Личная эффективность и профессиональный рост: когда они нужны помощнику руководителя

500
Стремление стать лучше похвально. Но лучше – это как? И для кого? В этой статье мы поговорим о том, на какие моменты следует обращать внимание, чтобы стать успешным помощником руководителя.

Что такое эффективность?

Скорее всего, интуитивно вы понимаете, чем эффективная деятельность отличается от неэффективной.

Для наиболее полного понимания приведем формулу эффективности:

Личная эффективность и профессиональный рост: когда они нужны помощнику руководителя

То есть если вы работаете эффективно, то, скорее всего, вами доволен ваш руководитель, вы вовремя уходите с работы, получаете премии, бонусы и, соответственно, не получаете выговоров, штрафов, не задерживаетесь после работы и не выходите потрудиться в выходные. Если брать в качестве примера какое-либо конкретное дело, то эффективным будет считаться, как правило, то, которое вы делаете часто и которое у вас получается хорошо.

Например, если вы каждый день пишете однотипные письма, то вы делаете это уже на автомате. Однако человек, владеющий методом 10-пальцевой «слепой» печати, будет набирать текст быстрее, чем другой, печатающий одним пальцем и слабо знакомый с клавиатурой. Но в то же время, если есть готовые шаблоны писем, возможна ситуация, когда второй сотрудник сделает работу лучше и быстрее, чем первый, т. к. просто воспользуется шаблоном, добавив в него недостающую информацию, а не будет набирать письмо целиком.

Кто определяет вашу эффективность?

Первый фильтр, который проходит сотрудник при приеме на работу, это собеседование. И если оно оказалось неудачным, то дальше ваши способности и желание принести пользу компании уже не имеют никакого смысла: скорее всего, вам придется попытать счастья в другом месте. Собеседование может проходить в несколько этапов, иногда их количество доходит до пяти и более.

Например, сначала – в кадровом агентстве, потом – с HR компании, затем – с линейным менеджером и лишь в последнюю очередь – с руководителем.

Обратите внимание, что критерии эффективности у каждого из этих людей свои, и если вы им не соответствуете, то любое из собеседований может закончиться провалом.


СЭД для руководителя: бизнес-анализ и инструменты личной эффективности


В кадровое агентство обратился HR крупной компании с просьбой найти для первого руководителя персонального ассистента. Требования были стандартными: знание английского языка, делопроизводства, владение офисной техникой и т. д. Однако первые 10 девушек, которых нашло кадровое агентство, не устроили работодателя. И только после откровенного разговора представителей кадрового агентства с самим руководителем выяснилось, что главной причиной отказа всем претенденткам был невысокий рост начальника. После этого была найдена девушка, рост которой был ниже, чем у него, хотя, возможно, она уступала предыдущим кандидаткам по изначально заявленным критериям отбора.

Специфика работы помощника руководителя заключается в том, что вы являетесь как бы прослойкой между руководителем и всем остальным коллективом. А поскольку вы приближены к руководителю, то многие вам завидуют. Эта зависть естественна, не надо обращать на нее слишком много внимания. Но и не уделять ей внимания тоже плохо. Если ведущие сотрудники начнут жаловаться на вашу работу, то руководитель может прислушаться к их мнению. И тогда ничего хорошего вам ожидать не придется.

Часто ритм работы у помощников очень высокий, и, стремясь вовремя выполнить разнообразные поручения руководителя, вы сильно устаете. Если вы начинаете понимать, что уже не справляетесь с работой, не ждите, пока все рассосется само собой: это сигнал к тому, что надо что-то менять, например делегировать часть дел либо сообщить о проблеме начальнику, предложив вариант ее решения.


Узнайте подробнее, что такое Правило Парето 80/20, или Как научиться понимать, что на самом деле важно в вашей работе.


Не пытайтесь быть хорошей для всех! Это тупиковый вариант. Обязательно найдется хотя бы один сотрудник в компании, которому вы не нравитесь. Эффективный помощник руководителя – это не тот, кто делает всю работу за других, а тот, кто умело распределяет поручения начальства. Да, это нередко вызывает сопротивление со стороны коллег, но с ним нужно уметь справляться. Поэтому идеальный баланс – когда вы наладили отношения и с руководителем, и с остальным коллективом, и вам готовы простить небольшие ошибки, неизбежные для любого работающего человека.

Профессиональная и личная эффективность

Профессиональная и личная эффективность зависят от тех целей, которые ставит перед собой человек.

Личные цели – это то, что нужно лично вам. И часто о них не принято откровенно говорить (т. к. это может вызывать зависть и другие негативные эмоции у коллег и начальства).

Вот примеры самых распространенных выгод, которые получают помощники руководителя от работы:

  • высокая зарплата, покупка квартиры, машины, поддержание определенного уровня жизни;
  • приобретение определенных навыков;
  • налаживание социальных связей, заведение нужных знакомств;
  • участие в интересных мероприятиях (переговоры, выставки, поездки за рубеж и т. д.);
  • возможность красиво одеваться и хорошо выглядеть;
  • повышение социального статуса;
  • самореализация, получение удовлетворения от работы;

НА ЗАМЕТКУ!

Личная эффективность – это результативное достижение личных целей.

  • продвижение по карьерной лестнице (грамоты, благодарности от начальства и т. д.).

Хорошо, когда личные цели совпадают с профессиональными, в таких случаях работа вызывает минимум внутренних конфликтов. Если цели не совпадают, то приходится решать возникающие проблемы методом поиска компромисса.

Личная цель состоит из двух основных элементов:

  1. Результат, который вам нужен.
  2. Та ваша проблема, которую вы рассчитываете решить при помощи данного результата.

Иногда мы стараемся забыть о проблемах. Основные (часто возникающие) проблемы – это жилищные и семейные. Так сложилось, что купить новую квартиру достаточно непросто, а жить с родителями могут далеко не все. Можно, конечно, пожертвовать личной жизнью ради работы (и так некоторые и поступают), но задайте себе вопрос: не слишком ли это высокая цена? Не бежите ли вы от чего-либо (например, из-за страха близких отношений)?

Можно быть очень эффективной в профессиональном плане и при этом совершенно неэффективной в личном. Это происходит, когда работа становится даже не вторым домом, а скорее первым. И все, что не относится к работе, воспринимается как менее значимое и второстепенное (это признаки трудоголизма).

Профессиональная цель состоит из четырех элементов:

  1. Результат, который вам нужен.
  2. Та проблема, которую необходимо решить при помощи данного результата.
  3. За счет чего (методы и средства) будет решена задача.
  4. Кто заинтересован в решении проблемы.

Профессиональная цель отличается от личной тем, что это не всегда ваша собственная цель. Но, поскольку вы согласились работать, вы воспринимаете ее на время как свою собственную. При этом важно учитывать интересы остальных людей, которые участвуют в ее достижении, так как задача в бизнесе может меняться непосредственно по ходу ее решения, и не всегда на выходе мы получаем то, что планировалось получить изначально. Поэтому нужно развивать в себе интуицию, позволяющую вовремя задавать всем участникам, вовлеченным в решение конкретной задачи, минимум необходимых для ее решения вопросов.


Рекомендуем почитать: Система кайдзен в работе секретаря.


Определить, насколько вы эффективны как профессионал, довольно просто.

Найдите в Интернете требования к помощнику руководителя (секретарю), работающему в компании вашего уровня, и сравните себя и того, кто требуется. Иногда полезно время от времени ходить на собеседования в кадровые агентства, чтобы получить объективную оценку своих качеств со стороны. В некоторых компаниях периодически проводят процедуру ассесмента или аттестации, и HR организации может вам рассказать, что он о вас думает, какие стороны вашего профессионализма нужно развивать, а что уже достаточно хорошо работает.

Не пытайтесь защищаться от критики. Почти у каждого человека есть свое «слепое пятно» – та информация, которую видят другие, но не замечаете вы сами. И только если вы разрешите себе не пытаться быть идеальной, а оставаться живым человеком, которому присущи некоторые недостатки, вы сможете со временем от некоторых из них избавиться.

Основные профессиональные навыки

  • Поддержание работы офиса. В зависимости от вашей должности количество телефонных звонков, посетителей, писем и т. д. может сильно различаться. Некоторые помощники руководителя больше занимаются его личными делами, кто-то специализируется на переводах или анализе информации, но тем не менее есть обязанности, которые в той или иной степени встречаются почти у всех секретарей.

Технологии эффективных коммуникаций


Это такие обязанности, как контроль за исполнением поручений руководителя другими сотрудниками, планирование рабочего дня руководителя и т. д.

  • Делопроизводство. Вы задаете тон в компании, и остальные сотрудники равняются на вас. Именно вы делаете так, чтобы ни один документ не потерялся и все бумаги были правильно оформлены и грамотно составлены. Освоить этот навык довольно просто: достаточно читать специализированную литературу (в том числе и наш журнал) или посетить несколько занятий на профессиональных курсах.
  • Коммуникация. Люди – не машины. И если вы поручили кому-либо какую-то работу, это не означает, что сотрудник тут же пойдет ее выполнять. Иногда возникают довольно сложные стрессовые ситуации как при общении с руководителем, так и с подчиненными, и надо уметь контролировать свои эмоции и добиваться получения от других людей нужного вам результата.

Это умение приходит либо с опытом, либо с помощью изучения деловой и психологической литературы и посещения специальных тренингов и т. д.

  • Умение хорошо выглядеть. Фраза «Секретарь – лицо компании» у всех на слуху. Все ваши профессиональные знания могут мгновенно обесцениться, если ваш внешний вид не будет соответствовать принятым в деловой среде правилам.

Для того чтобы быть на высоте, недостаточно тратить много денег на одежду, обувь, косметику и аксессуары, следует также выделять достаточно времени на сон, отдых, а сделать это порой бывает труднее, чем купить новый костюм.

  • Прием посетителей. Основной мыслительный вирус, от которого нужно срочно избавиться, если он у вас есть, это мысль о том, что принести гостю чашку чая или кофе – унизительно. В некоторых организациях есть специальные должности кофе-леди или официанта, но если в вашей компании таких людей нет, то имеет смысл разобраться со своими «тараканами», нежели каждый раз испытывать негативные эмоции. Тренируйтесь в том, чтобы производить на посетителей нужное впечатление, но при этом не забывайте и о других делах. Здесь также поможет умение вовремя выйти из беседы, когда она затягивается или заходит в опасные области.

НА ЗАМЕТКУ!

Нет единого правила, которое поможет вам, но если вы захотите, то со временем вы научитесь планировать свой день (и расписание своего начальника) так, что даже самые неожиданные неприятности не смогут застать вас врасплох.

  • Тайм-менеджмент. Элберт Хаббард1 когда-то сказал: «Если вы хотите, чтобы дело было сделано хорошо, найдите занятого человека; всем остальным некогда». Настоящий профессиональный ассистент первого руководителя никогда не спешит и все успевает. Если у вас это пока не получается, ищите способы улучшить свои навыки. Может быть, что-то можно научиться делать значительно быстрее, что-то поручить другим сотрудникам.
  • Знание специфики работы. Основное, что необходимо изучать помощнику руководителя, – это своего непосредственного начальника. Вы должны с одного взгляда уметь читать его, как открытую книгу2.

Кроме того, весьма полезно иметь профильное образование в той области, в которой работает организация. Если его нет, не расстраивайтесь, а учитесь. Как правило, достаточно понимать, как что устроено. Не стесняйтесь, если требуется, добираться до самых мелких деталей производственного процесса. Затратив на это время один раз, вы уже не будете задавать «глупые» вопросы в другой. Нет большей ошибки, чем по незнанию сказать какую-нибудь неподходящую фразу потому, что вы не владеете терминологией той узкопрофессиональной области, в которой работает ваша фирма. Нужно также знать всех ключевых контрагентов, с которыми работает компания.


Узнайте подробнее как эффективно спланировать свой день в статье.


В организацию позвонил мужчина якобы по поручению министра профильного для компании министерства. Секретарь руководителя тут же начала задавать конкретные вопросы и буквально за пару минут выяснила, что звонящий ее обманывает.

  • Умение справляться с ошибками и стрессом. Никто не хочет видеть на рабочем месте плачущую сотрудницу. Не ожидайте, что вас кто-то будет утешать. Лучше освойте навыки стресс-менеджмента. Попробуйте контролировать свое тело и дыхание. Это непросто, но этому можно научиться, и этот навык пригодится в дальнейшем не только на работе, но и в обычной жизни. Помните, что не ошибается тот, кто не работает. Извлекайте уроки из каждой совершенной ошибки и делайте так, чтобы никогда не повторять ошибки и по возможности избегать их возникновения. Это требует от вас умения просчитывать свои ходы на несколько шагов вперед и предугадывать возможные сценарии дальнейшего развития любого события.

Соотношение между личными и профессиональными навыками

Личная эффективность – тема без границ. Нет предела совершенству, и вряд ли стоит к нему безоговорочно стремиться. Однако настоящий помощник первого руководителя – перфекционист и привык добиваться того, что другим кажется невозможным.

Многие личные навыки могут быть полезны в работе. Например:

  • Сила воли. Позволяет делать то, что уже, кажется, нет сил делать. Однако нужно время от времени останавливаться, чтобы сила не перерастала в насилие.

Иногда наш организм подает слабые сигналы о том, в чем нуждается, и если постоянно подавлять его потребности, то однажды можно очень серьезно об этом пожалеть, поэтому, развивая силу воли, обязательно помните про здравый смысл. Иногда лучше сказать «нет» и столкнуться с определенными последствиями, чем согласиться, а потом сильно об этом пожалеть.

  • Спортивные навыки. Позволяют справляться со стрессом, увеличивают ваш запас энергии.

Найдите себе подходящий вид спорта и выделите время для регулярных занятий.

  • Обаяние. Этому навыку можно научиться, например, на тренингах по коммуникации. Если есть возможность, экспериментируйте!

Прочитайте книги Дейла Карнеги и запомните, что люди любят слушать не вас, а прежде всего самих себя. Если вы научитесь активному слушанию, то окружающие будут воспринимать вас как более умного и привлекательного собеседника.

  • Хобби. Хотя принято считать, что хобби – это милое и бесполезное занятие вроде выращивания фиалок и вышивания крестиком, тем не менее оно тоже может быть полезным.

Например, чтобы вышить целую картину очень мелким крестиком (или бисером), требуются сила воли, упорство в достижении цели, внимательность и еще целый ряд полезных в работе навыков. Развив их в одной области (хобби), можно потом успешно пользоваться ими в другой сфере (на работе).

Не стоит впадать в крайности и «вычищать» свою жизнь от всего «бесполезного».


Антикризисный самоменеджмент для секретаря и помощника руководителя


Руководитель успешной транснациональной компании рассказал, что его топ-менеджеры в обязательном порядке ходят в театр на классические пьесы. Это позволяет им выигрывать сложные переговоры. Хотя, казалось бы, эти факты никак не связаны, практика работы компании подтверждает, что данный вид отдыха помогает отвлечься от офисных забот и приступить к работе с новыми силами, что существенно повышает уровень работоспособности.

Профессиональные навыки тоже могут оказаться полезными в личной жизни. Например, умение анализировать информацию, договариваться с людьми, быстро и четко ставить цели себе и другим и т. д.

Практическое задание

  • Нарисуйте карту своих жизненных целей. Подумайте о том, чего бы вам хотелось достичь через год, два, десять, двадцать лет. Попробуйте некоторое время помечтать о том, что кажется нереальным или маловероятным.
  • Как связаны ваши личные цели с вашей работой? Помогают ли они профессиональным и наоборот?
  • Если ваши цели (личные и профессиональные) конфликтуют, подумайте о том, можно ли как-то уладить этот конфликт или решить этот вопрос другим способом?

Например, вы устанавливаете срок, на который вы готовы пожертвовать личной жизнью (предположим, год-два) ради карьеры.

  • Поищите примеры людей, которым удалось сделать то, что вам сейчас кажется сложным или невозможным. Возьмите их себе на заметку.

В этой статье мы поговорили о том, чем личная эффективность отличается от профессиональной. В мире нет идеальных, совершенных людей, однако есть очень много успешных профессионалов, которые счастливы в личной жизни. Один из ключевых моментов, способных увеличить вашу эффективность, – это упрощение. Совершенствуйте свои навыки, и тогда то, что когда-то казалось вам сложным, постепенно будет становиться привычным и простым, а вы будете двигаться дальше по дороге, которую выбрали для себя сами.

Иголкина Инна, психолог, бизнес-тренер, преп. Школы помощника руководителя
при Национальной гильдии профессиональных консультантов


1 Элберт Хаббард (1859–1915) – бизнесмен, писатель.

2  В этом вам могут пом очь книги Алана Пиза, Пола Экмана и т. д
Личная эффективность и профессиональный рост: когда они нужны помощнику руководителя

Журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера" – ведущий ежемесячный журнал по повышению квалификации для секретарей, помощников руководителей, референтов, делопроизводителей и офис-менеджеров.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль