text
Секретариат

Система оценки качества работы сотрудников в СЭД: показатели и критерии эффективности

  • 14 марта 2016
  • 332

Современная СЭД накапливает огромное количество информации относительно того, когда было выдано поручение и в какие сроки оно было исполнено.

Мы можем извлечь крайне полезную информацию об эффективности работы сотрудника: сколько поручений он выполнил в срок, досрочно и с нарушениями. Также можно/нужно учитывать факты продления срока исполнения, например, по объективным причинам – из-за отсутствия сотрудника на рабочем месте, недостатка информации и т.д.

На основании этих данных мы можем агрегировать показатели работы сотрудников в показатели работы подразделений и сравнить эти показатели с аналогичными показателями работы за предыдущий период(ы). Важную информацию можно получить, проанализировав эти показатели в некоторых разрезах, например: в разрезе тематики вопроса, источников поступления документов, уровня контроля и т.д.


Читайте также: Система оценки качества работы сотрудников в СЭД


Вопрос только в том, достаточно ли вам таких сугубо формальных данных для оценки деятельности сотрудника? Например, всем известно, что немалое количество поручений выдаются «задним числом». Возможно, необходимо нормировать и общее количество поручений: сотрудник ведь не автомат по производству ответов, ответ не рождается мгновенно, он требует подготовки. Еще более сложные методы анализа требуются, когда реализована система заместителей и делегирования поручений. Или, например, в случае слияния, разделения, ликвидации подразделений. С другой стороны, важно также учитывать количество повторных обращений по данному вопросу, а также то, сдал ли сотрудник результаты работы с первого раза и был ли это ответ по существу или просто отписка.

Однако вопросы релевантности формальных оценок могут быть поставлены гораздо шире и глубже.

Допустим, сотрудник отработал входящий запрос подробно и точно в срок. Молодец ли он? А что если некий не в меру активный гражданин направил свой запрос сразу в несколько подразделений органа управления, и каждый исполнитель отработал свою задачу качественно, в срок, но все они дали существенно разные ответы? А если это был запрос не гражданина, а надзирающего органа? Таким образом, ответ в срок не есть единственный критерий качества работы сотрудника.


Оценка удовлетворенности от используемой СЭД


Сказанное означает, что современная СЭД должна не только содержать средства контроля работы сотрудника, но и предоставлять всю необходимую информацию для его работы, то есть обеспечивать возможности глубокого поиска информации в системе, анализа связанных вопросов и использования результатов задач, которые решаются на различных уровнях исполнения, накопления рабочих материалов и т.д.

Современная СЭД должна поддерживать функцию сквозного контроля исполнения задачи на всех уровнях управления вплоть до исполнителя, работающего в подчиненном органе управления. Жизненно важным механизмом является возможность визуализации дерева поручений с учетом всех связей между поручением и связанными с ним задачами.


Оценка сотрудников службы ДОУ при приеме на работу


Совершенно понятно, что в такой постановке вопроса традиционные системы СЭД просто не в состоянии обеспечить должный уровень организации, представления, поиска и хранения информации. Просто регистрационными карточками тут не обойтись. Для того чтобы обеспечить работу такого уровня, СЭД должны быть построены на платформе современных промышленных ECM-систем.

И еще хотелось бы предупредить читателей относительно опасности абсолютизации механических оценок.


Читайте также: Исследование и оценка состояния делопроизводства в филиалах компании


Есть отзывы, что внедрение подобных систем расчетов показателей работы сотрудников в некоторых компаниях приводили к возрастанию количества бессодержательных ответов, а также способствовали возрастанию напряженности в коллективе.

Таким образом, вопросы, связанные с выбором и реализацией в СЭД критериев оценки работы сотрудников, требуют не только серьезного методологического и программного обеспечения, но и всесторонней поддержки со стороны службы управления персоналом.

Александр Бейдер, директор по развитию бизнеса, ЕСМ-направление, компания «TerraLink»

Система оценки качества работы сотрудников в СЭД: показатели  и критерии эффективности

"Современные технологии документооборота и делопроизводства"- журнал для руководителей служб ДОУ, начальников делопроизводственных подразделений, заведующих канцеляриями, общими отделами и архивами о практике управления документами в электронном и бумажном видах.

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.