Трудные случаи оформления документов

470
Ранее нами были рассмотрены некоторые случаи оформления документов, на которые не дают ответа или не дают однозначного ответа ни ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», ни Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (далее – Методические рекомендации), разработанные в соответствии с постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (далее – Правила делопроизводства). Продолжаем рассматривать трудные случаи оформления документов и искать ответы на самые сложные вопросы.

Оформление отдельных реквизитов документов

Трудные случаи оформления документовГОСТ Р 6.30-2003 относительно данного реквизита ограничивается следующим положением:

«Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком)?, например: Приказ о создании аттестационной комиссии; чего (кого)?, например: Должностная инструкция ведущего эксперта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать».

Данное положение нуждается в некоторых комментариях:

1. Заголовок к тексту документа не может отвечать на вопрос «О ком?», только «О чем?» или «Чего (кого)?».

Например: приказ (о чем?) о командировании старшего аудитора Петрова П.Л., приказ (о чем?) о переводе Сахарова К.Д., приказ (о чем?) о дополнительном финансировании работ по реконструкции торгового комплекса № 2, письмо (о чем?) об оказании консультативной помощи, акт (чего?) приема-передачи дел, протокол (чего?) заседания совета директоров, правила (чего?) внутреннего трудового распорядка, должностная инструкция (кого?) секретаря-референта и др. Говоря иначе, заголовок к тексту документа должен в соответствии с правилами русского языка согласовываться в падеже с наименованием вида документа.

2. Бланки формата А5 для изготовления документов уже не используются. В настоящее время все бланки документов, как и документы, для изготовления которых бланки не применяются, изготавливаются на бумаге формата А4.

Бланки на бумаге формата А5 применялись для ведения переписки, но они вышли из употребления еще в 80-е годы прошлого века, во-первых, потому что принтеры, применявшиеся в то время, печатали только на бумаге определенного формата (А4 и А3), во-вторых, потому что писем с текстом в 4-5 строк относительно немного, в большинстве своем письма содержат тексты бóльшего объема.

В Правилах делопроизводства реквизит «заголовок к тексту» назван «наименование документа». В отношении этого реквизита Методическими рекомендациями устанавливается следующее: «Наименование документа – краткое содержание (заголовок к тексту) документа – составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4-5 строк)» (Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76. Приложение 11).

На практике довольно часто возникает вопрос, где должен размещаться этот реквизит. Вопрос возникает в связи с тем, что в законодательных, иных нормативных правовых актах заголовок к тексту располагается над текстом центрованным способом, в распорядительных документах, деловых письмах и других документах – под реквизитами бланка от границы левого поля. Методическими рекомендациями в связи с этим установлено следующее: «Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4-5 строк по 28-30 знаков в строке. В проектах законодательных, иных нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом».

В последние годы в практике деловой переписки встречаются заголовки к тексту, оформленные следующим образом:

Касательно договора купли-продажи

сырой нефти от 12.12.2010 № 176дк/88-17

Объясняется появление заголовков к тексту, оформленных таким образом, следующим: в практике ведения переписки за рубежом используется реквизит «Краткое содержание письма», по сути, аналогичный реквизиту «Заголовок к тексту документа». В юридической практике его принято оформлять следующим образом:

In re: Contrakt 12/45

Re: Contrakt 12/45

In re (Re – то же выражение, но сокращенное) – латинское выражение, означающее «по делу…», «относительно дела, вопроса…», «касательно дела (вопроса)…». Когда пытаются буквально переносить правила ведения переписки, принятые за рубежом, на нашу почву, тогда и появляются такие заголовки, как приведенный выше. При этом нужно учитывать, что само слово «касательно» в современном русском языке воспринимается как устаревшее, а также то, что такой способ оформления заголовка к тексту документа нашим стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 не предусмотрен.

Нужно учитывать и то, что в зарубежной коммерческой переписке на английском языке более современным способом оформления данного реквизита является подчеркивание краткого содержания письма или выделение его прописными буквами:

Трудные случаи оформления документов

При составлении заголовка к тексту документа нужно также учитывать следующее: не рекомендуется ограничивать заголовок только указанием объекта (подразделения, лица и др.), по поводу которого издается документ, без обозначения характера предписываемых действий, например: «О Петрове Н.К.», «Об отделе информатизации» и т.п.

Если в тексте документа отражено несколько вопросов, заголовок должен формулироваться обобщенно. При этом нежелательно использовать конструкции со словом «вопросы», например: «Вопросы ревизионной комиссии». Заголовок должен более четко определять содержание документа, например: «О выборах ревизионной комиссии и определении порядка ее работы».

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Один из наиболее актуальных вопросов, возникающих при подготовке документов, это вопрос о том, в каких случаях нужно заверять документ печатью и какой печатью. Вопрос о том, какой печатью заверять документ – не случаен, поскольку в организациях нередко используются не только печати организаций, но и печати структурных подразделений, а также особые печати для документов, пакетов и др. ГОСТ Р 6.30-2003 содержит следующее положение о заверении документов печатью (п. 3.25): «Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации». Данное положение стандарта также нуждается в комментарии. Что значит «…а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи»? Очевидно, это следует понимать так: «…а также на иных документах, заверение которых печатью предусматривается законодательными или иными нормативными правовыми актами». Именно это положение содержится в Методических рекомендациях: «Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами».

Важно еще одно положение: документы заверяют печатью организации. В каких же случаях может использоваться печать структурного подразделения?

Сфера применения печатей структурных подразделений в делопроизводстве крайне ограничена. Можно сказать, что они применяются только во внутренней деятельности организации, например для заверения копий документов (приказов, распоряжений) при их рассылке по структурным подразделениям и подведомственным организациям. Но при выдаче копий документов по запросам граждан, в том числе работников организации, для представления в органы власти или организации копии документов заверяют печатью организации, при этом копия заверяется руководителем организации или иным уполномоченным им должностным лицом (в соответствии с приказом руководителя или доверенностью). Именно поэтому печать организации может стоять на документе (копии документа), подписанном не только руководителем организации, но и иным должностным лицом (главное, чтобы данное должностное лицо было уполномочено руководителем).

В Методических рекомендациях имеется положение, определяющее, где должна ставиться печать: «Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ» (Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76. Приложение 11).

Нужно признать, что в вопросе использования печатей для заверения документов много белых пятен.

Например, никакими нормативными актами никогда не устанавливалось, что гарантийные письма должны заверяться печатью, как и то, что на гарантийном письме должно быть две подписи (руководителя или лица, исполняющего его обязанности, и главного бухгалтера). Эти положения сложились на практике и фактически стали нормой. Но если гарантийное письмо – это все-таки письмо-бязательство, и печать на этом письме оправдана именно этим, то заверение печатью, например, письма-запроса или коммерческого предложения – ничем не оправдано. Большая часть разновидностей писем: письма-просьбы, запросы, сопроводительные письма, извещения и др. – не требуют заверения печатью.

Следует иметь в виду также и то, что сфера применения мастичных печатей в делопроизводстве в дальнейшем будет сокращаться, поскольку при электронном (безбумажном) документообороте единственным способом удостоверения документа (придания ему юридической значимости) является электронная подпись.

Согласование документов. Согласование проекта документа – обязательная процедура подготовки любого документа, содержащего управленческое решение. В практике управленческой деятельности различается внешнее согласование – согласование с организациями, и внутреннее согласование – согласование с руководителями и специалистами. ГОСТ Р 6.30-2003 предусматривает два способа оформления отметки о согласовании: гриф согласования документа (при внешнем согласовании) и виза согласования документа (при внутреннем согласовании). Стандарт ограничивается определением того, из каких элементов состоят гриф согласования и виза. Вместе с тем остаются вопросы, на которые нет однозначного ответа, например вопрос о том, где проставлять грифы согласования и визы, а также как поступать в случае, если проводится электронное согласование и отметки о согласовании включаются в карточку документа.

Частично на вопрос о том, где проставляется гриф согласования, отвечают Методические рекомендации: «Гриф согласования оформляется под реквизитом «Подпись» ближе к нижнему полю документа.

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка “Лист согласования прилагается”».

Таким образом, Методические рекомендации определяют место расположения грифа согласования: на последнем листе документа, под подписью или на отдельном листе согласования.

На заметку!

Нужно иметь в виду, что лист согласования является неотъемлемой частью документа и после подписания или утверждения документа вместе с ним помещается в дело.

В Методических рекомендациях также имеются четкие указание относительно расположения виз на проектах документах. В частности:

  • на проектах законодательных актов визы проставляются на лицевой стороне проекта документа;
  • на проектах актов Президента РФ, актов Правительства РФ визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа;
  • на документах, подлинники которых помещаются в дела, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (приказы, распоряжения и др.);
  • в служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело федерального органа исполнительной власти, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи без досылки подлинника по почте;
  • на внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

Кроме того, в Методических рекомендациях имеется указание о том, что допускается полистное визирование документа и его приложений.

Полезно знать!

Как правило, полистное визирование документов применяется при подготовке договоров.

В нормативных документах отсутствуют положения о том, как нужно поступать, если проводится электронное согласование документов, но при этом сам документ изготавливается на бумаге. Учитывая, что отметки о согласовании – это часть документа, при проведении электронного согласования, то есть согласования в системе электронного документооборота, при условии изготовления и хранения документа на бумажном носителе, необходимо распечатывать лист согласования документа и хранить его вместе с подлинником документа на бумаге.

Текст. Самое большое количество вопросов, возникающих при оформлении документов, – это вопросы, связанные с составлением текста документа. Тексты документов и правила подготовки текстов – это наименее регламентированный раздел документирования, если, конечно, мы не имеем дела с унифицированными формами документов. Несмотря на то, что отдельные виды и разновидности документов имеют достаточно стабильную структуру текста и выработанные практикой приемы составления текста, практически невозможно предусмотреть все ситуации, которые могут возникнуть при подготовке документов. Конечно, нужно учитывать и то, что изменения управленческой среды неизбежно приводят к изменениям в практике документирования.

Рассмотрим это на примере. В системе распорядительных документов имеются такие документы, как приказ и распоряжение. Обычно в приказах используется слово «приказываю» (оно отделяет констатирующую часть (преамбулу) от распорядительной части приказа). В тексте распоряжения, как правило, нет слова, разделяющего текст на части, после констатирующей части ставится двоеточие, и далее по пунктам излагаются поручения. Еще относительно недавно в распоряжениях использовались слова «предлагаю» или «обязываю», но с течением времени они перестали употребляться при подготовке распоряжений.

Трудные случаи оформления документов

Приведенный пример показывает, что, несмотря на отсутствие специального глагола, разделяющего констатирующую и распорядительную части распоряжения, текст не утратил директивного тона, необходимого распорядительному документу. Директивный, точнее, констатирующе-предписывающий тон тексту документа придают глаголы в неопределенной форме, используемые в пунктах распоряжения («выплатить», «возложить»), благодаря чему документ решает поставленную коммуникативную задачу и выполняет функцию распорядительного документа.

Изготовление документов

ГОСТ Р 6.30-2003 не содержит правил изготовления документов, возможно, именно по этой причине вопросы изготовления документов остаются по-прежнему актуальными. В связи с тем, что в настоящее время нет нормативных документов, которые бы устанавливали правила изготовления документов (гарнитуры и размеры шрифтов, межстрочные интервалы, использование курсива и полужирного шрифта, написание слов прописными буквами и др.), каждая организация должна определить эти правила самостоятельно и закрепить их в инструкции по делопроизводству или в отдельном нормативном документе.

На заметку!

Соблюдение всеми работниками организации единого стиля изготовления документов – один из элементов общей культуры работы с документами.

При установлении правил изготовления документов нужно учитывать требования эргономики, в соответствии с которыми шрифтом наиболее оптимальным для зрительного восприятия является Times New Roman № 14, а оптимальным межстрочным интервалом – интервал 1,5.

К наиболее используемым при изготовлении документов гарнитурам шрифта относятся гарнитуры: Times New Roman, Arial, Verdana. При этом нежелательно при изготовлении одного документа использовать разные гарнитуры и размеры шрифта.

Общие правила изготовления документов, которыми можно пользоваться при разработке инструкции по делопроизводству, изложены в работе: Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Метод. Рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2003.

Янковая В.Ф., зам. директора ВНИИДАД, канд. ист. наук

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Форма. Пример оформления распоряжения.doc
Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль