Приобретение авиабилетов: договор на корпоративное обслуживание

610
Чем крупнее организация, чем сложнее ее структура, тем больше внимания уделяется Travel-support, Travel-поддержке − отдельному направлению деятельности административного работника. Но даже в самой небольшой организации случаются бизнес-поездки, и работа по их организации ложится, конечно же, на секретаря. В данной статье предлагаем остановиться на нюансах приобретения авиабилетов. Согласитесь, в наш стремительный век самолеты − самый востребованный вид транспорта.

Договор на корпоративное обслуживание с иными организациями, специализирующимися на бронировании и продаже авиабилетов

Приобретение авиабилетов: договор на корпоративное обслуживаниеВ качестве альтернативы (или дополнения) прямому корпоративному договору с авиакомпанией могут выступать договоры на корпоративное обслуживание с организациями, специализирующимися на бронировании и продаже авиабилетов, которыми являются трансагентства, агентства воздушных сообщений, авиакассы и т.д. (далее − агентство).

Итак, заключив договор с агентством, корпоративный клиент может рассчитывать на услуги по бронированию, оформлению, продаже авиабилетов на рейсы авиакомпаний, с которыми это агентство имеет договорные отношения.

Таким образом, если в случае заключения прямого договора с перевозчиком вы можете рассчитывать только на его собственные регулярные рейсы, то при заключении договора с агентством у вас появляется возможность составлять маршруты, оперируя регулярными рейсами авиакомпаний, с которыми у данного агентства заключены агентские договоры. А их количество может быть довольно внушительным.

Это могут быть не только авиакомпании России и стран СНГ, но и зарубежные авиалинии.

Что касается порядка взаимодействия агентства и корпоративного клиента – сохраняется схема, описанная в предыдущем разделе: из сотрудников корпоративного клиента назначается лицо, курирующее взаимодействие с агентством (секретарь, помощник и т.п.). Бронирование и заказ авиабилетов осуществляются посредством подачи заявки. Форма заявки устанавливается агентством и является неотъемлемой частью корпоративного договора.

Строгих ограничений по перечню лиц, имеющих право на приобретение авиабилетов с корпоративной скидкой, агентством не выставляется. Скидка предоставляется всем лицам, включенным представителем корпоративного заказчика в заявку, вне зависимости от их причастности к данной организации, родственных отношений с сотрудниками заказчика, а также вне зависимости от характера поездки. Принципиальным моментом является лишь корректность оформления заявки.

Льготные условия и форма оплаты

В рамках договорных отношений с агентством корпоративный клиент может рассчитывать на специальную скидку на авиабилеты. Ее размер может доходить до 3,5% и тоже рассчитывается исходя из авиационных тарифов авиабилетов, а не из их полной стоимости.

Стоит отметить, что размер скидок на пассажирские авиаперевозки российских авиакомпаний и зарубежных перевозчиков одинаковым не будет. В первом случае вы можете претендовать на скидку до 3,5%, во втором – не более 2% от применяемых тарифов.

Скидка статична и не зависит от количества и класса приобретенных авиабилетов, ее размер устанавливается дополнительным соглашением к договору на корпоративное обслуживание и остается неизменным в течение срока действия договора.

Условия договора с агентством, в отличие от условий прямого договора с авиакомпанией, не предполагают каких-либо обязательств по количеству приобретенных билетов за временной интервал.

Даже если ваша компания приобретает один авиабилет в год, агентство предоставит на него оговоренную скидку, которая будет распространяться и на последующие приобретения пассажирских авиаперевозок.

Расчет между агентством и корпоративным клиентом предполагается, как правило, наличный или безналичный. Важно отметить, что агентство, в отличие от авиакомпаний и их представительств, более охотно идет на предоставление отсрочки платежа.

В результате умелых переговоров отсрочку платежа на 5-7 банковских дней получить вполне реально.

Но довольно часто агентством оговаривается сумма кредита, превышение которой грозит приостановлением предоставления услуг по договору до погашения задолженности.

Дополнительные услуги

Считаем необходимым отметить дополнительные услуги, которые агентство может предоставлять корпоративным клиентам, в частности доставку авиабилетов в офис клиента.

Возможность доставки в офис (чего бы то ни было) − это настоящий подарок для вечно загруженного поручениями и «обклеенного» стикерами-напоминаниями административного работника при отсутствии в штате организации курьера.

Сегодня, когда мы уже привыкли к билетам электронным, услуга доставки утрачивает свои сильные позиции. Однако помните, что на систему электронных билетов перешли еще не все российские авиакомпании.

В рамках информационной поддержки агентство берет на себя обязательства по подбору наиболее оптимальных маршрутов и тарифов по просьбе корпоративного заказчика – проводит сравнительный анализ предложений сотрудничающих с ним авиакомпаний по требуемым направлениям (это, как правило, прописано в договоре с агентством).

Это очень удобно и в значительной мере экономит ваше время на разработку оптимального по временным и денежным затратам варианта авиаперелета.

Для кого будет удобен такой договор?

Заключение договора на корпоративное обслуживание с агентством будет выгодно компаниям, представляющим средний и малый бизнес, с незначительным количеством полетов за календарную единицу времени, а также компаниям, имеющим широкий спектр направлений, требующий дополнительной разработки маршрута с привлечением регулярных рейсов нескольких авиакомпаний.

Трехсторонний договор на корпоративное обслуживание

Трехсторонний договор на корпоративное обслуживание заключается между авиакомпанией, агентством и корпоративным клиентом и сочетает в себе признаки обоих корпоративных договоров рассмотренных выше.

Принципиальным моментом трехстороннего договора на корпоративное обслуживание является то, что все взаимодействия с корпоративным клиентом совершаются через агентство. Бронирование и приобретение авиабилетов осуществляются посредством установленной договором формы заявки, которая подается в агентство ответственным лицом корпоративного клиента, т.е. услуги по бронированию, оформлению и продаже авиаперевозок осуществляет агентство, а не перевозчик (и не его представительство). Кроме того, агентством оказывается полная информационная поддержка корпоративного клиента, а также дополнительные услуги в сфере пассажирских авиаперевозок, которые предусматриваются трехсторонним соглашением.

Льготные условия и форма оплаты

По условиям трехстороннего договора авиакомпания и агентство предоставляют корпоративному клиенту специальные льготные условия на приобретение пассажирских авиаперевозок на регулярные рейсы авиакомпании.

Специальными льготными условиями в данном случае являются корпоративные скидки: авиакомпании и агентства. Принципиальным моментом трехстороннего договора является то, что данные скидки не являются взаимоисключающими.

Скидка агентства ни в коей мере не исключает льготы, установленные авиакомпанией, а является дополнительной, и наоборот. Трехсторонний договор предполагает их суммирование.

На первоначальном этапе трехстороннего сотрудничества размер общей скидки для корпоративного клиента, как правило, устанавливается не менее 6,5% от тарифов перевозок авиакомпании. Далее скидка может быть увеличена, уменьшена или оставлена на первоначальном уровне: все зависит от корректности исполнения условий трехстороннего договора корпоративным клиентом.

Важно понимать, что порядок предоставления части скидки со стороны авиакомпании (на первоначальном этапе это порядка 3% от тарифа) аналогичен порядку предоставления льгот по прямому договору с перевозчиком. Речь идет об обязательствах корпоративного клиента по выполнению объема полетов за временной промежуток, а также соблюдении регламента оформления авиаперевозок для несотрудников корпоративного клиента.

Порядок предоставления части скидки со стороны агентства по трехстороннему соглашению соответствует порядку предоставления особых условий в рамках двухстороннего соглашения (агентство − корпоративный клиент): скидка агентства также не будет коррелировать с количеством полетов, а размер ее может достигать порядка 3,5% от тарифа авиабилета.

Например, ваша организация заключила трехсторонний договор на корпоративное обслуживание с перевозчиком и агентством, взяв на себя обязательства по количеству полетов и получив общую скидку 6,5% от тарифа пассажирских авиаперевозок. По итогам квартала ваша компания заявленные объемы полетов не подтвердила, на основании чего лишается части общей скидки на следующий квартал – скидки предоставляемой перевозчиком, но скидка агентства сохраняется в полном объеме. Таким образом, в ближайшие 3 месяца ваша компания может рассчитывать уже не на 6,5% скидки от тарифа, а всего лишь на 3,5%.

Порядок расчетов по трехстороннему договору определяется дополнительными соглашениями, заключаемыми между перевозчиком и агентством, агентством и корпоративным клиентом. На небольшую отсрочку платежа и в этом случае корпоративный клиент рассчитывать может.

Для кого будет удобен такой договор?

Заключение трехстороннего договора на корпоративное обслуживание (авиакомпания – агентство – корпоративной клиент) будет выгодным для организаций, стремящихся экономно использовать собственный бюджет, способных выполнять обязательства по объему полетов за требуемый интервал времени по сети маршрутов, которые обслуживаются выбранной авиакомпанией.

Надеемся, что данный обзор возможных вариантов договоров на корпоративное обслуживание с организациями, специализирующимися на бронировании/продаже пассажирских авиаперевозок, поможет вам сделать оптимальный выбор, заключить максимально полно удовлетворяющий интересам вашей компании корпоративный договор, что структурирует вашу деятельность, сэкономит ваше время и бюджет компании и позволит получать от работы удовольствие, а не «головную боль».

Главное, о чем важно помнить!

Чтобы не ошибиться и заключить договор с авиакомпанией нужно знать:

  • требования вашей компании к условиям приобретения авиабилетов;
  • условия сотрудничества, которые предлагает компания (льготные условия и форма оплаты, дополнительные услуги).

Исходя из этой информации сегодня можно заключить три вида договора с компаниями, которые предоставляют услуги авиаперевозок.

  • Прямой договор с авиакомпанией (перевозчиком).
  • Договор на корпоративное обслуживание с иными организациями, специализирующимися на бронировании и продаже авиабилетов.
  • Трехсторонний договор на корпоративное обслуживание.

Заверткина Елена, помощник директора ООО «Кузбасслегпром», г. Кемерово

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль