Варианты проведения оценки потенциальных решений по автоматизации документооборота

74
В последние несколько лет решения по автоматизации бизнес-процессов компаний, включая процесс обработки документов, все больше пользуется спросом у компаний вне зависимости от формы собственности, величины компании, организационно-правовой формы и пр. Причина такого интереса кроется в основном в том, что автоматизация управленческих процессов, равно как и документооборота, способствует оптимизации процессов, их ускорению, снижению расходов, в значительной мере влияет на скорость принятия решений. В конечном счете эффект применения современных технологий и средств автоматизации может заключаться в пересмотре подхода к управлению компанией, повышении производительности труда персонала, ускорении динамики развития в жестких рыночных условиях.

Какую СЭД внедрить?

Понимая все преимущества применения современных информационных систем в повседневной деятельности, все компании по-разному подходят к выбору подходящего решения. Кто-то выбирает программные продукты, ориентируясь на ценовой диапазон, кто-то осуществляет выбор на основании глубокого изучения функциональных и технических характеристик СЭД, опыта компании-поставщика, а кто-то принимает решение разработать и внедрить нечто свое.

Необходимо отметить, что у каждого из названных вариантов есть и сильные, и слабые стороны. Предлагаем рассмотреть все основные плюсы и минусы каждого подхода, при этом сильные стороны будем обозначать соответственно знаком «+», а слабые стороны будем обозначать знаком «-».

Варианты проведения оценки потенциальных решений по автоматизации документооборота

Обычно компании, принимающие решение самостоятельной разработки СЭД, говорят о возможности сэкономить значительную денежную сумму, так как автоматизация документооборота является весьма дорогостоящей процедурой. Позволю себе не согласиться с таким заявлением, поскольку практика показывает, что затраты являются сопоставимыми.

Предлагаю более детально рассмотреть вариант, когда руководство компании (или проектная команда) принимает решение приобрести и внедрить готовый программный продукт. Как выбрать подходящую систему для автоматизации документооборота? На что необходимо обратить внимание при анализе рынка СЭД? Постараемся показать ключевые моменты, на которых стоит сконцентрироваться, чтобы проект завершился удачно.

Анализируем рынок СЭД и требования к системе 

Прежде всего, необходимо сказать, что ИТ-рынок последние 10 лет динамично развивается, количество СЭД постоянно растет, появляются все новые и новые решения, меняются технологии, усложняется функционал информационных систем.

Для того чтобы сориентироваться в многообразии предложений, нужно четко определить область автоматизации, понять цели и задачи проекта.

Такое понимание позволит не только правильно сформировать проектную команду, пригласив в нее высококвалифицированных специалистов, но и грамотно составить комплексные требования к СЭД, в которые должны быть включены функциональные и технические параметры выбираемого решения, например, такие как требования к масштабируемости, отказоустойчивости, к интерфейсу, модульности и т. д.

Если в компании есть ограничения по используемым программным платформам, связанные, прежде всего, с необходимостью интеграции СЭД в единое информационное пространство компании, то такое ограничение также может быть включено в требования к системе. При этом в качестве отдельного условия в документе может быть указано наличие у компании-поставщика практического опыта интеграции информационной системы с определенными программными продуктами.

Варианты проведения оценки потенциальных решений по автоматизации документооборота

Скажем несколько слов о функциональной части требований к системе автоматизации документооборота. В современных СЭД разные функции часто автоматизируются с помощью отдельных модулей.

Например, в качестве отдельного приложения может предлагаться модуль работы с договорными документами, с обращением граждан (клиентов), по работе с доверенностями, по работе коллегиальных органов и другие.

Модульная архитектура современных СЭД позволяет компаниям постепенно наращивать функционал, расширять область автоматизации, используя уже имеющиеся базы данных и справочники.

Как показывает практика, наиболее сложно выбрать СЭД для автоматизации документооборота территориально распределенных компаний или холдингов. Это, прежде всего, связано с необходимостью учитывать технические возможности системы, а также ее способность реализации корпоративного документооборота с учетом особенностей структуры, функционала, организации процессов, информационных и документационных потоков. Что касается технических моментов, то к ним в том числе относится возможность функционирования информационной системы в условиях нестабильной работы или отсутствия стационарных каналов связи. Безусловно, часть проблем может быть снята стандартным способом распределенной инсталляции системы, но для окончательного решения о выборе конкретного программного продукта потребуется дополнительное изучение не только возможностей СЭД, но и практических примеров реализации подобных проектов.

Можно ли достаточно быстро определить, какие решения потенциально подходят для автоматизации документооборота компании?

Как ни странно, но оказывается, можно, хотя для проведения такой оценки все же потребуется провести значительную работу по изучению и анализу некоторых данных.

Так, для проведения экспресс-оценки системы, прежде всего, нужно понимать, какое количество пользователей будет (хотя бы ориентировочно) работать в СЭД (с учетом перспективы развития компании), на каких программных платформах реализация системы является предпочтительной, ознакомиться с историей развития компании-разработчика, с историей самого продукта, а также изучить информацию о внедренных проектах.

Если говорить про глобальные системы корпоративного уровня, рассчитанные на работу средних, крупных компаний и холдингов, то их не стоит рассматривать для автоматизации документооборота маленьких компаний, где даже с перспективой развития организации будет трудиться не более 10-20 человек.

В этом случае вполне подойдут относительно недорогие системы отечественных компаний-разработчиков, которые могут автоматизировать основной делопроизводственный функционал (учет, регистрацию, согласование документов, организацию поиска, контроль исполнения документов).

В случае если вы выбираете СЭД для крупной территориально распределенной компании или холдинга, безусловно, необходимо рассматривать системы класса ECM, реализованные на программных платформах от IBM, Microsoft и др., например, Lotus Notes, FileNet, SharePoint и т.д. Кроме того, лучше ориентироваться на то, какие программные платформы уже есть в компании, чтобы интеграция СЭД в единое информационное пространство не создала дополнительных сложностей для ИТ-подразделения и не влекла глобальных финансовых затрат для руководства компании. То есть если ряд управленческих процессов (таких, например, как бухгалтерский и кадровый учет) реализован на 1С, систему электронного документооборота стоит выбирать либо среди предложений, выполненных на этой же платформе, либо следует рассматривать в качестве варианта кроссплатформенные решения (программное обеспечение, работающее более чем на одной аппаратной платформе и/или операционной системе. Типичным примером является программное обеспечение, предназначенное для работы в операционных системах Linux и Windows)..

Как мы уже отмечали, для проведения быстрой оценки потенциальных решений нужно в том числе ознакомиться с информацией о компании-разработчике и самом программном продукте.

Сегодня на ИТ     -рынке представлено большое количество систем для автоматизации документооборота. При этом, в соответствии с данными официальных сайтов компаний – разработчиков СЭД, наибольшей популярностью пользуются около 10-15 решений: «Дело», EOS for SharePoint, DocsVision, «Логика ECM. СЭД», CompanyMedia, Directum, LanDocs и некоторые другие.

В качестве примера анализа информации о компаниях-поставщиках решений для автоматизации документооборота рассмотрим данные о четырех известных на ИТ-рынке компаниях-лидерах в области разработки СЭД. Стоит отметить, что каждая из этих компаний позиционирует свой программный продукт как решение корпоративного уровня, то есть подходящее для автоматизации средних и крупных территориально распределенных компаний и холдингов.

Варианты проведения оценки потенциальных решений по автоматизации документооборота

На сайте компаний также можно найти информацию о реализованных проектах, на основании чего можно говорить о потенциальных заказчиках данных решений, есть ли среди проектов примеры внедрения программного продукта в аналогичных вашей компаниях, сколько рабочих мест автоматизировано в том или ином случае, какие модули СЭД были внедрены и т.д.

Так, большая часть проектов компании «ДоксВижн» была реализована в мелких, средних организациях: например, в «Гута-банке» (100 лицензий/50 пользователей), «Браво Премиум» (25 лицензий/40 пользователей). Были также проекты, реализованные в холдингах (ОАО «Группа компаний ПИК»), но таких проектов немного, т.к. в случае рассмотрения программного продукта Docsvision с целью автоматизации документооборота холдинговой компании требуется более детальное изучение и анализ возможностей системы. В случае необходимости получения дополнительной информации о СЭД Docsvision можно провести интервьюирование клиентов компании-разработчика для уточнения функциональных и технических возможностей системы, области автоматизации в конкретных случаях, а также получения отзыва о выполненном проекте – сроки и качество реализации проекта, отзыв о самой СЭД (функциональность, интерфейс и проч.).

Нужно помнить, что опрос правильнее проводить среди компаний, которые наиболее близки вашей организации по структуре, сфере деятельности, области автоматизации, территориальной распределенности и количеству пользователей.

Так, изучая информацию, представленную на официальном сайте компании ЭОС, необходимо отметить, что большая часть проектов автоматизации документооборота реализована в государственном секторе (Счетная Палата РФ, Центральный Банк РФ, Правительство Московской области). Вместе с тем есть успешно выполненные проекты в компаниях нефтегазовой отрасли (ОАО «Татнефть», ООО «Мострансгаз» и др.), в кредитных организациях (ЗАО «Банк ВТБ 24», ОАО Коммерческий банк «Петрокоммерц», ОАО Банк «Возрождение» и др.) и в компаниях, осуществляющих деятельность в других отраслях. Поскольку компания ЭОС предлагает несколько программных продуктов для автоматизации документооборота, следует четко определиться, какая информационная система вам нужна, и в дальнейшем изучать опыт внедрения уже конкретной СЭД.

На основании изучения и анализа информации, представленной на сайте компании «ИнтерТраст», можно говорить о том, что СЭД CompanyMedia пользуется особой популярностью у кредитных организаций (банков), а также у холдингов.

Например, согласно опубликованной на сайте информации, программный продукт был внедрен в ОАО «Россельхозбанк», «Газпромбанке» (ОАО), Государственной корпорации «Банк развития и внешнеэкономической деятельности» (Внешэкономбанк), Банке ВТБ, ФК УралСиб, «ЮниКредит Банке», холдинге ОАО «Связьинвест» и др. На сайте компании-разработчика также можно ознакомиться с функционалом последней версии программного продукта (2012 год), узнать об отличительных особенностях интерфейса свежей версии СЭД, изучить информацию о полученных сертификатах, об организации обучения пользователей. Стоит отметить, что в активе компании «ИнтерТраст» есть опыт реализации сложных проектов, в том числе в условиях отсутствия стационарной связи.

Рассматривая информацию о программном продукте компании «Логика бизнеса 2.0», можно говорить о том, что СЭД «Логика ECM. СЭД» популярна у средних и крупных компаний. Среди клиентов есть такие компании, как «Абсолют Банк» АКБ, ОИКБ «Русь» (ООО), ГК Криста, МГТС, НК «Роснефть» и другие. Отдельно отметим, что компания-разработчик предлагает реализацию СЭД на разных программных платформах, что в значительной степени расширяет диапазон заказчиков, так как позволяет выбирать потенциально интегрируемое в информационную среду компании решение. Также хотелось бы сказать о том, что у компании-разработчика имеется опыт реализации нестандартных проектов, требующих, например, применения технологий потокового ввода и распознавания документов.

Таким образом, из официальных источников возможно получить информацию, на основании которой можно сделать вывод о том, реализовывались ли проекты внедрения СЭД в компаниях аналогичных вашей, насколько реализованные проекты были успешными, были ли ожидания клиентов оправданы и т.д.

Знание требований к области автоматизации, поставленных задач по интеграции СЭД в информационную среду компании дают возможность в значительной мере сузить рамки выбора программных продуктов, обеспечить выбор только тех информационных систем, которые подходят вашей компании. В дальнейшем СЭД, которые были отобраны в качестве потенциальных для внедрения, подлежат более детальному изучению и тестированию.

Оптимальность и мобильность – основные требования к организации работы с документами руководителей

На что еще необходимо обращать внимание при выборе СЭД?

Прежде всего, на то, что современный этап развития информационных технологий характеризуется повышенным вниманием к мобильности, социальности, применению различных технических решений для того, чтобы участники различных процессов максимально эффективно могли использовать свое рабочее время.

Так, если руководство вашей компании часто отсутствует в офисе (активно участвует во внешних встречах, переговорах, конференциях), при решении вопроса об автоматизации процессов часто ставится задача по организации удаленной работы с информацией и документами.

Рассматривая с этой позиции программные продукты, предлагаемые компаниями-лидерами в области автоматизации документооборота, важно отметить, что все перечисленные выше четыре компании-разработчика говорят о наличии готовых модулей для организации удаленной работы с документами с помощью различных гаджетов, а каждое из предлагаемых ими решений отличается от других как заложенным функционалом, так и интерфейсом.

Так, если компания «ИнтерТраст» предлагает для i-Pad два варианта работы руководителя c документами (через помощника и самостоятельно), то представители компаний-интеграторов могут предлагать реализацию разных решений для планшетов (от разных компаний-разработчиков). Поэтому в случае наличия в вашей компании жестких требований к автоматизации работы с документами через мобильные устройства, требуется не только организовать тестирование демо-версии и опрос потребителей программного продукта, но и изучить технические и функциональные характеристики, включая удобство интерфейса, быстродействие, соответствие предлагаемого решения политике безопасности компании.

Если с применением разработок, позволяющих удаленно работать с документами, все более или менее понятно, то с вопросом социологизации современных информационных систем, на наш взгляд, предстоит еще разбираться. Конечно, большая часть сотрудников любой современной компании, как правило, является активными пользователями различных социальных сетей. Но у любой СЭД изначально принципы работы с информацией несколько иные, чем у социальной сети, ведь в СЭД может осуществляться обработка и хранение документов с ограниченным доступом, например, документов, содержащих коммерческую тайну, конфиденциальную информацию, персональные данные. То есть принципы многоуровневого управления доступом в СЭД должны сохраняться.

Вместе с тем, положительные моменты применения в СЭД ряда подходов, обычно свойственных социальным сетям, все же есть.

Например, в СЭД многие разработчики реализовали возможность обмениваться быстрыми сообщениями, что способствует повышению оперативности работы с информацией и с документами. Кроме того, в некоторых решениях есть возможность формировать «кейсы», что также позволяет оптимизировать работу различных групп пользователей с информацией. Тем не менее, нельзя не отметить, что усложнение информационных систем вполне может оказывать влияние на некоторые их характеристики и стоимость.

Безусловно, задачи, которые ставятся перед руководителем проекта или проектной командой на этапе проектирования или выбора системы для автоматизации документооборота, в значительной степени предопределяют сам выбор. Но поскольку ИТ-рынок динамичен и постоянно обновляется, всегда есть возможность дополнительного изучения новых технических и технологических, нестандартных и сложных решений, опыта реализации проектов.

Подводя итог сказанному выше, хочется сделать акцент на том, что, безусловно, при проведении проекта внедрения СЭД важно не только четко видеть и осознавать цели проекта, ориентироваться в большом количестве предложений, но и применять комплексный подход в оценке потенциальных решений, проводить сравнительный анализ СЭД, обращать внимание на опыт практических внедрений и динамику развития программных продуктов. Такой подход позволит осуществить правильный выбор СЭД, что станет не только главным шагом в реализации проекта, но и послужит надежной платформой для дальнейшего развития информационной инфраструктуры компании.

Е.В. Романченко, эксперт в сфере делопроизводства

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Таблица. Плюсы и минусы различных подходов к выбору СЭД.doc
Доступно только подписчикам
  • Таблица. Пример анализа информации о компаниях-поставщиках решений для автоматизации документооборота.doc
Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль