Протокол заседания коллегиальных органов

1717
Деятельность совещательного органа должна быть задокументирована. Для этого используется протокол. В сегодняшней статье мы расскажем об особенностях протоколирования заседаний и совещаний. Полученные знания обеспечат юридическую силу документов, их оперативное и качественное исполнение и поиск.

Нормативно-методическая база оформления протокола

В Словаре видов и разновидностей современной управленческой документации, разработанном Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД, 2014), есть следующее определение:

протокол заседания — это информационно-справочный документ, фиксирующий ход заседания (совещания) и принятые решения.


Читайте также: Виды документов в делопроизводстве. Протокол заседания


Рекомендации по составлению и оформлению протокола заседания (совещания) содержатся в следующих документах:

Однако протоколы составляются не только по управленческой деятельности. Они касаются и других направлений: финансовой, научно-исследовательской, правовой деятельности и т. д. Правила оформления и составления протокола заседания (совещания) закреплены и в других документах. Например:

Оформление протокола 

Протокол независимо от вида состоит из трех частей:

  • заголовочной (шапки);
  • основной (текста);
  • оформляющей (подписей, виз ознакомления).

Реквизиты влияют на юридическую силу документа. Важно правильно их оформить в соответствии с действующими правилами.

Заголовочная часть

Протоколы оформляются на бланке протокола, общем бланке или стандартном листе формата A4. Расположение реквизитов заголовочной части во всех случаях продольное или угловое.

Пример оформления на бланке протокола (бланк конкретного вида документа) с продольным расположением реквизитов

Протокол заседания коллегиальных органов

Бланки конкретного вида документов используются при издании большого количества их экземпляров. Остальные документы оформляются на общем бланке. На нем оставляют чистое место для нанесения названия любого вида документа.

Пример оформления протокола на общем бланке с продольным расположением реквизитов

Протокол заседания коллегиальных органов

А если в инструкции по современному делопроизводству не указан конкретный тип бланка? Тогда протокол оформляется на чистом листе формата А4.

Заголовочная часть

В заголовочной части протокола указываются следующие обязательные реквизиты:

  • наименование организации;
  • наименование вида документа;
  • дата документа;
  • регистрационный номер документа;
  • место составления или издания документа.

Рассмотрим ситуацию, если заседание (совещание) проводится в структурном подразделении. В заголовочной части перед словом ПРОТОКОЛ указывают наименование структурного подразделения. Например:

Протокол заседания коллегиальных органов

Вид документа рекомендуется указывать прописными буквами (ПРОТОКОЛ).

Датой протокола является дата заседания (совещания).

Дата может быть оформлена:

  • цифровым способом (например, 21.10.2015);
  • словесно-цифровым способом (например, 21 октября 2015 г.).

Если заседание (совещание) проходило несколько дней, то датой протокола будет период его проведения (например, 21.10–22.10.2015).


Технология работы с документами. Документооборот


Регистрационный номер протокола состоит из порядкового номера заседания (совещания). Номер присваивается в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа. Он может дополняться буквенным обозначением.

Например, № 2 ЭК. Здесь 2 — порядковый (учетный) номер заседания (совещания). ЭК — сокращенное название коллегиального органа («экспертная комиссия»).

Протоколы совместных заседаний имеют составные номера. Они включают порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании (например, № 11/29).

Реквизит «место составления или издания документа» оформляется на отдельной строке. Он располагается ниже даты и регистрационного номера. А при продольном расположении реквизитов — в центре следующей строки. Реквизит содержит название географического пункта, где было заседание коллегиального органа. Условные сокращения географических названий должны соответствовать Правилам оказания услуг почтовой связи (утв. приказом Минкомсвязи России от 31.07.2014 № 234). Например:

г. Химки Московской области

Основная часть

Заголовок к тексту протокола включает наименование коллегиального органа. Оно зависит от функционального назначения органа, например:

(чего?) заседания диссертационного совета
(чего?) заседания экспертной комиссии
(чего?) совещания руководителя …

Протоколы бывают полные и краткие. Это зависит от полноты освещения вопросов на заседаниях (совещаниях).

Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются:

  • председатель (или председательствующий) заседания (совещания);
  • секретарь заседания (совещания);
  • фамилии присутствующих на заседании (совещании);
  • приглашенные лица (если есть);
  • повестка дня.

Председателем заседания (совещания) является глава совещательного органа, который ведет собрание. Секретарем заседания (совещания) — лицо, которое документирует деятельность совещательного органа, т. е. составляет протокол. Присутствующие — лица, которые входят в состав заседающего коллектива (совещательного органа). Приглашенные — не входят в состав заседающего коллегиального органа. Но они приглашены на заседание (совещание) по каким-либо причинам.


Узнайте подробнее о составлении и оформлении управленческой документации из статьи


Оформлять данную информацию рекомендуется следующим образом:

Председатель — Сидоров С.В.
Секретарь — Иванова М.И.
Присутствовали: Аверин В.А., Борисов С.Ю., Воронин С.Л., Якушев П.А. (фамилии перечисляют в алфавитном порядке).

А если присутствующих слишком много (например, более 15 человек)? Тогда в протоколе делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола:

Присутствовали: 17 чел. (список прилагается).

Обратите внимание! Количество присутствующих, отмеченных в списке, определяется организацией самостоятельно.

Приглашенные: полное наименование должности, организация, где работает приглашенный, его фамилия и инициалы. Приглашенный на заседание (совещание) может быть работником и данной организации.

Повестка дня содержит: рассматриваемый вопрос, указанный в предложном падеже, должность, фамилию и инициалы докладчика по данному вопросу. Вопросы нумеруются арабскими цифрами и строятся в предложном падеже. Например:

Повестка дня:

1. О порядке проведения аттестации сотрудников и утверждении плана ее проведения. Докладчик (доклад, выступление) — начальник отдела кадров Павловский А.В.

2. О проведении Дня машиностроителя. Докладчик (доклад, выступление) — заместитель генерального директора завода Якунина Г.Н.

Основная часть текста протокола оформляется в соответствии с последовательностью вопросов в повестке дня. В ней должно содержаться столько разделов, сколько вопросов было в повестке дня. Каждый раздел нумеруется арабскими цифрами и строится по схеме:

1. Слушали:

Выступили:

Постановили (или Решили):

Данные слова могут быть написаны прописными буквами (СЛУШАЛИ) или строчными (Слушали) (кроме первой).

Слово «СЛУШАЛИ» оформляется от границы левого поля и заканчивается двоеточием. С абзаца новой строки в родительном падеже оформляется фамилия и инициалы докладчика (СЛУШАЛИ — кого?). Затем ставится тире. Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола. Изложение обычно ведется от третьего лица единственного числа в прошедшем времени. Например:

1. СЛУШАЛИ:

Павловского А.В. — доложил о порядке проведения аттестации сотрудников организации.
Отметил, что аттестация сотрудников является обязательной в соответствии с трудовым законодательством. Предложил утвердить план проведения аттестации сотрудников организации в 2016 году.


Ключевые моменты и навыки в работе помощника руководителя: практический опыт


Основное содержание может не записываться в текст протокола. Его можно оформить в виде отдельных материалов и приложить к протоколу. Тогда в тексте протокола делается отметка «Текст выступления (доклада) прилагается». Например:

1. СЛУШАЛИ:
Короленко В.П. — текст доклада прилагается.

Если приложений к протоколу несколько, ссылка на приложение оформляется так:

2. СЛУШАЛИ:
Якунину Г.Н. — текст доклада (приложение 2).

Все вопросы к докладчику и выступившим и ответы на них записываются в порядке их поступления. Они оформляются с красной строки.

Слово «ВЫСТУПИЛИ» оформляется от границы левого поля и заканчивается двоеточием. Фамилия и инициалы каждого из выступающих оформляются с красной строки (абзаца). Они указываются в именительном падеже (ВЫСТУПИЛИ — кто?). После тире в форме косвенной речи записывается краткое или подробное содержание выступления.

Основное содержание выступлений после доклада включается в текст протокола. Например:

ВЫСТУПИЛИ:
Иванов А.В. — предложил начальникам структурных подразделений подготовить вопросы для аттестации сотрудников.

НА ЗАМЕТКУ!

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола. Его место — после соответствующего постановления (решения).

Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью. Причем в той формулировке, которая была принята на заседании. При необходимости приводятся итоги голосования: «За — …, против — …, воздержалось — …». Например:

РЕШИЛИ:

1. Начальнику отдела кадров Верменич А.Н. подготовить проект программы повышения квалификации сотрудников на 2016 год к 29.12.2015.

За — 15, против — 0, воздержалось — 0.

Если решений несколько, они нумеруются арабскими цифрами с точкой. Как правило, каждое решение сопровождается должностью, фамилией и инициалами ответственного за его выполнение. А также содержит срок исполнения.

Пример оформления протокола заседания

Протокол заседания коллегиальных органов

Оформительская часть

Протоколы подписываются председателем и секретарем собрания. Затем они доводятся под роспись до работников. Причем работников, названных ответственными исполнителями в постановляющей части протокола.

Протокол в федеральных органах исполнительной власти подписывается председательствующим на заседании и секретарем.

Председательствующий - личная подпись - С. В. Сидоров

Секретарь - личная подпись - М. И. Иванова

Краткая форма протокола 

В Методических рекомендациях краткая форма протокола представлена в виде унифицированной формы. Эта форма может быть использована любыми организациями.

Образец оформления краткого протокола в федеральном органе исполнительной власти

Протокол заседания коллегиальных органов

Текст данного протокола предлагается также составлять из двух частей. В вводной части указываются:

  • инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря;
  • а также должности, инициалы и фамилии присутствовавших лиц.

Ниже печатаются наименования должностей присутствующих. Справа от наименования должностей — инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно.

Например:

Присутствовали:

Заместитель Министра экономического
развития Российской Федерации - И. О. Фамилия

Заместители руководителя Росархива - И. О. Фамилия

                                                                   И. О. Фамилия

В Методических рекомендациях приводятся не только структура и содержание текста протокола. Там же можно найти и правила оформления.


Читайте также: Правила формирования дел


Так, слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля. Слово подчеркивается, после него ставится двоеточие. Список предлагается отделять от основной части протокола сплошной чертой. В основной части протокола указывают только номер вопроса (в соответствии с повесткой дня), его содержание и принятые решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»). Оно печатается центрированным способом размером шрифта № 15. Его подчеркивают одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии выступивших должностных лиц. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение.

Выписка из протокола 

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов. Эти выписки оформляются на соответствующем бланке.


Рекомендуем почитать: Выписка из документа


Выписка из протокола должна содержать «отметку о заверении копии». При направлении в другие организации на отметке проставляется печать.

Пример выписки из протокола

Протокол заседания коллегиальных органов

Надеемся, что наша статья поможет вам научиться правильно оформлять протоколы. Этот навык всегда востребован в крупных организациях и холдингах. Секретарь или помощник руководителя, умеющий оформлять протокол, всегда на вес золота.

Вложенные файлы

Доступно только подписчикам
  • Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива 23.12.2009 № 76).doc
  • ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».doc
  • Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30–2003 (утв. Росархивом).doc
  • Федеральный закон Российской Федерации от 26.12.1995 № 208-ФЗ (ред. от 29.06.2015) «Об акционерных обществах».doc
  • Федеральный закон Российской Федерации от 08.02.1998 № 14-ФЗ (ред. от 29.06.2015) «Об обществах с ограниченной ответственностью».doc
  • Уголовно-процессуальный кодекс Российской Федерации от 18.12.2001 № 174-ФЗ.doc
  • Правила оказания услуг почтовой связи (утв. приказом Минкомсвязи России от 31.07.2014 № 234).doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль