Система управления документами

3808
Документальный фонд организации – сложная масштабная система. От эффективного управления им во многом зависит успех компании. Как создается система управления документами? С помощью главных инструментов – международных стандартов серии 30300. Они описывают единый подход к работе как с организационно-распорядительными, так и со всеми документами. В статье мы расскажем, почему ГОСТ Р ИСО 30300-2015 – первый шаг к интегрированной системе управления документами.

С 1 июля 2016 г. вступает в действие новый национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь» (далее – стандарт 30300). Он разработан на основе международного стандарта ISO 30300:2011 Information and documentation. Management systems for records. Fundamentals and vocabulary.

В статье рассмотрим вопросы:

  • Что такое система управления документами (СУД)?
  • Какова роль руководства компании в управлении документами и внедрении ГОСТ Р ИСО 30300-2015?
  • Существует ли связь между СУД и системой управления организацией в целом?
  • Каково значение данного стандарта?

Стандарты по управлению документами

Структура и взаимосвязи

Стандарт 30300 – первый в семействе стандартов ИСО 30300 «Информация и документация. Системы управления документами».

Эта серия стандартов пополнила ряд стандартов ИСО на системы менеджмента. В них входят всем известные системы менеджмента качества (стандарты серии 9000), экологической безопасности (стандарты серии 14000), информационной безопасности (стандарты серии 27000) и др.

Согласно требованиям ИСО к построению стандартов на любые системы менеджмента стандарты системы управления документами предполагают наличие:

  • отдельного терминологического стандарта;
  • стандарта с основными требованиями к системе;
  • стандарта, позволяющего постоянно улучшать деятельность, регулируемую стандартом.

Стандарты по управлению документами обобщают и систематизируют требования других стандартов ИСО по управлению документами. Они связаны с ними единством терминологии и методологических подходов.

Структуру стандартов на системы управления документами, взаимосвязанные с ними стандарты и технические отчеты ИСО см. на рис. 1.

При подготовке первого национального стандарта серии 30300 ВНИИДАД сознательно отказался от термина «системы менеджмента документов (СМД)». В названии стандарта использован термин «системы управления документами (СУД)». Этот термин:

  • четко обозначает соответствующую сферу профессиональной деятельности;
  • подчеркивает взаимосвязь с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования»;
  • как и в международной практике, закрепляет доминирующее значение методологии управления документами в стандартах серии 30300.

Система управления документами

Рис. 1. Развитие системы стандартов ИСО по информации и документации

То обстоятельство, что стандарты серии 30300 принадлежат одновременно к двум системам (менеджмента и управления документами) создает некоторую сложность. Ведь что необходимо для эффективного применения стандарта? Первое – понимать принципы функционирования систем менеджмента. Второе – одновременно разбираться во всех документных процессах организации. С другой стороны, принадлежностью к двум системам определяются и существенные возможности стандартов серии 30300. Это возможности создания в организации единой системы управления документами. А эта система, в свою очередь, интегрирует документооборот всех функциональных подсистем.

Как велась работа над ГОСТ Р ИСО 30300-2015

Работу над российским ГОСТ Р ИСО 30300-2015 вели сотрудники ВНИИДАД несколько лет. В 2013 г. был зарегистрирован в качестве официального перевод двух первых стандартов ISO 30300:2011 и 30301:2011. В 2014 г. ВНИИДАД подготовил и сдал в ТК 191 Росстандарта первую редакцию (проект) национального стандарта 30300 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь». Эта редакция предлагалась ко всеобщему обсуждению.

Высказанные замечания и предложения позволили усовершенствовать текст стандарта. Формулировки сделали более точными и понятными для российских специалистов. Не случайно работа с текстом стандарта велась в несколько этапов. На первом этапе старались достичь максимально близкого к оригиналу перевода. Затем шла сложная работа по адаптации переведенного текста. Уточнялся смысл отдельных фраз и положений. Сотрудники ВНИИДАД хотели изложить стандарт понятным и доступным языком. Иногда приходилось сохранять некоторые речевые обороты. Например, по методологии процессного подхода. Они закрепились в других национальных стандартах на системы менеджмента и стали устойчивыми.

Структура и целевая аудитория стандарта

Стандарт состоит из введения и трех разделов.

Первый раздел

Первый раздел «Область применения» констатирует универсальность применения стандарта 30300. Он подходит для любых организаций, которые хотят создать систему управления документами.

Второй раздел

В нем представлены основные положения системы управления документами.

Отправной пункт здесь – взаимосвязь системы управления документами с системой управления организации в целом и с другими системами менеджмента.

Понятие «система управления документами (СУД)» в тексте стандарта не тождественно СЭД. Речь идет о реализации в рамках СУД основных функций менеджмента (организация, управление, контроль) по отношению к документам. Нельзя отождествлять ее с СЭД.

Аналогом СЭД в стандарте 30300 выступает термин «документная система». Это информационная система, обеспечивающая управление документами и доступ к ним в течение установленного периода времени. По этой причине важны разделы стандарта, описывающие взаимосвязь СУД с управлением и другими системами менеджмента. Они помогают в понимании механизмов применения стандартов серии 30300.

Цели интеграции системы управления документами в общую систему управления организацией

В стандарте 30300 четко обозначены цели интеграции СУД в общую систему управления организацией:

  • оптимизация процессов и ресурсов путем интеграции документных процессов и видов деятельности;
  • поддержка принятия решений, основанная на достоверной информации;
  • обеспечение совместимости систем менеджмента;
  • соответствие установленным требованиям и предоставление доказательств этого.

Внедрение в организации системы управления документами

Для разработки и внедрения в организации системы управления документами необходимо определить:

  • каким образом в рамках документных систем осуществляется управление процессами работы с документами,
  • как осуществляется управление самими документными системами;
  • каким образом с помощью документов, предоставляющих доказательства о результатах деятельности, взаимодействуют все системы менеджмента.

Разработчики стандартов отмечали: речь идет о «модернизации управления документами в организации, поднимая ее на стратегический уровень через предложение внедрить в организации систему менеджмента с точки зрения информации и документов. Семейство стандартов ISO 30300 не предлагает чего-либо нового в плане оперативного управления документами, описанного в стандарте ISO 15489, с которым новые стандарты сознательно согласованы. Новизна заключается в фокусе, сфере охвата и аудитории, которой адресованы стандарты».

И эта сфера охвата достаточно велика. Стандарты системы управления документами (СУД), при условии их внедрения, устанавливают требования к управлению документами каждой системы менеджмента. Они интегрируют их в единую систему управления документами.

Данный подход выглядит достаточно убедительным. Он обеспечивает единство документального фонда организации. И самое главное – регламентирует хранение документов. Ведь требования к хранению отсутствуют во всех других системах менеджмента.

Следует обратить внимание еще на одно обстоятельство. Документ является инструментом управления. С его помощью осуществляется управленческое воздействие. Он же подтверждает выполнение самых разных действий и их результативность. То есть документ включен во все процессы деятельности – бизнес-процессы, рабочие процессы, деловые процессы и пр. Система управления документами предназначена для того, чтобы управлять документальным фондом. Но инструмент управления нам известен – это документ. Получается, что управление всеми документами организации осуществляется также через документирование. В этом заключается одна из самых больших сложностей понимания этой системы (СУД).

Процессы документирования и управления документами в ней рассматриваются как бы в двух плоскостях. Первая – как регламентация и подтверждение основных процессов деятельности организации. Вторая как регламентация и подтверждение осуществления непосредственно документных процессов, начиная с разработки политики по управлению документами и заканчивая, например, рабочими инструкциями пользователя СЭД и регистрационно-контрольными карточками.

Можно ли говорить о приоритетном значении стандартов серии 30300 для стандартов на другие системы менеджмента в вопросах управления документами?

Каждое семейство (серия) стандартов на системы менеджмента предназначено организации, которая желает заявить и подтвердить эффективность управления в конкретной сфере. Причем в сфере, значимой для потребителя (качество и безопасность продукции). Организация может сертифицировать внедрение системы менеджмента качества и без внедрения системы управления документами. В этом случае требования стандартов серии 30300 могут быть не учтены вообще. И только в случае принятия решения о необходимости внедрения СУД, обеспечивающей интеграцию управления всеми документными системами организации, ее требования должны быть учтены при функционировании СМК и других систем менеджмента.

Внедрение стандартов на СУД поможет организациям в достижении целей иных систем менеджмента. Это обеспечит:

  • создание, управление и доступ к официальной и надежной информации;
  • верифицируемый подход к управлению документами, связанными с деятельностью иных систем менеджмента.

Все это способствует постоянному улучшению работы организации. Сделать это возможно только при условии всесторонней поддержки руководства. Лидирующая роль руководства – одно из решающих условий и принципов внедрения СУД.

Роль руководства организации во внедрении положений стандарта

Система управления документами – это область менеджмента. Ее внедрение невозможно без выполнения руководством организации определенных действий.

Руководство должно:

  • заявить о своих намерениях внедрить систему управления документами;
  • донести значимость этого до каждого сотрудника и всех заинтересованных сторон.

Здесь поможет Политика по управлению документами. Это документ, который носит главным образом декларативный характер. Он является словесным выражением и подтверждением таких намерений. А далее руководство выполняет свои традиционные функции. А именно:

  • распределяет, закрепляет ответственность и делегирует полномочия по управлению документами в организации;
  • предоставляет ресурсы, в том числе человеческие, для сохранения и поддержания СУД в рабочем состоянии;
  • регулярно анализирует результативность СУД с целью ее совершенствования;
  • контролирует деятельность в рамках СУД.

Процессный подход как один из принципов СУД

Особенности СУД как системы менеджмента, связанные с необходимостью сочетать в ней требования, характерные как для всех стандартов на системы менеджмента, так и требованиями к управлению документами, обуславливают и понимание процессного подхода, как одного из основных принципов применения СУД.

В стандарте 30300 представление процессного подхода несколько отличается от известной трактовки процессного подхода в стандартах ИСО серии 9000. Последние рассматривают деятельность организации как совокупность процессов. В стандарте 30300 определяется не только процессный подход. Стандарт настаивает на применении требований СУД ко всем процессам, в которые интегрированы создание документов и отдельные виды деятельности. ГОСТ Р ИСО 30300-2015. Стандарты СУД предполагают, что деловые и рабочие процессы уже определены. Следовательно, документы, которые должны регламентировать эти процессы и создаваться в ходе их выполнения также известны. Именно к этим документам должны применяться требования СУД.

Итак, в чем заключается особенность процессного подхода в отношении документов? С одной стороны, документы – неотъемлемая часть деловых процессов. Они обеспечивают их непрерывное выполнение, прослеживаемость и документирование. В ходе процессов создаются документы, мониторинг которых ведется в системе управления документами. Одновременно создание, определение условий доступа и использования, хранение и уничтожение документов рассматриваются как самостоятельные документные процессы. Планирование, осуществление, анализ этой деятельности, и ее улучшение реализуются в системе управления документами.

Стандарт 30300 содержит принципы процессного подхода. Их реализация необходима для применения любой системы менеджмента. Они обеспечивают эффективность ее функционирования. Дадим их краткую характеристику.

Ориентация на потребителя и иные заинтересованные стороны

Это традиционный принцип для всех систем менеджмента. Внедрение СУД – не самоцель. Оно должно обеспечивать все заинтересованные стороны аутентичной, достоверной, целостной и пригодной для использования информацией и документацией в нужном объеме и в нужное время. Для этого устанавливаются требования к документным системам. Эти требования удовлетворят текущие и будущие потребности организации и заинтересованных сторон.

Руководство и подотчетность

Данный принцип поддерживает управленческие механизмы функционирования СУД. Это осознанная позиция руководства по применению системы управления документами.

Руководители организации:

  • устанавливают цель, направление и действующие нормы корпоративной культуры;
  • создают условия, в которых сотрудники стремятся к применению лучших практик управления документами.

Принятие решений на основе достоверной информации

Применение этого принципа предполагает взгляд на информацию и документы как на актив организации. То есть как на ресурс, который имеет ценность и может обеспечить реальный доход. На основе этого ресурса принимаются управленческие решения. Их качество и эффективность деятельности напрямую зависят от состояния информации и документации.

Внедрение и применение системы управления документами сохраняет их целостность, достоверность, аутентичность и пригодность для использования.

Вовлечение сотрудников

В сфере управления документами должна быть четко распределена ответственность. Не обойтись без обучения сотрудников, которые создают документы, управляют ими или используют их. Это относится:

  • к контрагентам;
  • иным заинтересованным сторонам;
  • к сотрудникам сторонних организаций, с которыми имеются совместные деловые процессы и создаются документы.

Понимание процессов работы с документами улучшает информационную базу компании и результативность принятия решений.

Системный подход к управлению

Данный принцип подразумевает интеграцию управления документами в управление деятельностью организации в целом. Когда достигается эффективность системы управления документами? При постоянном анализе и мониторинге документации всех функциональных подсистем.

Постоянное улучшение

Логическое продолжение предыдущего принципа. Это та цель, ради которой и внедряется система управления документами.

Из-за постоянного мониторинга, анализа и непрерывного улучшения всей деятельности СУД совершенствуется. Улучшается общая система управления организацией. Следовательно, повышается ее эффективность.

Каков результат применения в организации системы управления документами, соответствующей вышеперечисленным принципам? Это создание достоверных, аутентичных, целостных и пригодных для использования документов. Средство достижения этого результата – документные системы. В стандарте 30300 содержатся характеристики документов и документных систем. Они почти полностью совпадают с характеристиками в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. В отношении документных систем имеется лишь небольшое дополнение. Оно касается требований к защищенности (безопасности) системы. Безопасность – важный фактор управления рисками в организации.

Третий раздел

Третий раздел стандарта содержит термины и определения. Они сгруппированы относительно основных предметных областей стандарта:

  • документа;
  • системы управления организации;
  • системы управления документами;
  • процессов управления документами.

Надо сказать, что из 29 терминов, представленных в стандарте, лишь для двух определение дано впервые.

Это «система управления документами» и «политика управления документами», о содержании которых мы говорили выше. Они попросту не могли встречаться в других стандартах.

Еще в одну группу терминов входят общие для всех систем менеджмента термины и их определения.

К ним относятся в первую очередь термины по управлению: система, система управления, высшее руководство, организация, несоответствие.

Но самую большую часть составляют термины, которые есть также в стандарте ИСО 15489.

Мы уже не раз говорили, что разработчики стандарта 30300 постоянно подчеркивали его взаимосвязь с другими стандартами сферы управления документами. В преемственности терминологии это проявляется наиболее ярко. При этом речь не идет о полной идентичности определений. За десятилетие, прошедшее с момента принятия стандарта 15489 до принятия стандартов серии 30300 в ИСО, многие термины устоялись. Их сущность стала понятнее. Появилась возможность определять их более емко и лаконично. Аналогичные процессы мы наблюдаем и при разработке национального стандарта 30300. О чем свидетельствует опыт работы с международными стандартами? При переводе терминов возникает традиционная проблема. Дословный перевод не всегда отражает сущность определяемого явления. Что требовало от разработчиков формирование терминосистемы стандарта 30300? Понимания сущности явления, определяемого конкретным термином, с позиции управления документами.

Термины, связанные с документом и процессами управления ими, практически все адаптированы из ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. При этом мы не во всех случаях наблюдаем их дословное совпадение. Некоторые понятия уточнялись. Еще раз обратим внимание, что сохранение преемственности и терминологического единства не должно препятствовать развитию научных подходов в предметной области сферы управления документами. Сравним некоторые определения двух стандартов, которые претерпели некоторые изменения и уточнения:

Термин

Определение по ГОСТ Р ИСО 15489

Определение по ГОСТ Р ИСО 30300

Документная система

Информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), управление документами и доступ к ним в течение времени

Информационная система, обеспечивающая управление документами и доступ к ним в течение установленного периода времени

Управление документами

Совокупность действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях, осуществляющих деловую деятельность планомерно и эффективно, в целях доказательства проведения деловых (управленческих) операций

Область менеджмента, обеспечивающая эффективное и систематическое создание, получение, сохранение, использование, передачу на архивное хранение или уничтожение документов, в том числе включение документов в систему и сохранение информации о деловой деятельности и операциях

Обеспечение сохранности

Процессы и операции по обеспечению технической и интеллектуальной аутентичности документов в течение времени

Процессы и операции по обеспечению сохранности документов в течение времени (сроков хранения)

Конвертация

Процесс перемещения документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой

Процесс перемещения документов из одного формата в другой

Миграция

Действие по перемещению документов из одной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования

Процесс перемещения документов из одной аппаратной или программной конфигурации в другую без изменения формата

Отбор и передача

Процессы реализации управленческих решений, зафиксированных в перечнях документов или других инструментах управления документами, и касающиеся уничтожения документов или передачи их на последующее хранение

Совокупность процессов, включающих экспертизу ценности, отбор, передачу на хранение или уничтожение документов, осуществляемых в соответствии с нормативными документами

Что видно из представленной таблицы? Новые определения терминов не только точнее выражают сущность определяемого понятия. Они в большей степени адаптированы к профессиональной сфере организации работы с документами.

Спорные термины

Перевод и определение некоторых терминов вызывает традиционные споры не только у российских специалистов. Речь идет о переводе и определении терминов «document», «record(s)»:

Документ(ы) (record(s)):.

Документированная информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства и актива организации или частного лица для подтверждения правовых обязательств или деловой деятельности

Документированная информация (document):

Записанная информация и носитель, которые рассматриваются как единое целое

Относительно термина «документ» мало что можно добавить в связи со всем сказанным ранее при принятии стандарта 15489-1-2007. Подчеркнем еще раз: именно в сфере управления документами, в рамках которой реализуются и делопроизводственные операции, и осуществляется применение систем электронного документооборота, перевод термина «record» соответствует термину «документ». В стандарте 30300 эта связь термина с профессиональной сферой обозначается неоднократно. При этом в системах менеджмента качества он вполне может переводиться и употребляться как «запись». А, например, в библиотечной сфере вообще может обозначать каталожную карточку. В любом случае его использование будет обусловлено той профессиональной сферой, в которой он применяется, особенностями и традициями ее развития. И основным свойством объекта, который определен термином «record», будет неизменяемость зафиксированной на носителе информации.

Термин «документированная информация (document)», как известно, присутствует в международном стандарте 15489-1:2001. Но он не был включен в аналогичный национальный стандарт. В момент его принятия в 2007 г. термины «документ» и «документированная информация» рассматривались как синонимичные. Так что включение последнего в стандарт было признано нецелесообразным. Но со временем включение этого термина в понятийный аппарат стало необходимым для формирования терминосистемы в стандарте 30300. Это наглядно показывает содержащаяся в стандарте диаграмма понятий, относящихся к документам (рис. 2).

Система управления документами

Рис. 2. Понятия, относящиеся к документам

Значение стандарта для системы управления документами

Стандарт 30300 не только позволяет применять международный опыт построения эффективной системы управления документами. Он отражает и развитие современного научного знания в сфере управления документами.

Следует отметить действительно большое значение принятия данного стандарта. В нем предлагается единый подход к управлению системой документации организации в целом. Стандарт ломает стереотипы документационного обеспечения в рамках отдельных функциональных подсистем. Он включает в процессы по управлению документами значительный массив документов. Это документы, отражающие специфику деятельности организаций и предприятий, не охваченных традиционным делопроизводством.

Принятый стандарт – первый национальный стандарт серии 30300. В 2016-2017 гг. планируется подготовка второго стандарта этой серии. Это будет ГОСТ Р ИСО 30301 «Информация и документация. Системы управления документами. Требования». В нем будут подробно описаны процессы управления документами в организации. Стандарты серии 30300 – хорошая методическая основа по СЭД для делопроизводственных служб.

Материал подготовлен Суровцевой Н.Г.,
зав. отделом документоведения ВНИИДАД, канд. ист. наук, доц. для журнала



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль