Система электронного документооборота в кадровой службе: решение проблем документирования трудовых отношений

349
Документирование трудовых отношений, как это уже отмечалось в предыдущих публикациях, прежде всего связано с решением вопроса о необходимости создания того или иного документа (если в соответствии с требованиями ТК РФ в возникшей ситуации невозможно обойтись без документов) и определением его вида. Но это далеко не единственная проблема в кадровом делопроизводстве. Не менее важно правильно составить и оформить требующиеся по закону документы. При этом одной из значимых особенностей кадровых документов, отличающих их от многих других групп управленческой документации, является обязательное наличие экземпляра документа на бумажном носителе, несмотря но то что почти все эти документы составляются с использованием СЭД, т.е. имеются в электронном виде.

Основные виды и разновидности кадровых документов

Напомним, что по функциональному признаку документы кадровой службы включают:

  • локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права (ст. 8 ТК РФ);
  • документы, создаваемые при реализации функций кадровой службы (прием на работу, перевод на другую работу, предоставление отпуска, увольнение и т.д.).

В приведенных ниже таблицах показаны основные виды и разновидности кадровых документов:

Система электронного документооборота в кадровой службе: решение проблем документирования трудовых отношений

Система электронного документооборота в кадровой службе: решение проблем документирования трудовых отношений

Разработка и применение форм кадровых документов

Совокупность кадровых документов с учетом требований к их формам можно разделить на следующие группы:

  • документы, оформляемые на утвержденных бланках государственного образца: трудовая книжка, диплом, листок нетрудоспособности, медицинское заключение, справка об инвалидности и др.;
  • документы, имеющие унифицированные или типовые формы, обязательные для применения:
  • личная карточка работника; договоры об индивидуальной и коллективной материальной ответственности; документы, обеспечивающие формирование и ведение архива кадровой службы (номенклатура дел, внутренняя опись документов дела, лист-заверитель дела, опись дел, акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, протокол заседания экспертной комиссии);
  • документы, имеющие унифицированные формы рекомендательного характера:
  • все первичные учетные документы по учету труда и его оплаты, кроме личной карточки работника (штатное расписание; приказы о приеме на работу, о переводе на другую работу, о предоставлении отпуска, об увольнении, о направлении работника в служебную командировку, о поощрении; график отпусков; записки-расчеты о предоставлении отпуска и об увольнении; табель учета рабочего времени и др.); организационные документы (локальные нормативные акты), входящие в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД) - правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении организации, должностная инструкция и др.;
  • документы, формы которых разрабатываются самой организацией (индивидуальным предпринимателем):
  • трудовой договор; приказы по личному составу, не имеющие унифицированной формы (например, о наложении дисциплинарного взыскания, об установлении надбавки к должностному окладу, о внесении изменений в персональные данные работника, об отстранении от работы и т.д.); уведомления, направляемые работникам в предусмотренных законом случаях; документы, связанные с аттестацией работников (положение об аттестации, приказ о создании аттестационной комиссии, график проведения аттестации работников, протокол заседания аттестационной комиссии, аттестационный лист и др.);
  • документы, связанные с повышением квалификации работников и многие другие.

Необходимо подчеркнуть, что специалистам кадровых служб не следует игнорировать унифицированные формы первичных учетных документов по учету труда и его оплаты, несмотря на их рекомендательный характер. Применение этих форм имеет ряд существенных преимуществ: не требуется разрабатывать «свои» формы документов; исключаются ошибки при документировании выполняемых процедур; сокращается время на составление и оформление документов; не возникает претензий у проводящих проверки инспекторов труда и т.д.

Аналогичные замечания можно высказать и по унифицированным формам документов, относящихся к УСОРД. Альбом форм данных документов был опубликован много лет назад, не переиздавался и не знаком многим современным специалистам. Но разрабатывая формы таких документов, как правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении организации или должностная инструкция, следует использовать унифицированные формы документов из названного альбома. Как показывает практика, далеко не всегда указанные документы имеют юридическую силу, будучи составленными без применения тех рекомендаций, которые содержатся в альбоме форм УСОРД.

Таким образом, все имеющиеся унифицированные формы кадровых документов, в том числе рекомендательные, следует включить в информационную базу СЭД.

При составлении и оформлении кадровых документов, не имеющих унифицированных или типовых форм, необходимо учитывать следующие требования и методические указания:

1. Локальные нормативные акты, предусмотренные ТК РФ (кроме штатного расписания организации), принимаются с учетом мнения представительного органа работников (например, профсоюзного комитета). Порядок учета мнения представительного органа работников установлен ст. 372 ТК РФ:

1) направление работодателем проекта локального нормативного акта и обоснования к нему в представительный орган работников. Документы направляются с сопроводительным письмом, в котором перечисляются их наименования и количество листов и экземпляров;

2) подготовка представительным органом работников в течение установленного срока (не менее пяти рабочих дней со дня получения проекта документа) мотивированного мнения по проекту документа, его утверждение и направление работодателю в письменной форме.

Если мотивированное мнение представительного органа работников содержит согласие с проектом локального нормативного акта, то работодатель вправе утвердить его с учетом мнения представительного органа работников. Если мотивированное мнение представительного органа работников не содержит согласия с проектом локального нормативного акта или содержит предложения по его изменению, то работодатель:

  • вправе согласиться с ними (предложениями) и принять локальный нормативный акт в редакции, предложенной работниками, или отказаться от принятия локального нормативного акта;
  • вправе не согласиться с мнением представительного органа работников и в обязательном порядке провести дополнительные консультации с данным органом в целях достижения взаимоприемлемого решения;

3) проведение консультаций (переговоров) с представительным органом работников в течение трех дней после получения работодателем мотивированного мнения. При этом работодатель должен известить представительный орган работников о времени и месте проведения дополнительных консультаций.

Результаты консультаций подлежат оформлению протоколом, который может содержать:

  • взаимоприемлемые условия локального нормативного акта, согласованные сторонами. В этом случае работодатель принимает локальный нормативный акт с учетом мотивированного мнения работников в редакции, согласованной сторонами;
  • факт недостижения соглашения сторон по возникшим разногласиям. В этом случае оформляется протокол разногласий по неурегулированным сторонами вопросам.

После чего работодатель вправе:

  • принять локальный нормативный акт в редакции, которую он считает целесообразной. При этом представительный орган работников вправе обжаловать его в государственной инспекции труда или в суде или начать процедуру коллективного трудового спора в порядке, установленном ТК РФ;
  • отказаться от принятия (утверждения) локального нормативного акта в предложенной редакции.

Система электронного документооборота в кадровой службе: решение проблем документирования трудовых отношенийОтсутствие в организации представительного органа работников не влечет невозможности принятия работодателем локального нормативного акта: в этом случае он принимается без учета мотивированного мнения представительного органа работников.

Локальные нормативные акты, принимаемые по усмотрению работодателя, не требуют учета мнения представительного органа работников.

2. При разработке формы трудового договора выделяются три структурные части данного документа: заголовочная, содержательная и оформляющая (содержание трудового договора отражено в ст. 57 ТК РФ).

Заголовочная часть должна содержать: наименование вида документа (трудовой договор), место его заключения (название местности, где был составлен документ, с учетом административно-территориального деления) и дату заключения договора. Дополнительно в заголовочной части указывается присвоенный документу номер при регистрации его в кадровой службе организации (регистрационный номер не предусмотрен ст. 57 ТК РФ).

Содержательная часть трудового договора включает: сведения о сторонах трудового договора: фамилию, имя, отчество работника и наименование работодателя (полное и сокращенное в строгом соответствии с уставом организации); сведения о документах, удостоверяющих личность работника; ИНН работодателя; сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями; обязательные и дополнительные условия трудового договора; реквизиты и адреса сторон.

В оформляющей части трудового договора размещаются удостоверяющие документ реквизиты: подписи сторон договора; подпись работника, подтверждающая получение им экземпляра трудового договора (ставится только на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя); оттиск печати работодателя (не обязателен, т.к. не предусмотрен ст. 57 ТК РФ).

По аналогичной форме составляются дополнительные соглашения к трудовому договору, в которых фиксируются изменения и дополнения к тексту документа.

3. Приказы по личному составу, не имеющие унифицированной формы, составляются в произвольной текстовой форме по усмотрению работодателя. При этом содержание приказа должно строго соответствовать нормам ТК РФ, а для его оформления следует использовать бланк приказа, применяемый в организации при составлении приказов по основной деятельности.

Содержательная часть приказа по личному составу может иметь различную структуру в зависимости от излагаемого в нем вопроса.

Так, в приказах о поручении работнику дополнительной работы на основании заключенного в письменной форме соглашения сторон (совмещение профессий (должностей), расширение зон обслуживания, увеличение объема работы, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором), о направлении работника на периодический медицинский осмотр или на курсы повышения квалификации, об отстранении от работы и т.п., по аналогии с текстом приказа по основной деятельности имеются констатирующая и распорядительная части, разделенные словом ПРИКАЗЫВАЮ, например:

Система электронного документооборота в кадровой службе: решение проблем документирования трудовых отношений

В приказах по личному составу, касающихся других вопросов управления персоналом, как правило, отсутствует констатирующая часть, а распорядительная заканчивается перечислением соответствующих документов-оснований, например:

Система электронного документооборота в кадровой службе: решение проблем документирования трудовых отношений

Текст приведенного выше приказа может быть сформулирован и в других вариантах, например:

Система электронного документооборота в кадровой службе: решение проблем документирования трудовых отношений

или:

Система электронного документооборота в кадровой службе: решение проблем документирования трудовых отношений

Особое место среди приказов, издаваемых в организации, занимают приказы, связанные с оформлением трудовых отношений с руководителем организации. Рассмотрение данного вида документов, а также других неунифицированных кадровых документов будет продолжено в следующем номере журнала.

В.И. Андреева, проф. каф. трудового права РАП, канд. ист. наук

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Таблица. Основные локальные нормативные акты.doc
  • Форма. Пример приказа о поручении работнику дополнительной работы на основании заключенного в письменной форме соглашения сторон.doc
Доступно только подписчикам
  • Таблица. Основные документы, создаваемые при реализации функций кадровой службы.doc
  • Форма. Пример приказа по личному составу, касающегося других вопросов управления персоналом.doc
Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль