Миссия персонального ассистента: помогать работать и жить

340
Различные административные должности персонального ассистента, или сокращенно ПА (так часто называют эту должность на западе), отличаются своим функционалом. Так, если мы возьмем «традиционного» секретаря – то у него будет один круг обязанностей, должность секретаря-референта уже требует гораздо большей квалификации, а у личного ассистента – круг обязанностей безграничен. Что же скрывается за понятием «персональный ассистент»? Что это вообще значит – быть персональным ассистентом?

Как-то на интернет-форуме личных ассистентов автор этих строк познакомилась сразу с тремя (!) личными помощниками, работающими в одной компании. Казалось бы, что в этом странного? Дело было в том, что они в буквальном смысле слова служили одному руководителю. Причем, в разное время суток. Одна была на связи днем, другая – ночью, третья работала вечером. Руководитель метался по миру, давал противоречивые указания. А девушки стояли на страже каждая в свое время, стараясь угодить своему начальнику. Компенсация, надо сказать, была очень достойная - достойная такой экстремальной деятельности.

Миссия персонального ассистента: помогать работать и жить

Действительно, деятельность личного ассистента часто носит экстремальный характер.

Одним из основных отличий функционала личного ассистента от «обычного» секретаря является многофункциональность (полифоничность) и адаптивность. Чтобы быть хорошим личным помощником, нужно знать, что представляет собой современный руководитель - без этого понимания трудно адаптироваться под бешеный рабочий ритм и стать профессионалом.

Когда личный ассистент, он же персональный помощник, начинает чувствовать и понимать своего руководителя, знает о своем шефе буквально все: привычки, настроение, особенности поведения, жестикуляцию, режим дня, имена партнеров и родственников, виды отдыха и досуга, стиль одежды, предпочитаемые бренды, распорядок дня домочадцев, любимые рестораны и кухню и многое другое - то он (или чаще она) становится настоящей «правой рукой». Образуется почти нерушимая ячейка делового сообщества.

Есть даже такая присказка – руководитель скорее «разведется с женой, чем откажется от хорошего персонального помощника». Обычно руководители, перемещаясь по карьерному пути горизонтально или вертикально, «забирают» с собой и личного помощника, с которым их связывают особые рабочие отношения.

Современный руководитель – кто он?

Каждый руководитель обладает, безусловно, лидерскими качествами (без них он не стал бы руководителем, лидером, владельцем бизнеса), каждый харизматичен, и каждый – яркая индивидуальность со своим особым внутренним мироустройством.

Какие еще черты свойственны руководителю ХХI века?

Итак, современный руководитель:

  • динамичен, живет на больших скоростях и оборотах. Очень быстро реагирует на события;
  • немногословен: не располагает временем для объяснения, повторять дважды не будет;
  • при всей демократичности предпочитает общаться с людьми своего круга;
  • скорее интровертен (сказывается большой поток информации и событий, от которых может возникать желание отдохнуть), но может быть, конечно, природным экстравертом;
  • очень ценит свое время;
  • очень быстро мыслит и генерирует идеи.

В мире бизнеса выживает тот, кто может быстро думать и принимать точные решения;

  • прогрессивен, интересуется и активно пользуется современными новшествами (техническими и другими);
  • перемещается по всему миру, космополитичен;
  • имеет много хобби и увлечений (коллекционирование, престижные игры и пр.);
  • занимается спортом;
  • любит хорошую кухню;
  • хорошо одет.

Предпочитает одежду известных брендов либо индивидуальный пошив у портного очень высокого уровня, что, собственно, тоже является своего рода брендом;

  • нередко знает иностранный язык, иногда даже несколько;
  • очень образован, часто имеет не одно высшее образование (МВА и т.п.), иногда – научную степень;
  • человек творческий - именно творческая личность создает свой бизнес;
  • умеет управлять людьми;
  • харизматичен;
  • имеет насыщенную личную жизнь (семья, хобби, творчество и т.п.).

Согласитесь, что в команде с таким руководителем работать престижно и интересно.

Чтобы максимально соответствовать такому высокому уровню своего руководителя, личные ассистенты также должны обладать определенными навыками, качествами и умениями, определенным характером, и, пожалуй, самое главное - особым складом личности.

На страницах журнала мы не раз говорили о компетенциях, необходимых для позиции личного ассистента. Известный фильм «Дьявол носит «Прада» иллюстрирует и демонстрирует эти компетенции в полной мере.

Личный помощник называется «личным» и «персональным» не случайно: в его функционал входит решение не только рабочих задач, но и приватных поручений руководителя. Персональный ассистент в буквальном смысле помогает руководителю трудиться и жить. И, соответственно, стремительно растет вместе с ним.

Какими же качествами должен обладать сегодня личный помощник?

Вот перечисление навыков, качеств и умений современного успешного (от слова успех и успевать) ПА, который:

пребывает «в полной боевой готовности» буквально 24 часа в сутки. Некоторые руководители работают и ночью и вполне могут позвонить в любое время суток своему личному ассистенту;

  • умеет действовать решительно и принимать на себя ответственность;
  • обладает высоким уровнем творческого мышления;
  • умеет решить любой вопрос за минимально короткое время - и всегда с положительным результатом!
  • владеет и отлично управляет информацией;
  • обладает хорошими коммуникативными навыками, вежлив, умеет вести переговоры, корректный торг;
  • находится в курсе всех событий в компании;
  • мобилен, оперативно действует, адаптивен;

ПА не только умеет хранить коммерческие и корпоративные тайны, но и способен «держать язык за зубами», зная многое о частной жизни руководителя;

  • обладает высоким уровнем эмпатии, «чувством шефа».
  • знает делопроизводство, хорошо владеет русским языком, одним или несколькими иностранными (часто двумя-тремя), грамотен, образован;
  • контролирует как выполнение заданий руководителя, так и действия партнеров (даже за рубежом);
  • способен быть предельно внимательным, понимать с полуслова, в буквальном смысле «уметь читать мысли» шефа. И в целом – уметь слушать и слышать;
  • ориентируется в разных сферах обслуживания: от ресторанов до подарков;
  • умеет подготовить мероприятие, событие, путешествие;
  • скрупулезен и организован;
  • умеет экономить средства, время, силы;
  • постоянно стоит на страже интересов руководителя;
  • обладает своей харизмой;
  • энергичен и убедителен;
  • эффективно распоряжается своим временем, оптимально организовывает рабочий день руководителя.

К числу компетенций ПА относится также проактивная позиция и умение «держать руку на пульсе времени» - например, поддержать разговор о текущей политической и экономической ситуации в стране и мире, способность разобраться, как работает та или иная техническая новинка. Более того, помощник должен (должна) при случае уметь очень деликатно, тонко и ненавязчиво объяснить руководителю, как пользоваться очередным гаджетом или новым айфоном.

Полезно знать!

Быть проактивным человеком означает, что человек осознал свои глубинные ценности и цели и действует в соответствии со своими жизненными принципами, независимо от условий и обстоятельств. Проактивная жизненная позиция - четкое осознание своей личной миссии и целей для ее реализации.

Труд личного ассистента – это та невидимая часть айсберга, находящаяся под водой.

На пути ПА возникают свои трудности. Самая непростая задача - понять свое реальное место в жизнедеятельности компании в целом, уметь вписаться в коллектив, а не ограничиваться взаимодействием с руководителем, соблюдая субординацию. Иной раз некоторые личные ассистенты отдаляются от коллектива, считая себя слишком важной персоной, что, конечно, действительно так, тем не менее, это может очень затруднять информационный обмен в компании, что, в свою очередь, не идет на пользу ее деятельности. Кроме того, может возникнуть нездоровый психологический климат, когда сотрудники будут бояться заходить в приемную, где сидит гордый и неприветливый личный ассистент. Очень важный навык – уметь ладить с людьми разного социального статуса и уровня.

Личный ассистент должен быть готов принять и то, что его многодневный труд может оказаться невостребованным. Это требует большой степени лояльности и толерантности.

Таким образом, можно сказать, что личный ассистент имеет собственный профессиональный кодекс, подобно кодексу бусидо у японских самураев.

На заметку!

Бусидо — неписаный кодекс поведения самурая в обществе, представляющий собой свод правил и нормы «истинного», «идеального» воина.

И невозможно не процитировать слова американского поэта и писателя прошлого века Дугласа Мэллока, которые как нельзя лучше отражают сущность идеального персонального ассистента:

Если ты не можешь быть
сосной на вершине холма,
будь деревцем в долине,
но только будь
cамым лучшим деревцем у родника,
будь кустиком, если ты не можешь быть деревом.
Если ты не можешь
быть кустиком, будь травой

И сделай дорогу счастливее.

Это ли не замечательное призвание - делать дорогу руководителя счастливой, комфортной и идти вместе с ним рука об руку в повседневной деятельности компании? Есть люди, которые считают именно так. И далее мы представляем вам интервью с двумя девушками, которые делятся с нами своим опытом работы в должности персонального ассистента.

Комментарий эксперта

Инга Гладова, студентка РГГУ, ФИПП, «Социокультурный сервис и туризм»

С деятельностью личного ассистента я познакомилась, когда посещала компанию, в которой моя тетя являлась директором. Когда я пришла к ней в офис в первый раз, то увидела, что на месте секретаря сидит девушка, которая «солидно» выглядит, одета в хороший костюм. Она знает три языка и все ее уважают – это было видно по тому, как к ней обращались остальные сотрудники. Она в курсе всех дел и всегда в центре событий компании. Оказалось, что эта девушка – личный ассистент моей тети.

Мне очень понравилась эта работа, эта деятельность. У меня есть опыт работы в качестве личного ассистента руководителя одного из туристических агентств (. В этой работе ценится не столько исполнительность, сколько инициативность, умение решать некоторые вопросы (естественно, не принципиального характера) вместо руководителя. Надо уметь предугадывать его решения, его эмоции, надо «крутиться» 24 часа в сутки, разгружая своего босса от решения мелких вопросов. Ассистент не имеет права выключать сотовый телефон даже ночью.

От ассистента требуется быть универсалом, он должен ориентироваться во многих сферах, как производственных, так и бытовых. Ассистент также занимается тайм-менеджментом своего руководителя.

Для успешной работы необходима полная психологическая совместимость с руководителем.

Работа ассистента, кроме профессиональных навыков, требует хорошего здоровья, выносливости и стрессоустойчивости, большой ответственности, но она и оплачивается соответствующе. И еще дает неоценимый опыт на будущее.

Отличия профессии личного ассистента от других видов деятельности, на мой взгляд, заключаются в следующем:

  1. Главное отличие: ПА - «правая рука» руководителя компании (организации), находится в курсе дел компании, видит ситуацию в целом, всегда в курсе событий, которые происходят во внутренней и внешней среде организации.
  2. ПА служит связующим звеном между руководителем и сотрудниками организации, а также является и связью с внешним миром для обеспечения эффективной работы руководителя (в результате деятельности профессионального ПА повышается результативность работы руководителя).
  3. Возможность «вершения судеб» - от ПА часто зависит, будет ли рассмотрено ваше предложение руководителем или проигнорировано им.
  4. ПА должен обладать высоким культурным уровнем.
  5. Компетентность; структурность; порядок; четкость.

Комментарий эксперта

Анастасия Маслова, личный помощник генерального директора холдинга ООО «ТЕТ Строй»

Оказалось так, что эта профессия сама меня выбрала. Изначально я хотела заниматься внешней экономикой в рамках коммерческой компании. Через полгода я плавно перешла в помощники к директору департамента. Надо сказать, что работа с цифрами и компьютером меня очень утомляла. Куда больше увлекали административно-организационные задания - я решала их легко и быстро.

Через какое-то время я доросла (в рамках другой компании) до личного помощника генерального директора.

Эта позиция очень многогранна и требует сильной отдачи, т.к. по сути ты на работе 24 часа в сутки, но зато, с другой стороны, не привязан к офису и строгому распорядку дня.

Владельцы компаний обычно имеют очень много потребностей, идей, это, вероятно, потому, что их мозг работает очень быстро и мыслят они глобально. Поэтому я задействована не только в деятельности компании - я оказываю помощь в решении задач личного характера. Мне очень нравится моя профессия своей динамичностью, организационными моментами. И, на мой взгляд, я самый осведомленный сотрудник в компании!

Следовательно, первые качества, которые необходимы, - это мобильность, оперативность, адаптивность.

Личный помощник генерального директора компании должен подходить своему начальству не просто по умению выполнять задания, а даже, я бы сказала, по духу. Я должна чувствовать шефа! Я тот единственный человек, с которым он общается в офисе (за исключением совета директоров). Шеф вообще не любит общаться с посторонними людьми. Все указания, приказы и распоряжения проходят через меня - от шефа требуется только лишь слово (обычно генеральные не многословны), и из этого слова нужно составить новое распоряжение, оформленное должным образом и доведенное до всего холдинга. В мои обязанности входит также контроль за внедрением нововведений.

Сложность заключается в том, что у тебя есть только одна попытка услышать и понять задание и минимум времени его сделать. Шеф если и может иногда что-то объяснить, то повторять дважды не будет (поэтому всегда надо записывать абсолютно все, что он говорит, являться без ежедневника в кабинет к шефу – считай, провалил задание). Память не может быть феноменальной, к сожалению.

Мой руководитель должен быть в курсе новинок всевозможных гаджетов или же каких-то особо интересных вещей. Если что-то появилось в мире новое и интересное, то это сразу должно появиться и у него. Когда очередная такая техническая новинка сначала оказывается у меня, то надо быстро разобраться, как она работает - на случай, если будут вопросы.

Спорт очень важен для шефа: если это горнолыжный спорт, то ботинки делают на заказ в Австрии; если это гольф, то приобретаются все самые последние аксессуары (бинокль Leica, фирменные клюшки и т.п.). Мне нужно также знать, где в Европе открыли новое гольф-поле, где проходят гонки на спорткарах «Феррари» и «Порше» и т.п.

Путешествия: все делается мной - от приобретения билетов до заказа романтического ужина и подбора подарка. Каждая поездка сопровождается программой, где нужно прописать все - от номера рейса до времени ужина в ресторане. Пишу все подробно и всегда контролирую работу людей даже в других странах!

Мне приходится проводить серьезный мониторинг в поиске адекватной цены на желаемый автомобиль. Например, арендовать «Порше Панамера» в Италии на день стоит порядка 2000 евро, но такой же автомобиль можно взять за такие же деньги в Германии на неделю. Поэтому я снаряжаю водителя в Германию: он берет там машину и доставляет ее к шефу в Италию. В Италии шеф оставляет машину, а водитель приезжает и отгоняет ее обратно. В результате получается существенная экономия.

Когда я бронирую номера в гостиницах, то помню о том, что гостиницы предоставляют скидки, если с ними очень хорошо пообщаться. Так, вежливыми письмами я смогла добиться скидки в размере 25% в отеле на Мальдивах, что является максимально возможной скидкой.

К сожалению, в Европе и других странах, кроме России, рестораны и кафе не работают 24 часа в сутки, кроме того, даже в самых престижных заведениях вас не всегда накормят вкусно.

Я провожу мониторинг (здесь все средства хороши: друзья, Интернет и т.п.) и заказываю для шефа обеды, ужины, организую ланчи. Есть и такой момент: когда твое начальство уезжает в отпуск, персональный помощник все равно не может «расслабиться» - шефу может не понравиться вилла, которую вы вместе выбирали. Приходится снова включаться в работу

Мне кажется, можно даже и не говорить про напоминания о днях рождения его друзей, о записи к парикмахеру, врачам и т.п.

Сейчас наш холдинг компаний ведет успешную внешнеэкономическую деятельность, а наш главный бухгалтер плохо говорит по-английски. Поэтому я теперь веду и этот участок деятельности компании - и довольно успешно.

Как вы видите, очень много обязанностей лежит на мне, но от этого я не испытываю никакой тяжести! Мне нравится моя работа и я с удовольствием ее выполняю – всегда интересно решать новые задачи, поставленные шефом!

И.В. Денисова, преподаватель РГГУ, тренер-консультант, эксперт в области деловой культуры

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

      Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
      • участвовать в вебинарах
      • задавать вопросы экспертам

      Оставайтесь с нами!
      с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль