Пути решения задач автоматизации делопроизводства в организации: современные тенденции и перспективы

566
При принятии решения о необходимости автоматизации документооборота в той или иной организации важную роль играет множество немаловажных факторов – объем документооборота, количество сотрудников, финансовые составляющие, цели и перспективы развития и многие другие.

Можно выделить три различных пути решения задач делопроизводства в организации:

  • Автоматизация делопроизводства средствами MS Office.
  • Автоматизация ДОУ средствами разработок собственных программистов и ИТ-специалистов организации.
  • Приобретение и внедрение готовой системы автоматизации ДОУ одного из разработчиков, представленных на российском рынке СЭД.

Пути решения задач автоматизации делопроизводства в организации: современные тенденции и перспективы

Автоматизация делопроизводства средствами MS Office

Самым распространенным в мире офисным пакетом является Microsoft Office. По данным International Data Corporation – одной из крупнейших компаний, работающих в области компьютерной аналитики – это приложение установлено более чем на 95% персональных компьютеров. Пакет Microsoft Office Standard Edition включает программы: Word, Excel, Access, Outlook, PowerPoint. На возможностях этих программ мы кратко остановимся.

Microsoft Word – это многофункциональная система обработки текстовой информации, обладающая полным набором средств, необходимых для быстрого создания и эффективной обработки документов практически любой степени сложности. Word значительно облегчает работу при форматировании документа, предоставляя возможность использовать различные стили. Как правило, в организациях создается множество повторяющихся (типовых) документов, подготовку которых можно ускорить, используя специальные шаблоны. Шаблон позволяет быстро изготавливать новые, аналогичные по форме документы, не тратя при этом времени на форматирование. Шаблоны могут содержать информацию о стилях, стандартных текстах и даже панели инструментов, что позволяет унифицировать и автоматизировать процесс подготовки документов. В комплект поставки Word входят шаблоны многих стандартных документов.

Таким образом, с помощью программы Word можно быстро оформить приказ, служебную записку, подготовить научно-технический отчет, письмо или любой другой документ, содержащий стандартные элементы.

Microsoft Excel – это идеальное средство для решения учетных задач, обработки экспериментальных данных, составления отчетов и т.п. Документ Excel называется рабочей книгой. Книга Excel состоит из листов, представляющих собой таблицы ячеек, в которых может храниться числовая, текстовая и другая информация. Такая книга служит хорошим организационным средством.

Например, в ней можно собрать все документы (рабочие листы), относящиеся к определенной задаче, или все документы, которые ведутся одним исполнителем, решать задачи делопроизводства: регистрации документов, осуществлять контроль исполнения и т. д.

Таблицы Excel удобны для хранения и сортировки информации, для проведения расчетов благодаря массе встроенных функций (математических, статистических, финансовых). Помимо работы с числами, в Excel можно создавать документы практически любой сложности. Excel располагает большим количеством шаблонов, с помощью которых можно быстро оформить самые разные документы (бланки, ведомости, счета и т. д.). Также одна из важнейших функций программы – представлениe данных в видe графиков, диаграмм.

Microsoft Office Access являет собой эффективный набор средств, которые позволяют создавать базу данных, проектировать форму их ввода, вид отчетности и организовывать доступ к данным. С помощью Office Access пользователь может самостоятельно создавать автоматизированную систему регистрации документов. Расширенная поддержка компонента Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 в Office Access 2007 обеспечивает совместное использование, проверку и резервное копирование данных, а также управление ими. Microsoft Access является настольной СУБД (системой управления базами данных) реляционного типа.

Достоинством Access является то, что она имеет очень простой графический интерфейс, с помощью которого можно не только создавать собственную базу данных, но и разрабатывать приложения, используя встроенные средства, такие, например, как Мастера (Wizards). Мастера выполняют основную работу за пользователя при работе с данными и разработке приложений.

Access обладает широкими возможностями по импорту/экспорту данных в различные форматы: от таблиц Excel и текстовых файлов до практически любой серверной СУБД.

Microsoft Outlook – мощное средство для работы с персональной информацией. Программа объединяет функции электронной почты, личного календаря, средств планирования, управления личной информацией (такой как контакты и задания), создания специальных приложений для сотрудничества и совместного использования информации. Outlook обеспечивает ведение списка контактов, позволяющего хранить данные об адресатах, а также журнала, в котором можно сортировать и находить документы Microsoft Office. Для каждого запланированного мероприятия имеется возможность установить напоминания о времени мероприятия на текущий день, получить предупреждение о важном событии за несколько дней и т.д.

Microsoft Power Point – это популярная программа подготовки презентаций с помощью интеграции текста, графики, видео и других элементов на слайдах.

Таким образом, если у организации нет возможности приобрести готовый программный продукт, позволяющий автоматизировать процессы работы с документами, планировать работу специалистов офиса, подготавливать презентации для выступлений, то на помощь приходят средства Microsoft Office.

Автоматизация ДОУ средствами разработок собственных программистов и ИТ-специалистов

Одним из наиболее популярных программных решений, используемым небольшими предприятиями в качестве системы документооборота собственной разработки, является "связка" программ Microsoft Outlook и Microsoft Exchange Server. Офисное приложение MS Outlook установлено почти на каждом компьютере, а MS Exchange Server наиболее часто применяется в качестве сервера электронной почты. Несмотря на то что многие привыкли использовать Outlook и Exchange лишь в качестве платформы для работы с электронной почтой, эти программы после определенных централизованных настроек вполне могут служить достаточно функциональным средством электронного документооборота для небольших компаний.

Корпорация Microsoft, помимо упомянутых Exchange и Outlook, предлагает и другие специализированные продукты, на базе которых программистами предприятия (отделами ИТ, АСУ) могут быть построены решения для автоматизации документооборота: это, к примеру, SharePoint Portal Server и Content Management Server.

Такой подход позволяет автоматизировать только отдельные функции делопроизводства, наиболее важные для предприятия. Создание, поддержка и развитие системы в этом случае, как правило, полностью лежит на отделе ИТ/АСУ предприятия.

Некоторые компании автоматизируют документооборот, используя программные пакеты Lotus Notes, Oracle и др., но эти продукты скорее являются "конструктором для программистов" и создание на его основе полнофункциональной системы документооборота требует значительных усилий.

Наиболее важной решаемой на предприятии задачей является создание единого хранилища документов и обеспечения системы доступа к нему. Это может быть, в самом простом случае, база данных документов (на основе Еxchange или распространенных СУБД – SQL Server и т.д.) либо просто совместно используемые на файловом сервере базы данных Access, файлы Excel и Word, а также шаблоны документов. Следующей задачей является описание и внедрение процедур фиксации результатов коллективной работы.

Так, при работе в рамках системы любое совещание должно сопровождаться ведением протокола, который впоследствии вносится в систему.

Понадобится также фиксировать итоги телефонных переговоров и предусмотреть механизм отбора контекстных данных (электронных сообщений, сканированных копий, презентаций и т.д.) по тематике и присоединения их к соответствующим документам.

Многие компании вводят жесткие правила оформления сообщений электронной почты для удобства последующей группировки этих сообщений.

Важными и необходимыми также являются функции совместной работы над документом (контроль версий, исправлений, окончательное утверждение): доступность этих средств в стандартном функционале пакета MS Office может стать серьезным подспорьем при самостоятельной разработке простой системы документооборота.

Таким образом, в небольших и средних организациях, не стоящих перед необходимостью внедрения дорогостоящих корпоративных систем, силами собственного ИТ/АСУ подразделения вполне может быть внедрена система документооборота собственной разработки с использованием наиболее доступных и распространенных платформ (таких как Microsoft Exchange, SQL Server, SharePoint). Данное решение будет являться вполне бюджетным в плане разработки и дальнейшей поддержки и в то же время сможет обеспечивать автоматизацию наиболее важных функций документооборота предприятия.

Приобретение и внедрение готовой системы автоматизации ДОУ 

При выборе системы важно учитывать размер предприятия, функциональные особенности, объем документации, уровень открытости информации, цели установки (для внутреннего пользования или для обмена со сторонними организациями), бюджет, выделенный на реализацию проекта автоматизации, и другие условия. После анализа всех важных факторов принимается решение, какой вариант системы наиболее полно удовлетворит нужным требованиям.

В настоящий момент рынок программных решений для документооборота в России представлен такими известными системами, как "DocsVision", "Directum", "Дело", "1C:Документооборот", "Босс-Референт", "CompanyMedia" и др. Ниже приводится диаграмма распределения объемов внедрения СЭД/ЕСМ продуктов ведущих компаний в России по итогам 2011 года с конференции "Осенний документооборот 2012" (рис.1).

Пути решения задач автоматизации делопроизводства в организации: современные тенденции и перспективы

Рис.1. Распределение реализованных проектов внедрения ЕСМ

Таким образом, на сегодняшний день можно говорить о наличии достаточно большого выбора СЭД/ЕСМ продуктов для компаний, представляющих различные сферы деятельности и имеющих разные объемы документооборота.

Сам же рынок СЭД в последние годы стал одним из полноправных сегментов отечественной ИТ-индустрии.

В 2009 году по данным IDC, на фоне практически 50-процентного сокращения объемов общего рынка программного обеспечения в России, данный сегмент показал высокую устойчивость. В численном выражении объем рынка СЭД на 2011 г. по данным CNews Analytics составлял около 220 – 250 млн долл.

Потребителями технологий электронного документооборота являются различные по масштабу и специфике деятельности организации. Традиционно ключевым потребителем СЭД остается государственный сектор. По данным экспертов, порядка 30% проектов по внедрению технологий электронного документооборота приходится на государственные учреждения. При этом важно, что именно интерес со стороны государства стал основой устойчивости рынка СЭД, который даже в условиях кризиса получил существенный импульс развития. Электронный документооборот был назван ключевым элементом концепции "электронного правительства", реализация которой должна способствовать устранению бюрократических препон при взаимодействии государства, населения и бизнеса, а также снижению коррупции.

Из особенностей реализации проектов в органах государственной власти и крупных государственных институтах стоит отметить повышенные требования к информационной безопасности. Речь идет о построении (разработке) на базе тиражируемых программных продуктов защищенных систем электронного документооборота.

Какие же функциональные возможности предлагают современные системы электронного документооборота, распространенные в России? В поиске ответа на этот вопрос автором использовались материалы обзора, приведенные на сайте http://www.ixbt.com/, информация с сайтов систем и из открытых источников: информационные материалы и демонстрационные версии программных продуктов, материалы аналитических и новостных сайтов и порталов, освещающих новинки ИТ-сферы и технологий (IDC, CNews Analytics, ixbt и др.).

В группу анализа вошли системы "Directum" ("Directum"), "DocsVision" ("ДоксВижн"), "1С:Документооборот" ("1С"), "Босс-референт ("АйТи"), "ДЕЛО" ("ЭОС"), "ЕВФРАТ" ("Cognitive Technologies"), "CompanyMedia" ("ИнтерТраст").

Анализ производился на основе критериев функциональности систем, присущих всем перечисленным программным продуктам:

  • регистрация и ввод документов (шаблоны, присоединение файлов, регистрация по электронной почте, регистрация со сканера и т. д.);
  • работа с документами (проектами, версиями, установка связи с другими документами и т. д.);
  • управление потоками работ (Workflow) и их контроль (типовые маршруты, возможность расширения маршрутов, средства автопроцессинга – автоматической обработки писем и файлов по определенным правилам);
  • поиск и анализ информации (полнотекстовый поиск, создание аналитических отчетов и т. д.);
  • информационная безопасность (права доступа, протоколирование, ЭЦП и т. д.);
  • поддержка бумажного документооборота (вывод на печать, учет мест хранения оригиналов и т. д.);
  • стандартные средства настройки (расширение РКК, проектирование типовых маршрутов, создание и настройка структуры организации и т. д.).

Для того чтобы дать итоговую оценку функциональным возможностям систем, при подведении итогов учитывались реализованные функциональные возможности, за каждую из которых присваивался 1 балл. Результаты подсчетов представлены в таблице ниже.

Таблица 1

Пути решения задач автоматизации делопроизводства в организации: современные тенденции и перспективы

Итоговая оценка функциональных возможностей популярных СЭД

Итоговое графическое сравнение функциональных возможностей представленных систем показано на рис. 2

Пути решения задач автоматизации делопроизводства в организации: современные тенденции и перспективы

Рис. 2. Сравнение функциональных возможностей систем

Таким образом, как можно наглядно увидеть, в целом функциональные возможности систем совпадают, и лишь подробная детализация некоторых принципиальных задач документооборота и особенности их реализации позволяют сделать сравнение различных решений. Стоит отметить, что по всем приведенным в обзоре системам имеется достаточно большая практика внедрений. Если проанализировать новые версии систем, занимающих лидирующие позиции на рынке, то нужно сказать, что в последние годы их развитие было направлено в основном на совершенствование сервисных возможностей, так как базовые возможности в той или иной форме уже были реализованы ранее.

Если говорить о новых технических возможностях и тенденциях, то следует отметить потенциал развития систем ДОУ в сторону управления различного вида контентом (мультимедиа), а также использование технологий автопроцессинга и АРМ руководителя на основе мобильных решений.

Следует только добавить, что цели, которых хотелось бы достигнуть при реализации задач ДОУ, нельзя ставить вне зависимости от реальных возможностей организации, ведь существует причинная связь между целями и средствами. Цели меняются в зависимости от развития средств вычислительной техники, программного обеспечения и т.д. И так как развитие средств идет довольно активно, роль службы ДОУ с каждым годом увеличивается, поэтому можно предвидеть и новые возможности применения и приобретения современных информационных технологий для более эффективной работы организации.

Г.А. Серова, проф. каф. АСДОУ РГГУ

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Диаграмма распределения объемов внедрения СЭД/ЕСМ продуктов ведущих компаний в России .doc
Доступно только подписчикам
  • Таблица. Итоговая оценка функциональных возможностей СЭД.doc

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

      Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
      • участвовать в вебинарах
      • задавать вопросы экспертам

      Оставайтесь с нами!
      с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль