Как вовлечь руководителя компании в процесс внедрения СЭД?

175
Участие высшего руководства компании в процессе внедрения новой информационной системы, безусловно, очень важно. В большинстве случаев это один из ключевых факторов успеха внедрения системы на предприятии, как в части установки и настройки программного обеспечения, так и в «умах» будущих пользователей. Однако, не стоит считать, что вовлечение высшего руководства обязательно принесет успех внедрению.

Конечно, когда первое лицо компании заинтересовано в успехе проекта, выступает спонсором или руководителем управляющего комитета, все вопросы по проекту внедрения, решаются легко и эффективно. Но не стоит привлекать руководителя к решению проектных вопросов слишком часто, создавая у него ощущение, что система настолько сложна и не продуманна, что без его ежедневного участия она не сможет продолжать успешно внедряться.

Читайте также: Техника преодоления сопротивления изменениям, связанным с внедрением СЭД

Если ваш руководитель не владеет какими-либо знаниями о документообороте или делопроизводстве, вы можете сделать следующее:

  • подготовьте необходимые материалы по тематике,
  • расскажите руководителю о документообороте и делопроизводстве,
  • приведите аргументы, как внедрение СЭД позволит повысить эффективность документооборота в компании,
  • расскажите о функциональных возможностях выбранной вами СЭД руководителю,
  • сделайте акценты на наиболее важных и значимых моментах.

Попробуйте понять причины, побудившие руководителя начать внедрение СЭД.

Лучше всего обсудите это на личной встрече, задав ему вопросы о причинах внедрения системы, каких результатов он хотел добиться этим, по каким критериям будет оценивать успех внедрения, в какой проектной роли он видит себя в команде проекта, право решения каких проектных задач он бы хотел оставить за собой, а решение по каким делегировать членам команды проекта, своевременно получая информацию о статусе решенных задач. По итогам встречи вы лучше сможете понять интерес и ожидания вашего руководителя и совместно с ним выработать общую стратегию работы.

Постарайтесь перевести выгоды для организации из абстрактных понятий в конкретные цели и цифры. Имея конкретную цель, с помощью аналитиков-консультантов можно сформулировать требования к системе и составить план внедрения и дальнейшего развития.

К сожалению, универсальных методов вовлечения руководителя, в отличие от вовлечения сотрудников, не существует. Вам необходимо понять, какой эффект от внедрения может быть достигнут, что из этого соотносится с высшими приоритетами руководителя, и делать акцент именно на эти доводы.

Важно:

1.   Начинать внедрение СЭД можно только после того, как вы определились с ролью генерального директора в проекте.

Вовлечение руководителя не должно быть формальным. Руководитель должен ставить цели и знать, для чего внедряется система и какой эффект от ее внедрения получат сотрудники предприятия, сам руководитель и компания в целом.

2.   Также важно определиться со степенью вовлеченности руководства в проект. Наиболее предпочтительный вариант - "не мешать" команде в выполнении задач.

Пусть руководитель подключается только в случае, когда полномочий членов команды проекта недостаточно для оперативного решения вопроса. Либо если он видит, что проект развивается не в том русле, в котором он бы хотел, чтобы проект развивался. В такой ситуации нет постоянного давления со стороны, и команда проекта может реализовать весь свой потенциал, не оглядываясь и не дожидаясь решения руководителя по каждому вопросу.

3. Наибольшую эффективность проекту принесет тот руководитель, который способен быстро реагировать на нужды проекта, связанные с проведением организационных и операционных изменений, помогать в преодолении сопротивления новым процессам и правилам со стороны сотрудников компании – это руководитель, готовый встречаться с сотрудниками и объяснять, для чего вводится в действие новая система, какие цели преследует ее внедрение и какие положительные моменты из этого смогут извлечь сотрудники. Руководитель, готовый на своем примере продемонстрировать сотрудникам важность работы в системе, став ее пользователем, способный добиться вовлеченности сотрудников предприятия в работу с новой системой, используя свое влияние на коллектив. Ведь без заинтересованности и согласованной работы людей СЭД не более чем комбинация из программного обеспечения и «железа», в которую нужно «вдохнуть жизнь» и постоянно поддерживать в актуальном состоянии в соответствии с потребностями изменяющегося бизнеса.

Андрей Хизев, руководитель Департамента внедрения компании «Логика бизнеса 2.0»

Как вовлечь руководителя компании в процесс внедрения СЭД?

"Современные технологии документооборота и делопроизводства"- журнал для руководителей служб ДОУ, начальников делопроизводственных подразделений, заведующих канцеляриями, общими отделами и архивами о практике управления документами в электронном и бумажном видах.

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

      Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
      • участвовать в вебинарах
      • задавать вопросы экспертам

      Оставайтесь с нами!
      с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль