Интранет-портал и автоматизация бизнес-процессов предприятия

222
За последние годы программные решения для разработки интранет-порталов сильно изменились: теперь разработчики предлагают не просто интранет-хранилище внутренней информации, а продукт с широким набором функций для полноценной автоматизации бизнес-процессов организации.

О том, какие полезные функции предоставляют современные платформы для разработки интранет-порталов и как максимально эффективно их можно использовать в части автоматизации бизнес-процессов, мы расскажем в данной статье.

Необходимый набор функций для интранет-портала

В настоящее время создается много программных решений для развертывания корпоративных интранет-порталов.


Автоматизация делопроизводства в крупной компании с территориально распределенной структурой


Мы не будем останавливаться на преимуществах и недостатках той или иной платформы, так как обзор рынка портальных решений – это тема отдельной статьи, а рассмотрим минимально необходимый набор функций, который обеспечит включение портала в такую деятельность, как автоматизация бизнес-процессов и позволит существенно сократить расходы и производственные издержки предприятия.

  1. Предоставление единой точки доступа к корпоративной информации, хранимой непосредственно на портале и в иных корпоративных системах. При этом для пользователя информация может предоставляться в персонифицированном, интегрированном и агрегированном виде в зависимости от требований бизнеса и специфики решаемых задач.

Стоит отметить, что возможность предоставления доступа к информации из других корпоративных систем достигается за счет интеграции платформ, и это является существенным и, можно даже сказать, первостепенным критерием в выборе портального решения.


Читайте также: Риски при автоматизации процесса обработки документов


Причина проста: бизнес-процессы, как правило, охватывают не одну, а несколько информационных систем. Информация создается в одной системе, потом используется в другой, поэтому естественно, что для получения статистики, отчетов и прочей информации для принятия управленческих решений гораздо удобнее пользоваться только одной системой. Современные портальные решения эффективно решают такую задачу. При этом доступ к корпоративной информации согласуется с внутренней политикой безопасности, обеспечивая ограничение прав доступа.

  1. Возможность удаленного доступа к ресурсам портала позволяет получать доступ к ресурсам портала за пределами офиса.

Сегодня уже трудно представить себе, как раньше работали сотрудники, находящиеся за пределами офиса, например, в командировке, и не имеющие прямого доступа к необходимой для работы информации. Вероятно, запрашивали у коллег. Ждали. Ожидание могло длиться от нескольких минут до нескольких часов – колоссальная потеря времени для бизнеса! Сейчас же, имея активное соединение с глобальной сетью, можно с легкостью получить доступ ко всем ресурсам корпоративного интранет-портала (естественно, в рамках политики безопасности) из любой точки мира. Ограничение может быть связано только со скоростью передачи данных.


Что получает компания в случае правильно организованного проекта автоматизации документооборота?


Отметим, что интранет-портал, являясь частью интернет-технологий, базируется на платформо-независимых программах просмотра информации (браузерах), которые не требуют установки дополнительного специального программного обеспечения.

  1. Функция совместной работы даст возможность максимально эффективно взаимодействовать сотрудникам компании при работе над корпоративными документами и принятии управленческих решений.

Данная функциональность, как правило, используется при подготовке документов, например, при согласовании внутренних нормативных или коммерческих документов (договоров). Средства визуального отображения позволяют настроить отчетность таким образом, чтобы в любой момент времени можно было отследить текущее местонахождение документа. Этот фактор, в свою очередь, стимулирует сотрудников, принимающих решения, не задерживать у себя документы больше положенного времени и таким образом косвенно увеличивает производительность труда и сокращение временных издержек.

  1. С помощью функции онлайн-коммуникации сотрудников можно оправлять корреспонденцию, документы, поручения, решения сотрудникам непосредственно с портала без необходимости открывать другие приложения.

Данный функционал реализуется за счет интеграции со сторонними приложениями, используемыми для этих целей в организации (например, почтовой системой и системой электронного документооборота).

  1. Возможность управления загруженностью сотрудников, контроль за исполнением поручений позволят сократить время на решение производственных или бизнес-задач, повысить качество работы.

Такой функционал реализуется за счет визуальных средств отображения информации о текущей загруженности сотрудников, планируемых задачах и механизмов для управления поручениями.


Интеллектуальная обработка информации


Например, руководитель подразделения, зайдя на портал, сможет посмотреть текущую загруженность своих подчиненных, создать новые поручения, отменить или изменить текущие, а также увидеть свои поручения и расписать или делегировать их ниже.

  1. Предоставление сводной отчетности и аналитики для принятия стратегических и управленческих решений.

Все представления и отчеты реализуются в портальных решениях как за счет встроенных функций настройки отчетов, так и за счет интеграции со сторонними решениями.


Документ, контент, информация и современная СЭД


Это могут быть только приложения для построения отчетных форм или целые BI-системы, предоставляющие данные и отчетность по этим данным в любых разрезах с аналитическими расчетами и решениями.

  1. Средства, обеспечивающие безопасность и сохранность информации от несанкционированного доступа и изменения, предоставляют необходимые возможности настройки различных уровней доступа.

Как правило, эта функция реализуется встроенными механизмами и настройками безопасности корпоративной сети.

  1. Возможность управления своими задачами и поручениями позволит сотрудникам самостоятельно организовать свой рабочий режим.

Здесь стоит отметить важность простоты управления и возможность добавления отчета при завершении задачи.

  1. Наличие механизма визуального проектирования новых бизнес-процессов является существенным бонусом портального решения. Аккумулируя информацию из различных источников на портале и фактически представляя портал «витриной» корпоративных данных и бизнес-процессов организации, логично и органично проектировать цепочки бизнес-процессов средствами самого портала, а не сторонней системы. Другой вопрос, сколько базовых функций он предоставляет и насколько трудоемко их программное расширение, как с точки зрения разработки, так и с точки зрения их будущего изменения. Ведь любая организация – это постоянно меняющийся организм, и изменения даже автоматизированных процессов неизбежны.

Также разработка и поддержка любого бизнес-процесса требует выделения специально обученных людей, поэтому чем меньше визуальных средств проектирования и базовых функций для разработки бизнес-процесса включает портальное решение, тем выше требования к персоналу, который будет его обслуживать.

Таким образом, правильно организованный и включенный в цепочку бизнес-процессов портал обеспечивает существенное сокращение сроков работы, повышение ее качества и прозрачности, вывод информации о текущей загруженности сотрудников, имеет механизмы оповещений и средства отчетности, а использование расширенного поиска и разнообразных функций настройки отображения информации предоставляет пользователям инструменты для бизнес-аналитики.


Автоматизация документооборота в организации: распространенные мифы и заблуждения


Информация, аккумулируемая из различных источников, позволяет увидеть реальное положение дел и получить необходимый уровень детализации для принятия того или иного управленческого решения. Также стоит отметить, что использование портала в бизнес-процессах положительно влияет на унификацию и стандартизацию самих процессов и процедур в организации. Кроме того, включение интранет-портала в бизнес-процессы организации отразится на личной эффективности не только работающих сотрудников, но и новых, так как новый сотрудник сможет намного быстрее погрузиться в текущие дела компании и включиться в работу, если ему предоставить единую точку доступа ко всей необходимой для работы информации.

Марианна Лойко, руководитель проектов внедрения СЭД и автоматизации бизнес-процессов

Интранет-портал и автоматизация бизнес-процессов предприятия

"Современные технологии документооборота и делопроизводства"- журнал для руководителей служб ДОУ, начальников делопроизводственных подразделений, заведующих канцеляриями, общими отделами и архивами о практике управления документами в электронном и бумажном видах.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль