Система электронного документооборота

1089
Внедрение СЭД в органах госвласти и местного самоуправления уже приобрело массовый характер. Но часто вместе с СЭД параллельно ведется традиционная работа с документами. В чем причины существования параллельного документооборота после внедрения СЭД? Как сказывается «бумажная» работа на эффективности организации? Можно ли обойтись только электронным документооборотом? Попробуем разобраться в этих вопросах на нескольких примерах.

Всегда ли СЭД вытесняет традиционную работу с документами

Современные информационные технологии и СЭД в госорганах – воплощение  стратегии государственной политики. Ее цель – повышение эффективности деятельности органов власти. См., например, распоряжение Правительства России №1815-р от 20 октября 2010 г. «О государственной программе Российской Федерации «Информационное общество (2011–2020 годы)». СЭД в госорганах – инструмент, позволяющий избавиться от старых методов документооборота. Подразумевается, что уйдут в прошлое журналы регистрации, ящики-картотеки, тематические подборки бумажных документов и т.п. Признаваться, что традиционные приемы работы продолжают существовать, не принято. Но всегда ли результат внедрения СЭД таков, как об этом рапортует проектная группа? Попробуем разобраться.

Внедрение СЭД вовсе не означает полный переход на электронный юридически значимый документооборот. СЭД часто используют как регистрационно-учетную систему, поддерживающую бумажный документооборот. При таком внедрении СЭД бумажный документооборот и его «электронная» составляющая (регистрация документов, контроль) успешно сосуществуют.

Во многих госорганах такая ситуация нормальна на первом этапе внедрения СЭД. В качестве примера «параллельного» документооборота ее рассматривать не будем. Полный отказ от бумаги и переход к электронным подлинникам для большинства госорганизаций пока еще дело будущего. Причем даже во внутренней деятельности (не говоря уже о межведомственном взаимодействии).

При подготовке статьи мы проанализировали документооборот в трех различных госорганах. Использован опыт организации документооборота в администрации одного из субъектов РФ (в тексте – Администрация), в Законодательном Собрании этого же субъекта РФ и в отраслевом органе государственного управления субъекта РФ (в тексте – Главное управление). В каждом из них СЭД работает более 10 лет. В этих организациях «устаревшие» технологии долго существовали параллельно с СЭД. Некоторые используются и в настоящее время. Сразу уточню один нюанс. Случаи, когда функционал СЭД не позволяет автоматизировать какие-то процессы, не имеют отношения к примерам. Как правило, современные СЭД позволяют очень многое.

Отечественные разработки поддерживают процессы, учитывающие российскую специфику делопроизводства. Например, визуализируют собственноручную подпись на документе при наличии электронной. Или позволяют вставить в электронную копию изображение печати организации. Нужно лишь правильно выбрать подходящее решение для конкретной организации.

Предмет статьи – ситуации, когда СЭД подобрана корректно. Однако процессы, которые могут быть реализованы в СЭД, не находят в ней отражения. Либо параллельно существуют еще и на бумаге.

Почему  организации с СЭД не отказываются от «бумажных» методов работы

Рассмотрим примеры, когда параллельно с автоматизированными технологиями на некоторых участках существуют традиционные.

Выделим следующие участки автоматизации документооборота:

  • работа службы ДОУ;
  • работа с документами лиц, ответственных за делопроизводство в подразделениях;
  • работа исполнителей с документами.

Можно выделить еще такой участок автоматизации, как работа с документами руководителей организации. Но в рамках статьи эта тема не рассматривается. Также не затрагиваются специфические виды документооборота – кадровый, бухгалтерский и т.д.

Все вышеперечисленные участки можно автоматизировать одновременно. СЭД внедряется во всей организации и все пользователи начинают работать с системой. Но чаще всего выбирают путь последовательного внедрения. Вначале систему начинает использовать служба ДОУ. Затем право доступа в нее получают ответственные за делопроизводство в подразделениях.  И лишь потом – руководители отделов и рядовые исполнители.

Именно по такой схеме внедрялись СЭД в организациях, взятых нами за примеры. Процесс внедрения был серьезно растянут во времени. Прошло некоторое время от установки рабочих мест СЭД в канцелярии до подключения рядовых исполнителей и руководителей подразделений. Причины этого не только в бюджете, но и в общей неготовности к массовому переходу на СЭД.

Последовательное внедрение СЭД – одна из причин сосуществования различных технологий. Где-то – бумажных, где-то – электронных. Но в данном случае мы имеем дело с переходным периодом. В конце внедрения на смену прежним методам работы рано или поздно придут информационные технологии. Другое дело, когда операции уже автоматизированы. Либо могут быть автоматизированы, но продолжают существовать на бумаге. Почему так происходит?

Власть подписи и недоверие к СЭД

Как правило, первыми работать в СЭД начинают специалисты служб ДОУ. Несмотря на упрощение рутинных процедур (регистрация документов, поиск, контроль исполнения и т.д.), нагрузка на службу ДОУ возрастает. Особенно на начальном этапе работы.

У службы ДОУ появляются дополнительные обязанности. Это заполнение справочника организаций в СЭД, перенос в систему данных из бумажной картотеки или журналов регистрации, сканирование документов и т.д.

Немало затруднений вызывает и необходимость привыкать к новым методам работы. Но некоторые специалисты, несмотря на возросшую нагрузку, сами создают для себя дополнительные обязанности.

Пример 1. В начале 2000-х мы начали внедрение СЭД в отраслевом органе госвласти субъекта РФ (назовем его Главное управление). Автор статьи в это время работала начальником службы ДОУ. Также автор была одним из инициаторов внедрения СЭД. Систему установили в канцелярии. Но специалист по регистрации входящих документов продолжала вести бумажный журнал входящих документов. Также после коллективного обсуждения в отделе решили распечатывать из СЭД регистрационные карточки (РК). Аргумент этого – использовать их как дублирующую базу данных. Почему же продолжали существовать все эти способы работы? Было несколько причин.

  1. Регистрационные карточки раньше печатались вручную на специальных бланках. Их использовали не только для формирования картотеки, но и для получения подписи. Эта подпись подтверждала факт передачи документа в подразделение. Ответственный за делопроизводство в структурном подразделении проставлял на РК свою подпись и дату получения оригинала документа. В условиях жестко регламентированного документооборота подтвержденные дата и время передачи документа нужны для принятия решений о дисциплинарных взысканиях.

Например, исполнитель допустил нарушение срока. В свое оправдание он мог сказать, что документ был получен поздно. И наоборот – если исполнитель настаивал, что документ он увидел, допустим, за день до наступления контрольного срока. Тогда дата и подпись на РК помогали установить истину. Отказываться от этой практики не хотелось. Ведь это привело бы, по мнению специалистов ДОУ, к снижению уровня ответственности подразделений.

Можно ли реализовать данную операцию в СЭД

Да, можно. В Главном управлении использовалась СЭД «ДЕЛО». Она позволяла фиксировать время передачи документа в подразделение через операцию «Принять к исполнению». Но это стало возможно, только когда доступ к СЭД получили все подразделения. Между внедрением СЭД в канцелярии и в подразделениях был значительный промежуток времени. Но и после этого «карточное» подтверждение передачи документа было в ходу. Собственноручная подпись по-прежнему вызывала большее доверие, чем распечатка журнала действий пользователя из СЭД.

  1. Недоверие к надежности системы. У большинства специалистов службы ДОУ были определенные опасения. Например, что из-за технических проблем электронная база данных СЭД может быть утрачена или повреждена. Поэтому они старались своими силами «подстраховаться», параллельно создавая бумажную картотеку.

Такие страхи вполне объяснимы. До внедрения СЭД специалисты канцелярии несли единоличную ответственность за сохранность картотеки (бумажной). А теперь ответственность за целостность базы данных перешла к ИТ-отделу.

Первый опыт разделения ответственности с другим подразделением должен был «устояться». А надежность СЭД – пройти проверку временем. Лишь после этого источник страхов исчез. И действительно, после нескольких лет эксплуатации СЭД от карточек отказались. За это время ИТ-служба организовала резервное копирование. К тому же не было ни одного случая технического сбоя и потери данных.

  1. Для чего продолжали вести журнал регистрации входящих документов? Ответственный специалист хотела иметь возможность оперативно присвоить входящий номер. В организации были случаи, когда документ нужно срочно зарегистрировать и сразу отдать руководителю. Причем в конце рабочего дня, когда компьютеры уже выключены. В таких ситуациях журнал выручал. В нем можно было посмотреть последний присвоенный номер. В журнале было всего две графы: под текущей датой записывались корреспонденты и регистрационные номера.

В течение дня документы, поступающие в канцелярию, заносились в журнал. Они попадали туда одновременно с проставлением входящего штампа. И лишь потом уже регистрировались в СЭД. Этот способ, по словам регистратора, также помогал не потерять поступившие в течение дня документы.

Несмотря на бессмысленность большей части работы, я как начальник отдела не стала настаивать на ликвидации журнала. Затраты времени на его заполнение были минимальными. Спокойствие специалиста-регистратора было важнее. Кстати, когда специалист-регистратор была в отпуске, другие сотрудники забывали заполнять этот журнал. Они просто не видели в нем необходимости.

Мешает ли наличие бумажных карточек и журналов эффективной работе СЭД

По опыту могу с уверенностью сказать, что нет. Распечатка карточек из СЭД и ведение журнала занимали буквально 15-20 минут в день. И журнал, и подписи на РК добавляли уверенности специалистам службы ДОУ. Они позволяли избегать ненужных конфликтов, вызванных недоверием к электронным технологиям. В пользу этого говорит такой факт. В спорных ситуациях (например, дисциплинарного воздействия) «фактор подписи» воспринимался сотрудниками спокойнее, чем распечатка из СЭД.

Повторная регистрация: удобство или незнание

Классический пример «параллельного» документооборота – повторная регистрация входящих документов в подразделениях. Казалось бы, внедрение СЭД с централизованной регистрацией раз и навсегда должно снимать эту проблему. Но опыт показывает иное. Ответственные за делопроизводство в отделах, даже имея доступ в СЭД, продолжают вести собственные регистрационные журналы.

Пример 2. В моей практике был случай, когда секретарь приемной заместителя руководителя вела журнал регистрации по собственной системе. Она присваивала всем документам, поступившим в приемную (входящим, обращениям граждан, внутренним заявкам и т.д.), свои регистрационные номера. На документах она проставляла эти номера карандашом. А в журнале записывала краткую информацию: дата, номер, откуда поступил документ, кому расписан. Я задала вопрос: почему она не пользуется для этого СЭД? Секретарь ответила, что ей «так удобнее». Как оказалось, руководитель имел привычку задерживать некоторые документы на несколько дней. Специалист приемной, формируя почту для руководителя, принимала эти документы к исполнению в СЭД. Руководитель самостоятельно в системе не работал. После возвращения документов из почты его резолюции вносила в базу данных секретарь приемной. Документы, которые не возвращались, в бумажном журнале имели незаполненное поле «Кому расписан». Через некоторое время секретарь (с журналом в руках) обращалась к руководителю. Она  напоминала о документах, которые он не вернул из почты.

Итак, чем был обусловлен такой индивидуальный подход к регистрации? Как видим, не столько объективной необходимостью, сколько особенностями личности руководителя. Впоследствии секретарь с моей помощью нашла способ отслеживать в СЭД возврат документов и отказалась от журнала.

Здесь причина «параллельной» регистрации – неспособность специалиста решить специфическую проблему из-за недостатка опыта работы в СЭД. Из этой ситуации я сделала единственный вывод. Тщательная подготовка к внедрению СЭД и обследование документооборота – еще не панацея. Все равно найдутся процессы или потребности, которые не будут удовлетворяться базовым функционалом СЭД. Также нельзя полностью исключить другие случаи. Например, когда сотрудник не использует какую-то возможность СЭД, так как не знает о ней. Индивидуальная работа с каждым пользователем – важный фактор успеха всего проекта. Еще это способ снизить сопротивление и выявить неэффективные (дублирующие или затратные по времени) практики работы. Причем это актуально всегда. Даже если все сотрудники прошли обучение и освоили базовые принципы работы в СЭД.

Бумага против экрана: что делать

Большинство СЭД поддерживают перевод бумажных документов в электронный вид. Документы сканируются, а их образы (файлы *.pdf или графические) попадают в систему. Там с ними можно полноценно работать, не используя бумажные экземпляры. Отпадает необходимость копирования документов, если они расписаны нескольким исполнителям. Чтобы ознакомиться с текстом документа, не нужно разыскивать бумажный подлинник.  Можно воспользоваться поиском в СЭД. Но часто сотрудники продолжают копировать документы с бумажных экземпляров или распечатывают скан-копии.

Пример 3. Однажды я принимала дела в контрольном подразделении Администрации. Мне показали огромный шкаф, в котором хранились распечатанные из СЭД документы. Это были копии контрольных документов, карточек к ним и копии ответов. Все они были сгруппированы по датам контроля и темам. В дела формировались именно копии. Подлинники документов откладывались в переписке в канцелярии. Я задала вопрос – зачем это нужно? Мне ответили: «А вдруг руководитель срочно запросит документ, а тут все под рукой!».

Для сотрудников подразделения стало настоящим открытием, что СЭД позволяет:

  • формировать любые тематические папки (естественно, в электронном виде);
  • связывать документы друг с другом;
  • быстро находить любой документ.

Затраты времени, бумаги, ресурсов принтера – все это было впустую. Шкаф с папками, который два года сохранялся по просьбе сотрудников, ни разу не понадобился.

Постепенно все специалисты стали пользоваться СЭД для поиска документов и формирования тематических папок.

Дело в том, что при обучении сотрудников работе в СЭД им были даны самые общие знания. Не было учета индивидуальных потребностей. В сочетании с недоверием к СЭД это породило никому не нужное формирование папок с распечатками.

Пример 4. Распечатка сканов из СЭД – практика очень частая. Многим сотрудникам неудобно работать с документами только на экране. Если исключить фактор плохого оборудования (старый монитор), в чем заключается единственное неудобство? Электронный образ невозможно взять с собой в кабинет к руководителю или на совещание. Эта проблема есть, но и она постепенно находит решение. Появляются мобильные рабочие места в СЭД. В них можно просматривать документ на мобильном устройстве, подключившись к системе через Интернет.

Все прочие причины распечатки и копирования в большей степени психологические. Да, у многих работников органов власти (особенно у старшего поколения) еще нет привычки читать документы в электронном виде. Именно поэтому печатаются многостраничные документы, с которыми нужно всего лишь ознакомиться. Зря тратится бумага, ресурсы картриджа и принтера.

Из своей практики могу сказать, что справиться с этой проблемой пока невозможно. Это подтверждает прошлогоднее исследование компании «ABBYY», проведенное среди офисных сотрудников. Несмотря на внедрение электронного документооборота, 76% опрошенных продолжают работать с бумажными документами. Можно применить, конечно,  административные меры. Но даже жесткий лимит на бумагу и картриджи не дает значимого результата. Ставить в программе запрет на распечатку отсканированных документов нельзя. Сотруднику действительно может понадобиться иметь документ в бумажном виде. К сожалению, из этой ситуации пока выхода нет. Возможно, стоит подождать несколько лет. Может, технологии сделают электронный документ столь же удобным, как и бумажный. А может, изменится психология офисных сотрудников.

Подведем итоги

Итак, как влияет параллельное наличие «бумажных» технологий на документооборот? Нужно помнить, что внедрение СЭД не является самоцелью. СЭД – это всего лишь средство. Это инструмент повышения эффективности работы служащих и организации в целом. Допустим, «бумажная» технология работает на эту эффективность, или, по крайней мере, не снижает ее. Тогда не стоит паниковать и всеми силами стремиться ее искоренить. Сотрудник тратит на какие-либо «параллельные» действия служебное время? Руководителю службы ДОУ не всегда следует это запрещать. Эти действия могут повышать уверенность специалистов службы ДОУ в эффективности их работы. Конечно, если это не идет в ущерб должностным обязанностям и деятельности организации.

А если действия пользователей носят демонстративный характер и фактически являются отказом работать по-новому? К чести служб ДОУ могу сказать, что на практике ни разу не приходилось встречаться с отказом работать в СЭД и с саботажем новых технологий. Это более характерно для других подразделений. Тех, где работу в СЭД считают дополнительной нагрузкой. Как раз в них и распространены случаи бесконтрольной распечатки документов и отказы работать с электронными копиями.

Что помогает во многих ситуациях «параллельного» документооборота? Индивидуальное консультирование пользователей на рабочем месте, разъяснение и демонстрация возможностей СЭД.

Пользователь увидит, что его действия с документами легче и проще совершать в СЭД. Тогда он в большинстве случаев откажется от устаревших методов работы.

Как показывает опыт, традиционные способы работы рано или поздно замещаются функционалом СЭД. Просто некоторым сотрудникам требуется больше времени для адаптации к новым технологиям. К тому же использование традиционных методов может быть «болезнью роста». В процессе дальнейшей эволюции СЭД они исчезнут сами собой.

Все вышесказанное подтверждает, что внедрение СЭД никогда нельзя считать законченным. В любой организации постоянно появляются новые задачи, которые нужно реализовать в СЭД. Меняются схемы работы, маршруты движения документов, требуются новые отчеты, аналитика и т.д. Кроме этого, следует учитывать изменения в законодательстве. Это особенно актуально для органов государственной власти. Роль службы ДОУ сегодня – это не только жесткий контроль над документооборотом. Это еще и  постоянное методическое руководство, взаимодействие с рядовыми пользователями. А также выявление новых задач и оказание практической помощи по их реализации в СЭД. Только так можно добиться максимального эффекта от внедрения СЭД и заместить устаревшие технологии современными.

Материал подготовила И.В. Корнева, специалист по ДОУ для журнала.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль