Система управления документами

3932
Документальный фонд организации – сложная масштабная система. От эффективного управления им во многом зависит успех компании. Как создается система управления документами? С помощью главных инструментов – международных стандартов серии 30300. Они описывают единый подход к работе как с организационно-распорядительными, так и со всеми документами. В статье мы расскажем, почему ГОСТ Р ИСО 30300-2015 – первый шаг к интегрированной системе управления документами.

С 1 июля 2016 г. вступает в действие новый национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь» (далее – стандарт 30300). Он разработан на основе международного стандарта ISO 30300:2011 Information and documentation. Management systems for records. Fundamentals and vocabulary.

В статье рассмотрим вопросы:

  • Что такое система управления документами (СУД)?
  • Какова роль руководства компании в управлении документами и внедрении ГОСТ Р ИСО 30300-2015?
  • Существует ли связь между СУД и системой управления организацией в целом?
  • Каково значение данного стандарта?

Стандарты по управлению документами

Структура и взаимосвязи

Стандарт 30300 – первый в семействе стандартов ИСО 30300 «Информация и документация. Системы управления документами».

Эта серия стандартов пополнила ряд стандартов ИСО на системы менеджмента. В них входят всем известные системы менеджмента качества (стандарты серии 9000), экологической безопасности (стандарты серии 14000), информационной безопасности (стандарты серии 27000) и др.

Согласно требованиям ИСО к построению стандартов на любые системы менеджмента стандарты системы управления документами предполагают наличие:

  • отдельного терминологического стандарта;
  • стандарта с основными требованиями к системе;
  • стандарта, позволяющего постоянно улучшать деятельность, регулируемую стандартом.

Стандарты по управлению документами обобщают и систематизируют требования других стандартов ИСО по управлению документами. Они связаны с ними единством терминологии и методологических подходов.

Структуру стандартов на системы управления документами, взаимосвязанные с ними стандарты и технические отчеты ИСО см. на рис. 1.

При подготовке первого национального стандарта серии 30300 ВНИИДАД сознательно отказался от термина «системы менеджмента документов (СМД)». В названии стандарта использован термин «системы управления документами (СУД)». Этот термин:

  • четко обозначает соответствующую сферу профессиональной деятельности;
  • подчеркивает взаимосвязь с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования»;
  • как и в международной практике, закрепляет доминирующее значение методологии управления документами в стандартах серии 30300.

Система управления документами

Рис. 1. Развитие системы стандартов ИСО по информации и документации

То обстоятельство, что стандарты серии 30300 принадлежат одновременно к двум системам (менеджмента и управления документами) создает некоторую сложность. Ведь что необходимо для эффективного применения стандарта? Первое – понимать принципы функционирования систем менеджмента. Второе – одновременно разбираться во всех документных процессах организации. С другой стороны, принадлежностью к двум системам определяются и существенные возможности стандартов серии 30300. Это возможности создания в организации единой системы управления документами. А эта система, в свою очередь, интегрирует документооборот всех функциональных подсистем.

Как велась работа над ГОСТ Р ИСО 30300-2015

Работу над российским ГОСТ Р ИСО 30300-2015 вели сотрудники ВНИИДАД несколько лет. В 2013 г. был зарегистрирован в качестве официального перевод двух первых стандартов ISO 30300:2011 и 30301:2011. В 2014 г. ВНИИДАД подготовил и сдал в ТК 191 Росстандарта первую редакцию (проект) национального стандарта 30300 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь». Эта редакция предлагалась ко всеобщему обсуждению.

Высказанные замечания и предложения позволили усовершенствовать текст стандарта. Формулировки сделали более точными и понятными для российских специалистов. Не случайно работа с текстом стандарта велась в несколько этапов. На первом этапе старались достичь максимально близкого к оригиналу перевода. Затем шла сложная работа по адаптации переведенного текста. Уточнялся смысл отдельных фраз и положений. Сотрудники ВНИИДАД хотели изложить стандарт понятным и доступным языком. Иногда приходилось сохранять некоторые речевые обороты. Например, по методологии процессного подхода. Они закрепились в других национальных стандартах на системы менеджмента и стали устойчивыми.

Структура и целевая аудитория стандарта

Стандарт состоит из введения и трех разделов.

Первый раздел

Первый раздел «Область применения» констатирует универсальность применения стандарта 30300. Он подходит для любых организаций, которые хотят создать систему управления документами.

Второй раздел

В нем представлены основные положения системы управления документами.

Отправной пункт здесь – взаимосвязь системы управления документами с системой управления организации в целом и с другими системами менеджмента.

Понятие «система управления документами (СУД)» в тексте стандарта не тождественно СЭД. Речь идет о реализации в рамках СУД основных функций менеджмента (организация, управление, контроль) по отношению к документам. Нельзя отождествлять ее с СЭД.

Аналогом СЭД в стандарте 30300 выступает термин «документная система». Это информационная система, обеспечивающая управление документами и доступ к ним в течение установленного периода времени. По этой причине важны разделы стандарта, описывающие взаимосвязь СУД с управлением и другими системами менеджмента. Они помогают в понимании механизмов применения стандартов серии 30300.

Цели интеграции системы управления документами в общую систему управления организацией

В стандарте 30300 четко обозначены цели интеграции СУД в общую систему управления организацией:

  • оптимизация процессов и ресурсов путем интеграции документных процессов и видов деятельности;
  • поддержка принятия решений, основанная на достоверной информации;
  • обеспечение совместимости систем менеджмента;
  • соответствие установленным требованиям и предоставление доказательств этого.

Внедрение в организации системы управления документами

Для разработки и внедрения в организации системы управления документами необходимо определить:

  • каким образом в рамках документных систем осуществляется управление процессами работы с документами,
  • как осуществляется управление самими документными системами;
  • каким образом с помощью документов, предоставляющих доказательства о результатах деятельности, взаимодействуют все системы менеджмента.

Разработчики стандартов отмечали: речь идет о «модернизации управления документами в организации, поднимая ее на стратегический уровень через предложение внедрить в организации систему менеджмента с точки зрения информации и документов. Семейство стандартов ISO 30300 не предлагает чего-либо нового в плане оперативного управления документами, описанного в стандарте ISO 15489, с которым новые стандарты сознательно согласованы. Новизна заключается в фокусе, сфере охвата и аудитории, которой адресованы стандарты».

И эта сфера охвата достаточно велика. Стандарты системы управления документами (СУД), при условии их внедрения, устанавливают требования к управлению документами каждой системы менеджмента. Они интегрируют их в единую систему управления документами.

Данный подход выглядит достаточно убедительным. Он обеспечивает единство документального фонда организации. И самое главное – регламентирует хранение документов. Ведь требования к хранению отсутствуют во всех других системах менеджмента.

Следует обратить внимание еще на одно обстоятельство. Документ является инструментом управления. С его помощью осуществляется управленческое воздействие. Он же подтверждает выполнение самых разных действий и их результативность. То есть документ включен во все процессы деятельности – бизнес-процессы, рабочие процессы, деловые процессы и пр. Система управления документами предназначена для того, чтобы управлять документальным фондом. Но инструмент управления нам известен – это документ. Получается, что управление всеми документами организации осуществляется также через документирование. В этом заключается одна из самых больших сложностей понимания этой системы (СУД).

Процессы документирования и управления документами в ней рассматриваются как бы в двух плоскостях. Первая – как регламентация и подтверждение основных процессов деятельности организации. Вторая как регламентация и подтверждение осуществления непосредственно документных процессов, начиная с разработки политики по управлению документами и заканчивая, например, рабочими инструкциями пользователя СЭД и регистрационно-контрольными карточками.

Можно ли говорить о приоритетном значении стандартов серии 30300 для стандартов на другие системы менеджмента в вопросах управления документами?

Каждое семейство (серия) стандартов на системы менеджмента предназначено организации, которая желает заявить и подтвердить эффективность управления в конкретной сфере. Причем в сфере, значимой для потребителя (качество и безопасность продукции). Организация может сертифицировать внедрение системы менеджмента качества и без внедрения системы управления документами. В этом случае требования стандартов серии 30300 могут быть не учтены вообще. И только в случае принятия решения о необходимости внедрения СУД, обеспечивающей интеграцию управления всеми документными системами организации, ее требования должны быть учтены при функционировании СМК и других систем менеджмента.

Внедрение стандартов на СУД поможет организациям в достижении целей иных систем менеджмента. Это обеспечит:

  • создание, управление и доступ к официальной и надежной информации;
  • верифицируемый подход к управлению документами, связанными с деятельностью иных систем менеджмента.

Все это способствует постоянному улучшению работы организации. Сделать это возможно только при условии всесторонней поддержки руководства. Лидирующая роль руководства – одно из решающих условий и принципов внедрения СУД.

Роль руководства организации во внедрении положений стандарта

Система управления документами – это область менеджмента. Ее внедрение невозможно без выполнения руководством организации определенных действий.

Руководство должно:

  • заявить о своих намерениях внедрить систему управления документами;
  • донести значимость этого до каждого сотрудника и всех заинтересованных сторон.

Здесь поможет Политика по управлению документами. Это документ, который носит главным образом декларативный характер. Он является словесным выражением и подтверждением таких намерений. А далее руководство выполняет свои традиционные функции. А именно:

  • распределяет, закрепляет ответственность и делегирует полномочия по управлению документами в организации;
  • предоставляет ресурсы, в том числе человеческие, для сохранения и поддержания СУД в рабочем состоянии;
  • регулярно анализирует результативность СУД с целью ее совершенствования;
  • контролирует деятельность в рамках СУД.

Процессный подход как один из принципов СУД

Особенности СУД как системы менеджмента, связанные с необходимостью сочетать в ней требования, характерные как для всех стандартов на системы менеджмента, так и требованиями к управлению документами, обуславливают и понимание процессного подхода, как одного из основных принципов применения СУД.

В стандарте 30300 представление процессного подхода несколько отличается от известной трактовки процессного подхода в стандартах ИСО серии 9000. Последние рассматривают деятельность организации как совокупность процессов. В стандарте 30300 определяется не только процессный подход. Стандарт настаивает на применении требований СУД ко всем процессам, в которые интегрированы создание документов и отдельные виды деятельности. ГОСТ Р ИСО 30300-2015. Стандарты СУД предполагают, что деловые и рабочие процессы уже определены. Следовательно, документы, которые должны регламентировать эти процессы и создаваться в ходе их выполнения также известны. Именно к этим документам должны применяться требования СУД.

Итак, в чем заключается особенность процессного подхода в отношении документов? С одной стороны, документы – неотъемлемая часть деловых процессов. Они обеспечивают их непрерывное выполнение, прослеживаемость и документирование. В ходе процессов создаются документы, мониторинг которых ведется в системе управления документами. Одновременно создание, определение условий доступа и использования, хранение и уничтожение документов рассматриваются как самостоятельные документные процессы. Планирование, осуществление, анализ этой деятельности, и ее улучшение реализуются в системе управления документами.

Стандарт 30300 содержит принципы процессного подхода. Их реализация необходима для применения любой системы менеджмента. Они обеспечивают эффективность ее функционирования. Дадим их краткую характеристику.

Ориентация на потребителя и иные заинтересованные стороны

Это традиционный принцип для всех систем менеджмента. Внедрение СУД – не самоцель. Оно должно обеспечивать все заинтересованные стороны аутентичной, достоверной, целостной и пригодной для использования информацией и документацией в нужном объеме и в нужное время. Для этого устанавливаются требования к документным системам. Эти требования удовлетворят текущие и будущие потребности организации и заинтересованных сторон.

Руководство и подотчетность

Данный принцип поддерживает управленческие механизмы функционирования СУД. Это осознанная позиция руководства по применению системы управления документами.

Руководители организации:

  • устанавливают цель, направление и действующие нормы корпоративной культуры;
  • создают условия, в которых сотрудники стремятся к применению лучших практик управления документами.

Принятие решений на основе достоверной информации

Применение этого принципа предполагает взгляд на информацию и документы как на актив организации. То есть как на ресурс, который имеет ценность и может обеспечить реальный доход. На основе этого ресурса принимаются управленческие решения. Их качество и эффективность деятельности напрямую зависят от состояния информации и документации.

Внедрение и применение системы управления документами сохраняет их целостность, достоверность, аутентичность и пригодность для использования.

Вовлечение сотрудников

В сфере управления документами должна быть четко распределена ответственность. Не обойтись без обучения сотрудников, которые создают документы, управляют ими или используют их. Это относится:

  • к контрагентам;
  • иным заинтересованным сторонам;
  • к сотрудникам сторонних организаций, с которыми имеются совместные деловые процессы и создаются документы.

Понимание процессов работы с документами улучшает информационную базу компании и результативность принятия решений.

Системный подход к управлению

Данный принцип подразумевает интеграцию управления документами в управление деятельностью организации в целом. Когда достигается эффективность системы управления документами? При постоянном анализе и мониторинге документации всех функциональных подсистем.

Постоянное улучшение

Логическое продолжение предыдущего принципа. Это та цель, ради которой и внедряется система управления документами.

Из-за постоянного мониторинга, анализа и непрерывного улучшения всей деятельности СУД совершенствуется. Улучшается общая система управления организацией. Следовательно, повышается ее эффективность.

Каков результат применения в организации системы управления документами, соответствующей вышеперечисленным принципам? Это создание достоверных, аутентичных, целостных и пригодных для использования документов. Средство достижения этого результата – документные системы. В стандарте 30300 содержатся характеристики документов и документных систем. Они почти полностью совпадают с характеристиками в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. В отношении документных систем имеется лишь небольшое дополнение. Оно касается требований к защищенности (безопасности) системы. Безопасность – важный фактор управления рисками в организации.

Третий раздел

Третий раздел стандарта содержит термины и определения. Они сгруппированы относительно основных предметных областей стандарта:

  • документа;
  • системы управления организации;
  • системы управления документами;
  • процессов управления документами.

Надо сказать, что из 29 терминов, представленных в стандарте, лишь для двух определение дано впервые.

Это «система управления документами» и «политика управления документами», о содержании которых мы говорили выше. Они попросту не могли встречаться в других стандартах.

Еще в одну группу терминов входят общие для всех систем менеджмента термины и их определения.

К ним относятся в первую очередь термины по управлению: система, система управления, высшее руководство, организация, несоответствие.

Но самую большую часть составляют термины, которые есть также в стандарте ИСО 15489.

Мы уже не раз говорили, что разработчики стандарта 30300 постоянно подчеркивали его взаимосвязь с другими стандартами сферы управления документами. В преемственности терминологии это проявляется наиболее ярко. При этом речь не идет о полной идентичности определений. За десятилетие, прошедшее с момента принятия стандарта 15489 до принятия стандартов серии 30300 в ИСО, многие термины устоялись. Их сущность стала понятнее. Появилась возможность определять их более емко и лаконично. Аналогичные процессы мы наблюдаем и при разработке национального стандарта 30300. О чем свидетельствует опыт работы с международными стандартами? При переводе терминов возникает традиционная проблема. Дословный перевод не всегда отражает сущность определяемого явления. Что требовало от разработчиков формирование терминосистемы стандарта 30300? Понимания сущности явления, определяемого конкретным термином, с позиции управления документами.

Термины, связанные с документом и процессами управления ими, практически все адаптированы из ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. При этом мы не во всех случаях наблюдаем их дословное совпадение. Некоторые понятия уточнялись. Еще раз обратим внимание, что сохранение преемственности и терминологического единства не должно препятствовать развитию научных подходов в предметной области сферы управления документами. Сравним некоторые определения двух стандартов, которые претерпели некоторые изменения и уточнения:

Термин

Определение по ГОСТ Р ИСО 15489

Определение по ГОСТ Р ИСО 30300

Документная система

Информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), управление документами и доступ к ним в течение времени

Информационная система, обеспечивающая управление документами и доступ к ним в течение установленного периода времени

Управление документами

Совокупность действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях, осуществляющих деловую деятельность планомерно и эффективно, в целях доказательства проведения деловых (управленческих) операций

Область менеджмента, обеспечивающая эффективное и систематическое создание, получение, сохранение, использование, передачу на архивное хранение или уничтожение документов, в том числе включение документов в систему и сохранение информации о деловой деятельности и операциях

Обеспечение сохранности

Процессы и операции по обеспечению технической и интеллектуальной аутентичности документов в течение времени

Процессы и операции по обеспечению сохранности документов в течение времени (сроков хранения)

Конвертация

Процесс перемещения документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой

Процесс перемещения документов из одного формата в другой

Миграция

Действие по перемещению документов из одной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования

Процесс перемещения документов из одной аппаратной или программной конфигурации в другую без изменения формата

Отбор и передача

Процессы реализации управленческих решений, зафиксированных в перечнях документов или других инструментах управления документами, и касающиеся уничтожения документов или передачи их на последующее хранение

Совокупность процессов, включающих экспертизу ценности, отбор, передачу на хранение или уничтожение документов, осуществляемых в соответствии с нормативными документами

Что видно из представленной таблицы? Новые определения терминов не только точнее выражают сущность определяемого понятия. Они в большей степени адаптированы к профессиональной сфере организации работы с документами.

Спорные термины

Перевод и определение некоторых терминов вызывает традиционные споры не только у российских специалистов. Речь идет о переводе и определении терминов «document», «record(s)»:

Документ(ы) (record(s)):.

Документированная информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства и актива организации или частного лица для подтверждения правовых обязательств или деловой деятельности

Документированная информация (document):

Записанная информация и носитель, которые рассматриваются как единое целое

Относительно термина «документ» мало что можно добавить в связи со всем сказанным ранее при принятии стандарта 15489-1-2007. Подчеркнем еще раз: именно в сфере управления документами, в рамках которой реализуются и делопроизводственные операции, и осуществляется применение систем электронного документооборота, перевод термина «record» соответствует термину «документ». В стандарте 30300 эта связь термина с профессиональной сферой обозначается неоднократно. При этом в системах менеджмента качества он вполне может переводиться и употребляться как «запись». А, например, в библиотечной сфере вообще может обозначать каталожную карточку. В любом случае его использование будет обусловлено той профессиональной сферой, в которой он применяется, особенностями и традициями ее развития. И основным свойством объекта, который определен термином «record», будет неизменяемость зафиксированной на носителе информации.

Термин «документированная информация (document)», как известно, присутствует в международном стандарте 15489-1:2001. Но он не был включен в аналогичный национальный стандарт. В момент его принятия в 2007 г. термины «документ» и «документированная информация» рассматривались как синонимичные. Так что включение последнего в стандарт было признано нецелесообразным. Но со временем включение этого термина в понятийный аппарат стало необходимым для формирования терминосистемы в стандарте 30300. Это наглядно показывает содержащаяся в стандарте диаграмма понятий, относящихся к документам (рис. 2).

Система управления документами

Рис. 2. Понятия, относящиеся к документам

Значение стандарта для системы управления документами

Стандарт 30300 не только позволяет применять международный опыт построения эффективной системы управления документами. Он отражает и развитие современного научного знания в сфере управления документами.

Следует отметить действительно большое значение принятия данного стандарта. В нем предлагается единый подход к управлению системой документации организации в целом. Стандарт ломает стереотипы документационного обеспечения в рамках отдельных функциональных подсистем. Он включает в процессы по управлению документами значительный массив документов. Это документы, отражающие специфику деятельности организаций и предприятий, не охваченных традиционным делопроизводством.

Принятый стандарт – первый национальный стандарт серии 30300. В 2016-2017 гг. планируется подготовка второго стандарта этой серии. Это будет ГОСТ Р ИСО 30301 «Информация и документация. Системы управления документами. Требования». В нем будут подробно описаны процессы управления документами в организации. Стандарты серии 30300 – хорошая методическая основа по СЭД для делопроизводственных служб.

Материал подготовлен Суровцевой Н.Г.,
зав. отделом документоведения ВНИИДАД, канд. ист. наук, доц. для журнала

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

      Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
      • участвовать в вебинарах
      • задавать вопросы экспертам

      Оставайтесь с нами!
      с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль