Как оценить экономическую эффективность системы электронного документооборота

1767
Вопрос, вынесенный в заголовок данной статьи, на протяжении многих лет остается актуальным для большинства российских компаний, приступающих к внедрению СЭД. Более того, часто такой вопрос возникает уже непосредственно на этапе внедрения системы, когда проект сталкивается с различными проявлениями социально-психологических факторов – естественным сопротивлением пользователей изменениям, связанным с переходом от бумажного документооборота к электронному.

Команде проекта в этот момент как никогда требуются дополнительные аргументы, способные убедить самых закоренелых скептиков. Наконец, потребность в оценке экономической эффективности СЭД появляется, если организация планирует заменить одну, уже внедренную и работающую систему, на другую. В этом случае вопрос выбора правильного варианта (сохранение ранее сделанных инвестиций или начало нового инвестиционного проекта) приобретает особую актуальность. Оценка выгод от внедрения – сложная задача, требующая глубокого понимания тех изменений, которые происходят в организации при внедрении СЭД. В данной статье мы попробуем обсудить возможные способы решения этой задачи.

Как оценить экономическую эффективность системы электронного документооборотаС одной стороны, на качественном уровне многим хорошо понятны и знакомы типичные проблемы организации документационного управления в его «бумажном» воплощении: длительное время согласования документов (до нескольких недель и даже месяцев), затрудненные коммуникации между структурными подразделениями, нарушение сроков подготовки ответов на входящие документы, риски утраты важных документов, длительное время поиска документов в архивах и т.п. При таких симптомах на интуитивном и эмоциональном уровне обычно очевидно, что в компании назрел переход к современным технологиям электронного документооборота. Однако внедрение СЭД является отнюдь не дешевым удовольствием, и для принятия соответствующего решения менеджменту большую пользу принесут не только и не столько эмоции, сколько четкое экономическое обоснование проекта.

Компании, разрабатывающие СЭД, все как один обещают повышение исполнительской дисциплины, сокращение сроков согласования документов и улучшение взаимодействия между подразделениями с помощью их продуктов. Но их предложения содержат в лучшем случае перечень только части тех затрат, которые должна будет понести организация, внедряющая СЭД, а вопросы «Как и за счет чего инвестиции будут давать отдачу?», «Какие конкретные выгоды в денежном эквиваленте получит организация?», «Каков срок окупаемости проекта?» и подобные им зачастую остаются без ответа. Проблема усугубляется и тем, что специалисты в области документационного обеспечения управления далеко не всегда способны на равных, «на одном языке» обсуждать экономические вопросы с финансовыми службами организации .

Более того, пока вообще нет явных доказательств того, что информационные технологии всегда и однозначно положительно влияют на прибыль, получаемую организацией. Даже среди ИТ-специалистов существуют две различные точки зрения на оценку экономической эффективности не только СЭД, но и вообще любых корпоративных информационных систем.

Приверженцы первой утверждают, что оценивать эффективность ИТ-решений можно и нужно. Сторонники второй придерживаются мнения, что это бессмысленно, поскольку дать однозначную оценку в деньгах полученным эффектам очень сложно, если вообще возможно. Однако оценить расходы на внедрение и последующее владение информационной системой могут и те, и другие, и результаты таких расчетов будут весьма убедительны.

Такой подход называется «Оценка совокупной стоимости владения», на английском – Total Cost of Ownership (TCO).

Каждая организация, внедряя информационную систему, желает изменить что-то в лучшую сторону в существующем положении дел: сделать более эффективными бизнес-процессы, получить новые возможности для развития бизнеса, решить какие-то проблемы, достичь нового качества. Любые изменения в сложном организме современной компании неизбежно приводят к изменению экономических показателей этой компании.

Оценка расходной части бюджета инвестиционного проекта внедрения СЭД

Рассмотрим, какие инвестиции необходимы организации, приступающей к внедрению СЭД.

Как показывает практика, общая стоимость внедрения СЭД «под ключ» – от нескольких тысяч до десятков тысяч рублей на одно рабочее место, а годовая стоимость последующего владения может достигать 20-30% от первоначальных инвестиций.

Прямые затраты

В целом проект внедрения СЭД в части инвестиций на этапе внедрения мало отличается от проекта внедрения любой другой ИТ-системы. Как и в любом другом проекте, требуется оборудование, на котором будет работать система (т.н. аппаратное обеспечение). Для работы СЭД необходим, по крайней мере, один сервер, но часто их требуется несколько, особенно при наличии территориально удаленных подразделений или филиалов. Если при внедрении СЭД автоматизируется массовый перевод документов в электронный вид, будет очень полезен специальный сканер, поддерживающий режим потоковой обработки. Также может потребоваться дополнительное оборудование – принтеры для печати наклеек со штрих-кодами, планшеты для мобильных рабочих мест руководителей, оборудование для работы с ключами электронной подписи и т.п.

Конечно, вполне возможно, что все перечисленное выше уже имеется в организации (т. е., фактически, инвестиции были сделаны ранее) или же в компании могут использовать вычислительные мощности, арендуемые у внешних организаций, например, в т.н. облачной модели. Однако и в том и в другом случае мы имеем дело не с отменой, а лишь с перераспределением инвестиций на другие временные периоды.

Кстати, похожее перераспределение имеет место при внедрении СЭД на основе свободного программного обеспечения.

Кроме аппаратного обеспечения, для внедрения СЭД требуется системное программное обеспечение платформенного уровня.

Например, это может быть ECM-система, на основе которой строится СЭД (IBM Domino, EMC Documentum, MS SharePoint и т.п.) или СУБД (MS SQL, Oracle, …).

Обычно программное обеспечение данного класса имеет множество самых разнообразных моделей лицензирования, многие из которых являются достаточно сложными для понимания.

Например, в формулы для расчета стоимости лицензий может входить число используемых для работы системы серверов и показатели их производительности, число зарегистрированных в системе пользователей, число одновременных подключений к системе, количество документов, обрабатываемых за определенный период, и т.п.

Более того, стоимость лицензий может сильно зависеть от наличия пакетных соглашений между организацией и поставщиком ПО, а также от вида деятельности организации.

Например, для государственных и учебных организаций многие поставщики предлагают ПО с большими скидками.

Но для задачи расчета экономической эффективности СЭД ситуация существенно упрощается, поскольку все эти сложные и трудоемкие расчеты обычно берут на себя поставщики СЭД, приводя все необходимые цифры в своих технико-коммерческих предложениях.

Очевидно, что закупкой аппаратного обеспечения и платформенного ПО дело не ограничивается. Организации, внедряющей СЭД, придется оплачивать лицензии самой СЭД и многочисленные работы по внедрению: консалтинг, установка и настройка, кастомизация (модификация системы под специфические требования заказчика), обучение пользователей и технических специалистов. После запуска системы в эксплуатацию нужно ежегодно оплачивать обновления ПО. Очевидно также, что организации приходится нести постоянные расходы на администрирование системы и техническую поддержку пользователей.

Косвенные затраты

Помимо прямых затрат можно выделить также и косвенные затраты, относящиеся как непосредственно к проекту внедрения, так и к стадии последующей эксплуатации системы. Косвенные затраты на стадии проекта внедрения, как правило, индивидуальны и специфичны для каждого заказчика.

Это могут быть затраты на сопутствующую внедрению СЭД оптимизацию бизнес-процессов, на внесение необходимых изменений во внутренние нормативные документы компании, на обновление ИТ-инфраструктуры или внесение инициированных появлением новой системы изменений в другие компоненты корпоративного информационного ландшафта. Можно учесть также финансовые потери, связанные с отвлечением от основной деятельности пользователей и технических специалистов, проходящих обучение. На стадии эксплуатации к косвенным затратам можно отнести, например, затраты на подбор и удержание квалифицированного персонала с уникальными или редкими компетенциями по используемым технологиям.

Расчет затратной части проекта

Поскольку практически все параметры и организации, и внедряемых технологий, и продуктов хорошо известны, точность оценки расходов обычно весьма высокая. Фактически затратную часть бюджета можно посчитать перед запуском проекта с точностью до десятков тысяч рублей.

Пример такого расчета для организации, в которой работает примерно 500 сотрудников, приведен в табл. 1.

На процедуры выбора и закупки системы потребуются трудозатраты в объеме 6 человеко-месяцев. При средней зарплате 30000 руб./месяц и 100% накладных расходах на содержание одного сотрудника (включая налоги, отчисления, стоимость офисной площади и т.п.) общие расходы по данной статье составят 360 тысяч рублей. На приобретение оборудования потребуется 600 тыс. руб. Услуги по внедрению СЭД силами внешнего подрядчика обойдутся в 6 млн руб. и займут примерно три квартала. Стоимость лицензионного ПО платформенного и прикладного уровня составит 8 млн руб. Сопровождение СЭД потребует 20% в год от стоимости лицензий и составит 400 тыс. руб. в квартал. Администрированием и технической поддержкой пользователей будут на постоянной основе заниматься два сотрудника, и, следовательно, затраты на данный вид деятельности составят 360 тыс. руб. в месяц. Поскольку мы рассматриваем некую абстрактную организацию, в табл. 1 учтены далеко не все перечисленные выше затраты, однако в случае реальных расчетов в реальной компании в подобную таблицу можно и нужно добавлять другие строчки.

Таблица 1. Расчет затрат по внедрению проекта 

Как оценить экономическую эффективность системы электронного документооборота

Последняя строчка таблицы показывает расходы, понесенные за все предыдущие кварталы, т.е. нарастающим итогом. Из таблицы видно, что основные расходы организация несет на этапе внедрения системы, а в дальнейшем, после запуска системы в эксплуатацию, ежеквартальное финансирование становится существенно меньше. Окупятся ли данные расходы? Для того чтобы ответить на этот вопрос, перейдем к рассмотрению доходной части инвестиционного проекта.

Оценка доходной части бюджета инвестиционного проекта внедрения СЭД (теория) 

Говоря о различных факторах повышения эффективности деятельности организации при внедрении системы электронного документооборота, необходимо, прежде всего, договориться о том, как определяется эта самая эффективность. Согласно общему определению будем рассматривать эффективность как достигаемый результат деятельности, отнесенный к затратам на его достижение:

Эффективность = Результат/Затраты

Как видно из данного определения, влиять на эффективность деятельности организации можно по меньшей мере двумя путями: сокращая затраты и/или увеличивая результат. Хорошие системы электронного документооборота позволяют реализовать оба варианта. Образно говоря, внедрение таких систем дает организации возможность меньше тратить и больше зарабатывать.

Трансакционные издержки

В экономической теории эффективность информационных систем обычно связывается с сокращением в деятельности компании доли так называемых трансакционных издержек. В отличие от трансформационных издержек, связанных с непосредственным производством продукции, трансакционные издержки характеризуют потери на управление, коммуникации, взаимодействие между участниками производственных цепочек, отработку нештатных ситуаций и другие подобные действия, осуществляющиеся в условиях высокой неопределенности.

Непосредственные выгоды для организации от внедрения СЭД (и в целом решений на основе технологий ECM) можно разделить на три группы:

  • Сокращение различных издержек
  • Рост бизнеса, обусловленный ускорением информационных потоков и бизнес-процессов, улучшением доступа сотрудников к необходимой информации
  • Уменьшение рисков

Рассмотрим в первую очередь факторы, способствующие снижению затрат

Сокращение затрат на бумажные документы 

Первым, самым наглядным и очевидным следствием внедрения СЭД может стать сокращение затрат на копирование и размножение документов. Работа хотя бы с частью документов в электронном виде позволяет существенно сократить затраты организации на бумагу, расходные материалы, на приобретение и обновление копировально-множительного оборудования, на содержание огромных архивов бумажных документов. Однако на практике фактор сокращения затрат такого рода является наименее значимым. Причина этого в том, что удельный вес затрат на поддержание технологии бумажного документооборота в общем спектре затрат современной организации относительно невелик. Более того, хорошо известно, что на первых порах внедрение персональных компьютеров и принтеров приводило к возрастанию объема бумажного документооборота. Этому способствовали и отсутствие надежных локальных сетей и средств телекоммуникаций, и известная привычка к восприятию документа в распечатанном виде, и, не в последнюю очередь, подкупающая легкость перевода документа из электронного вида в бумажный. Самая квалифицированная машинистка не могла напечатать более сотни страниц в день, а современный лазерный принтер выполнял эту работу за несколько минут.

Только спустя некоторое время, при изменении привычек основной массы пользователей, при реальном переводе существенной части документооборота в электронный вид, при широком внедрении корпоративной электронной почты произойдет действительное сокращение затрат на поддержание бумажного документооборота.

Экономический эффект от перехода на электронный документооборот за счет сокращения затрат такого рода может быть весьма ощутимым только в достаточно крупных организациях, в которых потребление бумаги может достигать сотен килограммов в день, а совокупные расходы на ведение бумажного документооборота исчисляются сотнями тысяч – миллионами рублей в месяц. Таким образом, укоренившийся в общественном сознании стереотип «переход к электронным документам сокращает потребности в бумаге» на практике оказывается самым незначительным фактором экономической эффективности.

Сокращение затрат непроизводительного вермени сотрудников

Другим примером уменьшения издержек в деятельности организации после внедрения СЭД является сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников.

Детальные расчеты такого типа обычно выполняют с помощью хорошо известных методик функционально-стоимостного анализа или имитационного моделирования бизнес-процессов. Данные методики хорошо известны и описаны в литературе.

Методика функционально-стоимостного анализа позволяет выделить операции, время выполнения которых при внедрении СЭД существенно сокращается (либо такие операции вообще устраняются).

Например, внедрение системы позволяет значительно сократить затраты времени на поиск документов, подготовку отчетов, проведение согласования, контроль исполнительской дисциплины.

Всю работу сотрудников с документами можно разделить на две части:

Творческая, производительная часть работы.

К этой части относятся все действия, связанные с подготовкой содержания новых документов, рассмотрением вопросов «по существу», обсуждением с коллегами, поиском и анализом информации, подготовкой и принятием управленческих решений, и многие другие.

Рутинная, непроизводительная часть работы.

Без таких операций также не обходится ни одна рабочая деятельность. Поиск потерявшихся документов, ожидания в приемных, неоднократные повторные согласования, огромная масса ненужных документов, проблемы, вызванные слабой координацией с деятельностью смежных подразделений, многократный ввод и дублирование информации – эти и многие другие симптомы неэффективного управления также хорошо знакомы.

Для оценки возможного экономического эффекта от внедрения системы электронного документооборота необходимо знать, какое время сотрудники организации тратят на выполнение рутинных, непроизводительных операций над документами. Согласно оценкам западных консалтинговых компаний и практическому опыту проектов внедрения СЭД на российских предприятиях, доля таких операций может составлять до 20-30% всего рабочего времени. Достаточно точное представление о таких затратах можно получить, проведя исследование существующего документооборота и измерив соответствующие показатели.

Возьмем для примера среднее по масштабам промышленное предприятие, на котором работает несколько тысяч человек. Пусть количество сотрудников, которые постоянно работают с документами, составляет на таком предприятии 300 человек. Тогда суммарные затраты рабочего времени на выполнение типовых операций над документами можно представить в табл. 2:

Таблица 2. Суммарные затраты рабочего времени на выполнение типовых операций над документами

Как оценить экономическую эффективность системы электронного документооборота

Как видно из данной таблицы, на выполнение перечисленных типовых операций до внедрения системы электронного документооборота сотрудники управленческого аппарата предприятия тратили примерно 4400 условных человеко-дней в месяц.

Правда, надо заметить, что для выполнения отдельных операций может потребоваться большее время.

Например, регистрация документа в бумажном журнале зачастую требует меньшего времени, чем в случае использования электронной системы.

После внедрения системы затраты на эти же операции составляют чуть больше 2400 человеко-дней. Значит, внедрение системы позволило экономить каждый месяц 1900 человеко-дней. Учитывая, что совокупные затраты рабочего времени примерно равны 6000 человеко-дням (300 сотрудников ´ 20 дней в месяце), в процентном отношении экономия рабочего времени сотрудников составила:

1900/6000 ´ 100% = 32%.

Очевидно, вклад данного фактора в экономический эффект от внедрения системы электронного документооборота в данном случае прямо пропорционален числу использующих ее сотрудников организации. Чем больше организация, чем большее число сотрудников пользуются в своей работе системой электронного документооборота, тем более масштабны и значимы результаты экономии.

Конечно же, приведенные выше выкладки являются условными и приближенными, однако они иллюстрируют основные принципы расчета. На практике при использовании данной методики обычно требуется более точная оценка, учитывающая, в частности, распределение затрат рабочего времени по видам документов, а также различный уровень оплаты труда сотрудников, занимающихся регистрацией документов или принимающих участие в согласовании либо выполняющих другие операции над документами. А уровень этот, в свою очередь, зависит от характера работы, занимаемой должности, квалификации и опыта работы сотрудника.

Необходимо также обратить внимание еще на один аспект внедрения системы электронного документооборота. Высвобождение резервов рабочего времени сотрудников не означает, что в организации должно автоматически последовать сокращение штатов. Гораздо более привлекателен другой вариант, при котором силами тех же сотрудников будет выполняться существенно больший объем работ. Причем скорее всего сами сотрудники этого и не заметят, как не замечают они теперь тех секунд и минут, которые тратят на привычные операции с бумажными документами. Очевидно также, что достигнутая экономия рабочего времени сама по себе не обязательно должна приводить к росту производительности труда – для этого необходимы дополнительные управленческие воздействия.

Говоря об издержках, не забудем и про уменьшение рисков. Фактически риски – это издержки, которые реализуются с некоторой вероятностью.

Например, существует ненулевая вероятность утраты важных документов и тех потерь, которые организация понесет в этом случае. Расчет экономических эффектов такого рода всегда сильно зависит от специфики деятельности конкретной организации и особенностей применяемой СЭД.

Перечисленные факторы способствуют повышению эффективности деятельности организации за счет сокращения различного рода затрат. Эти факторы очень важны, поскольку организация получает возможность тратить меньше средств и ресурсов на обеспечение рутинных процессов и направить инвестиции туда, где они принесут максимальную пользу.

Но гораздо более существенное влияние на деятельность организации оказывает такой фактор, как возрастание скорости распространения информации. Рассмотрим, как ускорение информационных потоков и бизнес-процессов, улучшение доступа сотрудников к необходимой информации влияет на результаты деятельности данной организации.

Влияние возрастания скорости распространения информации на результаты деятельности организации 2 ур.

В 70-е годы прошлого века в некоторых крупных организациях ряда западных стран внедрялись системы пневматической почты, предназначенные для быстрой пересылки документов внутри организации. Документы перемещались силой сжатого воздуха в специальных капсулах по разветвленной системе внутренних трубопроводов. Сотрудник, которому требовалось передать документы в другое подразделение, помещал их в капсулу и задавал адрес или код получателя с помощью электромеханического устройства. Через несколько десятков секунд капсула с документами была на месте, преодолев не одну сотню метров. При всей сложности и невысокой надежности таких систем их появление было вызвано объективной потребностью в ускорении информационных потоков внутри организации.

Например, переход к электронному согласованию документов или автоматизация сложного бизнес-процесса с помощью средств BPMS позволяет организации выполнять больше бизнес-транзакций (а значит, и получать большую прибыль!) в единицу времени.

От того, насколько быстро организация способна обрабатывать поступающую и внутреннюю информацию, зависит, насколько она мобильна и динамична, с какой скоростью принимаются решения и как быстро они реализуются, насколько оперативно организация способна реагировать на изменения внешней среды и, в конечном счете, насколько она конкурентоспособна.

Для расчета эффектов такого рода необходимо понимать, как повлияет внедрение СЭД на метрики бизнес-процессов и, более широко, на всю взаимосвязанную структуру показателей, характеризующую деятельность организации. Для понимания различных аспектов влияния СЭД на деятельность организации очень полезна сбалансированная система показателей (BSC). Наличие в организации системы сбалансированных показателей дает возможность связать стратегические цели с различными метриками, в том числе с метриками, характеризующими бизнес-процессы организации.

Сбалансированная система показателей (ССП) (англ. – Balanced Scorecard (BSC)) – концепция переноса и декомпозиции стратегических целей для планирования операционной деятельности и контроля их достижения.

Проиллюстрируем применение BSC на частном примере и попробуем оценить, как скорость распространения информации влияет на результат деятельности организации. Для этого рассмотрим простую модель, описывающую информационные взаимодействия в некоторой организации. Хорошо известно, что в процессе деятельности любой организации ее сотрудники обмениваются между собой самой разнообразной информацией. Информация передается по нескольким информационным каналам: по телефону, при непосредственном личном общении сотрудников, с помощью традиционных бумажных документов, по электронной почте и т.п. Каждый такой канал характеризуется разным средним временем задержки при передаче информации.

При непосредственном личном общении или же общении по телефону задержка в распространении информации практически нулевая. При работе с бумажными документами задержка может составлять несколько дней, а при работе с электронной почтой – несколько часов.

Поскольку каждый такой информационный канал дает еще и разный вклад в объем передаваемой информации, имеет смысл ввести комплексный параметр – среднюю скорость распространения информации. Очевидно, если средняя скорость распространения информации упадет до нуля (то есть сотрудники вообще не будут обмениваться никакой информацией между собой), в организации наступит коллапс и результат деятельности также будет нулевым.

Рассмотрим теперь другой предельный случай. Представим, что вся информация передается мгновенно, то есть скорость распространения информации неограниченно растет. Очевидно, что в этом случае результат деятельности организации не будет расти столь же неограниченно, так как он зависит еще и от массы других факторов – состояния внешней среды организации, наличия производственных и финансовых ресурсов, выпускаемой продукции и т.п. Качественную нелинейную зависимость достигаемого результата от средней скорости распространения информации иллюстрирует рис.1 .

Изменение средней скорости распространения информации на величину DV приводит к изменению результата на величину DR.

Как оценить экономическую эффективность системы электронного документооборота

Рис.1 Влияние скорости распространения информации на результат деятельности организации

Кроме упомянутых выше причин, препятствующих неограниченному росту результата при увеличении скорости распространения информации, существует и еще одна объективная причина. Дело в том, что перед передачей информации ее еще необходимо подготовить, а после получения – обработать и осмыслить. Скорость выполнения этих операций зависит от людей, их выполняющих – от их знаний, опыта, квалификации, способностей, мотивации. Поэтому модель информационных взаимодействий в организации обязана учитывать человеческий фактор.

Поскольку любые, даже самые сложные процессы документооборота складываются из простых, элементарных действий, рассмотрим для примера процесс передачи документа от одного сотрудника другому (рис. 2).

В этом процессе информация передается от одного сотрудника другому в виде сообщения или документа. Можно выделить три этапа: подготовка, передача и получение документа.

На стадии подготовки сотрудник А готовит документ, регистрирует его, если это требуется, и помещает в канал передачи. Затем производится физическая передача документа сотруднику Б. Сотрудник Б получает документ, регистрирует его при необходимости, затем осмысливает, принимает решение и обрабатывает поступивший документ в соответствии с выполняемым бизнес-процессом. Таким образом, трем этапам процесса подготовки и передачи документа от одного сотрудника к другому соответствуют три характерных интервала времени: время подготовки документа, время передачи документа и время получения документа.

Другой вариант элементарного процесса документооборота может быть связан с поиском информации (документа) в каком-либо хранилище. Для этого он сначала формирует запрос, отправляет этот запрос в хранилище и получает результаты запроса. Аналогично предыдущему случаю можно выделить время формирования запроса, время поиска и время получения и осмысления его результатов.

Как оценить экономическую эффективность системы электронного документооборота

Рис.2 Элементарный процесс документооборота

С помощью СЭД можно сократить практически до нуля время передачи документа, значительно снизить время подготовки документа (за счет применения типовых шаблонов), сократить время, требуемое для осмысления полученного документа и принятия решения за счет более четкого исполнения бизнес-процедур и возможности быстрого доступа к любой нужной информации.

Анализируя эти характерные показатели времени, можно еще до внедрения системы сказать, насколько значителен будет экономический эффект.

Для крупных предприятий и организаций, имеющих территориально удаленные подразделения, весьма ценен вклад в среднюю скорость распространения информации в организации из-за частых задержек при передаче документов, поэтому для таких организаций достигаемый эффект будет наиболее ощутим.

Что касается эффектов, связанных с сокращением затрат рабочего времени сотрудников, эффект ускорения информационных потоков является объективно наблюдаемым и хорошо измеримым. Вообще, специфика анализа экономической эффективности СЭД заключается главным образом в самом характере использования систем данного класса: как правило, пользователями СЭД являются все сотрудники организации, работающие с информацией. Другими словами, если у сотрудника есть компьютер на рабочем месте, он с высокой долей вероятности будет пользователем системы электронного документооборота, поскольку ему необходимо будет отдавать и получать поручения, исполнять документы, участвовать в процессах согласования и т.п.

В отличие от СЭД, учетные системы (например, ERP-решения) используют только отдельные функциональные группы пользователей (бухгалтерия, логистика, производство и т.п.). Другой важный фактор, специфичный именно для СЭД и во многом обуславливающий их высокую экономическую эффективность, состоит в том, что с их помощью автоматизируются информационные взаимосвязи между сотрудниками организации, а число таких связей зависит от числа пользователей. Иначе говоря, возникает так называемый «сетевой эффект»: когда с СЭД работает вся организация, а вместе с этим происходит максимальное сокращение рассмотренных выше трансакционных издержек.

СЛОВАРЬ

BPMS (англ. Business ocess Management Suite) - это класс программного обеспечения для управления бизнес-процессами и административными регламентами. (Употребляются также термины BPM-система и просто BPM.) Использование BPMS позволяет организовать эффективное взаимодействие между управленцами и ИТ-специалистами, лучше использовать существующие и ускорить разработку новых информационных систем.

Косвенные эффекты от внедрения СЭД

К косвенным эффектам от внедрения СЭД можно отнести те позитивные изменения в корпоративной культуре компании, которыми характеризуются действительно успешные проекты:

  • Разрушение барьеров между структурными подразделениями. Внедрение СЭД приводит к созданию более эффективных деловых коммуникаций между подразделениями организации и внутри самих этих подразделений. Сотрудники получают лучшие возможности для обмена опытом, происходит постепенное накопление «лучшей практики», что в свою очередь помогает избежать дублирования работ и ресурсов.
  • Повышение привлекательности для инвестиций. Тот факт, что организация внедрила или внедряет у себя СЭД, говорит о том, что руководство данной организации уделяет большое внимание созданию эффективной, прозрачной управленческой структуры. Это делает организацию более привлекательной с точки зрения потенциального инвестора.

Например, известны случаи, когда внедрение СЭД являлось одним из требований для получения организацией займа Мирового банка реконструкции и развития.

  • Повышение качества управленческих решений. Хорошая СЭД позволяет руководителю получать информацию в нужное время, в нужном месте, в нужном виде. Доступна отраженная в документах предыстория вопроса, можно увидеть, какие события происходили ранее и какими документами эти события сопровождались.

Представленная в наглядном виде информация о состоянии исполнительской дисциплины позволяет оценить загрузку сотрудников. Все это приводит к трудно формализуемому, но реально существующему интегральному эффекту – повышению качества управленческих решений.

  • Изменение отношения к труду. Работа в единой информационной среде, создаваемой с помощью СЭД, прививает навыки эффективной командной работы, стимулирует нацеленность на результат. Сокращение доли рутинных операций и повышение доли творческой компоненты в работе способствуют раскрытию творческого потенциала каждого человека. Для ряда пользователей важным мотивирующим фактором может быть возможность освоить новые информационные технологии и повысить тем самым свою ценность как специалиста.

Количественно такие косвенные эффекты измерить сложнее, но также возможно.

Например, изменение характера взаимодействия между людьми, функциональными группами и структурными подразделениями легко фиксируется по объективно наблюдаемым внутренним информационным потокам сообщений электронной почты, телефонных звонков и т.п. Исполнительскую дисциплину можно измерять, рассчитывая приходящееся на одного сотрудника среднее время задержки в исполнении документов и поручений. Наконец, существуют хорошо отработанные в социологии методики сбора информации путем прямого опроса и анкетирования сотрудников. Однако перевод полученных количественных характеристик в «денежный эквивалент» является более сложной задачей, выходящей за рамки данной статьи.

Оценка доходной части бюджета инвестиционного проекта внедрения СЭД (практика)

Рассмотрев теорию, перейдем к практике. Оценим факторы, дающие вклад в доходную часть бюджета для рассматриваемой организации (табл. 3). Будем считать, что к окончанию проекта все 500 сотрудников организации станут пользователями системы электронного документооборота. Для расчета вклада от ожидаемой экономии рабочего времени будем использовать сильно заниженную оценку: примем, что после перехода на электронный документооборот затраты рабочего времени сокращаются всего на 5%.

Подчеркнем, что данная оценка является заниженной, поскольку в реальных проектах более точные расчеты по методике функционально-стоимостного анализа показывают, что общее сокращение трудозатрат достигает 15-20% даже с учетом того, что появляются новые виды работ (администрирование СЭД, поддержка пользователей, сканирование документов и т.п.).

Исходя из средней стоимости одного человеко-месяца, равной 60 тыс. руб., получим, что ежеквартальный вклад в доходную часть бюджета инвестиционного проекта будет составлять:

500 чел.*60000 тыс. руб./мес./чел. * 3 месяца/квартал * 5% = 4500 тыс. руб.

Поскольку при внедрении СЭД существует переходный период, когда сотрудники еще только осваиваются с новыми способами работы, за кварталы 4-6 вклад будет меньше, что и отражено в табл. 3.

Как уже отмечалось, внедрение СЭД приводит к ускорению как информационных потоков внутри организации, так и тех потоков информации, с помощью которых организация взаимодействует со своими контрагентами (потребителями, поставщиками, партнерами и т.п.). Насколько же ускоряются эти потоки? Оказывается, что, поскольку информация при взаимодействии между людьми передается по самым разным каналам, переход от бумажного документооборота к электронному увеличивает среднюю скорость передачи информации в организации всего на несколько процентов. Но на эти же несколько процентов возрастает и количество бизнес-транзакций, осуществляемых за единицу времени.

Рассматриваемая организация совершает в среднем 120 сделок в квартал и получает от каждой сделки среднюю прибыль в размере 200 тыс. руб. Тогда ускорение информационных потоков на 6% приведет к соответствующему росту числа сделок и, следовательно, росту полученной прибыли. Именно это и отражено во второй строчке табл. 3.

Наконец, в нашей модельной организации за последние несколько лет наблюдались случаи утраты важных документов. Связанные с этим финансовые потери составили около 400 тыс. руб. в год. Поскольку организация твердо рассчитывает на полное устранение этих рисков при внедрении СЭД, в табл. 2 появляется третья строчка, показывающая вклад данного фактора в доходную часть инвестиционного бюджета.

Таблица 3. Факторы, дающие вклад в доходную часть бюджета для рассматриваемой организации

Как оценить экономическую эффективность системы электронного документооборота

Аналогично предыдущей таблице, последняя строчка в табл. 3 показывает доходы нарастающим итогом, т.е. все доходы, полученные к данному кварталу. Теперь у нас есть почти все необходимое для оценки возврата инвестиций от проекта внедрения и эксплуатации СЭД.

Оценка возврата инвестиций от проекта внедрения СЭД 

Итак, для ответа на вопрос, окупится ли внедрение системы электронного документооборота, осталось сравнить доходную и расходные части бюджета инвестиционного проекта. Для этого из последней строчки табл. 3 вычитаем последнюю строчку табл. 1 (доходы минус расходы). Результат показан на рис. 3. Отрицательные значения финансового потока (с первого по восьмой кварталы) соответствуют инвестициям, положительные (начиная с девятого квартала) – получаемому доходу. Видно, что срок окупаемости проекта внедрения СЭД (переход графика через ноль) при всех сделанных и рассмотренных выше допущениях составляет ~8,5 кварталов или примерно 2 года и 2 месяца. Учитывая, что проект внедрения занимает около одного года, можно сказать, что СЭД окупается в начале второго года промышленной эксплуатации.

Однако данный расчет не является вполне корректным с точки зрения экономической науки. Дело в том, что деньги, которые организация имеет сейчас, представляют большую ценность, чем те же деньги, которые могут быть получены через год. А деньги, получаемые через год, в свою очередь, «дороже» получаемых через два. Поэтому более строгое рассмотрение бюджета инвестиционного проекта требует учета так называемой ставки дисконтирования – специального коэффициента, который пропорционально уменьшает доходную часть и, соответственно, несколько увеличивает срок окупаемости проекта.

Как оценить экономическую эффективность системы электронного документооборота

Рис. 3. Оценка возврата инвестиций

Подводя итоги 

Анализ экономической эффективности проекта внедрения СЭД позволяет более четко и осмысленно подходить к выбору системы. Из рис. 3. хорошо видно, что при прочих равных условиях преимуществами в плане экономической эффективности обладают те системы, которые требуют меньших затрат на администрирование, сопровождение ПО, техническую поддержку пользователей. Напротив, низкие первоначальные инвестиции вовсе не означают, что внедренная СЭД автоматически будет эффективна. Известны случаи, когда дешевые системы оказываются слишком дорогими в эксплуатации. Также не стоит экономить на качестве проекта внедрения, поскольку от того, насколько полно сотрудники организации будут использовать новые возможности, напрямую зависят получаемые организацией доходы.

В заключение хотел бы отметить, что, приступая к внедрению СЭД, необходимо четко понимать, какие именно проблемы организация хочет решить с ее помощью и какие именно показатели и характеристики деятельности требуется улучшить. Надеемся, что рассмотренные в статье примеры окажутся полезными для проведения реальных расчетов.

Романов Д.А., директор по развитию технологий информационного менеджмента, «Логика Бизнеса 2.0»

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Таблица 1. Расчет затрат по внедрению проекта.doc
  • Таблица 3. Факторы, дающие вклад в доходную часть бюджета для рассматриваемой организации.doc
Доступно только подписчикам
  • Таблица 2. Суммарные затраты рабочего времени на выполнение типовых операций над документами.doc

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

      Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
      • участвовать в вебинарах
      • задавать вопросы экспертам

      Оставайтесь с нами!
      с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль