Система оценки качества работы сотрудников в СЭД: показатели и критерии эффективности

292
Современная СЭД накапливает огромное количество информации относительно того, когда было выдано поручение и в какие сроки оно было исполнено.

Мы можем извлечь крайне полезную информацию об эффективности работы сотрудника: сколько поручений он выполнил в срок, досрочно и с нарушениями. Также можно/нужно учитывать факты продления срока исполнения, например, по объективным причинам – из-за отсутствия сотрудника на рабочем месте, недостатка информации и т.д.

На основании этих данных мы можем агрегировать показатели работы сотрудников в показатели работы подразделений и сравнить эти показатели с аналогичными показателями работы за предыдущий период(ы). Важную информацию можно получить, проанализировав эти показатели в некоторых разрезах, например: в разрезе тематики вопроса, источников поступления документов, уровня контроля и т.д.


Читайте также: Система оценки качества работы сотрудников в СЭД


Вопрос только в том, достаточно ли вам таких сугубо формальных данных для оценки деятельности сотрудника? Например, всем известно, что немалое количество поручений выдаются «задним числом». Возможно, необходимо нормировать и общее количество поручений: сотрудник ведь не автомат по производству ответов, ответ не рождается мгновенно, он требует подготовки. Еще более сложные методы анализа требуются, когда реализована система заместителей и делегирования поручений. Или, например, в случае слияния, разделения, ликвидации подразделений. С другой стороны, важно также учитывать количество повторных обращений по данному вопросу, а также то, сдал ли сотрудник результаты работы с первого раза и был ли это ответ по существу или просто отписка.

Однако вопросы релевантности формальных оценок могут быть поставлены гораздо шире и глубже.

Допустим, сотрудник отработал входящий запрос подробно и точно в срок. Молодец ли он? А что если некий не в меру активный гражданин направил свой запрос сразу в несколько подразделений органа управления, и каждый исполнитель отработал свою задачу качественно, в срок, но все они дали существенно разные ответы? А если это был запрос не гражданина, а надзирающего органа? Таким образом, ответ в срок не есть единственный критерий качества работы сотрудника.


Оценка удовлетворенности от используемой СЭД


Сказанное означает, что современная СЭД должна не только содержать средства контроля работы сотрудника, но и предоставлять всю необходимую информацию для его работы, то есть обеспечивать возможности глубокого поиска информации в системе, анализа связанных вопросов и использования результатов задач, которые решаются на различных уровнях исполнения, накопления рабочих материалов и т.д.

Современная СЭД должна поддерживать функцию сквозного контроля исполнения задачи на всех уровнях управления вплоть до исполнителя, работающего в подчиненном органе управления. Жизненно важным механизмом является возможность визуализации дерева поручений с учетом всех связей между поручением и связанными с ним задачами.


Оценка сотрудников службы ДОУ при приеме на работу


Совершенно понятно, что в такой постановке вопроса традиционные системы СЭД просто не в состоянии обеспечить должный уровень организации, представления, поиска и хранения информации. Просто регистрационными карточками тут не обойтись. Для того чтобы обеспечить работу такого уровня, СЭД должны быть построены на платформе современных промышленных ECM-систем.

И еще хотелось бы предупредить читателей относительно опасности абсолютизации механических оценок.


Читайте также: Исследование и оценка состояния делопроизводства в филиалах компании


Есть отзывы, что внедрение подобных систем расчетов показателей работы сотрудников в некоторых компаниях приводили к возрастанию количества бессодержательных ответов, а также способствовали возрастанию напряженности в коллективе.

Таким образом, вопросы, связанные с выбором и реализацией в СЭД критериев оценки работы сотрудников, требуют не только серьезного методологического и программного обеспечения, но и всесторонней поддержки со стороны службы управления персоналом.

Александр Бейдер, директор по развитию бизнеса, ЕСМ-направление, компания «TerraLink»

Система оценки качества работы сотрудников в СЭД: показатели  и критерии эффективности

"Современные технологии документооборота и делопроизводства"- журнал для руководителей служб ДОУ, начальников делопроизводственных подразделений, заведующих канцеляриями, общими отделами и архивами о практике управления документами в электронном и бумажном видах.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль