Порядок выдачи и отзыва доверенностей

171
С выдачей и отзывом доверенностей сталкиваются практически все организации, в которых количество подписываемых документов превышает возможность единоличного исполнительного органа (директора) по их рассмотрению и подписанию. В тех случаях, когда организация имеет широкую территориально распределенную клиентскую сеть, процесс выдачи доверенностей становится особо острым, проблемным и требует упорядочения (оптимизации), унификации (выработки единых механизмов выдачи и отзыва, разработки унифицированных типовых форм доверенностей для разных групп работников), формализации (разработки внутреннего нормативного акта) и применения средств автоматизации.

Что такое доверенность?

Согласно ч. 1 ст. 185 Гражданского Кодекса Российской Федерации (ГК РФ), «доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Письменное уполномочие на совершение сделки (Доверенность, по сути, является односторонней сделкой. В доверенности всегда четко определены полномочия, включая право передоверия) представителем может быть представлено представляемым непосредственно соответствующему третьему лицу» (Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) от 30.11.1994 № 51-ФЗ (ред. от 06.12.2011). Ст.185. П.1).Порядок выдачи и отзыва доверенностей

Доверенность может выдаваться как физическим лицом, так и юридическим лицом, при этом «доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации» (Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) от 30.11.1994 № 51-ФЗ (ред. от 06.12.2011). Ст.185. П.5.)

К учредительным документам организации относится Устав либо учредительный договор. Как правило, в Уставе организации право выдачи доверенности закрепляется за единоличным исполнительным органом (директором) или лицом, его замещающим на основании приказа единоличного исполнительного органа.

Также право наделять полномочиями руководителя организации может быть прописано в некоторых случаях в договоре управления.

Договор управления (определяет функции управляющей компании по отношению к дочерним организациям в холдинге - Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах») оформляется в компаниях типа холдингов (Холдинг – гражданско-правовая модель взаимодействия хозяйствующих субъектов, представляющая возможность одному из них оказывать влияние на решения, принимаемые другими хозяйствующими субъектами, входящими в холдинг, в целях оптимизации деятельности лиц, входящих в холдинг. (Коваленко Н.Ю. Холдинг как гражданско-правовая модель взаимодействия хозяйствующих субъектов // Автореф. дисс. на соискание ученой степени кандидата юридических наук) и может включать информацию о праве назначать в дочернем предприятии управляющего директора. Назначенный управляющей компанией руководитель юридического лица может действовать на основании доверенности, в которой четко закреплены полномочия, а также могут содержаться ограничения по полномочиям.

Например, в качестве ограничений может выступать запрет на совершение сделок с недвижимостью, сделок на сумму, превышающую лимит, установленный управляющей компанией.

Доверенность руководителю, назначенному управляющей компанией, как правило, выдается на ограниченный срок, например, на 1 год, без права передоверия.

Доверенность может выдаваться как на работников организации, так и на сторонних физических лиц, либо работников сторонних организаций, с которыми у организации существуют договорные отношения. Например, если кредитная организация осуществляет продажу своих услуг через клиентскую сеть другой организации, председателем правления кредитной организации выдаются доверенности на каждого сотрудника другой организации. При этом в доверенности четко указывается перечень полномочий и срок наделения ими. Например, доверенному лицу доверяется:

  • Проводить идентификацию клиентов на основании документов, удостоверяющих личность, обеспечивать собственноручную подпись Клиента на документации Банка.
  • Принимать от Клиентов документы, необходимые для открытия счетов, получения кредитов, выдачи банковских карт, предоставления иных банковских продуктов (включая документы, удостоверяющие личность Клиентов).
  • Осуществлять проверку надлежащего оформления документов Клиентами, полноты предоставленных сведений и их достоверности.
  • Осуществлять заверение копий предоставленных Клиентом документов.

Кроме того, на практике встречаются случаи, когда доверенность выдается кредитной организацией другому юридическому лицу, с которым существуют договорные отношения. Приведем пример такой доверенности.

Порядок выдачи и отзыва доверенностей

Стоит отметить, что случаи выдачи такой доверенности являются единичными, а перед принятием решения об оформлении доверенности на юридическое лицо потребуется не только комплексный анализ законодательной базы, но и консультации со стороны регулятора.

Если количество сотрудников организации, на которых выдается доверенность, велико, то в целях минимизации подписываемых документов может выдаваться одна доверенность на несколько человек.

Контролировать срок действия такой доверенности довольно сложно, поскольку полномочия отдельных сотрудников, которые были указаны в доверенности, могут отзываться до окончания действия доверенности (например, в случае увольнения сотрудника или перехода на другую должность, функции которой не предполагают выдачу доверенности).

Срок выдачи доверенности

Законодательством определен срок действия доверенности: «Срок действия доверенности не может превышать трех лет. Если срок в доверенности не указан, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения (Под словом «совершение» подразумевается выдача доверенности). Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна (т.е. недействительна - Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) от 30.11.1994 № 51-ФЗ (ред. от 06.12.2011). Ст.186.).

В некоторых случаях, включая выдачу доверенности в праве передоверия, выдаваемая доверенность подлежит нотариальному заверению.

В случае выдачи удостоверенной нотариусом доверенности, предназначенной для совершения действий за границей и не содержащей указание о сроке ее действия, доверенность сохраняет силу до ее отмены лицом, выдавшим доверенность.

Как говорилось выше, в некоторых случаях допускается передоверие полномочий, указанных в выданной доверенности. Как правило, право передоверия предусмотрено текстом доверенности, например:

Передавать полномочия другому лицу (передоверие) а также выдавать доверенности третьим лицам…

В случае выдачи доверенности в рамках имеющихся полномочий доверенным лицом третьему лицу, законодательством предусмотрена процедура нотариального удостоверения выдаваемой в порядке передоверия доверенности.

При оформлении доверенности в порядке передоверия необходимо обращать внимание на срок выдаваемой доверенности (согласно законодательству, он не может превышать срока действия доверенности, на основании которой она выдана).

Полезно знать!

Иногда в доверенностях кроме перечня полномочий производится заверение подписи доверенного лица. Никаких ограничений законодательства на этот счет нет, кроме того это избавляет организацию от необходимости вести журнал подписей, поэтому на практике заверение подписи в доверенности встречается довольно часто.

Процесс выдачи доверенностей 

Доверенность в организации выдается в следующих случаях:

  • необходимость выполнения разовых работ, подписания единичных документов в рамках выполнения должностных обязанностей (например, получить товар со склада поставщика, подписать накладные на получение товара);
  • постоянное представление интересов организации в других организациях;
  • подписание договорных документов с ограниченным лимитом (суммой) или без ограничения лимита;
  • подписание документов по исполнению договоров;
  • подписание писем, запросов, ответов на запросы, в том числе в государственные органы и организации;
  • проведение идентификации клиентов;
  • заверение документов и т.д.

Для упорядочения процесса подписания некоторых видов документов проводится унификация функций работников организации.

Например, в целях распределения полномочий по подписанию договорных документов в организации, а также закрепления данной информации в доверенностях, могут быть установлены лимиты для разных категорий должностей.

Таблица лимитов может выглядеть следующим образом:

Порядок выдачи и отзыва доверенностей

Сложные ситуации при выдаче доверенностей в организации

Рассмотрим более детально, в каких случаях процесс выдачи доверенностей может вызывать сложности в организации.

Прежде всего, такие ситуации возникают, когда организация активно работает с клиентами, причем разным должностным группам работников предоставляются права на выполнение разных операций. При значительной территориально распределенной клиентской сети организации количество персонала, осуществляющего работу с клиентами, может исчисляться сотнями и тысячами.

Доверенности выдаются в следующих случаях:

  • на работу в организацию принимается новый персонал;
  • производится перемещение по должностной лестнице работников (перевод с одних должностей на другие);
  • увольнение работников;
  • окончание срока действия ранее выданных доверенностей;
  • пересмотр действующих полномочий работников;
  • принятие решения руководством организации о выдаче доверенности;
  • пересмотр функций работника (наделение новым функционалом, требующим выдачи доверенности).

При большом количестве работников, выполняющих функции, требующие выдачи доверенности, процесс выдачи становится весьма динамичным и сложным с точки зрения отслеживания актуальности выданных доверенностей, своевременного согласования и выдачи новых доверенностей.

Для того чтобы данный процесс упорядочить и стандартизировать, необходимо провести анализ, какими полномочиями наделяются работники, занимающие разные должности. Если при проведении такого исследования выяснится, что для разных или идентичных должностей выдавались одинаковые доверенности, то возможно провести унификацию доверенностей. В случае наличия большого количества типовых форм доверенностей для удобства работы можно ввести их классификацию (например, присвоить им индексы и номера).

Также желательно провести классификацию должностей в организации и определить, какими полномочиями наделялись работники, занимающие определенные должности, а также существуют ли дополнительные условия или ограничения при выдаче им доверенностей по сроку выдачи или по сроку действия.

Результат проведенной работы можно оформить в виде таблицы соответствия:

Порядок выдачи и отзыва доверенностей

Не стоит забывать о том, что доверенности могут выдаваться не только сотрудникам клиентского сектора, но и сотрудникам и руководителям, ведущим работу с управленческими документами, представляющим интересы организации в различных органах и организациях, а также осуществляющим разовые операции в рамках выполнения своих должностных обязанностей. То есть таблица может содержать информацию по всем выдаваемым в организации доверенностям и по всем должностям, для которых выдаются доверенности на основании утвержденных в организации типовых форм.

Такая работа позволит не только упорядочить работу по выдаче доверенностей, но и в дальнейшем автоматизировать процесс их выдачи.

Процесс отзыва доверенностей

Доверенность может быть отозвана у доверенного лица в следующих случаях:

  • Изменение функционала работника (включая перевод на другую должность), в связи с чем доверенность либо не нужна совсем, либо выдается иная.
  • Изменение полномочий, указанных в ранее выданной доверенности (предыдущая доверенность отзывается, выдается новая).
  • Решение руководства организации.
  • Увольнение сотрудника.

На практике встречается несколько вариантов (данный перечень вариантов не является конечным) отзыва ранее выданных доверенностей:

  • оформление уведомления об отзыве доверенности;
  • издание распорядительного документа об отзыве доверенности.

При увольнении работника, которому выдавалась доверенность, применимы все три указанных варианта отзыва доверенности.

При переводе работника на другую должность, на которой не предполагается наличие доверенности, доверенность может быть отозвана путем издания соответствующего приказа или подписания уведомления об отзыве доверенности.

На заметку!

Если работник, у которого отзывается доверенность, работает в удаленном подразделении, отзыв доверенности, как правило, производится путем издания распорядительного документа, но вполне допустимо применение и других вариантов.

Подразделения, наиболее часто выполняющие функции по подготовке, выдаче и отзыву доверенностей

Функции по подготовке, выдаче, отзыве доверенностей наиболее часто на практике закреплены за юридическим подразделением, однако встречаются случаи, когда эти обязанности возложены на подразделение документационного обеспечения управления.

В следующей публикации мы расскажем о том, как возможно провести автоматизацию процесса выдачи, отзыва доверенностей, какие информационные системы будут задействованы в этом сложном процессе, какие нюансы необходимо учесть при автоматизации.

Е. В. Романченко, эксперт в сфере делопроизводства и архивного дела

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Таблица. Пример доверенности, выданной кредитной организацией другому юридическому лицу.doc
  • Таблица. Соответствие должностей и сроков действия доверенностей.doc
Доступно только подписчикам
  • Таблица. Лимиты выдачи доверенностей для разных категорий должностей.doc

Анонсы будущих номеров

    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

      Рассылка




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

      Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
      • участвовать в вебинарах
      • задавать вопросы экспертам

      Оставайтесь с нами!
      с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль