5. Порядок передачи факсимиле.
  6. Порядок уничтожения факсимиле.
  7. Ответственность за нарушение установленного порядка работы с факсимиле.

Рассмотрим подробнее каждый из пунктов.

Порядок изготовления факсимиле

Устанавливая порядок изготовления факсимиле, нужно определить:

  • кто занимается изготовлением факсимиле (должностное лицо или структурное подразделение);
  • процедуру согласования образца факсимиле.

Обязанность по организации изготовления факсимиле обычно возлагается на службу документационного обеспечения, которая размещает заказ в штемпельно-граверных предприятиях.

Для изготовления качественного факсимильного воспроизведения подписи руководителю необходимо расписаться несколько раз на чистом листе бумаги, из нескольких вариантов выбирается наиболее предпочтительный образец для факсимиле. Размер личной подписи должен совпадать с желаемыми размерами факсимильного изображения.

В настоящее время преимущественно изготавливаются факсимиле с автоматической оснасткой, обеспечивающей быстрое проставление хорошо различимого печатного оттиска на большом количестве документов.

Учет факсимиле

Следующим этапом при работе с факсимиле является его учет в специальной форме – журнале учета. Если в организации используется небольшое количество факсимиле (например, только первого лица), учет факсимиле может вестись в журнале учета печатей и штампов организации (пример 1).

№№

п/п

Оттиск печати или штампа

Наименование структурного подразделения получателя печати или штампа

Ф.И.О., должность получателя, ответственного за печать или штамп

Подпись получателя и дата получения печати или штампа

Отметка о проверке наличия печатей и штампов

(дата, № акта)

Отметка о передаче, уничтожении печатей и штампов

(дата,

№ акта)

Примечание

Если факсимиле в организации пользуется значительное количество должностных лиц (например, помимо первого лица – его заместители, иные работники), целесообразно завести отдельный журнал учета факсимиле (пример 2).

п/п

Ф.И.О. должностного лица, факсимиле которого проставляется

Оттиск факсимиле

Подпись должностного лица, факсимиле которого проставляется

Ф.И.О., должность лица, отвественного за факсимиле

Подпись и дата ответственного лица при получении факсимиле

Отметка о проверке наличия факсимиле

(дата, № акта)

Отметка о передаче, уничтожении факсимиле

(дата,

№ акта)

Факсимиле выдаются ответственным лицам, перечень которых включается в нормативный документ, определяющий порядок работы с факсимиле, под роспись в журнале учета.

Использование факсимиле

  • сновные виды документов, на которых допускается проставление факсимиле, должен быть определен четко, без возможности двоякого толкования, с учетом возможных последствий, которые может повлечь наличие факсимильной подписи на документе.

Рассмотрим случаи, когда проставление факсимиле на документе допускается.

Выдержка из Гражданского кодекса Российской Федерации:*

Статья 160.

(...) 2. Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами и соглашением сторон.

(...)

Таким образом, ГК РФ определяет два условия использования факсимильной подписи:

  1. Если такая возможность напрямую предусмотрена законом.
  2. Наличие согласия всех сторон сделки.

При этом стороны могут отразить условие об использовании факсимиле в тексте договора либо заключить отдельное соглашение о возможности подписания документов между организациями данным способом. В противном случае при возникновении спора, связанного с исполнением обязательств по договору, суд может признать такой договор недействительным, поскольку в соответствии с п. 1 ст. 160 ГК РФ не будет соблюдена письменная форма сделки.

Само соглашение об использовании факсимиле обязательно должно быть подписано собственноручно.

Кроме того, в целях минимизации рисков рекомендуется:

  1. Включить в соглашение об использовании факсимиле таблицу с образцами собственноручных подписей уполномоченных лиц и образцами оттисков их факсимиле.

Пример 3

5.1. Стороны признают равную юридическую силу собственноручной подписи и факсимиле подписи (воспроизведенное механическим способом с использованием клише) уполномоченных лиц в соответствии с нижеуказанными образцами:

Сторона

Должность,

И.О. Фамилия

Образец собственноручной подписи

Образец факсимильного воспроизведения подписи

ОАО «Империал»

Генеральный директор

И.В. Калинин

Калинин

Калинин

ООО «Пространство»

Директор по продажам

Е.А. Катина

Катина

Катина

  1. Четко определить в тексте соглашения случаи использования факсимиле.

Пример 4

«5.2. Стороны допускают использование факсимильного воспроизведения подписи на следующих документах:

- на дополнениях, спецификациях, приложениях к настоящему договору;

- на письмах, извещениях, справках, заверенных копиях документов.

5.3. Стороны признают одинаковую юридическую силу собственноручной подписи и факсимильного воспроизведения подписи уполномоченных лиц».

Пример 5

«Стороны признают равную юридическую силу собственноручной подписи и факсимильной подписи на дополнительных соглашениях к настоящему договору, а также на иных документах, имеющих значение для его исполнения, изменения или прекращения».

3. Обозначить, в какие сроки и каким образом стороны информируют друг друга о замене/утере факсимиле.

Пример 6

«5.3. Стороны обязуются письменно проинформировать друг друга в двухдневный срок в случае замены/утери факсимиле с последующим заключением дополнительного соглашения».

Помимо заверения договорных документов, факсимиле также может использоваться для:

  • проставления на оригиналах исходящих писем (при наличии соглашения сторон об использовании факсимиле);
  • заверения визовых экземпляров отправляемых документов (в том числе исходящих писем);
  • заверения копий документов;
  • проставления на поздравительных открытках, адресах, приглашениях, дипломах, благодарностях, почетных грамотах.

Как правило, проставление факсимиле осуществляется только при наличии подписанного подлинника документа. Но имеет место также практика проставления факсимиле на подлинники документов при условии:

  • наличия соглашения сторон при использовании факсимиле (во внешних контактах);
  • четкого определения круга вопросов и документов, на которые допускается проставление факсимиле (внутри организации).

Кроме того, в нормативный документ, регламентирующий работу с факсимиле, рекомендуется включить пункт, позволяющий проставить факсимиле при определенных условиях и обстоятельствах (например, форс-мажорные обстоятельства, при которых по согласованию с руководством допускается проставление факсимиле).

Пример 7

«Допускается проставление факсимиле ответственным лицом на иных документах по прямому устному указанию ___________ (наименование должности руководителя), за исключением случаев, указанных в п.__ настоящего документа (ссылка на пункт нормативного документа, содержащего перечень документов, на которых запрещается проставление факсимиле)».

Использование факсимильной подписи имеет ограничения.

В основе таких ограничений лежит как прямой запрет на использование факсимильной подписи, закрепленный в нормативных правовых актах, так и отсутствие упоминания в нормативных правовых актах о возможности проставления факсимиле на определенных видах документов.

Основные виды документов, в которых запрещено использовать факсимиле:

  • конкурсная документация.

Письмо Минэкономразвития России от 11.06.2010 № Д22-839 об отсутствии оснований для использования факсимиле руководителя при подписании документации для участия в торгах определяет, что документы, направляемые участником размещения заказа на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд, должны быть подписаны руководителем собственноручно;

  • банковская карточка с образцами подписей и оттиска печати.

Инструкция Банка России от 14.09.2006 № 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)» запрещает использование факсимильного воспроизведения подписи на банковской карточке. В п. 7.2 Инструкции указано, что карточка заполняется с применением пишущей или электронно-вычислительной машины шрифтом черного цвета либо ручкой с пастой (чернилами) черного, синего или фиолетового цвета. Применение факсимильной подписи для заполнения полей карточки не допускается;

  • платежные документы.

«Положение о правилах осуществления перевода денежных средств» (утв. Банком России 19.06.2012 № 383-П, зарег. в Минюсте России 22.06.2012 № 24667) однозначно определяет, что подписи на расчетных документах в бумажном виде должны быть собственноручными;

  • вексель.

В соответствии с Положением о переводном и простом векселе (утв. постановлением ЦИК СССР и СНК СССР от 07.08.1937 № 104/1341) на векселе должна быть подпись векселедателя. Возможность использования факсимиле постановлением не предусмотрена. Судебная практика также указывает на запрет использования факсимиле на таких документах (информационное письмо Президиума ВАС РФ от 25.07.1997 № 18 «Обзор практики разрешения споров, связанных с использованием векселя в хозяйственном обороте», п.1: при отсутствии на векселе собственноручной подписи векселедателя вексель признается составленным с нарушением формы со всеми вытекающими последствиями);

  • бухгалтерская и налоговая отчетность.

Инструкции по заполнению бухгалтерской и налоговой отчетности не содержат упоминания о возможности использования факсимиле вместо собственноручной подписи;

  • заявления, подаваемые физическими и юридическими лицами в органы государственной власти и местного самоуправления.

Согласно п. 3 ст. 2 Гражданского кодекса Российской Федерации гражданское законодательство не применяется к имущественным отношениям, основанным на административном или ином властном подчинении одной стороны другой, в т.ч. к налоговым и другим финансовым и административным отношениям;

  • трудовой договор.

Согласно ст. 67 Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ. трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. В ТК РФ упоминание о факсимильной подписи отсутствует, что расценивается как запрет на проставление факсимиле на трудовом договоре и унифицированных формах первичной учетной документации по учету труда и его оплаты;

  • доверенность.

В соответствии с п. 5 ст. 185 Гражданского кодекса Российской Федерации доверенность от имени юридического лица подписывается его руководителем или иным уполномоченным лицом и заверяется печатью этого юридического лица. Если доверенность оформляет физическое лицо, то печать на ней отсутствует. Доверенность от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, на получение или выдачу денежных средств и других имущественных ценностей должна быть подписана также главным бухгалтером этой организации.

Недопустимость использования факсимиле на доверенностях подтверждается письмами:

- МНС России от 01.04.2004 № 18-0-09/000042@ («… факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия»);

- Минфина России от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404;

- арбитражной практикой;

  • первичные учетные документы.

В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Одним из обязательных реквизитов первичного учетного документа являются подписи лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. В этой связи использование в первичных учетных документах факсимильного воспроизведения подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильности ее оформления, по мнению финансовых и налоговых органов, не допускается.

Следует отметить, что есть прецеденты признания правомочности использования факсимильных подписей на таких документах, как акты (например, постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 18.06.2007, 25.06.2007 № КГ-А40/5478-07 по делу № А40-72168/06-48-533).

Наиболее дискуссионным в последнее время является вопрос о возможности использовании факсимильных подписей на счетах-фактурах.

Разъяснения ФНС России и Минфина России отсылают к п. 6 ст. 169 Налогового кодекса Российской Федерации (в ред. Федерального закона от 29.05.2002 № 57-ФЗ), буквальная трактовка которого запрещает использование факсимильного воспроизведения подписей руководителя организации, главного бухгалтера либо иных лиц, уполномоченных на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. Учитывая неоднозначную судебную практику по данному вопросу, целесообразно исключить использование факсимиле на счетах-фактурах.

Проставление факсимиле руководителя на приказах, распоряжениях и прочих локальных нормативных актах организации допускается, но целесообразность введения такой практики достаточно спорна. Во-первых, локальные нормативные акты являются важнейшими документами организации, процесс их согласования и рассмотрения в большинстве случаев не относится к числу оперативных вопросов, решение которых требуется в течение нескольких часов. Во-вторых, при отсутствии руководителя (отпуск, командировка и т.д.) назначается работник, исполняющий его обязанности и обладающий правом подписи документов. Таким образом, использование факсимиле на приказах, распоряжениях и иных локальных нормативных актах организации нецелесообразно.

Хранение факсимиле

Хранение факсимиле должно осуществляться в сейфах, запираемых шкафах или иных местах, исключающих доступ к факсимиле лиц, не уполномоченных на их использование.

Работники, ответственные за использование и хранение факсимиле, обязаны принимать меры, исключающие возможность использования факсимиле не по назначению или не уполномоченными на то лицами, а также их порчу или хищение.

В случае утери или хищения факсимиле необходимо уведомить всех контрагентов, которым направляются документы, подписанные факсимильной подписью.

Передача и уничтожение факсимиле

Факсимиле числятся за получившими их ответственными лицами до передачи (сдачи) либо замены (уничтожения).

В случае временного отсутствия (отпуск, командировка и т.д.) ответственного лица передача факсимиле другому работнику организации производится по акту приема-передачи факсимиле, утверждаемому руководителем, факсимиле которого передается.

При увольнении ответственных лиц закрепленные за ними факсимиле подлежат обязательной сдаче лицу, ответственному за ведение журнала учета факсимиле, в журнале учета делается соответствующая отметка.

Периодически (обычно ежегодно) назначенной руководителем организации специальной комиссией проводится проверка наличия и состояния факсимиле.

По результатам проверки составляется акт, в котором отражаются:

  • соответствие количества фактически имеющихся факсимиле количеству зафиксированных в журнале учета;
  • соблюдение условий хранения факсимиле;
  • состояние факсимиле (степень изношенности);
  • при необходимости – рекомендации по уничтожению факсимиле и меры по обеспечению надлежащего учета и условий хранения.

Пришедшие в негодность, утратившие значение факсимиле уничтожаются коллегиально, в присутствии членов комиссии по уничтожению, факт уничтожения факсимиле фиксируется в акте. Состав комиссии по уничтожению и факт уничтожения факсимиле утверждается приказом по организации.

Ответственность

Ответственный работник, нарушивший правила учета, хранения и использования факсимиле, определяемые локальными нормативными актами организации, несет за это ответственность в соответствии с локальными нормативными актами организации и законодательством Российской Федерации (дисциплинарную, административную, уголовную и материальную).

Подводя итоги, отметим, что использование факсимиле в настоящее время стало очень распространенным и порой необходимым явлением. Но этот процесс требует тщательной проработки, четкой регламентации, утверждения перечня лиц, ответственных за проставление и хранение факсимиле, определения перечня вопросов и документов, на которых возможно проставление факсимильного воспроизведения подписи. Только при условии соблюдения вышеперечисленных условий риски применения факсимиле будут сведены к минимуму, а рабочий процесс максимально оптимизирован.

О.А. Лепеха, начальник отдела документационного обеспечения ООО "Газпром инвестпроект"

 

* Пункт 2 ст. 160 Гражданского кодекса Российской Федерации (в ред. Федерального закона от 06.04.2011 № 65-ФЗ).

** Большой Энциклопедический словарь. М.: Большая Российская энциклопедия, СПб.: "Норит", 2000.

*** Ожегов, С.И., Шведова, Н.Ю. Толковый словарь русского языка. М.: «ИТИ Технологии», 2008.

* В ред. Федерального закона от 06.04.2011№ 65-ФЗ.

Факсимиле: ключевые аспекты использования

Журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера" – ведущий ежемесячный журнал по повышению квалификации для секретарей, помощников руководителей, референтов, делопроизводителей и офис-менеджеров.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль