Расти вместе со своей компанией, вместе со своим руководителем – это очень интересно!

83
Представляем вашему вниманию интервью с Натальей Крюковой – жизнерадостной, энергичной, оптимистичной девушкой, которая (что сегодня редкость, согласитесь!) прошла путь от копирайтера до помощника руководителя в одной компании, не меняя места работы. О том, как Наталья справляется с повседневными трудностями, о нюансах и секретах профессии помощника руководителя и о том, как ей помогает в работе любимый журнал – читайте в нашем интервью.

Добрый день, Наталья! Расскажите нашим читателям, пожалуйста, немного о компании, в которой Вы работаете, о специфике ее деятельности.

Расти вместе со своей компанией, вместе со своим руководителем – это очень интересно!Я работаю в компании «Исток Аудио Трейдинг», которая является лидирующим предприятием реабилитационной индустрии по слуху в России. Компания занимается производством и продажей слуховых аппаратов и реабилитационной техники по слуху, тифлотехники (товаров для незрячих людей), также одно из направлений ее деятельности – создание доступной среды для адаптации людей с ограниченными возможностями в современном обществе. Офис и производство расположены в Московской области, но представительства нашей компании – Центры хорошего слуха «Радуга звуков» – есть во многих регионах страны, на настоящий момент в стране 88 центров. Сама компания существует и успешно ведет свою деятельность уже почти 20 лет, у нас работает около 500 человек, и наша цель - помочь тем, кто потерял слух, зрение, и людям с ограниченными возможностями.

Как давно Вы работаете в компании, с какой должности начинали свою карьеру? Расскажите немного о Вашем образовании и о том, что Вас привело именно в «Исток Аудио Трейдинг».

Я окончила Московский областной педагогический институт, экономический факультет, параллельно получила второе специальное лингвистическое образование – учитель английского языка. Во время учебы, а времена тогда были непростые, мне хотелось зарабатывать самой и быть менее зависимой от родителей, а также иметь эту самую возможность одновременно учиться и работать. Поэтому когда я искала свою первую работу, то руководствовалась, во-первых, расположением (офис компании должен находиться рядом с домом), а во-вторых, тем, чтобы «было интересно». В «Исток Аудио Трейдинг» я попала таким образом: позвонила по объявлению, в отдел маркетинга требовался сотрудник не на полную ставку. Так я начала работать в должности копирайтера.

Помимо написания различного рода текстов, работать приходилось и физически: в моем ведении находилось сложное оборудование для печати каталогов и рекламных проспектов, в мои обязанности входила и брошюровка этих каталогов, работы было очень много, так что не будет преувеличением сказать, что меня всегда с нетерпением ждали в отделе маркетинга и были очень мне рады.

Рекламные материалы требуются постоянно для продвижения нашей продукции, так что я окунулась в мир рекламы и ее непростых законов с головой. Даже диплом я писала на примере нашего предприятия, что вполне естественно: я одновременно и училась, и работала, соответственно, я сразу же могла собирать всю нужную для написания диплома информацию. Тема моей дипломной работы звучала так: «Основы рекламной деятельности. Рекламная кампания», а само исследование было написано на основе презентации нового Центра слуха нашей компании. Мне уже тогда было ужасно интересно и хотелось развиваться и дальше в рамках компании, потому что я люблю свою работу и разделяю миссию нашего предприятия - помогать людям. Это действительно так.

Когда Вы перешли на следующую позицию?

После получения диплома с отличием оставаться в должности копирайтера было уже неловко. Руководитель отдела маркетинга посоветовала попробовать свои силы на должности секретаря-референта нашего предприятия. Я посчитала это предложение очень лестным, так как работать предстояло непосредственно с генеральным директором, а это большая ответственность. Мою кандидатуру утвердили после собеседования. Это произошло, как сейчас помню, в 2002 году.

В мои обязанности входили стандартные секретарские функции: подготовка приказов, работа с входящей и исходящей документацией, регистрация документов, организация внутренних совещаний, взаимодействие с иностранными партнерами – правда, пока только на уровне переписки, т.е. никаких контрактов и поставок я на тот момент не вела.

Как развивалась Ваша карьера далее?

После того как я два года проработала секретарем-референтом, я стала исполняющей обязанности помощника генерального директора: дело в том, что в компании освободилась вакансия помощника гендиректора, но т.к. я была «молодой и зеленой», меня назначили исполняющей обязанности, чтобы проверить, справлюсь ли я, можно сказать, это было некое подобие испытательного срока. И здесь ключевую роль сыграло мое знание английского языка.

Что нового Вы узнавали для себя на каждой позиции, какие качества приобрели, которые помогли Вам в дальнейшем совершенствовании?

После копирайтера было очень интересно осваивать делопроизводство - я не сталкивалась с ним к тому моменту, а также пришлось активно взаимодействовать с иностранными поставщиками, изучать нюансы деловой переписки непосредственно на живых примерах, я уже начала заниматься и ведением контрактов в какой-то части; доводилось часто бывать в командировках в качестве переводчика для наших сотрудников, участвовать в переговорах – тогда еще не все наши ключевые сотрудники знали английский язык и им нужна была моя помощь. В тот период я побывала в качестве переводчика в Польше, Латвии, несколько раз в Швейцарии - это было очень интересное время. Я изнутри изучила процесс производства слуховых аппаратов за рубежом, на реальных примерах освоила основы взаимодействия с клиентами, методологию продаж в реабилитационной сфере. Таким образом, значительно повысила свой профессиональный уровень.

Нам было весьма отрадно узнать, что Вы являетесь читателем «Справочника секретаря и офис-менеджера». Что Вы думаете о нашем издании? Насколько оно полезно было в Вашей работе?

Когда меня перевели на должность секретаря-референта, мне нужна была информация по делопроизводству, и я с удивлением открыла для себя ваш журнал, выписала его, и он очень помогал мне в ежедневной деятельности. Сейчас я с удовольствием пролистываю архивные материалы, это всегда интересно и полезно. «Справочник…» ценен тем, что охватывает все сферы деятельности секретаря. Конкретно ваш журнал помог мне в составлении приказов: как они должны оформляться; не могу не отметить интересные статьи по официально-деловой переписке и русскому языку, т.к. он порой хромает (смеется). «Вопрос-ответ» тоже весьма полезная рубрика: нередко вопросы, которые задают читатели журнала, возникают у меня самой, а кто на них ответит, как не любимый журнал?

В настоящий момент Вы работаете в должности помощника генерального директора. Расскажите о своей работе читателям, что входит в Ваши обязанности?

На сегодняшний день в мои обязанности входит: ведение деловой переписки по всем предприятиям группы компаний «Исток Аудио», размещение заказов, оформление контрактов, ведение поставок, переговоры с перевозчиками и далее доведение груза до места. Наша таможенная служба занимается непосредственно таможенным оформлением, но всю подготовительную работу делает мой отдел, исполнительное управление. Конечно, в круг моих обязанностей входит и организация приема гостей и обслуживание приемной генерального директора. Как бы дико это для кого-то ни звучало, но встретить гостей или приготовить чай и кофе для меня не является обузой - это именно приятная обязанность, потому что мне доставляет удовольствие продемонстрировать свое гостеприимство посетителям.

Какие у Вас отношения с Вашим руководителем? Что важно при общении с руководителем, какие есть особые секреты общения и что Вы можете посоветовать другим помощникам и секретарям?

Я считаю, что у нас с ним добрые, теплые и дружеские отношения (смеется), т.к. мы дружим уже давно. При общении с руководителем на первом месте должно стоять уважение. Если ты уважаешь человека, то ваше общение будет тактичным и уважительным. Другой маленький секрет - всегда поначалу дипломатично соглашаться, ни в коем случае не воспринимать ту или иную просьбу или предложение в штыки, даже если ты считаешь, что человек не прав. Дело в том, что руководитель мудр, и подумав, потом он может согласиться с вами и принять ваше предложение или точку зрения – или, наоборот, ты поймешь, что прав он. Это все приходит с опытом: не зря говорят, что женщина – это шея, которая поворачивает мужчину. Это верно и в работе: не надо лезть на рожон, потому что люди, как правило, не любят, когда им перечат. Если ты не перечишь, а обоснованно доказываешь свою точку зрения, улыбаешься и относишься доброжелательно и благодушно, то имидж твой также складывается самым лучшим образом и к тебе всегда обращаются за помощью. И еще: никогда нельзя отказывать людям, т.к. наша работа в исполнительном управлении – это помогать всем. Пускай это даже будут странные просьбы: «Закажите гостиницу для меня, я еду в Омск», хотя сотрудник может работать в другом подразделении. Просто оказалось, что ему проще попросить тебя, чем кого-то еще. Мы не можем «развернуть» человека только чтобы «набить себе цену».

Что для Вас важно в общении с людьми, какие качества необходимо вырабатывать? Расскажите немного об отношениях с коллегами и коллективом. С какими трудностями Вы сталкивались и как Вам удалось их разрешить?

Вырабатывать нужно, безусловно, оптимизм и благодушие, потому что со злым и неприятным человеком общаться никто не будет, нужно быть звездочкой или солнышком, особенно в приемной генерального директора. Если ты улыбаешься, то тебе будут улыбаться в ответ - а значит, жизнь удалась, и пусть за окном льет дождь, но ты должна всегда улыбаться в любом настроении и при любой погоде. Важные качества для секретаря и помощника, я думаю, искренность и доброе отношение. Что касается трудностей, трудности бывают разные: это иногда и отсутствие взаимопонимания с коллегами. Так бывает, когда пытаешься донести до сотрудников корпоративную этику, но не всегда это может быть воспринято правильно. Наше предприятие сертифицировано по системе менеджмента качества ИСО 9000, что диктует определенные требования к структуре документов и их прохождению – грубо говоря, любой «чих» должен быть запротоколирован.

 Кстати, именно благодаря журналу «Справочник секретаря и офис-менеджера» я разработала форму служебной записки, которая успешно используется на нашем предприятии порядка 7 лет, и мне всегда очень приятно видеть, когда сотрудники ее приносят (смеется).

Тем не менее, когда одними доброжелательностью и взмахом ресниц нельзя преодолеть сопротивление, я подключаю «тяжелую артиллерию» - нашего директора по качеству и специалистов по системе менеджмента качества, и в принципе мы после «мозгового штурма» доходим до желаемого результата. Всегда можно достичь разумного компромисса.

Какими навыками и качествами должен обладать личный помощник для эффективной коммуникации с сотрудниками, с руководством, с клиентами? Благодаря чему удается наладить контакт с партнерами?

Я думаю, прежде всего - это гибкость. И в других людях я также весьма ценю это качество. Важно уметь подстраиваться под нужды руководителя, т.к. его ответственность безгранична, он очень много думает, решает самые насущные вопросы, поэтому нужно всегда быть готовым подставить плечо и помочь. И вот эти отзывчивость, гибкость и толерантность - самые главные качества, на мой взгляд. Помимо профессионализма, конечно, потому что на одной только преданности и толерантности далеко не уедешь. Нужно быть и высококлассным специалистом, к которому обращаются многие на предприятии. Люди должны знать, что если они обратятся за помощью в твой отдел, то им всегда помогут, даже если это не входит в специализацию секретариата.

Еще при общении с коллегами, партнерами главное для меня – это человеческий фактор, потому что я открытый человек и мне приятно работать с такими же людьми. Я считаю, что какая-то доля личного общения и участия ни в коем случае не вредит работе, а наоборот, мобилизует на общение с этим человеком или на сотрудничество с конкретной фирмой. Соответственно, качество услуг, предоставляемых ими или нами в данном случае растет, т.к. ты личностно заинтересован в человеке и уже идет другая мотивация. Приведу пример из своей практики.

Так как наша компания ведет активную внешнеэкономическую деятельность, нам очень часто звонят транспортные компании и предлагают свои услуги, но в основном 90% таких звонков расценивается нами как спам. Но один раз позвонила девушка, которая смогла заинтересовать меня своим телефонным звонком, каким-то образом она почувствовала и зацепила вот это мое личностное отношение к людям. В результате мы уже давно и успешно сотрудничаем с данной компанией, а с этой девушкой у нас сложились теплые и дружеские отношения. Мы работаем по разным направлениям, получаем значительные скидки, к нам очень внимательно относятся: ответ на любое наше сообщение или письмо приходит в течение 15 минут, что составляет яркий контраст с другими компаниями, где личное общение заменено на обмен файлами с помощью интернет-сервисов. Я считаю большой удачей, что благодаря отчасти моему личностному подходу одна корпоративная культура вошла в контакт с другой, и мы нашли общие точки соприкосновения, общий подход к делу. Я думаю, мы будем и далее продолжать работать вместе - это будет очень интересно и выгодно для обеих компаний.

Какие Вы можете отметить особенности работы с зарубежными партнерами? Что необходимо для успешной работы с коллегами из-за рубежа?

Вежливость, вежливость и еще раз вежливость. И еще пунктуальность и оперативный ответ. Лично у меня сложилось такое впечатление, что иностранцы любят более вежливую просьбу. То есть я не могу написать, грубо говоря, «Вы должны мне сделать это и это, потому что у нас возникла необходимость в том-то и том-то», я обязательно объясняю, почему они должны это сделать. Например, когда мы заключаем контракт, то я пишу «Could you please give me information…», то есть я излагаю свои требования именно в виде просьбы. Конечно, всем понятно, что наши партнеры никуда не денутся, они, конечно же, дадут эту информацию, чтобы сделка состоялась, но вежливость должна присутствовать обязательно! И когда читаешь англоязычные письма от других фирм с подобными учтивыми обращениями, то хочется общаться на том же уровне, возникает некая личностная мотивация, и я стараюсь учиться у наших зарубежных партнеров отвечать так же обстоятельно, ведь деловой этикет - это очень важно.

Так, пообщавшись какое-то определенное время именно с иностранцами, я однажды получила весьма лестный отзыв от зарубежного коллеги – он был приятно удивлен, как он мне сказал, что «в компании есть человек, который так грамотно пишет письма». Мне было очень отрадно получить такую высокую оценку от нашего партнера из-за рубежа, также я рада тому, что зарубежные коллеги часто заходят на наш корпоративный сайт, к английской версии которой я тоже приложила руку.

Какой Вы видите перспективу своего карьерного роста в дальнейшем и в каких направлениях планируете развиваться?

Перспектива моего роста напрямую связана с перспективой развития нашего предприятия: если мы занимаемся новой продукцией, то, безусловно, это касается и моего отдела, и меня лично. Это, я считаю, и есть мое развитие, ведь если бы мы специализировались только на слуховых аппаратах, это была бы одна определенная сфера деятельности, но помимо этого направления наше предприятие занимается организацией доступной среды для инвалидов, тифлотехникой (средствами адаптации для незрячих людей), соответственно, круг общения расширяется, расширяется моя возможность использования английского языка, в том числе в плане составления контрактов, прорабатываются разные варианты сотрудничества с новыми фирмами… И все это очень интересно - расти вместе с руководителем, вместе с компанией, в рамках своей должности.

Вы считаете себя состоявшимся человеком?

Думаю, да!

Как Вы думаете, есть ли у Вашей профессии будущее в России, и если да, то каким Вы его видите?

А куда же без нас? Конечно, будущее есть, потому что никто не сможет заменить личного помощника руководителя. Не все руководитель может сделать сам для себя, ему часто нужна помощь в «земных делах», поэтому будут востребованы и заказ билетов, гостиниц, и оформление виз, загранпаспортов, либо потребуется помощь в выборе подарка или покупка этого подарка. У руководителя всегда будут какие-то личные поручения, и он должен быть уверен, что его помощник обеспечит ему прикрытый тыл на работе. Он должен знать, что все его поручения будут выполнены, что на письма, адресованные ему, будут даны ответы, все звонки будут приняты – то есть в идеале руководитель должен быть спокоен и уверен в том, что идет внутренняя координация всего процесса работы.

Вы уже больше 10 лет работаете в данной компании. Работа для Вас – просто работа или нечто большее?

Нет, это не просто работа (улыбается). Я люблю свою работу и не понимаю людей, которые не хотят работать или считают это своей рутинной обязанностью. Работа – это не только рутина, она должна приносить удовлетворение, а удовлетворение - это когда ты видишь результат, а результат – это каждая удачно проведенная поставка, это довольные люди вокруг. К тому же, я считаю, что у нас хороший коллектив, высокая корпоративная культура. Еще раз повторюсь - мне очень нравится моя работа (смеется).

Что Вы думаете о карьере в жизни женщины?

Я замужем, у меня есть трехлетний сын. После декрета я сразу же вышла на работу - мне очень трудно не работать, это не в моем характере. Совмещать первое время было напряженно, порой меня брали сомнения - как же так, ведь нехорошо обделять своего ребенка вниманием, но я понимаю, что ребенку лучше проводить с мамой 2,5 часа в тесном общении, чем если мама будет все время дома, но будет недовольной и не удовлетворенной жизнью женщиной. Так что я смело выбрала вариант работающей мамы, что меня в принципе устраивает, и мой руководитель также пошел мне навстречу, предоставив гибкий график работы.

Есть ли у Вас хобби? Чем Вы любите заниматься помимо работы в свободное время?

У меня два главных увлечения: это выпечка и фотография.

Дома у меня есть хлебопечка - я постоянно пробую разные рецепты, обожаю печь всевозможные булочки, вафли и печенье - и угощать коллег, да, люблю я это делать, очень люблю, когда меня хвалят (смеется). Еще мне очень нравится фотографировать - это затягивает, испытываешь настоящий восторг, когда смотришь через объектив на цветок или на какого-то диковинного жучка, приходит некая гармония. Я учусь фотоискусству в онлайн-фотошколе, не могу сказать, что продвигаюсь семимильными шагами, но к счастью, занятия основаны не на успеваемости, а на самом процессе усвоения материала и творчестве. Я думаю, что у меня неплохо получается: я с удовольствием фотографирую своего сына, друзей, все интересное, что вижу вокруг – и потом так приятно дарить сделанные собственноручно фотокниги и календари друзьям и родным.

Что Вы можете пожелать нашим читателям и своим коллегам – секретарям и помощникам руководителей?

Коллегам, как я уже говорила, желаю быть оптимистами, встречать любого входящего в вашу дверь человека улыбкой, тогда собеседник настроится на позитивное общение с вами и вам будет легче донести до него свои мысли и пожелания. А любимый журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера", своего верного помощника, хочу поздравить с 11-летним юбилеем! Спасибо всем авторам за то, что помогаете мне каждый день в моей работе!

Крюкова Наталья, помощник руководителя ООО «Исток Аудио Трейдинг»

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль